Pagarle a un proveedor y ver su estado de cuenta

Qué hace

Cada proveedor tiene su cuenta. Se abre desde Compras › «Lo que debo» con «Ver la cuenta», en la tarjeta del proveedor, y enseña:

• Cómo vas con él: lo que le debes, lo que ya se te pasó, lo que vence hoy y esta semana, y lo que tienes a tu favor con él.
• Desde cuándo le debo: tu deuda repartida por cuánto lleva vencida.
• Lo que le debo: cada entrega que le debes, de la más urgente a la menos, con su vencimiento.
• Su estado de cuenta: todo lo que ha pasado con él, en orden, con el saldo que iba quedando.

Ahí apuntas lo que le pagaste: cuánto, con qué y a qué se abona. Si fue en efectivo, dices de dónde salió, para que cuadren tus cajas.

Qué no hace

• No le manda dinero al proveedor: sólo apunta lo que ya le diste.
• Es del permiso «Paga a proveedores». Sin él no ves «Lo que debo» ni la cuenta de nadie.
• De una caja sólo sale efectivo. Un pago en efectivo que salió de una caja se cancela sólo mientras el turno de esa caja siga abierto: después, su corte ya lo contó.
• Corregir de dónde salió el efectivo no cambia lo que le debes, y no sirve para pasar un pago a una caja.
• En «Documento por documento» no le puedes abonar a una entrega más de lo que debe, ni repartir más de lo que pagaste.
• El pago va de 0.01 a $99,999,999,999.99 con dos decimales como mucho. La «Referencia (opcional)» lleva hasta 120 caracteres y la «Nota (opcional)», hasta 600: no se cortan solas.

Cómo se hace

Apuntar un pago:

1. En «Compras», entra a «Facturas y pagos»: en «Lo que debo» pulsa «Pagarle» junto al proveedor. También sirve el botón «Pagarle» de su cuenta, que se abre con «Ver la cuenta» en «Lo que debo»: la cuenta es su propia pantalla, sin las pestañas de Compras, y «Volver a Lo que debo», arriba del título, te regresa a la lista.
2. Escribe «¿Cuánto le vas a dar?», con dos decimales como mucho, y elige «¿Con qué?»: Efectivo, Transferencia, Tarjeta u Otro. Si quieres, anota la «Referencia (opcional)».
3. Si fue en efectivo, contesta «¿De dónde salió el efectivo?»: de una caja con turno abierto, «Fuera de turno» (escribes de dónde lo tomaste), «De lo que cobré» o «No salió del efectivo del negocio». Las opciones dependen de si tu negocio trabaja con turnos de caja.
4. En «¿Cómo lo reparto?» elige «Lo que vence antes» (lo normal), «Documento por documento» (escribes en «Le abono» cuánto va a cada entrega) o «Déjalo a mi favor» (un adelanto).
5. Pulsa «Apuntar el pago». El acuse dice el folio del pago, de dónde salió y a qué se abonó.

Cancelar un pago: en «Su estado de cuenta» pulsa «Ver el pago» y luego «Cancelar este pago». Escribe «¿Por qué lo cancelas?» y pulsa «Sí, cancélalo». Lo que ese pago cubría te vuelve a quedar pendiente.

Corregir de dónde salió el efectivo: en «Ver el pago» pulsa «Corregir de dónde salió», elige la respuesta, escribe «¿Por qué lo corriges?» y pulsa «Guardar la corrección». La corrección queda escrita junto al pago.

Repartir lo que quedó a tu favor: pulsa «Repartirlo yo», elige el pago, escribe cuánto va a cada entrega y pulsa «Guardar el reparto».

Ver movimientos de unas fechas: en «Su estado de cuenta» cambia «Desde» y «Hasta». Si «Desde» queda después de «Hasta», dice «El periodo empieza después de terminar. Revisa las fechas.» y no enseña la tabla; al corregirlas, vuelve.

Qué pasa si…

…otra persona registra o anula un pago. «Lo que debo» y el saldo de la ficha del proveedor vuelven a consultarse en el panel y la app, con los mismos permisos para ver dinero. En el panel, un pago que estés capturando se conserva y la consulta espera a que termines. Una consulta del estado de cuenta por fechas conserva el período que elegiste.

…hoy sólo le abono una parte. Si la mercancía ya está recibida, no apuntes otra entrada: abre la cuenta del proveedor desde «Lo que debo» y pulsa «Pagarle». En el panel, escribe sólo el abono en «¿Cuánto le vas a dar?», elige «¿Con qué?» y deja «Lo que vence antes» en «¿Cómo lo reparto?» para cubrir su deuda pendiente. Pulsa «Apuntar el pago». Si la única entrega pendiente era de $240 y registras $100, «Le debes» queda en $140; en «Lo que le debo» la entrega conserva ese saldo pendiente, y «Su estado de cuenta» muestra el abono y lo que quedaste debiendo. El acuse confirma el pago registrado, no que toda la deuda esté liquidada. Cuentela sólo lo apunta: no manda el dinero al proveedor.

…dice «No hay una caja con turno abierto de la que puedas sacar dinero». Si el efectivo salió de una caja, primero abre su turno en la caja. Si no, elige «Fuera de turno» y di de dónde lo tomaste.

…sale «Esa caja ya cerró» o que la caja está cerrando su turno. Esa caja ya no puede soltar dinero. Pulsa «Apuntarlo fuera de turno» y di de dónde tomaste el efectivo.

…sale «Esa caja la atiende…». Sólo quien atiende esa caja, o quien tiene «Entradas y retiros» en ese local, puede sacar dinero de ella.

…el pago no se deja cancelar. Sale «Salió de la caja de… y su turno ya cerró o está contando: su corte lo cuenta y ya no se cancela. Si el proveedor te regresa el dinero, entra a una caja abierta como una entrada de efectivo.»

…«Apuntar el pago» se apaga y sale un aviso. Hay algo que no se puede apuntar, y el aviso dice qué:

• El monto, junto al campo: «El pago lleva dos decimales como mucho: lo más fino son los centavos (0.01).» o «El pago es demasiado: lo más es $99,999,999,999.99.».
• Un abono en «Documento por documento», debajo, con su documento: «Lo que le abonas a RC-7 no puede ser negativo.», «Lo que le abonas a RC-7 lleva dos decimales como mucho: lo más fino son los centavos (0.01).» o «A RC-7 le abonas $61.00 y sólo debe $60.00.». En blanco o en 0, a ese documento no se le abona.
• Lo repartido entre todos: «Repartes $150.00 y el pago es de $120.00: no puede pasar de lo que pagas.».
• La referencia o la nota: «La referencia lleva hasta 120 caracteres; llevas 121.» (o «La nota lleva hasta 600 caracteres…»). Lo escrito no se corta: quítale tú lo que sobra.

Al «Repartirlo yo» vale la misma regla por documento. Con lector de pantalla, cada campo del reparto se llama «Le abono a» y el documento, por ejemplo «Le abono a RC-7».

…«Su estado de cuenta» dice «No pudimos traer su estado de cuenta: …». La lectura falló, por ejemplo por la conexión. Cambia una fecha o vuelve a abrir su cuenta para que lo intente de nuevo. Al pedir más movimientos, el aviso es «No pudimos traer más movimientos: …».

…pagué más de lo que debía. Lo que sobra queda a tu favor y se aplica solo a lo próximo que le compres. También puedes repartirlo tú con «Repartirlo yo».

…salió de una caja. Baja lo que esa caja debe tener al cerrar y aparece en su corte con el folio del pago. Lo de «Fuera de turno» no se resta de ninguna caja: queda en el libro de pagos fuera de turno, en Cobros › Reporte de cobranza.

…no veo «Lo que debo». Te falta el permiso «Paga a proveedores». Pídeselo al dueño desde Equipo.

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