Lotes y caducidad: qué sale primero del inventario

Qué hace

Cuentela lleva lotes sin que configures nada para empezar —sólo decides qué pasa con lo vencido— y cada lote tiene su nombre: el que escribes al recibir o sumar mercancía, al dar de alta un producto o en el «Ajuste por Excel» o, si no escribes ninguno, uno automático como «L261012-1» (la L, el día en que entró y su número de ese día). Si el producto ya lleva caducidad, recibir y «Llegó mercancía» te recuerdan la última fecha. Los lotes se ven siempre: en Inventario, «Lotes» enseña una tarjeta por lote; cada renglón de «Movimientos» dice el suyo; y los filtros «Por vencer» y «Vencido» de la lista enseñan lo que se vence. Y de cada lote puedes ver a dónde fue: si tu proveedor te retira uno, sabes a qué clientes y a qué local llegó.

• En Inventario, al abrir una presentación, la tarjeta de cada lote dice su nombre, cuántas quedan y «Vence el …», «Venció el …» o «Entró el … · sin caducidad», con «Vencido», «Por vencer» o «Sale primero» (el que la siguiente salida tomaría) cuando toca. Van en el orden en que salen y, con varios locales, cada lote dice el suyo. «Sale primero» sigue lo que decidiste para lo vencido: con «Vender primero lo vencido» apagado (como viene), no marca un lote vencido mientras quede otro. En la app los ves al abrir «Movimientos», arriba de la lista.
• Cada movimiento dice su lote: «Lote L261012-1» o, con varios, «Lotes B -3 · A -1». Los movimientos de antes de que hubiera lotes no dicen nada.
• A dónde fue un lote. En la tarjeta de cada lote, «A dónde fue» abre su historia: cuánto entró, cuánto salió y cuánto queda; con qué compra llegó (o de qué local, si vino en un traslado); y, del más nuevo al más viejo, cada movimiento con su fecha, su documento y cuánto movió de ese lote. En «Movimientos», el nombre de cada lote también la abre, aunque el lote ya se haya agotado. En la app se toca la tarjeta del lote, o «A dónde fue» en el movimiento.
• Cada movimiento del lote dice con qué documento se movió, con las mismas palabras en el panel y en la app: una venta, «Pedido 7001 · App · Ana López (+523312345678)» (o «Pedido 12 · Mostrador · Público general»; en una mesa, «… · En mesa · Mesa 4»); una compra, «Compra RC-3 · R-1 · Lechera»; una devolución al proveedor, «Devolución DV-2 · Lechera» y el motivo que escribiste; un traslado, «Traslado 5 · Matriz → Centro», con «Ver el lote en Centro» para seguirlo allá; lo que gastó una receta, «Comanda 41 · Latte (taza) · Mesa 4» (o «· Para llevar»); un canje de puntos, «Canje: Café gratis». Un conteo o un ajuste no tiene documento: se ve su nota. Se abren el pedido, la compra y, en el panel, el traslado.
• Quién ve qué en «A dónde fue»: hace falta el permiso «Inventario». El nombre y el teléfono del cliente salen sólo con «Atiende pedidos»; sin él ves el folio del pedido y por dónde llegó. La compra, la devolución y el proveedor, sólo con «Compras». A quien tiene asignado un local sólo se le ofrecen los lotes de su local.
• «Por vencer» y «Vencido» dejan en la lista las presentaciones con algún lote con piezas que vence hoy o en los próximos 7 días, o que ya venció.
• Al recibir mercancía, cada renglón que va al estante abre su lote con el «Lote» y la fecha de «Se vence» que escribiste (en el panel, con «Lote y caducidad»; en la app, con «Lote y caducidad» en «¿Qué llegó?», que abre «Lote (opcional)» y «Se vence»). Con el mismo nombre y la misma caducidad, en el mismo local, las entradas suman al mismo lote. Sin nombre, cada entrada es su propio lote, con su nombre automático.
• Al sumar con «Llegó mercancía», sin pasar por Compras, también puedes decir el lote y la caducidad: en el panel, con «Lote y caducidad» en «Sumar o restar»; en la app, con «Lote y caducidad» en «Ajustar», en cuanto la cantidad es positiva. Si en el mismo local ya hay un lote con ese nombre y esa caducidad, se le suma; si no, nace uno nuevo. Con sólo la fecha, el lote lleva su nombre automático y se distingue por ella. Sin lote ni fecha, es la entrada de siempre: entra al lote que saldría primero.
• Al dar de alta un producto, con «¿Cuántas tienes hoy?» en más de cero, «Lote y caducidad» deja escribir el «Lote» y cuándo «Se vence»; lo que cuentas nace en ese lote. En la app, igual. Contar cero no abre lote.
• En el «Ajuste por Excel», cada fila que suma puede traer lote y se_vence: abre su lote o suma al que ya tiene ese nombre y esa caducidad. En una fila que resta no van.
• Si el producto ya lleva caducidad (le anotaste una fecha alguna vez en ese local), recibir o sumar con «Llegó mercancía» abre «Lote y caducidad» y dice cuándo vencía la última vez. Puedes dejarlo sin fecha: ese lote sale después de los vigentes que sí tienen fecha. Contar no anota fecha, y avisa.
• Lo que llega cubre primero lo que se vendió de más. Si vendiste sin existencias, ese faltante queda como un lote en negativo. Lo que llega después a ese local (una compra, una fila del Excel, o «Llegó mercancía» con un lote nuevo o con uno que eliges en «¿De qué lote?») primero lo cubre, y sólo lo que sobra entra al lote. Contar un lote no cubre nada: dice cuántas tiene ese lote. Un traslado que llega tampoco lo cubre: trae los lotes de los que salió, tal cual (abajo).
• Al vender, gastar una receta o trasladar, lo que sale se descuenta del lote vigente que caduca antes. Lo que no tiene fecha sale después, del más viejo al más nuevo. Lo ya vencido va al final: sale sólo si ya no queda otra cosa (y primero de todo, si enciendes «Vender primero lo vencido»; abajo se explica). Si una salida es más grande que un lote, sigue con el siguiente.
• Al devolverle mercancía al proveedor desde la entrada en que llegó, lo que sale se descuenta primero de los lotes de esa entrada, del que caduca antes de ellos, sin pasar de lo que tiene cada uno. Lo que ahí no alcance, y una devolución que no parte de una entrada, sale como cualquier otra salida, del lote que sale primero. Así devolver la leche de una entrada no se come un lote que llegó en un traslado.
• Lo vencido tiene su ajuste. En Inventario › «Configuración», la tarjeta «Lotes vencidos» trae el interruptor «Vender primero lo vencido». Apagado, que es con lo que nace todo negocio y con lo que quedan los que ya existían, se salta lo vencido: sale primero lo vigente que vence antes, luego lo que no tiene fecha, y lo vencido sólo si ya no queda otra cosa. Encendido, lo vencido sale primero, que es como salía antes de que existiera este ajuste. Ninguno frena una venta: si sólo queda lo vencido, la venta sale de ahí. Vencido es lo que ya pasó de su fecha, con el día de tu negocio: lo que vence hoy todavía se vende como vigente. Vale para todo lo que saca de los lotes —pedidos, la caja (también lo cobrado sin internet que se manda al volver la señal), ajustes que restan, traslados y devoluciones al proveedor— en cada local, y sólo lo cambia la persona dueña o quien tenga el permiso «Configura el inventario». Una devolución al proveedor desde su entrada sale primero de los lotes de esa entrada, del que caduca antes, sin mirar este ajuste; lo que ahí no alcance sí lo sigue.
• Un traslado lleva los lotes al otro local, con su nombre (también el automático), su caducidad y su antigüedad. Lo que salió de cada lote llega a ese lote, tal cual: si enviaste 10 de un lote y 190 de otro, llegan 10 y 190. Si en el local de destino habías vendido de más y un lote estaba en negativo, el traslado no lo cubre ni reparte lo que trae entre lotes ajenos: ese faltante lo cubre la siguiente compra o «Llegó mercancía», como siempre, o lo corriges contando ese lote.
• Lo que regresa (una venta cancelada, una comanda cancelada o la devolución de un cliente) vuelve a los lotes y fechas de caducidad de los que salió. Una entrada anulada sale del lote al que había entrado.
• Al contar o ajustar una presentación con dos o más lotes con piezas en ese local, y alguno con un nombre que escribiste o con caducidad, sale «¿De qué lote?», preseleccionado en el que saldría primero (el que no tiene nombre escrito ni fecha dice «entró el …»). Contar es decir cuántas tiene ese lote; los demás se quedan como están. Con un solo lote, o si ninguno tiene nombre escrito ni caducidad, no se pregunta nada. Tampoco se pregunta cuando lo que sumas trae su propio lote o fecha.

Lo que ya tenías cuando llegaron los lotes forma un lote con nombre automático y sin fecha, el más viejo de los que no caducan: sale después de lo vigente que sí tiene caducidad y antes de las compras nuevas sin ella.

Qué no hace

• No cambia el costo. El costo sigue siendo el promedio de cada local; los lotes dicen qué piezas salen, no a cuánto.
• No bloquea lo vencido ni un lote retirado. Un lote vencido se puede seguir vendiendo: con «Vender primero lo vencido» apagado, sólo cuando ya no queda otra cosa; con el interruptor encendido, primero. «Lotes» lo marca con «Vencido» y «Venció el …» para que lo retires. Lo mismo uno que tu proveedor te retira: para dejar de venderlo, cuéntalo en cero con «Contar lo que hay», eligiendo ese lote en «¿De qué lote?».
• «Vender primero lo vencido» no retira nada ni cambia lo ya vendido. Sólo cambia de cuál lote sale lo siguiente. Un lote vencido sigue contando en la existencia hasta que lo saques con «Sumar o restar» (en la app, «Ajustar») o lo cuentes en cero.
• «A dónde fue» no avisa a tus clientes ni saca la lista a Excel. Sólo te enseña a quién se fue; el aviso lo das tú.
• No sabe de antes de los lotes. Lo que se movió antes de que Cuentela llevara lotes no tiene lote, y el lote que se formó con lo que ya tenías no dice con qué compra llegó.
• No deja elegir de qué lote sale una venta. Tampoco en la caja, que descuenta como siempre, también sin señal: el sistema reparte la venta en lotes al recibirla.
• No pregunta el lote en el conteo masivo: ahí la diferencia entra al lote que saldría primero, o sale en el orden de siempre. Para contar un lote en particular, usa «Contar o ajustar» en esa presentación. En el «Ajuste por Excel» el lote va en sus columnas lote y se_vence; sin ellas, entra al que saldría primero.
• No abre un lote al contar ni al restar. «Lote y caducidad» sólo sale al sumar lo que llegó y al dar de alta con más de cero. Lo que sale se descuenta del lote que eliges en «¿De qué lote?» o, si no hay nada que elegir, en el orden de siempre.
• No mezcla locales: cada local tiene sus propios lotes.

Cómo se hace

Al recibir. En el panel, en Compras › «Recibir mercancía», pulsa «Me llegó mercancía». En el renglón, bajo el nombre, pulsa «Lote y caducidad» y escribe el «Lote» y cuándo «Se vence»; los dos son opcionales y sólo cuentan si el renglón va al estante. En la app, en «Me llegó», en la hoja «¿Qué llegó?», si el renglón «Llegó bien», toca «Lote y caducidad» (se abre solo si el producto ya lleva caducidad), escribe «Lote (opcional)» y toca «Se vence» para elegir la fecha. Lee recibir mercancía y recibir con el escáner desde la app.

Sumar con lote y caducidad. En el panel, en Inventario › «Existencias», pulsa «Contar o ajustar» en la presentación y luego «Sumar o restar» (si está apagado, cuéntala primero). Con «¿Qué pasó?» en «Llegó mercancía», escribe «¿Cuánto?», pulsa «Lote y caducidad» y escribe el «Lote» y cuándo «Se vence»; con uno de los dos basta. Si ya hay un lote con ese nombre y esa fecha, se le suma; si no, nace uno nuevo, y «¿De qué lote?» deja de salir. En la app, en «Inventario», toca «Ajustar» y escribe cuánto llegó, sin signo: sale «Lote y caducidad», con «Lote (opcional)» y «Se vence» (la cruz quita la fecha). Lee contar y ajustar desde el teléfono.

Al dar de alta un producto. En Catálogo, escribe «¿Cuántas tienes hoy?» (más de cero), pulsa «Lote y caducidad» y escribe el «Lote» y cuándo «Se vence»: lo contado nace en ese lote. En la app es igual. Lee contar al dar de alta.

Con una hoja de Excel. En Inventario, abre «Ajuste por Excel», baja tu catálogo y, en cada fila que suma, escribe lote y se_vence (como 2026-11-20 o 20/11/2026). Lee ajuste por Excel.

Decidir qué pasa con lo vencido (con «Configura el inventario»). En el panel, entra a Inventario, abre la pestaña «Configuración» y, en la tarjeta «Lotes vencidos», enciende o apaga «Vender primero lo vencido». Se guarda al tocarlo y te dice cómo quedó. Se puede dejar puesto aunque el inventario esté apagado. En la app, en «Inventario», toca el icono de ajustes de arriba («Configuración del inventario») y, en «Lotes vencidos», el interruptor «Vender primero lo vencido». Lee encender el inventario.

Ver los lotes. En Inventario › «Existencias», pulsa «Contar o ajustar» en la tarjeta de la presentación: después de «Datos de la presentación» está «Lotes», una tarjeta por lote con su nombre, cuántas quedan, «Vence el» o «Entró el» y su fecha y, cuando toca, «Vencido», «Por vencer» y «Sale primero». Más abajo, en «Movimientos», cada renglón dice su lote. Para ver sólo lo que se vence, abre «Más filtros» en la lista y elige, en «Caducidad», «Por vencer» o «Vencido». En la app, abre «Movimientos»: «Lotes» va arriba de la lista.

Ver a dónde fue un lote. En el panel, en Inventario › «Existencias», pulsa «Contar o ajustar» en la presentación y, en «Lotes», pulsa «A dónde fue» en la tarjeta de ese lote. Si el lote ya se agotó y no tiene tarjeta, baja a «Movimientos» y pulsa su nombre en cualquier renglón que lo traiga. Se abre la página del lote: arriba, lo que entró, salió y queda y con qué compra llegó; abajo, «A dónde fue», con cada movimiento y su documento. Pulsa un pedido o una compra para abrirlos; «Ver movimientos más viejos» sigue hacia atrás y «Volver a Inventario» te regresa a la presentación. En la app, en «Movimientos» de la presentación, toca la tarjeta del lote o «A dónde fue» en un movimiento (con varios lotes, elige uno en «¿De qué lote?»); para volver, la flecha de atrás. Lee leer los movimientos.

Contar un lote. En la presentación, «Contar o ajustar» › «Contar lo que hay». Si tiene dos o más lotes con piezas y alguno con nombre escrito o caducidad, elige en «¿De qué lote?» cuál cuentas (viene el que saldría primero) y escribe cuántas tiene ese lote. «Sumar o restar» también pregunta «¿De qué lote?»: lo que restas sale de ese lote, sin poder pasar de lo que tiene, y lo que sumas entra a él una vez cubierto lo vendido de más. En la app, «Contar» y «Ajustar» preguntan lo mismo, con los lotes del local donde cuentas: con dos o más locales, el que eliges arriba en Inventario (con «Todo el negocio», el que te asignaron o, si no tienes uno, la matriz), y el cuadro lo dice con «En …».

Qué pasa si…

…no veo «Lotes» en un producto. Esa presentación no tiene lotes con piezas: nunca se ha contado o ya no le queda nada. En cuanto entra mercancía, «Lotes» sale, también con los que nadie nombró.

…me dice «Este producto lleva caducidad». Alguna vez le anotaste una fecha a ese producto en ese local. Al recibirlo o sumarlo con «Llegó mercancía», te recuerda la última y deja «Lote y caducidad» abierto: ponle su fecha, o déjala en blanco y ese lote sale después de los vigentes que sí tienen fecha. Al contar, avisa que contar no anota fecha: lo que llegó nuevo se suma con «Llegó mercancía».

…veo un lote que se llama «L261012-1». Es el nombre automático de un lote que nadie nombró: la L, el día en que entró (26-10-12 es el 12 de octubre de 2026) y su número de ese día para esa presentación, en todos tus locales. El nombre que escribes manda.

…quiero ver qué se me vence. En Inventario › «Existencias», abre «Más filtros» y elige, en «Caducidad», «Por vencer» (vence hoy o en los próximos 7 días) o «Vencido»: salen las presentaciones con algún lote con piezas así, en el local que miras. En la app es igual: toca «Más filtros» y elige en la hoja. En «Lotes» ves cuál lote es. Los días son los de tu negocio: la zona horaria de tu Agenda o, sin Agenda, la de la Ciudad de México.

…un movimiento no dice su lote. Los de antes de que Cuentela llevara lotes no lo traen; los demás dicen «Lote» y su nombre o, con varios, «Lotes» y cuánto movió cada uno.

…mi proveedor me retira un lote. Ábrelo con «A dónde fue» (en su tarjeta de «Lotes» o, si ya se agotó, en su nombre dentro de «Movimientos»). Cada «Se vendió» dice el pedido, por dónde llegó y, con «Atiende pedidos», el cliente y su teléfono; cada «Se fue a otro local» dice a cuál y, si trabajas en todos tus locales, «Ver el lote en …» te lleva a ese lote allá; un «Consumo de la cocina» dice la comanda, el platillo y la mesa. Avísales tú a quienes les llegó. Para dejar de vender lo que te queda, «Contar o ajustar» › «Contar lo que hay», elige ese lote en «¿De qué lote?» y escribe 0.

…en «A dónde fue» no veo al cliente o la compra. Te falta un permiso: el cliente sale con «Atiende pedidos» y la compra con su proveedor, con «Compras». Con sólo «Inventario» ves el folio del pedido y por dónde llegó.

…«A dónde fue» dice «Ese lote no existe en este negocio.» o «Ese lote es de un local que no te toca ver.». La primera, que ese lote no es de tu negocio (un enlace viejo, por ejemplo); la segunda, que es de otro local cuando a ti te asignaron uno. Sólo se abren los lotes de tu local, y en tu local no te sale el enlace al lote del otro lado de un traslado.

…un movimiento del lote no trae documento. Un conteo o un ajuste no nace de un pedido ni de una compra: en su lugar se ve su nota. Lo de antes de que Cuentela llevara lotes no tiene lote, así que no sale en la historia de ninguno.

…vendí 8 y tenía dos lotes de 5. Salen los 5 del que caduca antes y 3 del siguiente. El primero se agota y deja de salir en «Lotes»; el siguiente queda con 2.

…tengo un lote vencido y uno vigente y la venta salió del vigente. Así viene: «Vender primero lo vencido» está apagado y se salta lo vencido. El vencido sigue ahí, marcado «Vencido», para que lo retires. Si prefieres que salga primero, enciende el interruptor en Inventario › «Configuración» › «Lotes vencidos».

…sólo me queda lo vencido y quiero vender. No se frena: la venta sale de ahí, con el interruptor apagado o encendido. Retíralo cuando puedas: «Sumar o restar» (en la app, «Ajustar») o «Contar lo que hay», eligiendo ese lote en «¿De qué lote?».

…cambié «Vender primero lo vencido» con lotes ya vencidos. Vale desde la siguiente salida (venta, ajuste que resta, traslado o devolución al proveedor): lo ya vendido no cambia y las cifras de los lotes tampoco. «Sale primero» marca el lote que saldría ahora.

…un lote vence hoy. Todavía no está vencido: sale como cualquier lote vigente, por su fecha. Vencido es el que ya pasó de su fecha.

…un lote está en negativo. Se vendió más de lo que el sistema creía que había (una caja sin señal que llegó tarde, por ejemplo). «Lotes» lo enseña al final, con su cantidad en negativo. Lo siguiente que llega a esa presentación en ese local, por una compra, el Excel o «Llegó mercancía», cubre primero ese faltante, lleve lote o no, y sólo lo que sobra entra al lote. Un traslado que llega no lo cubre: trae sus lotes tal cual. Contar un lote no cubre nada: dice cuántas tiene ese lote.

…vendí sin existencias y luego llegó mercancía con lote. Lo que llega primero cubre lo que se vendió de más; el resto queda en el lote. Por ejemplo, vendiste 2 sin tenerlas (quedaron en −2) y llegan 5 con «Lote y caducidad»: 2 cubren lo vendido y el lote queda con 3, no con 5, y el faltante deja de salir en «Lotes». Pasa igual si en «Sumar o restar» eliges un lote que ya existía en «¿De qué lote?»: primero se cubre el faltante y lo que sobra se suma a ese lote. Si esas 2 no eran de esta mercancía, cuenta el lote con «Contar lo que hay» y queda como está de verdad.

…recibí dos veces el mismo lote, o lo escribo otra vez al sumar. Si escribiste el mismo «Lote», con las mismas letras, y la misma caducidad en ese local, es un solo lote con la suma, y conserva la antigüedad de la primera entrada. Da lo mismo si llegó por una compra o con «Llegó mercancía». Con otro nombre u otra fecha, nace un lote nuevo.

…sólo pongo la fecha. Se puede: el lote lleva su nombre automático y se distingue por su fecha (en «Lotes» se lee, por ejemplo, «L261012-1» y «Vence el …»). Al sumar con «Llegó mercancía», dos entradas con esa misma fecha suman al mismo lote.

…lo que salió quiero que salga de un lote. «Lote y caducidad» es sólo para lo que llega. Para lo que sale, en «Sumar o restar» elige «Se fue o se echó a perder» y, en «¿De qué lote?», el lote del que salió: viene elegido el que saldría primero. No puedes restarle a un lote más de lo que tiene: si escribes 16 y el lote tiene 15, dice «En el lote … sólo quedan 15. Resta 15 o menos, o elige otro lote.» y no se asienta. Si lo perdido estaba en dos lotes, asienta una salida por cada uno.

…quiero que salga otro lote primero. En una venta no se elige: siempre sale lo que caduca antes y luego lo más viejo. Si en el estante sacaste de otro lote, cuenta cada uno con «Contar lo que hay» y las cifras quedan como están de verdad.

Relacionados

• Existencias: cuánto tienes de cada presentación — En Inventario, la pestaña «Existencias» enseña cuánto hay de cada presentación, qué hay que resurtir, qué se agotó y qué se vence; ahí buscas, filtras, eliges el local y abres cada una con «Contar o ajustar».
• Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar — En Inventario › «Existencias», el botón «Contar o ajustar» de cada presentación sirve para fijar lo que contaste (reemplaza la cifra) o para sumar o restar lo que entró o salió. Lo que llegó puede traer su lote y su caducidad.
• Leer los «Movimientos» de una presentación: qué significa cada renglón — Cada presentación guarda su historia en «Movimientos». Aquí ves qué dice cada renglón, de qué lote salió o a cuál entró (y, desde ese lote, a dónde fue), cuándo suma y cuándo resta, y de dónde sale cada nombre, desde «Se vendió» hasta «Llegó de otro local».
• Recibir mercancía: lo que te llega sube a tu inventario — Apunta en «Me llegó mercancía» lo que te trajo el proveedor; en un solo paso sube a tu inventario, pone al día su pedido y su costo, y deja apuntado lo que le debes.
• Contar y ajustar las existencias desde la app, y poner el aviso de resurtido — Cómo se mira el inventario en la app del negocio (con sus lotes, lo que se vence y a dónde fue cada lote), cómo se cuenta o se ajusta una presentación (también con el lote y la caducidad de lo que llegó), cómo se pone el aviso de resurtido y qué pasa con el plan, los permisos, la señal y los locales.
• Recibir mercancía con el escáner desde la app (con o sin pedido, sin perder la captura) — Con «Me llegó» registras en el teléfono la mercancía que te trae un proveedor: escaneas la caja o el producto, dices cómo llegó y, si no hay señal, queda apuntada en el teléfono y sale sola.
• Traslados: mover mercancía de un local a otro — En Inventario › «Traslados» mandas mercancía de un local a otro, la recibes contando lo que de verdad llegó y revisas y resuelves lo que llegó con diferencia.
• Contar tus existencias al dar de alta un producto — Al dar de alta un producto puedes decir cuántas tienes hoy (con su lote y cuándo se vence, si lo tiene) y cuándo quieres que te avisemos que se está acabando, sin pasar después por Inventario.
• Ajuste por Excel: sumar y restar existencias desde una hoja — En Inventario › «Ajuste por Excel» bajas tu catálogo en una hoja, escribes lo que entró o salió de cada presentación (y el lote y la caducidad de lo que entró, si los tiene) y la subes; Cuentela lo suma o lo resta y te dice qué filas se quedaron fuera y por qué.