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Importar tus clientes desde Excel o CSV

Trae a muchos clientes de una sola vez desde una hoja de cálculo, en Clientes › Importar. Antes de dar de alta a nadie te decimos qué renglones tienen problema; nadie recibe un mensaje y cada persona queda «Por confirmar» hasta que diga que es tu cliente; para que lo diga, la invitas a activar su cuenta. Se revisa y se importa por partes, con su avance, y no se corta si cambias de pestaña.

Incluido en el plan gratuito

Qué hace

Te deja traer a muchos clientes de una sola vez desde una hoja de cálculo, en lugar de darlos de alta uno por uno. Se hace en el panel, en la computadora: Clientes, pestaña «Importar». Es el mismo recorrido de Catálogo › Importar, con las reglas de los clientes.

La pantalla marca cuatro pasos: «Elige el archivo» (la plantilla que llenaste, en Excel o CSV), «Súbelo», «Revisa» e «Impórtalo». Debajo van «1 · La plantilla» y «2 · Tu archivo» y, según vayas, «3 · Revisando», «3 · Lo que encontramos», «4 · Importando» y «4 · Listo». Hasta el último paso no se da de alta a nadie: primero te decimos qué renglones tienen problema y tú decides qué hacer con ellos.

La plantilla. «Bajar la plantilla (.xlsx)» te da un libro con la hoja Clientes (los encabezados, un cliente por renglón) y la hoja Instrucciones (qué poner en cada columna). Siempre trae:

Y según quién la baja y lo que tiene tu negocio, trae además:

Tu archivo no tiene que ser la plantilla. Cuentela lee archivos .xlsx y .csv de hasta 10 MB y de hasta 20 000 clientes. Busca la hoja que traiga la columna «Nombre» y entiende los encabezados parecidos de otros sistemas, sin importar acentos ni mayúsculas: «Cliente» o «Nombre completo»; «Celular», «Móvil» o «WhatsApp»; «E-mail» o «Correo electrónico»; «Adeudo» o «Saldo» (se leen como lo que ya debe); «Límite de crédito»; «CP». Las columnas que no reconoce se dejan sin leer, un renglón vacío se salta y una celda vacía no toca ese dato. Los encabezados no tienen que estar en el renglón 1: si tu archivo trae un título o unas líneas arriba, Cuentela toma como encabezado el renglón que dice «Nombre» (tiene que estar entre los primeros cinco renglones) y lee a tus clientes debajo de él.

El cupo, antes de subir. En «2 · Tu archivo», debajo del botón, el plan gratuito te dice cuántos clientes admite, cuántos tienes y cuántos te caben, para que sepas si tu archivo cabe antes de subirlo. Con la suscripción, o durante la prueba de 7 días, no hay tope.

La revisión, por partes. Al subir el archivo, «3 · Revisando» lo lee por partes y dice cuántas filas lleva: «Revisadas 1 000 de 5 000 filas (20 %) · 3 con error hasta ahora», con una barra. «Resultado por lote» enseña, parte por parte, los renglones de tu hoja que abarcó (por ejemplo «Renglones 2 a 1 001», y entre paréntesis «filas de datos 1 a 1 000» cuando tu encabezado está en el renglón 1), cuántas filas tenía y cuántas con error, con los primeros errores a la vista. Nadie se da de alta mientras se revisa.

Lo que encontramos. Al terminar, «3 · Lo que encontramos» dice cuántas filas se leyeron y cuántas tienen problema, las columnas que no se leyeron y el «Resultado por lote» plegado. Debajo, cada caso va en su grupo, con su conteo, porque se comportan distinto:

Las tablas dicen el renglón de tu hoja (el mismo que ves en Excel), el nombre y qué pasa, y enseñan hasta 200 renglones en total. Antes del botón, una frase dice la decisión completa: «Se darán de alta 38 clientes nuevos, y 3 con error se quedan fuera. 5 se saltan, como dice arriba. No se da de alta a nadie hasta que pulses el botón…». El botón dice cuántos clientes importa: «Importar 38 clientes». Si ninguna fila entraría, la frase dice «Ninguna fila entraría…» y el botón queda apagado.

Qué pasa con cada renglón. Se da de alta igual que con «Dar de alta un cliente»:

Lo repetido. La revisión te lo dice antes de importar, cada caso en su grupo:

Quién puede y qué entra. Importa quien tiene el permiso «Clientes»; la persona dueña siempre lo tiene. Lo que esa persona no puede importar —«Le fías» y «Límite» si no es dueña, «Lo que ya debe» sin el permiso «Libreta de fiado», «Lista de precios» sin la suscripción, y la facturación sin la herramienta encendida o sin el permiso «Facturación»— no se lee: la revisión lo dice y los clientes entran igual. Importar no pide suscripción: sirve en el plan gratuito, dentro de los 50 clientes. Quien ve la pestaña «Importar» sin el permiso «Clientes» no ve los pasos: sólo lee «Importar da de alta a muchos clientes de golpe, así que es del permiso «Clientes». Pídeselo a la dueña o al dueño del negocio.»

El tope del plan. El plan gratuito admite hasta 50 clientes. Se cuentan los que entrarían como nuevos y es todo o nada: si no caben todos, no entra nadie y el mensaje te dice cuántos tienes y cuántos agregaría. Ya antes de subir el archivo, «2 · Tu archivo» te dice cuántos te caben. Con la suscripción, o durante la prueba de 7 días, no hay tope. Lee el tope de 50 clientes del plan gratuito.

Por partes. Se importa por partes y la caja sigue vendiendo mientras tanto. «4 · Importando» dice «Van 1 200 de 5 000 filas (24 %): 1 100 dados de alta, 20 actualizados, 70 saltados y 10 con error.», con su barra. Si se corta, lo que ya entró se queda: «4 · En pausa» ofrece «Continuar», que sigue donde iba, o «Dejarla así y subir otro archivo» (lo importado se queda en tus clientes y el resto de ese archivo no entra). Al terminar, «4 · Listo» te dice, por ejemplo, «Se importaron 40 de 46 filas: 38 dados de alta y 2 actualizados. 3 se saltaron. 3 con error se quedaron fuera.» (lo de saltados y con error sólo sale si hubo) y una tabla, «Lo que no entró tal cual, y por qué», con lo que se saltó, lo que salió con error y lo que se actualizó, y también con quien entró pero sin sus datos de facturación. El trabajo y tu archivo se borran solos a los 30 días.

Cambiar de pestaña no la corta. La revisión y la importación viven en Clientes, no en la pestaña «Importar»: puedes irte a «Clientes», «Etiquetas» o «Invitaciones» y siguen. Arriba de esas pestañas sale un aviso, por ejemplo «Se está importando tu archivo: van 1 200 de 5 000 filas.» con «Ver el avance»; si quedó a medias, «Tu importación quedó a medias…» con «Ir a continuarla»; mientras revisa, «Estamos revisando tu archivo…» con «Ver la revisión», y si la revisión quedó en pausa, «Ir a seguir revisando». Si sales de Clientes a otra sección, se pausa: al volver a Clientes › Importar sigues donde ibas, con el nombre de tu archivo.

La lista se pone al día al final. Mientras se importa, la importación no mueve tu lista de «Clientes» (ni en el panel ni en la app): se relee de una sola vez cuando la importación termina, no en cada parte. Si la dejaste en pausa y quieres ver lo que ya entró, pulsa «Actualizar» en esa pestaña.

Qué no hace

Cómo se hace

  1. Entra a Clientes y abre la pestaña «Importar». Necesitas el permiso «Clientes».
  2. En «1 · La plantilla» pulsa «Bajar la plantilla (.xlsx)». Se guarda como plantilla-clientes.xlsx. Ábrela en Excel o en tu programa de hojas de cálculo.
  3. Llena la hoja Clientes, un cliente por renglón; la hoja Instrucciones dice qué va en cada columna. Escribe lo que sepas: con el nombre basta. Los importes (Límite, Lo que ya debe) van como 500 o 1234.50, sin comas de miles. Si ya tienes la lista en otro sistema, puedes subir ese mismo archivo mientras traiga la columna Nombre.
  4. En «2 · Tu archivo» pulsa «Elegir la hoja de cálculo» y escoge tu archivo (Excel o CSV, hasta 10 MB y 20 000 renglones). Debajo ves su nombre y su tamaño y, en el plan gratuito, cuántos clientes te caben. Luego pulsa «Subir y revisar». El archivo se sube tal cual lo llenaste. No cierres la pestaña mientras sube.
  5. Espera «3 · Revisando»: la pantalla dice cuántas filas lleva revisadas y, en «Resultado por lote», cómo salió cada parte. Nadie se da de alta mientras revisamos. Puedes irte a otra pestaña de Clientes: la revisión sigue y arriba te avisa.
  6. Si la revisión se corta (sin señal, o saliste de Clientes), sale «3 · En pausa» con las filas que lleva. Pulsa «Seguir revisando» y continúa donde iba; «Empezar de nuevo» la olvida y vuelves a «2 · Tu archivo». Lo que ya se revisó no se pierde y no se dio de alta a nadie.
  7. Lee «3 · Lo que encontramos». Arriba dice cuántas filas se leyeron, cuántas tienen problema y, si alguna columna no se pudo leer, por qué. Abajo, cada caso va en su grupo —quien ya es tu cliente, quien tiene el mismo nombre, los repetidos y los renglones que se quedan fuera— y las tablas dicen, con el número de renglón de tu hoja (el mismo que ves en Excel), el nombre y qué pasa. Si son muchos, enseñan los primeros 200.
  8. Si alguien de tu archivo ya es tu cliente, la pantalla pregunta «¿Qué hacemos?». Elige «Saltarlos» (viene elegido) o «Actualizar su ficha».
  9. Si algún renglón, sin teléfono ni correo, tiene el mismo nombre que un cliente que tienes sólo con su nombre o que un renglón anterior de tu archivo, en ese renglón elige «Darlo de alta» (si es otra persona) o «Saltarlo». Si lo dejas como está, se salta.
  10. Si hay renglones con error, tienes dos caminos. O los corriges en tu hoja y pulsas «Subir otro archivo» para empezar de nuevo; o importas lo demás ahora y corriges después (más abajo, en la parte de “Qué pasa si…”, lo de las filas con error). Los renglones con error no entran, pero no frenan a los otros.
  11. Lee la frase de arriba del botón, que dice cuántos clientes se darán de alta, cuántos con error se quedan fuera y cuántos se saltan, y pulsa Importar N clientes (el botón dice cuántos). Verás «4 · Importando» con cuántas filas lleva, qué lleva dado de alta, actualizado, saltado o con error, y su barra. Puedes seguir cobrando en la caja mientras tanto y moverte por las pestañas de Clientes.
  12. Si se corta a la mitad, vuelve a Clientes › «Importar»: dice «4 · En pausa» y lo que ya entró ya está en tus clientes. Pulsa «Continuar» y sigue donde iba, o «Dejarla así y subir otro archivo» si ya no quieres el resto.
  13. Al terminar sale «4 · Listo» con el resumen. Si quedó algo fuera, o alguien entró con un aviso, la tabla «Lo que no entró tal cual, y por qué» dice qué renglón y por qué. Para otra hoja, pulsa «Importar otro archivo».
  14. Entra a la pestaña «Clientes» para verlos: se ponen al día solos cuando la importación termina, y cada tarjeta lleva «Por confirmar» y dice «Lo importaste». Si todavía no los ves, o los quieres ver con la importación en pausa, pulsa «Actualizar».
  15. Si quieres que activen su cuenta, pulsa «Sin activar» para ver a quienes faltan, abre la ficha de cada uno y pulsa «Invitar a activar»: el mensaje de WhatsApp lo mandas tú (cuando el correo de Cuentela esté listo, también puedes invitarlo por correo). A quien importaste sólo con su nombre no se le puede invitar hasta que le pongas su contacto con «Ponerle su teléfono».

Qué pasa si…

…alguien de tu archivo ya es tu cliente. «3 · Lo que encontramos» los cuenta («2 ya son tus clientes») y pregunta «¿Qué hacemos?»; si se saltan, al terminar su renglón sale en la tabla de «4 · Listo» con «Ya era tu cliente; no se le cambió nada.». Con «Saltarlos» (lo que viene elegido) no se les cambia nada. Con «Actualizar su ficha» se les suman las etiquetas del renglón a las que ya tenían, se les pone la lista de precios y, si eres la persona dueña y el renglón trae algo en «Le fías», se les pone ese fiado: un «No» se lo quita a quien lo tenía, y un «Sí» sin «Límite» conserva el límite que ya tenían. Nunca se les toca lo que deben, su facturación, su nombre, su teléfono ni su correo. La elección vale para todo el archivo. Se reconoce a la persona por su teléfono, o por su correo si el renglón no trae teléfono.

…el mismo teléfono (o correo) sale dos veces en tu archivo. Entra el primer renglón. El otro sale en la tabla con «Repite el teléfono de la fila 3: entra la primera.» (o «Repite el correo de la fila 3…» si lo que se repite es el correo) y se salta. No es un error ni frena la importación. Si en realidad eran dos personas distintas, corrige el teléfono (o el correo) repetido y vuelve a subir el archivo: la primera ya entró y cuenta entre quienes «ya son tus clientes».

…tienes dos renglones con el mismo nombre y sin teléfono ni correo. El primero entra. El segundo sale en la tabla del grupo del mismo nombre con «Repite el nombre de la fila 2, sin teléfono ni correo; éste se salta.» y su botón «Darlo de alta»: Cuentela no tiene con qué saber si es la misma persona, así que lo deja en tus manos. Si de verdad es otra, pulsa «Darlo de alta» (el texto pasa a «…; éste se dará de alta también.»); si es la misma, no hagas nada. Al terminar, la tabla lo cuenta como «Repite el nombre de la fila 2, sin teléfono ni correo; no se dio de alta otro.»

…el nombre de un renglón es el de alguien que tienes sólo con su nombre. Un renglón sin teléfono ni correo que se llama igual que un cliente que ya tienes sólo con su nombre sale con «Ya tienes un cliente sólo con ese nombre; éste se salta.» y su botón «Darlo de alta». Si de verdad es otra persona, pulsa «Darlo de alta»: el texto cambia a «… éste se dará de alta también.» y el botón, a «Saltarlo». Si lo dejas, al terminar dice «Ya tienes un cliente sólo con ese nombre; no se dio de alta otro.» Es lo que evita que, al volver a subir tu archivo, se dupliquen quienes ya entraron sólo con su nombre.

…un cliente que importaste sólo con su nombre dice «Sin teléfono · lo importaste». Es lo que dicen su tarjeta y su ficha, en el panel y en la app: no tiene teléfono ni correo y llegó por una importación (su «Cómo llegó» dice «Lo importaste»). Para ponerle su contacto, abre su ficha y pulsa «Ponerle su teléfono».

…tu plan gratuito no alcanza para todos. Es todo o nada: no entra ni uno. Antes de subir, «2 · Tu archivo» ya te dijo cuántos te caben. Al pulsar el botón de importar sale en rojo «El plan gratuito llega hasta 50 clientes: tienes 42 y esto agregaría 20. Con la suscripción no hay tope. No se importó nada: tus clientes están como estaban.», con tus cifras; la pantalla se queda en «3 · Lo que encontramos» y tu libreta no cambia. Tienes dos salidas: quitar renglones de tu hoja hasta que quepan y subirla otra vez (quien ya es tu cliente y los renglones que se saltan no cuentan), o abrir la prueba de 7 días o suscribirte y volver a pulsar el botón de importar: tu archivo sigue ahí. Si el plan se llena a la mitad de una importación, porque entró alguien más por tu QR, se detiene en «4 · En pausa» con el mismo mensaje: lo que ya había entrado se queda y «Continuar» sigue cuando haya lugar. Lee el tope de 50 clientes del plan gratuito.

…se corta a medias (se va el internet, se apaga la computadora, cierras la pestaña, sales de Clientes). Lo que ya entró se queda y nada se duplica; la pantalla no te regresa al paso del archivo, se queda con lo que lleva a la vista.

Esto se retoma en la misma computadora y el mismo navegador, porque ahí queda apuntado qué importación llevabas. En otra computadora empiezas de nuevo: sube el archivo otra vez y quien ya entró cuenta entre quienes «ya son tus clientes» (o, si sólo traía su nombre, sale con «Ya tienes un cliente sólo con ese nombre») y se salta.

…cambias de pestaña mientras se revisa o se importa. No se corta: sigue. Arriba de las otras pestañas de Clientes sale un aviso con un botón para volver, por ejemplo «Se está importando tu archivo: van … de … filas.» con «Ver el avance», o «Estamos revisando tu archivo: van … de … filas. Nadie se da de alta mientras revisamos.» con «Ver la revisión». Si quedó en pausa dice «Tu importación quedó a medias…» con «Ir a continuarla», o «La revisión de tu archivo quedó en pausa…» con «Ir a seguir revisando». Lo que sí la pausa es irte a otra sección del panel: lo hecho se queda y al volver a Clientes › «Importar» sigues. Mientras tanto, la pestaña «Clientes» no enseña a quienes van entrando: se pone al día de una vez al terminar la importación, o cuando pulsas «Actualizar».

…la subida de tu archivo falla o caduca. La subida firmada dura 15 minutos y con poca señal puede tardar más. Si no alcanzó a llegar, Cuentela la vuelve a abrir sola, una sola vez, y lo dice: «La subida caducó, la volvimos a abrir. Reintentando…». Si tampoco así llega, la pantalla te dice por qué, cierra con «No se importó nada: tus clientes están como estaban.» y avisa que el archivo no llegó y la importación quedó abierta: el botón pasa a «Reintentar la subida», con el mismo archivo. Si el archivo ya llegó pero no se pudo leer, eliges otro (o el tuyo corregido) y empiezas con «Subir y revisar».

…tu archivo trae un título o unas líneas antes de los encabezados. Se lee igual: el encabezado es el renglón que dice «Nombre» y tiene que estar entre los primeros cinco renglones de la hoja; lo de arriba se ignora. Los renglones que te nombra la pantalla son los de tu hoja, como en Excel. Cuando tu encabezado no está en el renglón 1, la pantalla dice sólo «Renglón 15» y no «fila de datos 14». Si «Nombre» queda más abajo del quinto renglón, no se encuentra: sale «Ninguna hoja del archivo trae la columna «Nombre»…» (o, en un CSV, «El archivo no trae la columna «Nombre»…»). Acerca el encabezado y súbelo otra vez.

…ya no quieres el resto de una importación en pausa. Pulsa «Dejarla así y subir otro archivo». Lo que ya se importó se queda en tus clientes y el resto de ese archivo no entra; la pantalla ya no la retoma. No es lo mismo que «Subir otro archivo» o «Empezar de nuevo» antes de importar, que no dejan nada dado de alta y lo dicen: «No se importó nada de «tu archivo»: tus clientes están como estaban.»

…una fila sale con error. Esa fila no entra, pero no frena a las demás. En «3 · Lo que encontramos», dentro del grupo «N renglones se quedan fuera», su renglón dice qué pasó, por ejemplo: «Falta el nombre: escribe cómo se llama.», «El teléfono «123» no se lee: escribe sus 10 dígitos, como 55 1234 5678.», «El correo «juan@» no se ve completo: algo@algo.com.», «No tienes una lista de precios encendida que se llame «Mayoreo».» o «En «Le fías» escribe sí o no (dice «tal vez»).». Con los datos de facturación, dice «Datos de facturación: …» y el motivo; si pones el RFC o la Razón social, tienen que ir también el otro, el Régimen fiscal, el Código postal y el Uso del CFDI, y el RFC no puede ser el genérico de público en general. Corrige el renglón en tu hoja y vuelve a subirla: quien ya entró no se duplica y cuenta entre quienes «ya son tus clientes», así que con «Saltarlos» no se le cambia nada.

…no eres la persona dueña, o no llevas la libreta. Tu plantilla trae menos columnas: sin «Le fías» ni «Límite» si no eres dueña, y sin «Lo que ya debe» si no tienes el permiso «Libreta de fiado». Si tu archivo las trae de todos modos, no se leen: la revisión lo dice una vez, por ejemplo «Le fías y Límite»: Sólo la persona dueña importa el fiado: esas columnas no se leen. Tus clientes entran igual, sin fiado ni deuda. La persona dueña puede encender «Le fías» después, en la ficha de cada uno. Lo mismo pasa con la facturación si la herramienta «Facturación electrónica» está apagada o si no tienes el permiso «Facturación»: la revisión dice «Datos de facturación»: Necesitan la facturación electrónica encendida y el permiso «Facturación»: esas columnas no se leen.

…quieres corregir y volver a subir. Antes de importar, pulsa «Subir otro archivo»: el trabajo anterior se olvida y empiezas de nuevo con tu hoja corregida; nada se había dado de alta. Después de importar, corrige la hoja y súbela otra vez: los renglones que ya entraron cuentan entre quienes «ya son tus clientes» (o salen con «Ya tienes un cliente sólo con ese nombre») y se saltan, los corregidos entran. Cuida que «¿Qué hacemos?» siga en «Saltarlos»: con «Actualizar su ficha» se les volverían a poner sus etiquetas, su lista y su fiado.

…la persona no reconoce tu tienda. Cuando entre a Cuentela, su app le pregunta «¿Eres cliente de …?». Si toca «No soy yo», tu tienda se le oculta, la tarjeta de ese cliente dice «Dice que no es suyo» y a la persona dueña le llega «Un cliente dice que ese teléfono no es suyo». Con un archivo grande, lo más común es un teléfono mal copiado: revísalo con la persona. Lo lees en la tarjeta («Dice que no es suyo»); esa persona ya no cuenta en «Sin activar», no puedes invitarla a activar y su enlace, si ya se lo mandaste, deja de servir. Lo que le apuntaste se queda en su ficha. Mientras no conteste, tú le sigues vendiendo y fiando igual, pero no ve tu tienda ni le llega ningún aviso tuyo. Lee lo que ve tu cliente en su app.

…tu archivo trae «Lista de precios». Las listas de precios son de la suscripción. Sin ella (o con el plan vencido), la columna ni sale en tu plantilla y, si tu archivo la trae, la revisión dice «Lista de precios»: Las listas de precios son de la suscripción: esa columna no se lee. Tus clientes entran igual, sin lista. Con la suscripción o la prueba de 7 días, si el nombre no es el de una lista tuya encendida, ese renglón sale con error desde la revisión. Lee listas de precios.

…los datos de facturación no pasan. Si están incompletos o mal escritos, el renglón sale con error desde la revisión. Si pasan esa revisión pero el régimen, el uso del CFDI o el código postal no coinciden con el catálogo del SAT, la persona entra igual, sin sus datos de facturación, y al terminar sale en la tabla «Lo que no entró tal cual, y por qué» con «Entró, pero sus datos de facturación no: …» y el motivo. Ábrela en su ficha y captúrale ahí sus «Datos de facturación»: volver a subir el archivo no los arreglaría, porque a quien ya es tu cliente no se le tocan. Lee datos de facturación en la caja.

…el archivo no se lee. La pantalla lo dice en rojo. Lo que falla antes de subir (un archivo vacío, de más de 10 MB o de otro tipo) se dice tal cual; lo que falla al leerlo cierra con «No se importó nada: tus clientes están como estaban.» Si es un .xls viejo: «Ese tipo de archivo no sirve para la importación de clientes.» Si ninguna hoja trae la columna «Nombre» (o, en un CSV, el archivo no la trae): «Ninguna hoja del archivo trae la columna «Nombre». Baja la plantilla de clientes y pon un cliente por renglón.» Si trae más de 20 000 clientes: «… pártelo en dos archivos.» Si pasa de 10 MB o está vacío, también lo dice antes de subirlo.

…no ves la pestaña «Importar», o la ves sin pasos. Clientes sale en tu menú con el permiso «Clientes», y la pestaña «Importar» está dentro. Si la ves pero, en lugar de los pasos, dice «Importar da de alta a muchos clientes de golpe, así que es del permiso «Clientes». Pídeselo a la dueña o al dueño del negocio.», te falta ese permiso. La persona dueña lo enciende en Equipo. Lee los permisos del equipo.

…lo quieres hacer desde el celular. No se puede: la app no importa. En la hoja de «Agregar» sólo puedes darlo de alta tú o mandarle una invitación; «Importar desde Excel» sale apagado y ahí mismo dice que eso se hace desde el panel web, en Clientes › Importar.

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