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Recibir mercancía: lo que te llega sube a tu inventario

Apunta en «Me llegó mercancía» lo que te trajo el proveedor; en un solo paso sube a tu inventario, pone al día su pedido y su costo, y deja apuntado lo que le debes.

Con la suscripción

Qué hace

Cada vez que te llega mercancía se apunta una entrada (folio RC). Al apuntarla, en un solo paso:

Cada renglón va a uno de tres lados:

Qué no hace

Cómo se hace

Si se lo pediste por Cuentela: «Recibir mercancía» abre en «Por llegar», con «Lo que está por llegarte»: pulsa «Ya me llegó» junto al pedido. La entrada se llena con lo que faltaba; corrige lo que no llegó igual.

Si se lo pediste por teléfono y el pedido sigue en «Pedí»: abre el pedido y pulsa «Ya me llegó». La entrada abre con «Este pedido lo hice por teléfono» encendido, arriba, en «¿Quién te lo trajo?»: al apuntarla, el pedido se da por pedido. Si no fue así, apágalo.

Apuntar lo que te llegó:

  1. En «Compras», entra a «Recibir» (abre en «Recibir mercancía») y pulsa «Me llegó mercancía». «Volver a Recibir mercancía», arriba del título, te regresa a la lista.
  2. En «¿Quién te lo trajo?» elige el «Proveedor», o pulsa «Es uno nuevo» para darlo de alta ahí mismo. Si tienes varios locales, elige en «Sucursal» el local donde te llegó la mercancía: ahí sube, y la caja de ese local es la que la vende. Si la dejas en «Todas», entra a la matriz; la que recibes con «Ya me llegó» entra al local de su pedido.
  3. Si ese proveedor tiene pedidos abiertos, pulsa «Es de este pedido» en el que corresponde, o «Sin pedido». Sin elegir, no se guarda.
  4. Revisa «¿Cuándo te llegó?». En «¿Con qué papel?» elige cómo te lo entregó (remisión, factura, nota o ticket, o sin papel) y escribe el «Número del papel».
  5. En «¿Qué te llegó?» escanea o escribe el «Código de barras» y dale Enter: sirve el de la pieza (su «Código / SKU» del catálogo) y el de la caja. Si en «Proveedor» elegiste uno ya guardado, también sale «Buscar en lo que le compro»: busca sólo lo que ya le compras a él; pulsa «Agregar». Lo que no tienes en tu catálogo va con «Agregar algo que no está en mi catálogo», y ese renglón no mueve existencias ni costos.
  6. En cada renglón, en «Cuánto» va lo que te entregó como te lo vende: las cajas, si te lo vende por caja. «Cómo viene» tiene dos cuadros: en el primero cómo te lo vende (caja, bulto, pieza) y en el segundo cuánto trae cada una: en piezas, o en kilos o litros si lo cuentas en gramos o mililitros. Si algo se cuenta en gramos o mililitros y lo dejas vacío, escríbelo cuando la entrada lo pida. Debajo dice, por ejemplo, «caja de 24 → factor 24» o «1 kilo = 1 kg». Elige en «A dónde va» si fue al estante, llegó dañado o se lo regresaste; en los dos últimos, escribe por qué.
  7. Revisa el «Costo»: es lo que te cobró por cada caja (por cada una de «Cuánto»), no por pieza; si lo dejas vacío se usa el de la última vez. «Ya incluye IVA» dice si ese costo trae IVA. Con «Lote y caducidad» anotas, si quieres, el «Lote» y cuándo «Se vence»: si el renglón va al estante, la entrada abre con eso su lote en el inventario y lo vigente que caduca antes sale primero al vender (lee lotes y caducidad). Si ese producto ya llevaba caducidad en el local de la entrada, el renglón abre «Lote y caducidad» solo y dice cuándo vencía la última vez: ponle su fecha, o déjala vacía y ese lote sale después de los vigentes que sí tienen fecha. «Quitar» borra el renglón.
  8. En «El dinero» revisa «Apuntar lo que le debo al proveedor» y «Le pagué». Al encender «Le pagué», «¿Cuánto le diste?» sale con lo que suma lo que te llegó, con su IVA y sin lo que regresaste; cámbialo si le diste otra cantidad. Enciende «Empezar a contar lo que todavía no cuento» si algo de esto no lo llevabas en inventario. Si quieres, deja una «Nota (opcional)».
  9. Pulsa «Apuntar lo que me llegó». El acuse dice cuánto le debes y avisa de cualquier renglón que no movió el inventario o dejó su costo esperando.

Después, en la entrada (ábrela en «Recibir mercancía» › «Lo que ya me llegó»):

Qué pasa si…

…otra persona registra o anula una entrega. Las listas y fichas abiertas del panel y la app vuelven a consultar la recepción. La vista de lo pendiente por llegar también se consulta para no seguir ofreciendo un pedido que ya recibieron. Las fotos o documentos agregados desde otra pantalla se consultan en la ficha abierta.

…debajo de «Cómo viene» sale «3 Cajas = 72 Latas» o un aviso en rojo. Si en Catálogo dijiste lo que trae esa presentación, el renglón dice cuánto suma lo que recibes: «3 Cajas = 72 Latas» o, en un insumo que se cuenta en gramos, «3 Bolsas = 3 kg». Lo que ya viene en plural o es una abreviatura se queda como lo escribiste: «2 botellas = 2 l», no «2 botellases». Si el factor que escribiste no cuadra con eso, sale en rojo, por ejemplo, «Lo que trae dice 24 por Caja; aquí dice 12.», con un botón «Usar» que trae ese factor: púlsalo para ponerlo. Si el tuyo es el bueno, déjalo: el aviso no frena la entrada. Lee presentaciones.

…«Apuntar lo que me llegó» no se enciende y arriba dice algo de la cantidad, la equivalencia o el costo. Hay una cifra que no se puede guardar, y el aviso dice cuál y de qué renglón:

Corrige esa cifra y el botón se enciende.

…al apuntar sale «…: dime cuántos g trae cada «bulto»; ese inventario se cuenta en g.» (o «ml», según el insumo). Es un insumo que cuentas en gramos o mililitros, dejaste vacío el segundo cuadro de «Cómo viene» y Cuentela no pudo saber cuánto trae cada «bulto»: ni el pedido, ni lo que le compras a ese proveedor, ni lo que dice su presentación, ni la unidad (con «kg» en lo que cuentas en gramos, o «l» en lo que cuentas en mililitros, sí lo sabe) lo dicen. Antes entraba como si cada uno trajera uno: 0.5 kg de leche subían como 0.5 ml y la deuda salía mal. Escribe en el segundo cuadro de «Cómo viene», de ese renglón, cuánto trae cada uno (en kilos o litros) y vuelve a pulsar «Apuntar lo que me llegó». Para que no te lo vuelva a preguntar, dile cuánto trae la presentación en Catálogo («Trae: … · Cambiar») o apunta la caja de ese proveedor en «Lo que le compro».

…es la primera vez que le compro al señor que me surte (pulsé «Es uno nuevo») y en «¿Qué te llegó?» no veo dónde buscar mis productos: nomás el cuadro «Código de barras» y «Agregar algo que no está en mi catálogo», y abajo «Todavía no has puesto nada» con «Escanea, busca o agrégalo a mano.». «Buscar en lo que le compro» sólo sale cuando eliges en «Proveedor» uno que ya está guardado, y sólo trae lo que ya le compras a él: con «Es uno nuevo» no sale. Si escribes el nombre («cola») en «Código de barras», dice «No reconocemos ese código. Búscalo por nombre o captúralo a mano.». Lo que sí está en tu catálogo no lo metas con «Agregar algo que no está en mi catálogo»: ese renglón no sube tus existencias. Tienes dos caminos:

  1. Ahí mismo: escanea la pieza o escribe en «Código de barras» su «Código / SKU» (el de esa presentación en la ficha del producto, en Catálogo) y dale Enter. Sale «Lo reconocimos por el código de la pieza» y el renglón con su nombre. Llena «Cuánto» y «Costo» con lo que dice su notita, una cosa por renglón.
  2. Guardándolo primero: en «Proveedores» pulsa «Nuevo proveedor», escribe su nombre y pulsa «Guardar proveedor»: se abre su ficha. Entra a «Lo que le compro», pulsa «Agregar productos», busca lo que te trae, pulsa «Agregar» en cada cosa y luego «Guardar lo que me surte». Vuelve a «Me llegó mercancía», elígelo en «Proveedor» y busca cada cosa en «Buscar en lo que le compro» para pulsar «Agregar». Si ya habías escrito algo, al salirte pregunta «Todavía no apuntas lo que te llegó. Si te sales, se pierde lo que capturaste.».

Con «Es uno nuevo», el señor queda guardado al pulsar «Apuntar lo que me llegó», y ese botón sigue gris mientras no haya ningún renglón: para guardarlo sin compra, usa «Nuevo proveedor». Al apuntarla, tus existencias suben por lo que te dejó: tenías 6 refrescos de cola, te dejó 24 y quedan 30. Lo que le recibiste queda en «Lo que le compro», y la segunda vez el buscador ya te lo trae.

…compras por caja (de 24) y vendes por pieza, y al recibir no te cuadra cuánto te cuesta cada uno: el renglón dice «Faltaban 2 pieza», «1 pieza = 1 pieza» y en «Costo» lo de la caja. El pedido, o lo que le compras a ese proveedor, quedó en piezas: así entrarían 2 piezas a $216 cada una. No cambies «Cuánto» a 48 ni el costo a $9: de un pedido no entra más de lo pedido (sale «Te está llegando más de lo que pediste en ese renglón») y el proveedor se quedaría en piezas. Corrige el renglón:

  1. En «Cómo viene», escribe «caja» en el primer cuadro y 24 en el segundo: debajo dice «caja de 24 → factor 24».
  2. Deja en «Cuánto» las cajas que llegaron (2) y en «Costo» lo que te cobró por cada caja (216).
  3. Pulsa «Apuntar lo que me llegó». Suben 2 × 24 = 48 piezas, y cada una queda a $216 ÷ 24 = $9 (con IVA si tu negocio no lo acredita). En la entrada lo ves: «2 caja», «caja de 24 → factor 24», «$216.00» y «$9.00 por pieza».

Al apuntarla, «Lo que le compro» de ese proveedor aprende la caja de 24 y los pedidos siguientes ya la traen. «Editar» en la ficha del proveedor hace lo mismo, pero no cambia un pedido ya hecho: «Ya me llegó» trae la unidad con que se pidió, y por eso se corrige en el renglón. Si es la primera vez que esa pieza tiene costo, el acuse dice «Es un costo nuevo o muy distinto»: quien es dueño pulsa «Confirmar costos» y ahí «Aplicar al catálogo», y el catálogo dice $9. Lee lo que le compras a cada proveedor.

…ya recibí lo del proveedor en la computadora y la caja me sigue diciendo que no hay existencias de eso. Con varios locales, lo más seguro es que la entrada quedó en otro local: la caja sólo vende lo del estante de su local. Abre la entrada desde la lista de «Recibir mercancía»: junto al papel dice el local donde entró, por ejemplo «Remisión · R-4471 · Centro». También lo ves en Inventario › «Existencias», con «Sucursal» en el local de la caja: ahí sale «0 de existencia».

No la vuelvas a apuntar ni la cuentes en el local bueno: te quedaría el doble en tu negocio (lo que de verdad tienes y lo mismo en el otro local, donde no existe) y, si la apuntas otra vez, una deuda de más con el proveedor. Pásala con un traslado, aunque la mercancía ya esté en tu anaquel:

  1. En Inventario › «Traslados» › «Mover a otro local», elige en «¿De qué local sale?» el local de la entrada y en «¿A cuál va?» el tuyo.
  2. Escribe las «Piezas a enviar», pulsa «Mandar al otro local» y «Sí, mandarlo».
  3. En «Abiertos», pulsa «Recibir», revisa «Cuántas llegaron» y pulsa «Recibir». Sale «Traslado 1: llegó completo y ya está en el estante.», y la caja de tu local lo cuenta sola.

Lo hace quien tiene el permiso «Inventario». Lo que le debes al proveedor no cambia: la deuda es de la entrada, no del local. Lee inventario y caja.

…el acuse dice «No lo estás contando todavía». Ese producto no lleva inventario, así que la entrada quedó apuntada sin mover existencias. Pulsa «Empezar a contarlo» para ir a Inventario, o la próxima vez enciende «Empezar a contar lo que todavía no cuento».

…dice «Tienes el inventario apagado, así que sólo quedó el papel de la entrada». Tu negocio no lleva inventario: la entrada y lo que le debes quedan apuntados, pero no se mueven existencias.

…el acuse dice «Ya había un costo puesto a mano después de esta entrada: ése manda.». La mercancía entró igual y tus existencias subieron; lo que no se movió es el costo de tu catálogo. Sale cuando ya había un costo con fecha posterior a «¿Cuándo te llegó?», y también cuando el costo que escribiste es el mismo que ya tenía tu catálogo. Si quieres otro costo, cámbialo en la ficha del producto.

…dice «Es un costo nuevo o muy distinto». La mercancía se recibió igual; lo que espera es el costo de tu catálogo, hasta que el dueño lo confirme. Lee costos por confirmar.

…el proveedor me mandó más de lo que le pedí. Es común y se apunta. Pon en «Cuánto» lo que de verdad llegó: junto a la cantidad sale «Es más de lo que pediste.» y el interruptor «Sí, me llegó de más». Enciéndelo y dice «Se apunta todo lo que llegó.». Al pulsar «Apuntar lo que me llegó» entra todo al inventario, le debes todo y el pedido queda completo. No hace falta subir la tolerancia de tu negocio.

…sale «Te está llegando más de lo que pediste en ese renglón». Pasaste lo pedido más la tolerancia de tu negocio y no lo confirmaste. El renglón queda marcado y ahí sale «Sí, me llegó de más»: enciéndelo si de verdad llegó de más y vuelve a pulsar «Apuntar lo que me llegó». Si fue un error al escribir, corrige la cantidad. Puede salir aunque escribiste justo lo que faltaba: es que otra entrega de ese pedido llegó mientras capturabas.

…sale «Antes de apuntarlo, dinos de cuál pedido es o elige «Sin pedido»». Ese proveedor tiene pedidos abiertos en ese local: elige uno, o «Sin pedido» si no era de ninguno.

…entro a «Recibir mercancía» y no veo lo que ya apunté. Abre en «Por llegar», con los pedidos que todavía no te llegan; si no hay ninguno, dice «No tienes nada por llegar». Lo que ya te llegó está en «Lo que ya me llegó», con su buscador y sus filtros.

…apunté sin pedido y el pedido sigue diciendo que falta. Abre la entrada y lígala con «Ligar a un pedido». En «Lo que ya me llegó», filtra las que te faltan con «Sólo las que apunté sin pedido».

…no me deja cancelar la entrada. Si ya le devolviste algo de ella, primero deshaz la devolución. Si ya está en una factura, quítala primero de la factura. Si la pagaste al recibir, cancelarla pide el permiso «Paga a proveedores», y lo que le habías pagado queda a tu favor.

…no reconoce el código. Sale «No reconocemos ese código. Búscalo por nombre o captúralo a mano.»

…escaneo algo que ya viene en el pedido. No nace otro renglón: ese renglón ya trae lo que faltaba por llegar, y sale «Ya viene en el pedido: … Si llegó otra cantidad, cámbiala en su renglón.» Si escaneas otra vez algo que no es del pedido y ya está en la lista, le suma uno: «Le sumamos uno a …: van ….»

…al apuntar sale que ese pedido ya no admite entradas. El pedido ya llegó completo, se cerró o se canceló, o sigue en «Pedí» con «Este pedido lo hice por teléfono» apagado. En el último caso sube a «¿Quién te lo trajo?», enciéndelo y vuelve a pulsar «Apuntar lo que me llegó». Desde el pedido en «Pedí», «Ya me llegó» ya lo abre encendido.

…algo llegó mal. Si te trajeron otro producto del catálogo que no pediste y se lo regresaste al chofer, apúntalo en su propio renglón: escribe su «Código de barras» y dale Enter, anota su cantidad y en «A dónde va» elige «Se lo regresé» y escribe por qué. Conserva el renglón del producto que sí pediste con la cantidad correcta que llegó; las piezas de otro producto no cubren las que faltan del pedido. Pulsa «Apuntar lo que me llegó»: lo regresado no sube al inventario ni a lo que le debes. Lo dañado y lo regresado quedan para reclamarle en «Lo que no cuadró». Lee lo que no cuadró. Si recibes desde el teléfono («Me llegó» en la app), lo que le regresas es «No lo acepto» en «¿Cómo llegó?», con su «¿Por qué?»; y si el código no es de tu catálogo, la hoja «¿Qué llegó?» sale vacía y escribes ahí qué es. Lee recibir con el escáner desde la app.

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