Contar tus existencias al dar de alta un producto

Qué hace

Si llevas inventario, al dar de alta un producto cada presentación trae dos campos:

• «¿Cuántas tienes hoy?» cuenta tu mercancía desde el primer día. Queda contado al guardar, y de ahí en adelante cada venta descuenta sola. Con más de cero, «Lote y caducidad» deja anotar su lote y cuándo se vence.
• «Avísame cuando queden» te avisa cuando una presentación baja a esa cantidad. Avisa una vez, al cruzar hacia abajo, y nunca deja de venderse por esto. Te enteras por la notificación «Hay que resurtir» en los teléfonos de tu equipo con el permiso «Inventario» y la app de Cuentela, y en Inventario, donde la tarjeta dice «Hay que resurtir».

Los dos son opcionales. Vacío no es cero: vacío quiere decir «no lo conté», y cero quiere decir «lo revisé y no hay». Por eso se venden distinto:

• Vacío: se sigue vendiendo en todos lados y no descuenta. En Inventario sale con un guion y «Sin contar».
• Cero: se apaga solo, si tienes encendido «Llevar control de existencias». En tu tienda sale «Por ahora no hay»; en la caja depende de «Vender aunque no alcance».
• Con cifra y aviso: se vende normal, también cuando llega al aviso.

Admite hasta 9,999,999 y hasta 3 decimales, para lo que vendes por kilo o por litro.

Qué no hace

• Contar al guardar requiere una prueba o una suscripción activa, salvo si el negocio ya tiene el control de existencias encendido: ese control sigue funcionando aunque venza el plan. La herramienta «Inventario» debe estar encendida en Mis Herramientas para ver el campo. En un negocio nuevo con plan gratis puedes dejar «¿Cuántas tienes hoy?» vacío y guardar sólo el producto; encender la herramienta no activa una prueba ni inicia un cobro.
• Sólo sirve al nacer. En una presentación ya guardada, «¿Cuántas tienes hoy?» ya no aparece: se cuenta y se ajusta en Inventario, con su motivo y su renglón en «Movimientos». Ahí mismo, con «Llegó mercancía», se anota el lote de lo que llega.
• Los servicios no llevan inventario. Un servicio no trae «¿Cuántas tienes hoy?» ni «Avísame cuando queden»: no se cuenta ni se apaga solo.
• Contar cero no deja renglón en «Movimientos» ni abre lote. No movió nada, así que dice «Sin movimientos todavía» aunque sí quedó contado.
• Si tienes varios locales, lo que cuentes aquí queda en la matriz. Los demás locales se cuentan en Inventario.
• La rejilla de «Armar variantes» sólo cuenta («¿Cuántas?»): no trae lote. En un alta, cada variante sale luego como una presentación nueva con su cantidad, y ahí sí puedes poner su «Lote y caducidad».
• Lo que se da de alta en la caja no pasa por aquí. «Dar de alta y seguir cobrando» crea el producto sin existencias: no trae «¿Cuántas tienes hoy?» y se cuenta después en Inventario.

Cómo se hace

1. Entra a Catálogo y pulsa «Dar de alta un producto o servicio».
2. Llena el «Nombre», la «Clave» y el «Precio» de la presentación.
3. En «¿Cuántas tienes hoy?» escribe cuántas tienes, si tu negocio puede contar. Con plan gratis y el control de existencias apagado, el campo te explica que contar requiere una prueba o suscripción: déjalo vacío para guardar sólo el producto y contar después. Vacío no significa cero.
4. Si esa mercancía trae lote o caducidad, pulsa «Lote y caducidad» (sale cuando escribes más de cero) y escribe el «Lote» y cuándo «Se vence»; los dos son opcionales.
5. Si quieres aviso, escribe en «Avísame cuando queden» la cantidad a la que te avisamos.
6. Pulsa «Dar de alta el producto».
7. Ya guardado, junto a la presentación ves la existencia con la cifra que contaste.

Si le agregas una presentación nueva a un producto que ya existe con «Agregar otra presentación», esa presentación nueva también trae «¿Cuántas tienes hoy?» y su «Lote y caducidad».

En la app del teléfono, la presentación nueva trae «¿Cuántas tienes hoy? (opcional)» y, con más de cero, «Lote y caducidad»: «Lote (opcional)» y «Se vence», que abre el calendario. El aviso se pone ya guardado, en su ficha, con «Poner aviso» (después dice «Cambiar aviso»).

Qué pasa si…

• …escribí una cantidad y al guardar pide prueba o suscripción. La cantidad es opcional, pero contar usa Inventario. El formulario señala esa cantidad antes de enviar el producto. Bórrala para guardar sólo el producto y contar después, o activa una prueba o suscripción desde «Suscripción» antes de volver a guardar. Los demás datos que escribiste se conservan.

• …dejé unas cantidades vacías, otras en cero y puse un mínimo: ¿todo eso deja de venderse igual? No, cada una se vende distinto. Lo vacío se sigue vendiendo en todos lados y no descuenta: en Inventario sale con un guion y «Sin contar», en tu tienda «Disponible» y en la lista de la app «Sin registro de existencias». Lo que contaste en cero se apaga solo: en Inventario sale 0 con «Agotado por inventario», en tu tienda «Por ahora no hay» y en la app «Quedan 0. Agotado por inventario». En la caja, lo que está en cero depende de «Vender aunque no alcance» (en Inventario, pestaña «Configuración», tarjeta «Control de existencias»): encendido, que es como viene, se cobra igual, la caja dice «Agotado · se vende igual» y la existencia queda en negativo; apagado, no deja agregarlo y dice «Se agotó y este negocio no vende sin existencias.» El mínimo («Avísame cuando queden») sólo avisa: con 5 y aviso en 2 sale «A la venta», y al llegar a 2 cambia a «Hay que resurtir», con «Se sigue vendiendo igual.». En tu tienda sigue «Disponible».
• …cuentas cero porque todavía no te llega: ¿tus clientes lo ven en tu tienda? ¿Se lo puedes cobrar en el mostrador? La presentación nace apagada: «Se puede pedir» queda apagado y ves «El inventario la apagó al llegar a cero. Se enciende sola en cuanto entre mercancía; se cuenta en Inventario.» En tu tienda tus clientes la ven con «Por ahora no hay» y, al abrirla, «Ahora mismo no hay de esto.»: no la pueden pedir. En el mostrador, con «Vender aunque no alcance» encendido (así viene), la caja la cobra igual y la existencia queda en negativo; apagado, no deja agregarla. Ese interruptor está en Inventario, pestaña «Configuración», tarjeta «Control de existencias». Cuando te llegue, cuéntala en Inventario y se enciende sola.
• …conté en cero y dice «Sin movimientos todavía»: ¿sí quedó contado o es como si lo hubiera dejado vacío? Sí quedó contado. Contar cero no movió nada, así que no deja renglón: en Inventario sale 0 con «Agotado por inventario» y «Sin movimientos todavía». En su hoja dice «Apagada por el inventario; se enciende sola en cuanto entre mercancía.», «Suma del kardex» 0 y «Esta presentación no tiene movimientos todavía.». Lo que la distingue de una sin contar es el 0 en lugar del guion. No hace falta volver a contarla en cero: sale «Quedó en 0. Lo contado manda.» y tampoco deja renglón.
• …lo dejas vacío. La presentación nace a la venta y sin cifra. Verás un guion en «Existencia»: el guion no es un cero. Se vende en todos lados, pero no descuenta ni se apaga sola. Cuéntala en Inventario cuando puedas.
• …pongo un mínimo: ¿cuando lleguen a esa cantidad se dejan de vender? ¿Cómo me llega el aviso? Nunca se deja de vender por el aviso. Salta cuando una venta, un conteo o un ajuste la baja a esa cantidad o menos: la tarjeta de Inventario dice «Hay que resurtir», por ejemplo «Estás justo en tu aviso (2). La próxima venta te deja por debajo: es hora de pedirle al proveedor. Se sigue vendiendo igual.». Te llega como notificación «Hay que resurtir», con el nombre del producto, en los teléfonos de tu equipo con el permiso «Inventario» y la app de Cuentela. Avisa una vez, al cruzar; no vuelve a avisar mientras siga abajo. En el panel no llega a la campana: lo ves en Inventario, con el filtro «Hay que resurtir». Lo apartado no cuenta: con 5 en el estante y 3 apartadas sigue «A la venta»; salta cuando la mercancía sale del estante (en un pedido para recoger, al aceptarlo). Si nace ya en el aviso o debajo, la tarjeta dice «Hay que resurtir», pero no llega notificación: dar de alta no es cruzar.
• …ya lo conté y quiero ponerle la cantidad a uno que dejé vacío, pero al abrirlo en Catálogo ya no sale dónde. Es normal: «¿Cuántas tienes hoy?» sólo sale mientras la presentación es nueva. Ya guardada, la ficha enseña su «Existencia» sólo para leer, con «Todavía no la cuentas; el guion no es un cero. Cuéntala en Inventario…»: cada cifra nueva queda como conteo, con su renglón en «Movimientos». Para contarla, entra a Inventario › «Existencias», pulsa «Contar o ajustar» en ese producto y luego «Contar lo que hay»; escribe en «¿Cuánto contaste?» lo que tienes y pulsa «Fijar lo contado». Sale, por ejemplo, «Quedó en 12. Lo contado manda.», y en «Movimientos», un «Conteo» de +12. En la app, la ficha de una presentación guardada trae «Contar» y «Ajustar» junto a la cifra.
• …escribes un número negativo. Ves «No puedes empezar con menos que cero. Escribe 0 si no hay ninguna.»
• …escribes más de 9,999,999. Ves «Son demasiadas; el máximo es 9,999,999.»
• …escribes más de tres decimales. Ves «Como mucho 3 decimales.»
• …el aviso es negativo. Ves «El aviso no puede ser menos que cero. Déjalo vacío si no lo quieres.»
• …quieres corregir lo que contaste. Ya no se corrige desde el producto: hazlo en Inventario, con un conteo o un ajuste. En la app, con «Contar» o «Ajustar» en su ficha. Con dos o más locales, los de la ficha cuentan en el local que te asignaron o, si no tienes uno, en la matriz, y el cuadro lo dice con «En …»; para corregir otro local, cuenta desde «Inventario» después de tocar arriba el botón de ese local.
• …no ves estos campos. Estás dando de alta un servicio, o la herramienta «Inventario» está apagada. Un servicio, como un engargolado o un corte, no lleva existencias ni aviso: se vende mientras «Se ofrece» esté encendido.
• …lo das de alta desde la app del teléfono. La presentación nueva trae «¿Cuántas tienes hoy? (opcional)» y, con más de cero, «Lote y caducidad», pero no el aviso: no sale al nacer. Guárdalo y, en su ficha, junto a la cifra, toca «Poner aviso». Ahí mismo están «Contar» y «Ajustar». En la lista del catálogo, lo vacío dice «Sin registro de existencias» y lo contado, por ejemplo, «Existencias: Quedan 5».
• …la clave que escribiste ya era de otro producto. No se crea uno nuevo: el alta se guarda encima del que tenía esa clave. Si ése ya estaba contado, lo que escribiste en «¿Cuántas tienes hoy?» no se cuenta y se quedan sus existencias. Para dejar los dos, lee clave y códigos.
• …el producto se dio de alta en la caja, ya se cobró y ahora quiero que me cuadre el inventario. Ese alta no trae «¿Cuántas tienes hoy?»: el producto nace sin contar, y en su ficha del Catálogo ya no se cuenta (dice «Todavía no la cuentas; el guion no es un cero. Cuéntala en Inventario…»). Lo que se vendió antes de contarlo no se descontó: el guion no es un cero. Entra a Inventario › «Existencias»; el producto sale con un guion y «Sin contar». Pulsa «Contar o ajustar», «Contar lo que hay», escribe en «¿Cuánto contaste?» lo que queda hoy en el anaquel (no le sumes lo vendido) y pulsa «Fijar lo contado». Sale «Quedó en … Lo contado manda.» y de ahí en adelante cada venta descuenta sola. Contar es del permiso «Inventario»: la persona dueña siempre; a quien cobra hay que encendérselo. Su etiqueta se saca en «Catálogo», pestaña «Etiquetas»: lee etiquetas con código de barras.

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• Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar — En Inventario › «Existencias», el botón «Contar o ajustar» de cada presentación sirve para fijar lo que contaste (reemplaza la cifra) o para sumar o restar lo que entró o salió. Lo que llegó puede traer su lote y su caducidad.
• Imprimir etiquetas con código de barras — Busca qué etiquetar y agrégalo a «Por imprimir», elige tu rollo y tu impresora, e imprime etiquetas con código de barras o QR que el mostrador lee tal cual. Viene con la suscripción.
• Lotes y caducidad: qué sale primero del inventario — El inventario lleva lotes solo y cada lote tiene su nombre: el que escribes al recibir o sumar mercancía, al dar de alta un producto o en el Ajuste por Excel, o uno automático como «L261012-1». Los ves siempre en tarjetas al abrir una presentación, con lo que vence, y cada movimiento dice su lote; cada venta, receta o traslado descuenta primero lo vigente que caduca antes y luego lo más viejo (una devolución al proveedor, primero de los lotes de la entrada que devuelves), y deja lo ya vencido al final (o lo vende primero, si así lo eliges en Inventario › «Configuración»), y al contar una presentación con varios lotes eliges cuál cuentas. De cada lote ves a dónde fue, con su pedido, su compra o su traslado: por ejemplo, a qué clientes y a qué local llegó un lote que tu proveedor retira.