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Recibir mercancía con el escáner desde la app (con o sin pedido, sin perder la captura)

Con «Me llegó» registras en el teléfono la mercancía que te trae un proveedor: escaneas la caja o el producto, dices cómo llegó y, si no hay señal, queda apuntada en el teléfono y sale sola.

Con la suscripción

Qué hace

«Me llegó» registra desde el teléfono una entrega de un proveedor. Cuando hay señal, el sistema hace todo en un solo paso: sube al inventario lo que va al estante (si ese producto lleva cuenta de existencias), anota lo que le debes (mientras «Te lo va a cobrar» siga encendido), avanza el pedido si era de uno y revisa el costo. Lo que capturas se guarda en el teléfono desde que apuntas lo primero, y sin señal la entrega queda apuntada y sale sola.

Escanear o escribir. En la app de Android o iPhone, el botón «Escanear» abre la cámara y lee códigos EAN-13, EAN-8, UPC, ITF-14 (el de la caja de cartón), Code 128 y QR. También puedes escribir el código en «O escribe el código» o usar «A mano». El sistema busca primero el SKU de la pieza; si no, la clave del producto que enseñan Catálogo e Inventario (sólo si ese producto tiene una presentación: con varias no adivina cuál llegó); y después el código de barras de la caja que apuntaste en «Lo que le compro». La hoja dice cuál fue: «Lo encontré por el código de la caja» o «Lo encontré por el código del producto», con el costo de la última vez cuando lo hay.

Cada renglón lleva «Cuántas», la unidad («Caja, costal, pieza…») y cuánto trae cada una. Ese campo se llama como se cuenta el inventario de lo que llegó, igual que en el panel:

Se escribe en kilos o litros y se guarda en gramos o mililitros, como el panel (un 1 en litros se guarda como 1,000 ml). La casilla viene con 1 si se cuenta por pieza; si es un insumo que cuentas en gramos o mililitros y la dejas vacía, Cuentela toma lo que trae del pedido, de lo que le compras a ese proveedor, de lo que dice la presentación o de la unidad (un kilo son 1,000 g; un litro, 1,000 ml), y si nada lo dice no apunta la entrega y te pide el dato. Si «Llegó bien» (va al estante), también un botón «Lote y caducidad» (abierto, dice «Ocultar lote»): al tocarlo salen «Lote (opcional)» y «Se vence» (toca para elegir la fecha). Con eso la entrada abre su lote en el inventario y lo vigente que caduca antes sale primero al vender. Viene plegado y se abre solo si ese producto ya llevaba caducidad o si el renglón ya trae lote o fecha; plegarlo no borra lo que escribiste. Si ese producto ya llevaba caducidad, la hoja lo dice arriba de «Lote (opcional)»: «Este producto lleva caducidad: la última vez vencía el 20 nov 2026. Sin fecha, este lote sale al final.» Puedes dejar el lote sin fecha. Lee lotes y caducidad.

«¿Cómo llegó?» tiene tres respuestas:

Las dos últimas piden «¿Por qué?».

El costo. Si no enciendes «Cambió el precio», se usa el último costo que ese proveedor te dio, si lo hay. Si lo enciendes, escribes «A cuánto te lo dio» (por caja, costal o pieza, como te lo vende) y puedes decir si «Sus precios ya traen IVA». «Sus precios ya traen IVA» dice si ese precio ya trae el IVA: encendido, el total es lo que escribiste; apagado, el sistema le suma el IVA encima (16 %, salvo que el negocio sea de abarrotes o de comida o que hayas cambiado «IVA que suelen llevar mis compras» en la pestaña «Configuración» de Compras, en el panel). En el teléfono no se elige la tasa. Si lo que llegó bien es un producto de tu catálogo y tiene costo, el sistema puede mover el costo del catálogo: si cambió poco, se actualiza solo; si es el primero o cambió más de lo que tu negocio tolera (30 % si no lo cambiaste en el panel), queda en «Costos por confirmar» para la persona dueña.

Lo demás de la entrega: el papel que te dejó («¿Qué papel te dejó?»: Sin papel, Remisión, Factura o Ticket, con «Su número»), «Le pagué» para apuntar un pago en la misma entrega (sólo con el permiso «Paga a proveedores»), «Otras cosas» y, con varios locales, «¿A qué local llegó?».

¿De cuál pedido es? Si entras desde un pedido, la entrega cuenta para ése. Si no, y ese proveedor tiene pedidos esperando mercancía en ese local, la app te pregunta antes de guardar: eliges el pedido o «Sin pedido». Nunca elige sola.

Al guardar, el cuadro «Ya quedó · RC-…» dice el total y, cuando los hay, cuánto se le debe, cuánto se le pagó, los avisos por renglón («Ojo con esto:») y lo que queda por reclamarle. Si era de un pedido, éste pasa a «Llegó parte» o, si ya llegó todo, se cierra solo.

Qué no hace

Cómo se hace

  1. En «Mi negocio hoy» pulsa «Me llegó». También puedes entrar desde un pedido (con «Me llegó») o desde la ficha del proveedor (con «Me llegó de él»). Si el pedido sigue en «Pedí» porque se lo pediste por teléfono, la captura abre con «Se lo pedí por teléfono» encendido, en «Otras cosas».
  2. Toca «¿Quién te lo trajo?» y elige al proveedor. Si entraste desde un pedido o desde el proveedor, ya viene puesto.
  3. Con varios locales, elige «¿A qué local llegó?».
  4. Pulsa «Escanear» y apunta al código de la caja o del producto. Si no hay cámara («Escanear» sólo sale en la app de Android o iPhone) o prefieres teclear, escríbelo en «O escribe el código» y dale Enter; si no tiene código, pulsa «A mano».
  5. En la hoja «¿Qué llegó?» revisa «Cuántas» (sólo lo que llegó, no lo que pediste), la unidad y cuánto trae cada una: «Cuántas piezas trae cada una» si se cuenta por pieza, «Cuántos kilos trae cada una» si el inventario va en gramos o «Cuántos litros trae cada una» si va en mililitros (léelo en su ayuda de abajo: una botella de 1 l es 1, una de 600 ml es 0.6). Si la hoja sale vacía, sin «Lo encontré por…», ese código no es de tu catálogo: escribe en «Qué llegó» qué es. En «¿Cómo llegó?» elige «Llegó bien», «Llegó roto» o «No lo acepto»; las dos últimas no te dejan seguir sin «¿Por qué?». Si el proveedor cambió el precio, enciende «Cambió el precio», escribe «A cuánto te lo dio» y, si hace falta, mueve «Sus precios ya traen IVA». Si llegó bien y quieres llevar su lote, toca «Lote y caducidad», escribe «Lote (opcional)» y toca «Se vence» para elegir la fecha; si ese producto ya llevaba caducidad, «Lote y caducidad» ya viene abierto y la hoja te dice cuándo vencía la última vez. Pulsa «Apuntar».
  6. Repite con cada cosa. Para corregir un renglón, tócalo; el ícono de cerrar (X) lo quita.
  7. En «¿Qué papel te dejó?» elige el papel y escribe «Su número».
  8. Si le pagaste en ese momento, pulsa «Le pagué». «Le di» sale con lo que suma lo que te llegó, y debajo dice «Lo que suma lo que te llegó: $…»; si le diste otra cantidad, cámbiala. Elige «¿Cómo?» (en efectivo, de dónde salió el efectivo; con otra forma, la «Referencia») y pulsa «Apuntar».
  9. Si hace falta, abre «Otras cosas»: apaga «Te lo va a cobrar» si ya venía pagado o es una muestra, o enciende «Empezar a contarlo» para lo que no lleva cuenta de existencias. «Te lo va a cobrar» viene encendido: es lo que en el panel se llama «Apuntar lo que le debo al proveedor», así que para dejarlo a crédito no hay que tocar nada.
  10. Si sale «¿Es de un pedido?», pulsa «Elegir» y escoge el pedido o «Sin pedido».
  11. Pulsa «Ya quedó».

Después, abre la entrega en «Lo que me ha llegado» › «Ya llegaron»: ahí están «Me equivoqué: anularla», «Devolverle algo de esto» y, si no tiene pedido, «Ligar a un pedido» (tu inventario no cambia). El filtro «Sin pedido» las junta.

En la entrega, toca un renglón para abrir ese producto en Catálogo; los que llevan flecha son los que se abren. Debajo de lo que entró a tu inventario sale «Ver en inventario»: abre Inventario con ese producto ya buscado. Sale si tienes encendida la herramienta Inventario y el permiso «Inventario».

Qué pasa si…

…toco un renglón y no abre nada, o no lleva flecha. Sólo se abren los renglones de productos de tu catálogo, y sólo si tienes el permiso «Catálogo» (pídeselo a la persona dueña). Lo que escribiste a mano no está en tu catálogo. Si sale «Ese producto ya no está en tu catálogo.», lo borraron: búscalo en Catálogo por su nombre.

…debajo de lo que escaneaste sale «3 Cajas = 72 Latas», o en rojo «Lo que trae dice 24 por Caja; aquí dice 1.». Desde la app 1.3.83, cuando el código es de tu catálogo y su presentación dice lo que trae («Trae: … · Cambiar» en la ficha del producto), el renglón dice cuánto entra a tu inventario: «3 Cajas = 72 Latas», o en kilos y litros si es un insumo de cocina («3 Bolsa 1 kg = 3 kg», «2 botellas = 2 l»). El plural no se duplica: lo que ya viene en plural o es una abreviatura se queda como está («2 botellas», no «2 botellases»; «3 kg», no «3 kges»), igual que en el panel. Si lo que escribiste en el campo de cuánto trae cada una no cuadra con eso, lo dice en rojo y ofrece «Usar 24» (el número que diga): tócalo y el renglón se corrige antes de guardar. En un insumo en gramos o mililitros el aviso dice lo escrito con su medida, por ejemplo «Lo que trae dice 1 l por botellas; aquí dice 1 ml.», y el botón dice «Usar 1 l» (o «Usar 1 kg»), no «Usar 1000». Corrige sólo esta entrega; para que no vuelva a salir, corrígelo en «Lo que le compro» de la ficha del proveedor. Si no sale nada, esa presentación está en «1 pieza» o lo apuntaste a mano.

…compré fiado algo sin código (en la central de abastos, en el mercado) y es la primera vez que se lo compro: ¿dónde le pongo el precio? Pulsa «A mano» y escribe «Qué llegó», «Cuántas» y en «Caja, costal, pieza…» en qué te lo vende. El precio sólo se escribe con «Cambió el precio» encendido, aunque no haya cambiado: enciéndelo y escribe en «A cuánto te lo dio» lo que te cobra por cada caja. Si eso es lo que pagas, sin nada más, deja encendido «Sus precios ya traen IVA». Pulsa «Apuntar», no toques «Le pagué» y pulsa «Ya quedó»: el cuadro dice «Se le debe» con lo que le debes y la deuda queda en «Lo que debo». Lo escrito a mano no es de tu catálogo: no sube a tu inventario («Ojo con esto: … No entra al inventario»). Si «Cambió el precio» se queda apagado, ese renglón no suma nada a lo que le debes.

…en un renglón «A mano» sale un aviso rojo de un dato que falta. Corrige la descripción, la cantidad o el motivo y el aviso se quita en el acto; si todavía falta algo, se vuelve a decir al pulsar «Apuntar». Así es desde la app 1.3.70; antes había que volver a pulsar «Apuntar» para que se fuera.

…al apuntar sale «…: dime cuántos g trae cada «costal»; ese inventario se cuenta en g.» (o «ml»). Es un insumo que cuentas en gramos o mililitros, dejaste vacío el campo de cuánto trae cada una («Cuántos kilos trae cada una» o «Cuántos litros trae cada una») y Cuentela no pudo saber cuánto trae cada «costal»: ni el pedido, ni lo que le compras a ese proveedor, ni la presentación, ni la unidad (con «kg» en lo que cuentas en gramos, o «l» en lo que cuentas en mililitros, sí lo sabe) lo dicen. Antes entraba como si trajera uno: 0.5 kg de leche subían como 0.5 ml. Escribe en «Cuántos kilos trae cada una» (o en «Cuántos litros trae cada una») cuánto trae cada uno: 1 si trae un kilo o un litro, 0.5 si trae medio. Se guarda en gramos o mililitros. Vuelve a tocar «Apuntar».

…en el campo de cuánto trae cada una pones 0 o un número demasiado grande. Desde la app 1.3.71 ese renglón no se apunta. En lo que cuentas por pieza, con 0 al pulsar «Apuntar» sale ««Cuántas piezas trae cada una» tiene que ser mayor que cero; si viene suelta, deja 1.»; con más de 100,000, ««Cuántas piezas trae cada una» es demasiado: lo más es 100,000 por unidad.». En un insumo en gramos o mililitros los avisos llevan el nombre del campo y el tope en su medida: ««Cuántos litros trae cada una» tiene que ser mayor que cero.» y ««Cuántos litros trae cada una» es demasiado: lo más es 100 l por unidad.» (en kilos, «Cuántos kilos trae cada una» y 100 kg). Si pusiste 1000 donde iba 1 (un litro), es ese aviso: escribe 1. Lo que escribiste se queda en la casilla para que lo corrijas, y el aviso se quita en cuanto lo cambias. Si la dejas vacía, en lo que cuentas por pieza cuenta como 1 (viene suelta); en un insumo que cuentas en gramos o mililitros, Cuentela lo deduce o te lo pide (mira el caso de arriba, el que dice «dime cuántos g trae cada»). Una entrega que dejaste a medio capturar se revisa igual al pulsar «Ya quedó»: el aviso sale arriba del botón y el renglón se marca con borde rojo; tócalo y corrige el número.

…el factor dice litros o kilos y no piezas. Es a propósito: el campo se llama como se cuenta el inventario de lo que llegó. Si es leche, aceite o algo que cuentas en mililitros, dice «Cuántos litros trae cada una»; si lo cuentas en gramos, «Cuántos kilos trae cada una»; lo demás sigue en piezas. Escribe lo que trae cada una de las que dijiste en «Cuántas»: una botella de 1 l, 1; una de 600 ml, 0.6; una bolsa de 1 kg, 1; una de 500 g, 0.5. La app lo guarda en mililitros o gramos y el renglón lo confirma: con 2 botellas de 1 l dice «2 botellas = 2 l». Si el renglón dice «2 botellas = 2 ml», el factor quedó en 1 ml por botella: corrígelo, o toca «Usar 1 l» si el aviso rojo lo ofrece.

…leí el código de la «Botella 1 litro» y el factor ya viene en 1. Si ese producto no estaba ligado a tu proveedor y lo cuentas en mililitros, la hoja abre con 1 litro por botella en lugar de vacía: Cuentela toma «pieza», «botellas», «Botella» o «Botellas 1 litro» como comprar la propia presentación, y la propia presentación trae 1 l. Revisa que sea cierto antes de «Apuntar». No lo adivina si otra presentación del mismo producto se llama así o empieza con esa palabra («Botella» y «Botella 1 litro», por ejemplo): entonces la hoja abre sin sugerencia y Cuentela lo deduce de la unidad o te lo pide.

…en «Le pagué» sale un aviso rojo («Dinos cuánto le diste.» o «Dinos de dónde salió el efectivo.»). Desde la app 1.3.71 se quita en cuanto corriges: al escribir en «Le di», al pulsar «Le pagué todo (…)», al cambiar «¿Cómo?» o al contestar «¿De dónde salió el efectivo?». Si todavía falta algo, se vuelve a decir al pulsar «Apuntar».

…en «Le pagué», «Le di» sale vacío y abajo dice «Le pagué todo, más o menos ($…)». No hay señal: la suma exacta la da el sistema, y el teléfono sólo sabe la de «Llevas más o menos», sin el IVA que se suma encima ni el costo de la última vez. Pulsa el botón si es lo que le diste, o escribe la cantidad. Desde la app 1.3.126, con señal «Le di» sale con la suma exacta: pagar eso deja al proveedor en $0.00 en «Lo que debo». Si sale «A algo de lo que llegó le falta el costo o la cantidad…», a un renglón le falta «Cuántas», o «A cuánto te lo dio» y no hay costo de la última vez: corrígelo y vuelve a abrir «Le pagué».

…«Ya quedó» dice un total más alto que «Llevas más o menos» (por ejemplo, 3 cajas a $380: «Llevas más o menos $1,140» y luego «Total $1,322.40»). Apagaste «Sus precios ya traen IVA» y el sistema le sumó 16 % de IVA encima. No se edita: en «Lo que me ha llegado» abre la entrega, pulsa «Me equivoqué: anularla», escribe «¿Por qué?» y pulsa «Sí, anularla». Se quita lo que le debías y la entrega dice «Esta entrega está anulada: …» (arriba sigue diciendo «Le debes» con la cifra de antes, pero ya no cuenta en «Lo que debo»). Vuelve a apuntarla con «Sus precios ya traen IVA» encendido: sale «Total $1,140.00».

…un código no corresponde a lo que te mandó el proveedor (no está en tu catálogo o no venía en el pedido). Al escanearlo o escribirlo se abre la hoja «¿Qué llegó?» vacía, sin «Lo encontré por…»: ese código no es de ningún producto de tu catálogo. El aviso «Ese código no está en tu catálogo. Apúntalo a mano.» sale abajo unos segundos y la hoja lo tapa. Escribe en «Qué llegó» qué es (por ejemplo, «Galletas de chocolate, no las pedí»): el código no se guarda, sólo lo que escribas. Pon «Cuántas». Si se lo regresas al chofer, elige «No lo acepto», escribe «¿Por qué?», pulsa «Apuntar» y guarda con «Ya quedó»: no entra a ningún inventario, no se le paga, no cuenta para el pedido y queda en «Lo que hay que reclamarle» de esa entrega (en el panel, en Compras › «Lo que no cuadró», como «No lo aceptaste»). Si te lo quedas, elige «Llegó bien»; tampoco sube a tu inventario, porque no es de tu catálogo, y para que cuente en lo que le debes enciende «Cambió el precio» y escribe «A cuánto te lo dio». No lo apuntes con el código de otro producto, aunque el chofer diga que viene en lugar de lo que faltó: subirían las existencias de ese otro producto y, si es del pedido, lo daría por llegado.

…llegó menos de lo que pediste. Escanea o escribe el código de ese producto y en «Cuántas» pon sólo lo que llegó: si pediste 10 y llegaron 7, escribe 7. Al guardar, el pedido queda en «Llegó parte» y en su ficha, en «Qué le pediste», dice «Ya llegaron 7 piezas · faltan 3 piezas». Lo que falta no va a «Lo que hay que reclamarle» ni a «Lo que no cuadró»: sigue pendiente en el pedido. Cuando llegue el resto, recíbelo desde el pedido con «Me llegó»; si ya no va a llegar, en el pedido pulsa «Ya no llega el resto». No lo completes con otra cosa que te mande en su lugar.

…abro «Lo que me ha llegado» y no veo lo que ya apunté. Abre en «Por llegar», con los pedidos que todavía no te llegan; si no hay ninguno, dice «No tienes nada por llegar». Lo que ya te llegó está en «Ya llegaron»; desliza los botones de arriba si no lo ves.

…no hay señal al pulsar «Ya quedó». Sale «Quedó apuntada»: la entrega se guardó en el teléfono, sale sola en cuanto vuelva la señal y todavía no tiene folio. En «Lo que me ha llegado» se ve con «Pendiente de enviar». Mientras lo que falle sea la señal o tu sesión, la entrega no se da por perdida, por muchos intentos que lleve; si el servidor la rechaza, o contesta con error ocho veces seguidas, deja de reintentarse.

…el proveedor me mandó más de lo que le pedí. Es común y se apunta. Apunta lo que de verdad llegó. Si el sistema dice que es más de lo que pediste, el renglón se marca con borde rojo y debajo sale «Sí, me llegó de más» con «Es más de lo que pediste.». Enciéndelo, cambia a «Se apunta todo lo que llegó.», y vuelve a pulsar «Ya quedó»: entra todo y el pedido queda completo. Si apuntaste desde el pedido y escribes más de lo que faltaba, el interruptor sale antes de mandarla. Si fue un error al escribir, corrige la cantidad.

…«Ligar a un pedido» dice que llegó de más. Sale «¿Te llegó de más?» con las cifras. Pulsa «Sí, me llegó de más» y el pedido cuenta todo lo que llegó en esa entrega; tu inventario y lo que le debes no cambian. «Mejor no» la deja sin ligar.

…el sistema la rechaza. Si pasa en el momento, el motivo sale en rojo arriba del botón «Ya quedó» y lo capturado sigue ahí; si llegó de más que el pedido, el renglón se marca con borde rojo y ofrece «Sí, me llegó de más». Si ya estaba apuntada sin señal, arriba de «Lo que me ha llegado» sale la tarjeta «No se guardó» con el motivo y «Corregir y reintentar», que reabre lo capturado sin volver a contar nada; y «Mi negocio hoy» avisa «Una entrega no se guardó».

…cierras la app a medias. Lo capturado se queda en el teléfono si hay algo apuntado: un renglón, el número del papel, un apunte o un pago. En «Lo que me ha llegado» sale «A medio capturar». La tarjeta de «Mi negocio hoy» abre «Me llegó» a secas; para retomar la de un pedido o de un proveedor, ábrela desde su tarjeta en «Lo que me ha llegado». Una entrega rechazada que nadie corrige en un mes se tira sola al abrir Compras.

…dice que el pedido que elegiste «ya no espera mercancía». Ya se recibió, se cerró o se canceló: elige otro o guárdala sin pedido.

…te falta un permiso. Sin «Compras», sale «Compras no está abierto para ti» y lo capturado sigue en el teléfono. Sin «Paga a proveedores» no ves «Le pagué», y el sistema pide ese permiso para recibir con pago y para anular una entrega que llevaba pago.

…se venció la suscripción o Compras está apagado. Con la suscripción vencida, recibir escribe y el sistema contesta que esto viene con la suscripción de Cuentela (también a la persona dueña); lo capturado se queda en el teléfono. Con Compras apagado, sale «Compras está apagado» con «Ir a Mis Herramientas».

…te equivocaste en una entrega. En su ficha pulsa «Me equivoqué: anularla» y di «¿Por qué?». Se descuenta del inventario lo que había entrado y se quita lo que le debías; si le pagaste, ese dinero le queda a favor. El costo del catálogo no se deshace: corrígelo a mano en el producto. No se anula una entrega que todavía tiene devoluciones ni una que ya está en una factura.

…cierras sesión con una entrega por mandar. Se pierde: cerrar sesión vacía lo que esperaba señal, y la app avisa antes.

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