Migrar a Cuentela desde otro sistema: catálogo, precios y existencias

Qué hace

Junta, en orden, lo que haces para traer tu negocio de otro sistema. No todo entra de la misma manera:

• Catálogo y precios: por una hoja de cálculo. Bajas la plantilla, la llenas con una fila por presentación —clave, nombre, precio y lo demás— y la subes. Antes de cambiar nada, Cuentela te dice qué filas tienen problema. Lo explica importar tu catálogo.
• Existencias: a mano. La hoja no las trae. Se cuentan en lote, con «Conteo masivo» (hasta 200 presentaciones por tanda), o al dar de alta cada producto a mano.
• Costos: en la misma hoja o a mano. Si eres la persona dueña con el plan de pago, la plantilla trae la columna precio_compra: lo que te cuesta cada pieza. Si no, se ponen producto por producto. Los ve sólo la persona dueña.
• Fotos: a mano, dentro de cada producto.
• Clientes: por otra hoja de cálculo, la de Clientes, pestaña «Importar», no por la del catálogo. Trae el nombre, el teléfono, el correo, las etiquetas y la lista de precios de cada uno y, según tu permiso, su fiado y lo que ya te debe. Lee importar tus clientes; para darlos de alta de uno en uno, cómo se da de alta un cliente.

La clave (sku) manda: si vuelves a subir la hoja, lo que ya existe se actualiza y lo demás se da de alta, sin duplicar.

Subir la hoja del catálogo no pide suscripción, salvo que traiga precios de listas de precios o precios de compra. Llevar el control de existencias y los costos, sí: lo detalla cada paso.

Qué no hace

• La importación no trae existencias ni fotos. La plantilla lleva las columnas sku, nombre, descripcion, categoria, presentacion, precio_base, disponible, eje1, valor1, eje2 y valor2; precio_compra si eres la persona dueña con el plan de pago; contiene y unidad con Compras, Inventario o Restaurante; insumo y pesa_aprox con Restaurante y su suscripción; etiquetas si ya las usas; y una columna «lista: Mayoreo» —con el nombre de la lista que corresponda— por cada lista de precios activa. Sólo salen las de lo que tienes encendido.
• El precio de compra no quita costos ni costea insumos: si lo dejas vacío, el costo se queda como estaba; el de un insumo de recetas se pone en su ficha, en «Costo para recetas».
• La hoja del catálogo no trae a tus clientes, que se importan aparte en Clientes. El historial de ventas no entra por ninguna de las dos hojas: ninguna plantilla tiene columnas para eso.
• No se hace desde la app. En la app de tu negocio, «Importar desde Excel» está apagado y dice que se hace desde el panel web.
• No borra los productos que no vengan en tu hoja.
• No se salta el tope de tu plan. El plan gratuito admite 30 artículos; con la suscripción, 20 000. Si las claves nuevas no caben, no se aplica nada.
• «Ajuste por Excel» no sirve para estrenar existencias. Suma y resta, y deja fuera una presentación que nunca se ha contado. Lee ajuste por Excel.

Cómo se hace

1. Revisa tu lugar. Cada clave (sku) nueva ocupa un lugar; las presentaciones de una misma clave no cuentan aparte. Lee 30 artículos gratis y qué pasa al pasarte. Importar es del permiso «Catálogo».

2. Prepara la hoja. Entra a «Catálogo», abre la pestaña «Importar» y pulsa «Bajar la plantilla (.xlsx)». Llénala con una fila por presentación. Son obligatorias sku, nombre y precio_base. El sku es la clave del producto y también el código que lee la caja para su primera presentación: si tus productos ya traen código de barras, ponlo en sku, con sus ceros a la izquierda. Si pones una categoría que no existe, se crea. Con eje1, valor1, eje2 y valor2 le das tallas y colores a un producto que todavía no tiene variantes. Todo el detalle está en importar tu catálogo y en clave y códigos.

3. Súbela y revísala. Pulsa «Elegir la hoja de cálculo» (Excel o CSV, hasta 10 MB y 50 000 renglones) y luego «Subir y revisar». Lee «Lo que encontramos»: las filas con problema, con su número de renglón. Si hay claves repetidas, decide qué hacer con cada una. Cuando todo esté como quieres, pulsa el botón que dice cuántas filas entran, como Aplicar 120 filas al catálogo. Tu catálogo no cambia hasta ese último paso.

4. Cuenta lo que tienes. Lo que importaste todavía no se ha contado: en Inventario, esa presentación sale «Sin contar» (salvo la que dejaste apagada a mano). Para contarlo de golpe, entra a Inventario, abre «Conteo masivo» y, en «1 · Qué vas a contar», elige «Falta contarlas»: son las presentaciones que nunca se han contado. Pulsa «Armar la lista», escribe en «Contado» lo que hay de cada una y pulsa «Guardar lo contado». Lo que dejes en blanco no se cuenta; si no hay nada, escribe 0. Cada tanda lleva hasta 200 renglones: arma la siguiente hasta terminar. Lee conteo masivo. Un producto que das de alta a mano, en cambio, con la herramienta Inventario encendida trae «¿Cuántas tienes hoy? (opcional)» en cada presentación nueva: lee contar al dar de alta. Para corregir una sola presentación, contar o ajustar existencias.

5. Anota tus costos. Si los subiste en la columna precio_compra de la hoja, ya están. Si no, abre cada producto y baja a «Costos y utilidad estimada»: es un bloque sólo de la persona dueña y viene con la suscripción. Lee costo y utilidad. Si usas Compras, el costo también se calcula al recibir mercancía; lee costos por confirmar.

6. Sube las fotos. Se suben dentro de cada producto ya dado de alta, en «Fotos y videos». Lee fotos y videos.

7. Si usas Compras, cada proveedor tiene su propia hoja para su lista de precios, en «Lo que le compro»: lee lo que le compro.

8. Trae a tus clientes. Si los tienes en una hoja de cálculo, entra a Clientes, abre la pestaña «Importar» y sigue importar tus clientes: bajas otra plantilla, la llenas y la subes, y antes de dar de alta a nadie te decimos qué renglones tienen problema, con los mismos cuatro pasos y el mismo avance por partes que en el catálogo. Nadie recibe un mensaje.

Qué pasa si…

…tu hoja trae más claves nuevas de las que caben. No se aplica nada, y antes de subir la pantalla te dice cuántas te caben. Si ya no cabe ninguna, tu archivo sólo puede actualizar las que ya existen.

…importas y todo sale «Sin contar». Es lo normal: la hoja no lleva existencias. Esas presentaciones todavía no descuentan al venderse ni se apagan solas; el primer conteo las da de alta en el inventario. Cuéntalas con el paso 4.

…vuelves a subir la hoja para cambiar precios. Se actualizan, no se duplican. Cuidado con «disponible»: si en un renglón va vacía, la presentación queda disponible aunque la hubieras apagado a mano; para dejarla apagada, escribe «no».

…tu hoja trae precios de listas de precios y tu plan no está al día. El botón de aplicar queda tras la compuerta de la suscripción. Lee listas de precios.

…lo intentas desde el teléfono. No se puede: en la app, «Importar desde Excel» está apagado y manda al panel web. Los clientes tampoco se importan desde el teléfono: la hoja de «Agregar» de Clientes trae «Importar desde Excel», apagado, y manda al panel.

…importas a tus clientes y no les llega nada. Es lo esperado: importar no manda ningún mensaje. Cada persona queda «Por confirmar» y tú le sigues vendiendo y fiando; cuando entre a Cuentela, su app le pregunta «¿Eres cliente de …?». Lee importar tus clientes.

…no tienes el permiso «Catálogo». Importar es de ese permiso: la persona dueña siempre lo tiene y el equipo mientras no se lo hayan apagado. Sin él, «Catálogo» no sale en tu menú y, si abres su dirección, el panel te lleva a la primera sección que sí tienes permitida.

…no ves «Conteo masivo» o no te deja contar. Inventario es una herramienta que enciende la persona dueña en «Mis Herramientas», y contar es del permiso «Inventario». Además, con «Llevar control de existencias» apagado, contar pide la suscripción de Cuentela; con el control encendido, sigue funcionando aunque el plan venza, pero encenderlo pide suscripción. Lee encender y configurar Inventario.

…se corta la señal a media importación. Si fue mientras se revisaba, tu catálogo no cambió: vuelve a «Importar» y pulsa «Seguir revisando». Si fue mientras se aplicaba, lo ya aplicado se queda: pulsa «Continuar» y sigue donde se quedó. Lee importar tu catálogo.

Relacionados

• Importar tu catálogo desde Excel o CSV — Sube tu lista de productos y precios en una hoja de cálculo; antes de cambiar nada te decimos qué renglones tienen problema.
• Los 30 artículos del plan gratuito — Cuántos productos y servicios caben sin suscripción, cómo se cuentan y qué pasa con los que sobran si tu suscripción vence.
• La clave del producto y el código de cada presentación — Qué es la clave, qué es el «Código / SKU» que lee el escáner y por qué ninguno de los dos se puede repetir.
• Categorías: los pasillos de tu tienda — Agrupa lo que vendes en categorías, ponlas en el orden en que quieres que las vea tu clientela, cámbiales el nombre o bórralas sin perder productos.
• Variantes por talla y color — Arma de una vez todas las combinaciones de un producto, como tallas y colores, cada una como su propia presentación.
• Listas de precios para mayoreo o clientes de siempre — Arma listas con precios especiales —mayoreo, un restaurante, tus clientes frecuentes—, sácalas de tu catálogo con un porcentaje y ponle a cada cliente la suya.
• Conteo masivo: contar muchas presentaciones de un jalón — En Inventario › «Conteo masivo» armas una lista de hasta 200 presentaciones, escribes lo que hay de cada una y guardas todo junto; lo contado reemplaza la cifra que tenía el sistema.
• Contar tus existencias al dar de alta un producto — Al dar de alta un producto puedes decir cuántas tienes hoy (con su lote y cuándo se vence, si lo tiene) y cuándo quieres que te avisemos que se está acabando, sin pasar después por Inventario.
• Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar — En Inventario › «Existencias», el botón «Contar o ajustar» de cada presentación sirve para fijar lo que contaste (reemplaza la cifra) o para sumar o restar lo que entró o salió. Lo que llegó puede traer su lote y su caducidad.
• Ajuste por Excel: sumar y restar existencias desde una hoja — En Inventario › «Ajuste por Excel» bajas tu catálogo en una hoja, escribes lo que entró o salió de cada presentación (y el lote y la caducidad de lo que entró, si los tiene) y la subes; Cuentela lo suma o lo resta y te dice qué filas se quedaron fuera y por qué.
• Encender el inventario: «Llevar control de existencias» y «Vender aunque no alcance» — El inventario tiene tres piezas que se confunden. La herramienta «Inventario» muestra la sección, «Llevar control de existencias» hace que los pedidos descuenten y que lo que llega a cero se apague solo, y «Vender aunque no alcance» decide qué pasa cuando piden más de lo contado. Los dos interruptores están en Inventario › «Configuración», junto con «Lo agotado, a la vista» y «Lotes vencidos», que decide qué pasa con lo que ya venció.
• Costo y utilidad de un producto (sólo tú los ves) — Anota cuánto te cuesta cada presentación y Cuentela te dice cuánto te deja; sólo lo ve la dueña o el dueño y viene con la suscripción.
• Costos por confirmar: cuando una entrada trae un costo nuevo — Al recibir mercancía, el costo de tu catálogo se pone al día solo; si es la primera vez o cambió mucho, espera a que el dueño lo aplique o lo descarte en «Costos por confirmar».
• Fotos y videos de tus productos — Sube hasta 8 fotos o videos por producto, elige cuál se ve primero y quítalos cuando quieras; se guardan en cuanto los eliges. Tu clientela los ve enteros, a pantalla completa, con «Ver en grande».
• Cómo se da de alta un cliente: a mano en Clientes, importándolo de un Excel, por invitación, por QR o código, en la caja y sólo con su nombre — Una persona entra a tu libreta porque tú la das de alta en Clientes (panel y app), la importas de un Excel (panel), la invitas, escanea tu QR, teclea tu código o abre tu enlace, o la registras en la caja con su teléfono o, para fiarle, sólo con su nombre. Aquí está qué hace cada camino, quién puede, qué pide, qué quiere decir «Por confirmar», cómo invitarla a activar su cuenta y qué pasa al llegar a 50 clientes.
• Importar tus clientes desde Excel o CSV — Trae a muchos clientes de una sola vez desde una hoja de cálculo, en Clientes › Importar. Antes de dar de alta a nadie te decimos qué renglones tienen problema; nadie recibe un mensaje y cada persona queda «Por confirmar» hasta que diga que es tu cliente; para que lo diga, la invitas a activar su cuenta. Se revisa y se importa por partes, con su avance, y no se corta si cambias de pestaña.
• Lo que le compras a cada proveedor: su clave, su caja y el costo por pieza — En la ficha del proveedor dile qué productos de tu catálogo te surte, cómo te los vende (la caja de 24) y a cómo; Cuentela saca el costo por pieza y lo usa al pedir y al recibir.