Reportes de compras y «Bajar mis compras»

Qué hace

Reportes de compras (Compras › «Reportes» › «Reportes de compras») tiene cinco pestañas:

• Cuánto le compré: lo que compraste en el periodo (con y sin impuestos), lo que le pagaste, lo que le devolviste, lo que llegó mal y de todos modos se paga, y las notas de crédito; mes por mes y por proveedor, con cuántas entregas llegaron a tiempo.
• Lo que debo: tu deuda por antigüedad, como quedó al cierre, y lo que debes hoy.
• Cómo me surte: de un proveedor, si te surte a tiempo, cuánto le debes y a cómo te dio cada cosa.
• Qué se mueve más: de un mes, cuánto compraste, vendiste y devolviste de cada producto, cuánto te quedó y cuántos días lleva en la bodega.
• Compras contra ventas: sólo para el dueño; mes por mes, «Compré», «Vendí», «Me quedó de ganancia» y «Sobre venta de». «Me quedó de ganancia» no es «Vendí» menos «Compré»: es lo vendido con costo menos lo que te costó eso que vendiste, la misma cuenta que la «Utilidad» de Reportes. «Sobre venta de» dice sobre cuánta venta se calculó. Es un estimado: sólo cuenta lo vendido cuyo costo se conocía.

Bajar mis compras (Compras › «Reportes» › «Bajar mis compras») arma archivos para ti o para tu contador: tus compras en Excel, lo que debes en Excel, tus proveedores en Excel, el estado de cuenta de un proveedor en PDF o en Excel, y tus facturas de proveedores en Excel o en un ZIP con los XML y los PDF.

Con lector de pantalla, cada «Bajar» de «Mis descargas» dice qué archivo es: el tipo, el periodo si lo lleva y el nombre del archivo.

Qué no hace

• Lo que compraste no se resta de tu utilidad. La «Utilidad» de Reportes resta el «Costo de lo vendido», lo que te costó cada pieza que vendiste; lo que compraste y no has vendido sigue en tu mercancía. Ningún reporte de compras resta tus gastos.
• Los reportes no son al segundo: se consolidan solos varias veces por hora, y recibir, pagar o devolver pone al día ese mes al momento. El dueño puede pulsar «Actualizar», una vez cada cinco minutos.
• Un reporte junta hasta doce meses. En «Cuánto le compré» caben cincuenta proveedores; si tienes más, bájalo a Excel.
• «Lo que debo» y los archivos de deuda y de estado de cuenta piden el permiso «Paga a proveedores». Los de facturas, Facturación electrónica encendida.
• Se arma un archivo a la vez por negocio. Se guardan una semana y el enlace para bajarlo dura quince minutos.

Cómo se hace

Ver un reporte:

1. En «Compras», entra a «Reportes»: abre en «Reportes de compras».
2. En la barra de arriba elige «Desde el mes», «Hasta el mes» y, si quieres, un proveedor en «Todos los proveedores». De entrada salen seis meses, hasta el actual, y arriba lo dice (por ejemplo, «de mayo de 2026 a octubre de 2026»): para un solo mes, pon ese mes en los dos.
3. Abre la pestaña que te interesa: «Cuánto le compré», «Lo que debo», «Cómo me surte» (elige antes un proveedor arriba), «Qué se mueve más» (con su «Mes» y «Ordenar por») o «Compras contra ventas».
4. Si acabas de capturar algo y no lo ves, el dueño puede pulsar «Actualizar».

En «Cómo me surte» y en «Qué se mueve más», el nombre de cada producto abre su ficha en Catálogo.

Bajar un archivo:

1. En «Compras», entra a «Reportes» y abre «Bajar mis compras».
2. En «¿Qué quieres bajar?» elige el «Archivo». Cada uno enseña sólo los filtros que admite: «Desde», «Hasta», «Proveedor». Las fechas van de una a otra, como mucho doce meses; «Lo que debo en Excel» y «Mis proveedores en Excel» son una foto de hoy y no piden fechas.
3. Pulsa «Pedir el archivo» y sigue trabajando.
4. Cuando esté listo, en «Mis descargas» pulsa «Bajar». Si no aparece, pulsa «Actualizar».

Qué pasa si…

…quiero saber cuánto le compré a cada proveedor este mes y si eso ya está restado de lo que gané. Pon el mes en «Desde el mes» y en «Hasta el mes» (de entrada salen seis meses) y, en «Cuánto le compré», baja a «Cuánto le compré a cada proveedor»: el «Total» de cada uno, con IVA. Arriba, «Cuánto compré en el periodo» trae el «Total», «Sin impuestos» y el «IVA» de todos. Eso no está restado de lo que ganaste: la «Utilidad» (en «Reportes», sólo la persona dueña) resta el «Costo de lo vendido», lo que te costó cada pieza que vendiste, no lo que le compraste a tus proveedores. Lo que compraste y no has vendido sigue siendo tu mercancía. Por ejemplo, si este mes compraste $900 y vendiste $208 de cosas que te costaron $120, tu «Utilidad bruta» es $88, no $208 menos $900. En «Compras contra ventas» ves las dos cosas en el renglón del mes: «Compré» $900, «Vendí» $208 y «Me quedó de ganancia» $88, la misma cuenta. Ninguno resta tus gastos, como el dinero que sacas de la caja para el gas, y Cuentela no saca lo que te queda después de gastos: lee gastos y utilidad.

…en «Compras contra ventas» «Compré» es más que «Vendí» y aun así «Me quedó de ganancia» sale en positivo. No es lo vendido menos lo comprado: es lo vendido con costo («Sobre venta de») menos lo que te costó eso que vendiste, la misma cuenta que «Utilidad bruta» en «Reportes». Lo que compraste te resta cuando lo vendes, pieza por pieza. Si «Sobre venta de» es menos que «Vendí», a algo de lo vendido le faltaba costo y la ganancia es parcial.

…no me sale la pestaña «Compras contra ventas». Es sólo del dueño y viene con la suscripción.

…elegí un proveedor o un periodo arriba y «Lo que debo» no cambia. Así es: «Lo que debo» es lo que debes hoy a todos tus proveedores, y lo dice: «Lo que debes hoy, de todos tus proveedores: aquí no aplican el periodo, el proveedor ni el local de arriba.». Con un proveedor elegido, ofrece ir a «su cuenta», donde está lo suyo.

…la pestaña «Lo que debo» dice que hace falta una llave. Te falta el permiso «Paga a proveedores»: pídeselo al dueño desde Equipo.

…quiero el estado de cuenta y sale «El estado de cuenta es de UN proveedor: elige de quién antes de pedirlo». Elige el proveedor y vuelve a pedirlo.

…sale «Ya estamos armando un archivo de este negocio. Espera a que termine y pide el siguiente.». Espera a que termine el que va y pide el siguiente.

…sale «Ese archivo ya caducó: los guardamos una semana. Vuelve a pedirlo.». Vuelve a pedirlo.

…«Pedir el archivo» se apaga y arriba dice «El periodo empieza después de terminar. Revisa las fechas.», «Es demasiado tiempo de un jalón: pide como mucho doce meses.» o «Faltan datos para armar el archivo: dinos de qué fecha a qué fecha, y de qué proveedor si es su estado de cuenta.». El periodo no se puede pedir: ponlo de una fecha a otra, con las dos fechas, y acórtalo a doce meses o menos. Se dice antes de pedirlo, sin gastar la petición.

…no veo los archivos de facturas. Sólo salen con Facturación electrónica encendida.

…al pulsar «Pedir el archivo» sale «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.» No tienes el plan vigente o se venció: pedir un archivo nuevo es de la suscripción. Lo que ya estaba listo en «Mis descargas» se sigue bajando con «Bajar» mientras dure su semana, y lo comprado se sigue viendo en pantalla: pon el mes en «Desde el mes» y «Hasta el mes» y abre «Cuánto le compré», con el total, sin impuestos, el IVA, las entradas y cuánto a cada proveedor. Con el plan vencido sólo entra la persona dueña: tu equipo, aunque tenga «Compras», no ve nada hasta que pagues.

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• Pagarle a un proveedor y ver su estado de cuenta — Desde «Lo que debo» abre la cuenta de un proveedor, apunta lo que le pagaste y decide a qué se abona; ahí mismo ves su estado de cuenta y puedes cancelar o corregir un pago.
• Comprar a crédito: la mercancía llega hoy y la pagas después — Ponle al proveedor los días que te da para pagarle y apunta en «Me llegó mercancía» lo que te trajo sin pagarlo; queda en «Lo que debo» con su fecha de vencimiento.
• Facturas de proveedores: subir el XML y cuadrarla con lo que llegó — Sube el XML que te manda tu proveedor; Cuentela lo revisa con el SAT, lo compara con lo que te llegó y lo apunta en lo que le debes. Aquí también aplicas sus notas de crédito.