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Contar y ajustar las existencias desde la app, y poner el aviso de resurtido

Cómo se mira el inventario en la app del negocio (con sus lotes, lo que se vence y a dónde fue cada lote), cómo se cuenta o se ajusta una presentación (también con el lote y la caducidad de lo que llegó), cómo se pone el aviso de resurtido y qué pasa con el plan, los permisos, la señal y los locales.

Con la suscripción

Qué hace

Con el permiso «Inventario» y la herramienta Inventario a la vista, la app trae la pantalla «Inventario»: qué hay de cada presentación. Desde ahí se cuenta, se ajusta y se pone el aviso de resurtido. Se llega por tres lados: el icono «Inventario: qué hay de cada cosa», arriba en «Catálogo»; el renglón «Inventario» («Existencias, conteos y movimientos») en «Más»; y «Ver mi inventario» en «Configuración del inventario», que abre la persona dueña o quien tenga el permiso «Configura el inventario».

Arriba, junto a «Conteo masivo», la persona dueña o quien tenga «Configura el inventario» tiene además un icono de ajustes («Configuración del inventario»). Ahí están «Llevar inventario», «Vender aunque no alcance», «Lo agotado, a la vista» y «Lotes vencidos»: los mismos de la pestaña «Configuración» de Inventario en el panel.

La lista trae el buscador «Busca un producto, una presentación o su clave» y los filtros del panel. A la vista están «Todo», «Hay que resurtir» y «Agotados». Un cuarto botón, «Más filtros» (con una flechita hacia abajo), abre una hoja con los demás, en dos grupos: en «Conteo», «Falta contarlas» (lo que todavía falta por capturar) y «Ya contadas»; en «Caducidad», «Por vencer» y «Vencido» (con un lote con piezas que vence en 7 días o ya venció). Es un filtro a la vez: el botón pasa a decir el que elegiste, por ejemplo «Por vencer», y al abrir la hoja ese lleva una palomita y sale «Quitar el filtro». Arriba, la persona dueña ve «Cuánto vale tu mercancía»: «Tienes en mercancía» (o en el local que miras) y, si a algo le falta su costo, lo dice para que se lo pongas en Catálogo. Con dos o más locales, arriba salen «Todo el negocio» y un botón por local para mirar el inventario de uno; los cerrados dicen «(cerrada)». El local que tienes elegido ahí es también donde caen «Contar» y «Ajustar» (mira más abajo). Las presentaciones que vienen de tallas y colores salen agrupadas bajo el nombre de su producto.

Cada tarjeta dice la cifra: «Quedan 12», «Faltan 2» si está en negativo, o «— Sin registro» si nunca se ha contado (que no es cero). Si la presentación trae otra o una medida (una «Caja» de 24 «Lata», una caja de 12 kg), debajo se lee también en eso: «(48 Latas)», «(36 kg)», igual que en el inventario del panel. Lo que trae se dice en la ficha del producto, en «Trae: … · Cambiar». Si el inventario la apagó, trae «Agotado por inventario». Con aviso puesto dice «Avisa en 3» o, si ya llegó a él, «Hay que resurtir» y cuánto pedir. Con un local elegido arriba, el aviso que manda es el mínimo de ese local si se lo pusieron desde la computadora («Mínimo y máximo», en la ficha del producto) y la tarjeta lo dice: «Es el mínimo de …». Si ese local no tiene el suyo, manda el del negocio entero: «Ojo: … no tiene mínimo propio y manda el de TODO el negocio, así que mirando un local salta antes. Ponle el suyo en la ficha del producto, en «Mínimo y máximo».». Abajo van los botones «Poner aviso» (o «Cambiar aviso»), «Movimientos», «Ajustar» y «Contar».

Cuando el servidor avisa que una presentación acaba de bajar a su aviso, arriba sale «Hay que resurtir …» con «Verlas», que abre el filtro «Hay que resurtir». Con Compras encendida y el permiso «Compras», cada tarjeta suma «Mínimo y máximo».

Qué no hace

Cómo se hace

Contar muchas de una vez: el «Conteo masivo»

  1. En «Inventario», toca «Conteo masivo» arriba.
  2. En «1 · Qué vas a contar» elige qué y, con varios locales, en cuál; toca «Armar la lista».
  3. En «2 · Cuenta y escribe» escribe lo que hay en cada renglón; deja en blanco lo que no contaste. Un insumo cuya presentación trae kilos (un «kilo» de 1,000 g) se cuenta en kilos, como dice «Hay» («10.01 kilos (10,010 g)»): escribe «10» y se guardan 10,000 g. Toca «Guardar lo contado».
  4. Sale «Ya quedó». Sin señal, lo contado se queda en este dispositivo y se manda solo cuando vuelve, mientras la app siga abierta.

Contar lo que hay

  1. Si tu negocio tiene dos o más locales (sucursales), primero toca arriba, en «Inventario», el botón del local que vas a contar (por ejemplo «Sucursal 2»): lo que cuentes se guarda en ése. Cuando toques «Contar», el cuadro lo confirma con «En Sucursal 2». Si dejas «Todo el negocio», se cuenta en el local que te asignaron o, si no tienes uno, en la matriz, y el cuadro avisa «La cifra de la lista es de todo el negocio: aquí cuentas sólo …»: si no es el local que querías, ciérralo con «Mejor no» y elige el local arriba. Mira «Qué pasa si… tienes dos o más locales».
  2. Abre «Inventario» y busca la presentación (o toca «Más filtros» y elige «Falta contarlas», en «Conteo», para ver las que faltan).
  3. Toca «Contar».
  4. Si sale «¿De qué lote?» (dos o más lotes con piezas y alguno con nombre escrito o caducidad), elige cuál estás contando (viene el que saldría primero).
  5. En «Cuántos hay» escribe lo que hay, con punto o con coma, hasta 3 decimales (de ese lote, si elegiste uno). Si es un insumo en gramos o mililitros, escríbelo en esa unidad, no en botellas ni en bolsas: el campo la dice. Debajo dice «Vas a dejar la cifra en N.» Si el producto ya lleva caducidad, un aviso dice que contar no anota fecha.
  6. Si quieres, escribe «Por qué (opcional)».
  7. Toca «Fijar la cifra». Sale «Cifra guardada». El primer conteo de una presentación la da de alta en el inventario. Sin señal, el cuadro se queda abierto con «Sin conexión. Lo intentamos de nuevo en un momento.»: déjalo abierto hasta que salga «Cifra guardada». Si lo cierras antes, nada lo vuelve a mandar.

Ajustar lo que entró o salió

  1. Con dos o más locales, elige arriba el local, como al contar. En la tarjeta toca «Ajustar»: el cuadro dice en qué local se apunta, con «En …».
  2. Si sale «¿De qué lote?», elige a cuál entra o de cuál sale (viene el que saldría primero; son los lotes de ese local).
  3. En «Cuánto entra o sale» escribe la cantidad: sin signo suma y con un signo menos resta. Debajo dice, por ejemplo, «Vas a sumar 12: van a quedar 28.» Si restas de un lote más de lo que tiene, en su lugar sale cuántas quedan en él, y no se apunta hasta que escribas menos o elijas otro lote.
  4. Si lo que entró trae lote o caducidad (la cantidad en positivo), toca «Lote y caducidad» (si el producto ya llevaba caducidad, viene abierto y dice cuándo vencía la última vez; sin fecha, ese lote sale al final): escribe «Lote (opcional)», como viene en la caja o en la remisión, y toca «Se vence» para elegir la fecha en el calendario (la cruz de su derecha la quita). Con uno de los dos basta, y ya no se pregunta «¿De qué lote?».
  5. Si quieres, escribe «Por qué (opcional)».
  6. Toca «Apuntar el ajuste». Sale «Ajuste apuntado».

El cuadro trae arriba un selector entre «Contar» y «Ajustar» para cambiar de idea sin cerrarlo.

Ver los lotes y lo que se vence

  1. En «Inventario», toca «Más filtros» y elige «Por vencer» o «Vencido», en «Caducidad», para ver sólo las presentaciones con un lote con piezas así (con varios locales, cuenta el local que elegiste arriba). Para volver a verlo todo, toca «Todo» o, en la hoja, «Quitar el filtro».
  2. En la tarjeta de la presentación, toca «Movimientos».
  3. Arriba de la lista están sus «Lotes», cada uno en su tarjeta, con «Vencido», «Por vencer» o «Sale primero» cuando toca. Cada movimiento de la lista dice su lote.
  4. Para ver a dónde fue un lote, toca su tarjeta o «A dónde fue» en un movimiento que lo traiga (con varios lotes, escoge uno en «¿De qué lote?»). Se abre la pantalla del lote, con su nombre arriba: lo que entró, salió y queda y con qué compra llegó; abajo, cada movimiento con su documento. Toca el pedido o la compra para abrirlos y «Ver movimientos más viejos» para seguir hacia atrás. Para volver, la flecha de atrás.

Poner o quitar el aviso de resurtido

  1. En la tarjeta toca «Poner aviso» (si ya hay uno, «Cambiar aviso»).
  2. En «Avisarme cuando queden» escribe la cantidad. Debajo dice «Te avisamos cuando queden N o menos.»
  3. Toca «Guardar aviso». Sale «Aviso guardado: te avisamos cuando queden … o menos». Para quitarlo, deja el campo vacío y toca «Guardar aviso»: sale «Aviso quitado».

Encender el inventario o decidir qué pasa cuando no alcanza (con «Configura el inventario»)

  1. En «Más», toca «Inventario» y, arriba, el icono de ajustes («Configuración del inventario»).
  2. Enciende «Llevar inventario» (encenderlo pide plan de pago) o, en la misma pantalla, enciende o apaga «Vender aunque no alcance». Se guardan al tocarlos. Lee encender el inventario.

Qué pasa si…

…sale «Tu inventario está apagado». Dice que puedes contar de todos modos y se guarda, pero que mientras esté apagado ninguna cifra apaga productos de tu catálogo ni baja sola cuando vendes. «Encenderlo» te lleva a «Configuración del inventario», que pide el permiso «Configura el inventario» (quien no lo tiene vuelve a «Más»). El interruptor es «Llevar inventario» y está en «Configuración del inventario», el icono de ajustes de arriba en «Inventario», no en la «Configuración» de «Más»; encenderlo pide plan de pago.

…tu plan es gratuito. «Ajustar» y «Contar» se ven tapados con el título «Inventario» y «Ver qué incluye», que abre la tarjeta del plan con «Ahora no»; quien no es la persona dueña ve «Esto lo activa quien es dueño del negocio desde su teléfono o desde el panel web.» «Poner aviso» y «Movimientos» no están tapados, y el aviso tampoco cuesta plan. El servidor, por su parte, sólo cobra el plan para contar y ajustar mientras el inventario del negocio está apagado: con el inventario encendido no lo cobra, aunque la app siga tapando los botones.

…no tienes el permiso «Inventario» o la herramienta está apagada. En «Catálogo» no sale el icono y en «Más» no sale el renglón. Si abres la pantalla por un enlace, la app te manda a «Más» (sin permiso) o a «Catálogo» (herramienta apagada). Contar, ajustar y guardar el aviso piden el permiso «Inventario» también en el servidor. Si abriste la app sin señal y todavía no leyó tus permisos, tampoco sale.

…cuentas sin señal o se va la señal. La lista se pinta con lo de la última vez y arriba dice «Esto es lo de la última vez.» más el aviso. Al tocar «Fijar la cifra», «Apuntar el ajuste» o «Guardar aviso», el cuadro se queda abierto con «Sin conexión. Lo intentamos de nuevo en un momento.» y lo vuelve a mandar solo, con esperas de 3 segundos que se duplican, hasta 8 intentos: unos 4 minutos y 45 segundos de espera en total. Si vuelve la señal en ese tiempo, el siguiente intento entra y sale «Cifra guardada» (o «Ajuste apuntado»). Si se acaban, dice «Sin conexión. La cifra NO se guardó: vuelve a intentarlo cuando tengas señal.» (o «El ajuste NO se apuntó», «El aviso NO se guardó»). Un «no» del servidor no se reintenta: sale en el cuadro tal cual.

Lo pendiente vive sólo en ese cuadro. No queda en la lista de espera de la app: no sale en «Mi perfil» ni en la banda de «Más», y nada lo manda después. Si cierras el cuadro con «Mejor no» o sales de la app antes de «Cifra guardada», nada lo vuelve a mandar: cuando tengas señal, vuelve a tocar «Contar» y escribe lo mismo. Si ya había entrado, un conteo con la misma cifra no cambia nada. Al reconectar llega un solo cambio: cada reintento lleva la misma llave, y el servidor la reconoce aunque le haya llegado dos veces. Si repites un ajuste después de cerrar el cuadro, escribe la misma cantidad y el mismo «Por qué (opcional)»: así la app reutiliza la llave guardada y no se suma dos veces.

…en el «Conteo masivo» el pie suma en piezas lo que vendo por kilo, o en kilos una talla. La unidad de cada renglón la dice el «Trae» de su presentación, no su nombre. Si vendes por kilo, abre el producto en «Catálogo», toca «Cambiar» junto a «Trae: 1 pieza», escribe 1 en «Cantidad», elige kg en «Unidad», toca «Listo» y guarda. Mientras diga «1 pieza», se cuenta en piezas aunque se llame «Kilo». El «Contar» de una en una no cambia: lo que escribes en «Cuántos hay» es lo de esa presentación, con hasta 3 decimales. Si el nombre dice una medida y «Trae» otra, el aviso sale en la ficha del producto, debajo de «Trae»: lee agregar o editar un producto.

…el campo dice «en mililitros» (o «en gramos») y tú cuentas botellas o bolsas. Es un insumo que se cuenta en esa unidad: escribe la cifra en ella. Cinco botellas de 1 litro son 5000 mililitros. Mientras tecleas, la pista te lo dice en la presentación, por ejemplo «(5 Botella 1 litro)», y así ves si escribiste lo que querías: con un 5 sola sale una fracción de botella. Si el insumo no trae equivalencia, la pista sólo lleva la unidad.

…tienes dos o más locales y no quieres tocar el otro. «Contar» y «Ajustar» guardan en el local que tienes elegido arriba, en «Inventario»: toca antes el botón de ese local y el cuadro lo dice con «En …». Su «Ahora mismo: Quedan N.» es la cifra de ese local, los lotes de «¿De qué lote?» son los suyos y, con «Contar», lo que escribes fija la cifra de ese local y el total del negocio se mueve por la diferencia. Con «Todo el negocio», o desde la ficha del producto (que no tiene botones de local), se cuenta en el local que te asignaron o, si no tienes uno, en la matriz: el cuadro dice «En …» con ese local y, en lugar de «Ahora mismo», avisa «La cifra de la lista es de todo el negocio: aquí cuentas sólo …. Para contar otro local, elígelo arriba en Inventario.» Si ése no es el local que querías, cierra con «Mejor no», elige el local arriba y vuelve a tocar «Contar». Con un solo local nada de esto sale. Quien tiene un local asignado sólo puede contar el suyo: si intenta otro, el servidor no se lo deja.

La persona dueña asigna el local de cada quien en el panel, en «Equipo», en su ficha, en «¿En qué local trabaja?»: con «Todos tus locales», lo que cuentas con «Todo el negocio» marcado queda en la matriz; con un local asignado, queda en ése, y entonces ves y operas sólo ése. Si vas a contar un local con la señal inestable, te conviene el «Conteo masivo» del panel en el navegador: deja elegir el «Local» en «¿Dónde estás contando?», y el cuadro de «Contar» de la app sólo reintenta mientras siga abierto. Abre la pestaña y arma la lista con señal antes de empezar: si después la pierdes, lo que guardes se queda en «Conteos guardados en este dispositivo» y se manda solo al volver la conexión. Lee conteo masivo.

Para saber en qué local quedó un conteo, mira el «En …» del cuadro antes de fijar la cifra, y después toca arriba el botón de ese local: enseña la cifra que contaste. Con un local elegido, justo después de «Cifra guardada» la lista se vuelve a leer sola y la tarjeta enseña la cifra de ese local, no el total del negocio. En los renglones de «Movimientos» no sale el local, y su «quedaron» es del negocio entero; la cifra de arriba de esa ficha sí es del local elegido.

…contaste en el local que no era. El conteo ya cambió la cifra de ese local: elige arriba ese local, cuéntalo otra vez con lo que de verdad tiene, y los dos conteos quedan en «Movimientos». Después elige el local que querías y cuéntalo, como dice el caso anterior.

…el cuadro de «Contar» dice «La cifra de la lista es de todo el negocio: aquí cuentas sólo …». Tu negocio tiene dos o más locales y estás en «Todo el negocio» (o en la ficha del producto): la cifra que ves suma todos los locales, y lo que cuentes cae sólo en el local que dice «En …», el que te asignaron o, si no tienes uno, la matriz. Si no es el que querías, cierra con «Mejor no», toca arriba en «Inventario» el botón del local y vuelve a tocar «Contar»: el cuadro ya dice «En …» ese local y «Ahora mismo» trae su cifra.

…sale «En el lote … sólo quedan …. Resta … o menos, o elige otro lote.» en «Cuánto entra o sale». Estás restando de un lote más de lo que ese lote tiene, por ejemplo -16 de uno que tiene 15. Escribe esa cantidad o menos; si lo perdido estaba repartido en dos lotes, apunta un ajuste por cada uno, eligiéndolo en «¿De qué lote?». Si no sabes de cuál salió, cuenta cada lote con «Contar».

…sale «Ojo: … no tiene mínimo propio y manda el de TODO el negocio» en «Hay que resurtir». Con un local elegido arriba, esa presentación no tiene mínimo propio en ese local y compara contra el del negocio entero, por eso salta antes. El mínimo de un local se pone desde la computadora: «Catálogo» → «Editar» el producto → «Ver mínimo y máximo» → elige el local en «¿De dónde?» → «Avísame cuando queden en este local» → «Guardar». «Poner aviso» en la app cambia el del negocio. Lee resurtir con varios locales.

…no me sale «Lote y caducidad». Sale sólo en «Ajustar» y sólo cuando «Cuánto entra o sale» lleva una cantidad positiva: con el campo vacío, con un signo menos o en «Contar» no sale. Un lote nuevo sólo se abre con lo que entra.

…«A dónde fue» no me deja abrir un lote. Si a ti te asignaron un local, sólo se abren los lotes de tu local: en los de otro, la tarjeta no lleva flecha ni el movimiento trae «A dónde fue». Si llegas a uno por otro camino, dice «Ese lote es de un local que no te toca ver.»; y «Ese lote no existe en este negocio.» es un lote que no está en tu negocio.

…en «A dónde fue» no veo al cliente o la compra. Falta un permiso: el cliente sale con «Atiende pedidos» y la compra, con «Compras» (y para abrirla, con la herramienta Compras encendida). Con sólo «Inventario» ves el folio del pedido y por dónde llegó.

…en «Movimientos» no veo «Lotes», o un movimiento no dice su lote. «Lotes» sale en cuanto la presentación tiene lotes con piezas: si nunca se contó o ya no queda nada, no sale. Los movimientos de antes de que Cuentela llevara lotes no dicen el suyo.

…la cifra está en negativo. La tarjeta dice «Faltan N» y explica que vendiste más de lo que el sistema sabía que tenías: cuenta lo que hay y fija la cifra.

…cuentas lo mismo que ya había. Sale «Cifra guardada», pero no se anota ningún movimiento: no cambió nada.

…escribes una cantidad que no vale. Sin cantidad: «Escribe cuántos son.» Un conteo negativo: «Un conteo no puede ser negativo.» Un ajuste de cero: «Un ajuste de cero no mueve nada.» El campo deja teclear hasta 7 dígitos, pero el servidor sólo acepta cantidades de hasta 1,000,000, con 3 decimales.

…el aviso no se guarda. Tiene que ser un número de cero para arriba o quedar vacío: «El aviso no puede ser negativo.» o «Escribe un número, o déjalo vacío para quitar el aviso.» En una presentación nunca contada, el cuadro avisa que el aviso empieza a valer en cuanto la cuentes.

…llegaste desde un insumo de Restaurante. «Ver en inventario» y «Contar en el inventario» abren esta lista con el nombre del insumo ya escrito en «Busca un producto, una presentación o su clave». Bórralo para ver todo. Lee los insumos en la app.

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