Facturas de proveedores: subir el XML y cuadrarla con lo que llegó

Qué hace

En Compras › «Facturas de proveedores» subes las facturas que te hacen tus proveedores (las que tú emites viven en «Facturas», en el menú). Al subir el XML:

1. Cuentela lo revisa con el SAT. Queda «Válida ante el SAT», «Con reparos», «No sirve» o «Cancelada por el proveedor».
2. Propone de qué proveedor es y qué entregas ampara, y tú lo confirmas con «Vincular».
3. Cuando es válida y tiene proveedor, entra a lo que le debes: vence contando desde la fecha de la factura más sus días de crédito, y toma el lugar de la deuda de las entregas que ampara, para no deberla dos veces.
4. La compara con lo que te llegó. Si no cuadra en piezas o en precio, salen sus «Diferencias» para resolverlas, y también aparecen en «Lo que no cuadró».

Aquí también aplicas sus notas de crédito y casas sus comprobantes de pago con los pagos que apuntaste.

Qué no hace

• Necesita dos herramientas encendidas: Compras y Facturación electrónica. Sin Facturación electrónica, las facturas que ya subiste se ven y se bajan, pero no subes nuevas ni las cuadras.
• El que vale es el XML. El PDF es sólo la copia para verla.
• Una factura «Al público en general» sirve para tu control, no para acreditar IVA.
• Una factura con reparos no entra sola a lo que debes: alguien con el permiso «Paga a proveedores» decide registrarla.
• Aplicar notas de crédito y casar pagos es del permiso «Paga a proveedores»; subir, vincular y resolver diferencias, del permiso «Compras».

Cómo se hace

Subir una factura:

1. En «Compras», entra a «Facturas y pagos» y abre «Facturas de proveedores». En «Subir una factura», elige «El XML de la factura» (hasta 2 MB). Si tienes el PDF, ponlo en «El PDF (opcional)» (hasta 10 MB). También puedes arrastrarlos ahí.
2. Pulsa «Subir la factura». En un rato aparece en la lista con lo que dijo el SAT.

Decir de quién es y qué ampara: abre la factura y pulsa «Vincular».

1. En «¿De quién es esta factura?» elige al proveedor. Si no lo tienes, pulsa «Darlo de alta» con los datos que trae la factura.
2. En «¿Qué entregas ampara?» pulsa «Sí, es esta entrega» en cada una y revisa cuánto le toca de la factura.
3. En sus renglones confirma el producto con «Sí, es ése», o pulsa «No es ninguno».
4. Pulsa «Guardar». Si cambiaste algo después, pulsa «Volver a revisar».

Debajo de cada renglón, «Es tu «…»» dice a qué producto de tu catálogo corresponde: pulsa su nombre para abrir su ficha en Catálogo. El nombre que escribió el proveedor no es enlace.

Resolver una diferencia: en «Diferencias», en cada una elige «Sí, así fue» (le das la razón; si era de precio, ese costo pasa a tu catálogo), «Pedir nota de crédito» (queda esperando su nota) o «Se equivocó» (la cierras sin mover tu deuda ni tu costo).

Registrar una factura con reparos: si la revisaste y sí la debes, pulsa «Registrar de todos modos».

Aplicar una nota de crédito: súbela como cualquier factura, ábrela y pulsa «Aplicar a…». En «¿A qué se la abonamos?» elige la factura que relaciona, una diferencia, una devolución o un documento que le debes, y pulsa «Aplicar la nota».

Un comprobante de pago: ábrelo y pulsa «Casar con mis pagos» para que Cuentela lo empareje con los pagos que apuntaste. No cambia lo que le debes.

Guardar los archivos: en la ficha, «Bajar el XML» y «Bajar el PDF».

Qué pasa si…

…sólo tengo el PDF de una entrega ya recibida. Si quieres guardar ese papel con la compra, entra a «Recibir mercancía», abre la entrada y busca «Papeles de esta entrada». Pulsa «Agregar una foto» y elige el PDF: también acepta papeles en PDF de hasta 10 MB. Espera a que aparezca el nombre del archivo; «Verlo» abre la copia guardada. Ese adjunto es evidencia: no sustituye el XML fiscal ni apunta un pago. Si la entrega estaba pendiente de pago, sigue debiéndose; guardar el PDF no la liquida. Para subirla como factura en «Facturas de proveedores» necesitas su XML.

…no me sale «Facturas de proveedores» en «Facturas y pagos» (o la pestaña se llama «Pagos»). Falta encender Facturación electrónica, y todavía no has subido ninguna factura. Lee encender Compras.

…sale «Facturación electrónica está apagada: puedes ver y bajar tus facturas, pero no subir nuevas ni cuadrarlas». Se apagó Facturación electrónica: lo que subiste sigue ahí, pero para subir o cuadrar hay que volver a encenderla.

…dice «Estamos revisándola con el SAT». La revisión tarda un rato; la lista se actualiza sola.

…dice «Sin proveedor: vincúlala». Pulsa «Vincular» y elige de quién es. Sin proveedor no entra a lo que le debes.

…la factura me cobra algo que le regresé. Sale como diferencia. Si la resuelves ahí con «Sí, así fue» o «Se equivocó», lo que marcaste al recibir también queda aclarado en «Lo que no cuadró».

…el proveedor canceló la factura. Sale la diferencia «Canceló la factura y la deuda sigue en pie»: elige «Ya me mandó otra factura» o «No me la va a sustituir».

…no veo «Aplicar a…» ni «Registrar de todos modos». Sin el permiso «Paga a proveedores» no salen: pídeselo al dueño desde Equipo.

Relacionados

• Comprar a crédito: la mercancía llega hoy y la pagas después — Ponle al proveedor los días que te da para pagarle y apunta en «Me llegó mercancía» lo que te trajo sin pagarlo; queda en «Lo que debo» con su fecha de vencimiento.
• Lo que no cuadró: lo que llegó mal o te facturaron distinto — Junta por mes lo que marcaste como dañado o regresado al recibir y lo que la factura del proveedor dice distinto de lo que te llegó, con el enlace a la entrada o a la factura.
• Devolverle mercancía a un proveedor — Apunta lo que le regresas a un proveedor después de recibirlo; sale de tu inventario, baja lo que le debes y queda el motivo para pedirle su nota de crédito.
• Pagarle a un proveedor y ver su estado de cuenta — Desde «Lo que debo» abre la cuenta de un proveedor, apunta lo que le pagaste y decide a qué se abona; ahí mismo ves su estado de cuenta y puedes cancelar o corregir un pago.
• Encender Compras, dar permisos y configurarla — Compras viene apagada. El dueño la enciende en Mis Herramientas, reparte los permisos «Compras» y «Paga a proveedores» en Equipo y ajusta en la pestaña «Configuración» de Compras el IVA, los costos, las tolerancias y los avisos.