Qué se hace en el teléfono y qué en la computadora o la caja

Qué hace

En el modo Atender, la app de Cuentela es para llevar tu negocio desde el teléfono. Esto es lo que trae, con los nombres que lleva la app:

• Pedidos. La bandeja de pedidos y cada pedido por dentro. Según su estado y tu permiso, ofrece «Aceptar el pedido», «Rechazarlo», «Apuntar la guía», «Registrar que me pagó», «Registrar una devolución» y «Cancelar el pedido».
• Cobros. La libreta de fiado: quién te debe, y en la cuenta de cada cliente «Me pagó» (para apuntar un abono), «Corregir» y «Recordar». Arriba trae el «Corte de caja» y «Más de Cobros», con lo que en el panel son pestañas de Cobros: «Dónde está tu dinero», «Efectivo por repartidor», «Cortes Mostrador» y «Casos y salud», cada una con su permiso.
• Catálogo. Tus productos y servicios, con «Agregar» para dar de alta uno. Desde ahí llegas a los ajustes del catálogo (categorías y listas de precios) y, si el negocio tiene la herramienta Inventario y tienes su permiso, al inventario.
• Agenda. Tus citas, con «Nueva cita» para apuntar una.
• Más. Lo demás, según tus permisos y las herramientas del negocio: «Escaparate», «Tienda en línea», «Cotizaciones», «Promociones», «Marketing», «Restaurante», «Compras», «Clientes», «Equipo», «Reportes», «Configuración», «Sucursales», «Mostrador», «Reparto», «Inventario», «Facturas», «Facturas globales», «Perfil de facturación», «Puntos y visitas», «Conversaciones», «Ventas por WhatsApp», «Mis Herramientas» y «Suscripción».

Con la herramienta Facturación electrónica encendida, la persona dueña puede cargar su sello digital en «Perfil de facturación», con «Cargar CSD» o «Reemplazar CSD».

Algunas descargas también se hacen desde el teléfono: «Exportar a Excel» en Facturas; en «Reportes de compras», el icono «Bajar en Excel o PDF»; y, en el detalle de un corte de caja, «Descargar PDF A4» y «Descargar ticket PDF 80 mm», que pasan el comprobante a la hoja de compartir del teléfono. En «Cortes Mostrador», quien supervisa cajas prepara el CSV de los cortes con «Preparar CSV».

Cuándo ves cada pestaña y cada renglón de «Más» lo explica qué ves según tus permisos y herramientas. Para repartir y para comprar, la app tiene otros modos: lee los tres modos de la app.

Qué no hace

• No es la caja. En el modo Atender no hay pantallas para cobrar de frente, abrir turnos, atender mesas, mandar comandas a cocina ni imprimir tickets. Eso se hace en la caja, la aplicación del mostrador: lee Mostrador: qué se hace en el panel y qué en la caja y cobrar en la caja. Aunque en «Mis Herramientas» aparezca Mostrador, la app no tiene pantallas para vender con él. Lo que sí trae es «Más» › «Mostrador», para la persona dueña y quien monta o supervisa cajas (quien sólo tiene «Corte de caja» ve en él únicamente la caja de su turno abierto): ver cómo está cada caja y administrarla (su permiso de cobrar sin internet, revisarla, su cajón, cerrar un turno que quedó abierto o retirarla), quién está atendiendo, las ventas y los cortes recientes, «Configuración de caja» y, para la persona dueña y quien supervisa cajas, las «Entregas de efectivo» (a dónde puede irse el dinero lo da de alta sólo la persona dueña). Lee Mostrador desde la app. Tampoco reparte, pero «Más» › «Reparto» sigue las entregas en curso, el estado de quien reparte y cómo se asigna cada pedido en cada local: lee Reparto en vivo. Restaurante sí tiene, pero para configurarlo, no para atender: en «Más» › «Restaurante» eliges cómo cobras, la cola de preparación, cómo lo ve la cocina y la propina, acomodas tus áreas, mesas y el mapa del salón, das de alta tus insumos, escribes y publicas tus recetas, y publicas lo que se vende tal cual, con sus opciones y extras (lee Restaurante en la app, áreas, mesas y el mapa del salón, insumos, recetas y productos sin preparación). La caja, que es otra aplicación, sí se abre en el navegador del celular o de una tableta, con sus límites: lee el primer caso de «Qué pasa si…».
• No lee códigos de barras para vender. La cámara de la app sólo lee códigos de barras en Compras, en «Me llegó» y al vincular un producto con la caja del proveedor, y sólo en la app instalada en Android o iPhone; en la app web no hay botón de cámara.
• «Cobros» no es la caja: es la libreta de fiado. Y el «Corte de caja» de la app es el reporte general de cobranza del periodo que eliges, no el historial de cortes de tus cajas: ése está en «Más de Cobros» › «Cortes Mostrador» (o en «Más» › «Cortes Mostrador», si no tienes la pestaña «Cobros»).
• No importa el catálogo desde Excel. En los ajustes del catálogo, «Importar desde Excel» sale apagado y dice que eso se hace desde el panel web. Lee importar tu catálogo.
• No importa clientes desde Excel. En Clientes, la hoja de «Agregar» sólo deja darlo de alta tú o mandarle una invitación; «Importar desde Excel» sale apagado y dice: «Esto se hace desde el panel web, en Clientes › Importar: se baja la plantilla, se llena, se sube y se revisa antes de importarla.» Lee importar tus clientes.
• No edita listas de precios. En la app sólo se consultan; se arman y se editan en el panel web. Lee listas de precios.
• No conecta tu propio número de WhatsApp. En «Ventas por WhatsApp» la persona dueña enciende el bot, escribe su saludo, elige «Cómo contesta» y lo que atiende en «Qué atiende»; conectar tu número es el registro de Meta y está en el panel web. Lee ventas por WhatsApp.
• No prepara facturas globales. Se preparan en el panel, en la computadora; en la app las ves, las timbras y descargas sus archivos. Lee factura global.
• No arma cotizaciones a varios proveedores. Se arman en la computadora, para poder compararlas; en la app apuntas lo que te contesten. Lee cotizaciones de proveedores.
• No arma las recompensas en las que tu cliente escoge qué se lleva. Entre qué puede escoger se arma en el panel, en Puntos. Lee recompensas de puntos.
• No hace traslados entre locales. Los traslados que hagas en el panel sí aparecen en el historial de movimientos del inventario como «Se fue a otro local» y «Llegó de otro local», pero la app no tiene pantalla para hacerlos. Lee traslados entre locales.

Cómo se hace

Saber dónde hacer algo:

1. Si es vender de frente (cobrar con la caja, turnos, tickets), ábrelo en la caja, no en la app: en la computadora del mostrador o, si no la tienes a la mano, en el navegador del celular o de una tableta.
2. Si la app dice que se hace «desde el panel web» o «en la computadora», ábrelo en el panel de Cuentela, en la computadora. El panel es la pantalla que tiene a la izquierda la lista de secciones (Reportes, Pedidos, Mostrador, Catálogo…); la de los productos en cuadros grandes y la cesta a la derecha es la caja, que no es el panel.
3. Los pedidos, la libreta de fiado, el catálogo y la agenda los llevas en la app. Mirar tus cajas y el reparto, también: en «Más», «Mostrador» y «Reparto». Compras también: en «Más», «Compras», apuntas lo que te llegó de un proveedor, a crédito o pagado («Me llegó»), ves lo que le debes («Lo que debo») y le pagas («Pagarle»).

Subir tu catálogo de golpe:

1. En la pestaña «Catálogo», toca el icono «Categorías, listas de precios y más».
2. Abajo verás «Subir tu catálogo de golpe» con «Importar desde Excel» apagado.
3. Hazlo en el panel, en la computadora, con importar tu catálogo.

Consultar tus listas de precios: en esos mismos ajustes, baja hasta «Listas de precios».

Encender tu bot y cambiar cómo contesta:

1. En «Más», abre «Ventas por WhatsApp».
2. Enciende «Contestar los pedidos por WhatsApp», escribe «Tu saludo» y toca «Guardar el saludo».
3. Elige en «Cómo contesta». Sólo la persona dueña puede cambiarlo.
4. Conectar tu propio número se hace en el panel web.

Conectar o terminar el cobro en línea: en «Más», abre «Configuración» (sólo la persona dueña la ve) y busca la tarjeta «Cobrar en línea». En su apartado «Stripe», si dice «Sin vincular», toca «Vincular con Stripe»; si dice «A medias», «Continuar el alta en Stripe». El formulario es de Stripe y se abre en tu navegador; al volver a Cuentela, el estado se pone al día solo. La misma tarjeta está en «Más» › «Tienda en línea», en «Cómo te van a pagar». Lee cobrar con tarjeta en tu tienda.

Ver tus facturas globales: en «Más», abre «Facturas globales». Ahí las ves y descargas sus archivos; prepararlas se hace en el panel.

Ver cuánto cobraste en un periodo:

1. En «Cobros», toca el icono «Corte de caja».
2. Elige los días que quieres ver.

Qué pasa si…

…quiero cobrar con mi celular como en la caja, con el lector de códigos y todo: ¿se puede o necesito computadora? En la app del negocio, no: no tiene cesta ni hoja de cobro, «Cobros» es la libreta de fiado y su cámara no lee códigos para vender. Lo que sí hay es la caja en el navegador: es la misma caja de la computadora y también se abre en el navegador del celular o de una tableta, sin instalar nada. Ábrela con el enlace del panel (Mostrador › «Preparar una caja», en el renglón «Caja», «o sólo el enlace»), entra con tu cuenta y en «Configurar esta caja» elige «Mostrador». Queda como otra caja de tu local, con el catálogo arriba y los demás botones en «Más». Cobras igual, con «Cobrar $…» y la forma de pago, y la venta entra a «Pedidos» de la app con la etiqueta «Mostrador». En el celular cambian estas cosas:

• La pantalla: abajo va fija la barra con las piezas, el total y «Cobrar», también con el teclado abierto; toca las piezas y el total para ver «La cesta» completa. Las hojas (el cobro, la caja, el corte, los clientes) suben con el teclado y sus botones quedan arriba de la barra de inicio del teléfono.
• El lector: la caja oye cualquier lector que el aparato reciba como teclado y que cierre con Intro, por cable o inalámbrico; en el celular, empareja el tuyo como teclado. No hace falta tocar el buscador: el lector se oye sin que se abra el teclado de la pantalla. No hay ajuste del lector en la caja.
• La cámara: si no tienes lector, el botón con la cámara, dentro del buscador a la izquierda, lee el código de barras de tus productos y lo mete a la cesta (la caja instalada en Windows no lo ofrece). El QR de la app de tu cliente se lee aparte, en «Leer código del cliente».
• El ticket: sólo sale por el cuadro de imprimir del teléfono. «Impresión directa» aparece en la lista, pero es un programa de computadora y en el celular no se instala; por cable y por red salen apagados.
• Sin internet: no cobra sin internet si no tiene su permiso, y el navegador puede borrarla si pasa una semana sin abrirla, con lo que no haya subido.
• Con cajeros con turno y PIN: hay que revisarla en el panel con «Revisar esta caja», y se bloquea y pide el PIN cada vez que cambias de aplicación o se apaga la pantalla, salvo que traiga un permiso vigente para cobrar sin internet.

Lee la caja en el navegador o instalada y usar un lector de códigos de barras.

…tengo la compu de la casa, la de la tienda y el celular, y ya no sé en cuál se hace qué: en una me sale una cosa y en la otra otra. En una computadora puede estar cualquiera de dos pantallas de Cuentela. El panel tiene a la izquierda una lista blanca de secciones (Reportes, Pedidos, Mostrador, Catálogo…): ahí administras precios, productos, ventas, cortes y equipo. La caja enseña tus productos en cuadros grandes con «La cesta» a la derecha y, debajo del nombre de tu negocio, «Mostrador ·» y el local: ahí se cobra. El celular trae la app, que lleva pedidos, la libreta de fiado, el catálogo y la agenda, pero no cobra de frente. Por ejemplo, un precio lo cambias en el panel o en «Catálogo» de la app, y una caja sin turnos ni PIN lo toma sola; cobrar, imprimir el ticket y hacer el corte del cajón («Caja» › «Corte del período») se hace sólo en la caja. Lee Mostrador: qué se hace en el panel y qué en la caja.

…estoy fuera del negocio, con el proveedor (en la central de abastos, en el mercado), y quiero apuntar lo que le compré a crédito desde el celular: ¿necesito la computadora? No. En la app, «Más», «Compras» y el botón «Me llegó»: eliges al proveedor, apuntas lo que te dio con su precio y pulsas «Ya quedó» sin apuntar un pago; la deuda queda en «Lo que debo» con su vencimiento, y después la pagas tú u otra persona con permiso desde «Pagarle», en el teléfono o en el panel. De Compras, sólo son del panel armar cotizaciones a varios proveedores y cancelar un pago; la «Configuración» de Compras ya está también en la app, para la persona dueña. Lee comprar a crédito y recibir mercancía desde el teléfono.

…el teléfono no puede abrir una descarga de facturas. La app avisa «Este teléfono no pudo abrir la descarga. Intenta desde el panel, en la computadora.»

…el apartado «Stripe» de «Cobrar en línea» dice «A medias». Stripe ya te conoce pero todavía no autoriza cobros: toca «Continuar el alta en Stripe» y termina su formulario en tu navegador. «Cobrar con Stripe» se puede encender cuando Stripe autorice.

…tu bot está apagado. La app dice «Tu bot está apagado: hoy nadie recibe respuesta.». La persona dueña lo enciende ahí mismo, en «Contestar los pedidos por WhatsApp»; el saludo se puede dejar escrito antes, porque nada sale hasta encenderlo.

…la app dice «Tu bot no contesta: Conversaciones está apagada.». El bot está encendido, pero «Conversaciones» está apagada, y tu bot contesta dentro de las conversaciones. La persona dueña toca «Encender Conversaciones en Mis Herramientas», arriba de todo en «Ventas por WhatsApp», y enciende «Conversaciones»; en cuanto queda encendida, el bot vuelve a contestar. Lee ventas por WhatsApp.

…no tienes listas de precios. La app dice que las armes desde el panel web; cuando armes una, aquí podrás consultarla.

…el «Corte de caja» sale borroso con «Ver qué incluye». Esa pantalla es de plan de pago: sin plan se ve que existe, pero no se puede usar.

…buscas en la app el «Corte de caja» de tu caja. El de la app es el reporte general de cobranza. El de tus cajas está en «Cobros» › «Más de Cobros» › «Cortes Mostrador», con «Corte del período» o «Supervisa cajas»; si tu cuenta no tiene la pestaña «Cobros» (sale con «Libreta de fiado» o «Cobranza»), está en «Más» › «Cortes Mostrador». Y, si ves tus cajas, en «Más» › «Mostrador» › «Turnos y cortes». En el panel, en «Cobros y cortes». Lee turnos y cortes.

…no ves alguna sección de «Más». Depende de tus permisos y de las herramientas del negocio: lee qué ves según tus permisos y herramientas.

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