Encender Compras, dar permisos y configurarla

Qué hace

Compras es una herramienta opcional y viene apagada. Mientras esté apagada nadie la ve, ni el dueño. Al encenderla aparece «Compras» en el menú, con proveedores, cotizaciones de proveedores, pedidos, recibir mercancía, lo que debes, reportes y descargas.

Seis pestañas, en el orden en que se trabaja una compra. Arriba, la pestaña; debajo, en una segunda fila, sus partes:

• «Proveedores»: a quién le compras y la cuenta de cada uno.
• «Pedir»: «Pedidos a proveedores», «Qué me falta pedir» y «Cotizaciones de proveedores».
• «Recibir»: «Recibir mercancía», «Devoluciones» y, para el dueño o quien tenga «Costos del catálogo y de recetas», «Costos por confirmar», que dice cuántos esperan.
• «Facturas y pagos»: «Lo que debo» (con «Paga a proveedores»), «Facturas de proveedores» (con Facturación electrónica) y «Lo que no cuadró».
• «Reportes»: «Reportes de compras» y «Bajar mis compras».
• «Configuración»: del dueño o de quien tenga «Configura las compras».

«Facturas y pagos» se llama por lo que trae: «Pagos» si no hay facturas de proveedores, «Facturas» sin el permiso «Paga a proveedores», y «Lo que no cuadró» si es lo único que queda.

Tiene tres permisos separados en «Dinero y análisis», para que quien recibe mercancía no vea de paso cuánto debe el negocio ni mueva las reglas:

• Compras: proveedores, pedidos y recepciones.
• Paga a proveedores: registrar pagos y ver cuánto se debe. Cuelga de «Compras»: sin él no se puede encender, y al apagar «Compras» se apaga.
• Configura las compras: ajustar el IVA, los costos, las tolerancias y los avisos en la pestaña «Configuración» de Compras. También cuelga de «Compras».

El dueño los tiene de oficio sin tener que dárselos.

Capturar en Compras viene con la suscripción de Cuentela; sin ella, lo que ya capturaste se sigue viendo. Si además enciendes Facturación electrónica, se suman las facturas de tus proveedores.

La pestaña «Configuración» de Compras es del dueño o de quien tenga «Configura las compras»: el RFC con el que te facturan, si tu negocio acredita IVA, el IVA que suelen llevar tus compras, los días de crédito por omisión, si el costo de tu catálogo se mueve solo al recibir, las tolerancias y el aviso diario de lo que falta pedir. En la app del negocio es la misma, con los mismos campos: «Configuración», al final de «Mi negocio hoy».

Qué no hace

• Apagar Compras sólo esconde la sección: no borra nada.
• Sólo el dueño enciende herramientas; la configuración de Compras la cambia el dueño o quien tenga «Configura las compras». A los demás, la pantalla les explica que no tienen acceso.
• «Mi negocio acredita IVA» necesita el RFC de tu negocio. Si ya tienes tu perfil de Facturación electrónica, el RFC sale de ahí y se cambia allá.
• Los días de crédito de cada proveedor son los de su ficha. Al dar de alta con «Nuevo proveedor» o con «Es uno nuevo» los escribes tú (empiezan en cero); los días por omisión se le ponen al proveedor que das de alta desde una factura.

Cómo se hace

Encender Compras (el dueño):

1. En el menú entra a «Configuración».
2. En «Mis Herramientas» pulsa «Ver mis herramientas».
3. Enciende «Compras». Si todavía no tienes la suscripción, te ofrece tus días de prueba o la suscripción.

Dar permisos (el dueño): en «Equipo», abre a la persona y en «Permisos de esta persona» enciende «Compras». Si también va a pagar y ver lo que se debe, enciende «Paga a proveedores». O empieza con el puesto «Almacén» (Inventario y Compras) o «Administración». Guarda los cambios.

Configurar Compras (el dueño): en «Compras», abre la última pestaña, «Configuración».

• «RFC de tu negocio» y «Mi negocio acredita IVA»: si lo acreditas, el IVA no es tu costo; si no, se suma a lo que te cuesta cada cosa.
• «IVA que suelen llevar mis compras»: 0 %, 8 % o 16 %, para cuando el proveedor no lo dice.
• «Días que doy por hecho para pagar»: los días de crédito por omisión, en días enteros de 0 a 180; en blanco es de contado.
• «Actualizar el costo de mi catálogo cuando recibo mercancía» y «Avisarme si un costo cambia más de» (30 % si no lo cambias): cuándo el costo nuevo espera tu visto bueno. Va de 0 a 100 %, con dos decimales como mucho.
• «Diferencias que dejo pasar sin reclamar» (2 % si no lo cambias): cuánto de más se acepta al recibir un pedido y al compararlo con la factura. Va de 0 a 25 %, con dos decimales como mucho. Si al recibir llegó más que eso, no hace falta subirla: en ese renglón se confirma «Sí, me llegó de más».
• Los dos porcentajes son obligatorios: no se dejan en blanco.
• «Avisarme qué me falta pedir» y «¿A qué hora?»: un aviso al día con lo que va quedando poco.

Pulsa «Guardar».

Configurar Compras desde la app del negocio (el dueño): en «Más» › «Compras», al final de «Mi negocio hoy», toca «Configuración». Se abre «Configuración de Compras» con los mismos campos: el IVA se elige en una hoja que sube desde abajo y la hora, con el reloj del teléfono. Toca «Guardar», abajo. Lo cuenta paso a paso Compras desde el teléfono.

Qué pasa si…

…quiero llevar el control de lo que le compro al señor que me surte (el de los refrescos, el que me viene cada martes) y no veo dónde se pone eso. Se lleva en Compras, que viene apagada: si en el menú de la izquierda no sale «Compras», enciéndela (la persona dueña) en «Configuración» › «Ver mis herramientas» › «Compras». A quien te surte, Cuentela le dice «proveedor». Ya encendida, entra a «Compras»:

1. En «Proveedores» pulsa «Nuevo proveedor». Escribe cómo se llama, en «¿Cuántos días te da para pagarle?» los días (cero si le pagas ahí mismo) y en «Condiciones» lo que quedaron («pasa los martes»). Pulsa «Guardar proveedor».
2. Pulsa «Ver su ficha» en su tarjeta, entra a «Lo que le compro», pulsa «Agregar productos», busca en «Busca en tu catálogo» lo que te trae, pulsa «Agregar» en cada cosa y luego «Guardar lo que me surte».
3. Cada vez que te deja mercancía: en «Recibir mercancía» pulsa «Me llegó mercancía», elígelo en «Proveedor», en «¿Con qué papel?» elige «Nota o ticket» para su notita y agrega cada cosa con «Buscar en lo que le compro» y «Agregar», con lo que dice la notita en «Cuánto» y «Costo».
4. Pulsa «Apuntar lo que me llegó»: tus existencias suben por lo que te dejó y queda lo que le debes.

«Pedidos a proveedores» es para lo que le encargas antes; si él nomás llega y te deja, no hace falta. Cuentela no tiene una sección de gastos: lo que le compras se lleva aquí. Lee recibir mercancía.

…«Guardar» se apaga y junto a un campo sale un aviso. La cifra no cabe: «Los días de crédito van en días enteros, de 0 (de contado) a 180.», «El aviso de cambio de costo va de 0 a 100 %, con dos decimales como mucho.» o «La diferencia que dejas pasar va de 0 a 25 %, con dos decimales como mucho.». Los porcentajes tampoco se dejan en blanco. Corrígelo y «Guardar» se enciende.

…no me sale «Compras» en el menú. O la herramienta está apagada, o no tienes el permiso «Compras». Si entras por un enlace, la pantalla lo dice: «Compras está apagada en este negocio» o «No tienes Compras asignada en este negocio».

…veo Compras pero no «Lo que debo». Te falta el permiso «Paga a proveedores». Por eso la pestaña se llama «Facturas» o «Lo que no cuadró», y no «Facturas y pagos».

…no veo «Costos por confirmar» en «Recibir», ni la pestaña «Configuración». «Costos por confirmar» pide ser dueño o tener «Costos del catálogo y de recetas»; «Configuración» pide ser dueño o tener «Configura las compras». En la app sigue la misma regla.

…cambié la configuración en el panel y en el celular a la vez. El que guarda segundo no pisa al primero: la pantalla dice «Alguien más cambió esto mientras lo tenías abierto. Te trajimos lo último; revisa y vuelve a guardar.» y trae lo último. Revisa y vuelve a pulsar «Guardar».

…ya no encuentro «Qué me falta pedir» (u otra) en la fila de Compras. Está dentro de su pestaña, en la segunda fila: «Pedidos a proveedores», «Qué me falta pedir» y «Cotizaciones de proveedores» en «Pedir»; «Recibir mercancía», «Devoluciones» y «Costos por confirmar» en «Recibir»; «Lo que debo», «Facturas de proveedores» y «Lo que no cuadró» en «Facturas y pagos»; «Reportes de compras» y «Bajar mis compras» en «Reportes». Cada una sigue en su misma dirección: un enlace que ya tenías guardado abre igual.

…sale «La configuración de Compras es de quien es dueño del negocio: ahí se decide el RFC con el que recibes tus facturas y si el costo de tu catálogo se mueve solo. Pídeselo a quien lleva el negocio.». Pídele al dueño que haga el cambio o que te encienda «Configura las compras».

…los botones de Compras tienen un candado. Capturar viene con la suscripción: $199 al mes o $1999 al año. Lo que ya capturaste se sigue viendo.

…quiero las facturas de mis proveedores. Enciende también Facturación electrónica. Lee facturas de proveedores.

Relacionados

• Dar de alta un proveedor y llevar su ficha — Apunta a quien te surte con «Nuevo proveedor» (su teléfono, los días que te da para pagarle y lo que quedaron) y lleva en su ficha sus contactos y una bitácora.
• Compras desde el teléfono: «Mi negocio hoy» y a dónde lleva cada apartado — En la app del negocio, «Más» y «Compras» abren «Mi negocio hoy»: lo que debes, lo que te falta pedir y lo que está por llegar. Aquí ves qué hay en cada apartado, qué permiso pide, cómo la persona dueña cambia la «Configuración» de Compras y qué no se hace desde el teléfono.
• Costos por confirmar: cuando una entrada trae un costo nuevo — Al recibir mercancía, el costo de tu catálogo se pone al día solo; si es la primera vez o cambió mucho, espera a que el dueño lo aplique o lo descarte en «Costos por confirmar».
• Qué me falta pedir: los pedidos se arman con lo que se está acabando — Enlista lo que ya llegó a su mínimo, sugiere cuánto pedir en cajas completas y arma en borrador un pedido para cada proveedor de siempre.
• Facturas de proveedores: subir el XML y cuadrarla con lo que llegó — Sube el XML que te manda tu proveedor; Cuentela lo revisa con el SAT, lo compara con lo que te llegó y lo apunta en lo que le debes. Aquí también aplicas sus notas de crédito.