Gastos y utilidad: qué cuenta Cuentela y qué no

Qué hace

Cuentela no tiene un módulo de gastos: ni el menú del panel ni «Mis Herramientas» traen uno, y tampoco hay un estado de resultados. Lo que sí hay son estas piezas:

• Un gasto de caja. Al retirar efectivo del cajón, el destino «Gasto» pide «Beneficiario» (a quién le entregas el dinero, hasta 200 caracteres) y «Concepto» (en qué se va, hasta 500). Los dos son texto que escribes. El retiro lo autoriza quien supervisa, con su PIN de seis dígitos. En el PDF A4 del corte de Mostrador, los retiros salen en la lista «Retiros de efectivo» y, en los totales de efectivo, con signo menos.
• Un pago a un proveedor. En la cuenta de cada proveedor, con el permiso «Paga a proveedores», «Pagarle» abre el formulario para registrar el pago. En el «Reporte de cobranza», «Pagos a proveedores» dice cuánto «Les pagaste», con qué forma y, del efectivo, cuánto salió de las cajas. Si el pago salió de un cajón, también cuenta como gasto en «Dónde está tu dinero ahora mismo».
• «Dónde está tu dinero ahora mismo» (en «Cobros y cortes» › «Reporte de cobranza», con el permiso «Cobranza»). Enseña lo que salió de un cajón y todavía no llega, lo que llegó sin cuadrar, lo que se fue en gastos y los reembolsos de tarjeta pendientes. En «Salió de tus cajones» dice cuánto de eso fue en gastos —«salió y no vuelve. No lo persigas: ya llegó a donde iba»— y, de esos gastos, cuánto fue en pagos a proveedores. Cada destino sale con su clase: «Gasto», «Pago a proveedor», «Caja fuerte», «Banco», «Se lo llevan» u «Otro cajón».
• «Utilidad» (sólo la persona dueña, en «Reportes»). Se titula «Utilidad bruta estimada» y dice: «Tus costos directos de venta; no incluye renta, nómina, impuestos ni comisiones.» Enseña «Vendiste» (la venta neta, después de devoluciones y sin el envío), «Costo de lo vendido», «Costo de recompensas» (lo que salió por puntos, si hubo) y «Utilidad bruta», con su margen. En el «Desglose por producto», los nombres y costos son los que quedaron congelados al vender.
• «Compras contra ventas» (sólo la persona dueña, en «Reportes de compras»). Mes por mes: «Compré», «Vendí» y «Me quedó de ganancia». Es un estimado: sólo cuenta lo vendido cuyo costo se conocía.

Qué no hace

• No tiene lista de gastos ni categorías como renta, luz o nómina que elijas: el concepto de un gasto de caja es texto que escribes.
• La «Utilidad» no resta tus gastos ni tus compras. Se arma con las ventas, las devoluciones, el costo de cada producto vendido y los canjes de puntos; no con los retiros de efectivo, ni con lo que pagas a tus proveedores, ni con lo que les compras. Lo comprado cuenta cuando lo vendes, pieza por pieza, en el «Costo de lo vendido»; lo que no has vendido sigue siendo mercancía. Por eso no baja cuando recibes mercancía, sacas dinero de la caja o le pagas a un proveedor.
• No calcula una utilidad neta. La «Utilidad» es bruta y su pantalla dice qué no incluye: renta, nómina, impuestos y comisiones.
• No calcula impuestos por pagar: entre las secciones del panel no hay una de impuestos. El «IVA», el «IEPS» y las «Notas de crédito» que ves en «Facturas», en «Ver el desglose» de «Lo que llevas en el periodo», son los de tus facturas emitidas.
• En «Dónde está tu dinero ahora mismo», sólo cuenta como gasto lo que sale de un cajón con el destino «Gasto» y los pagos a proveedores que salieron de un cajón. Otro retiro —«Se lo llevan» u «Otro cajón»— no es gasto: queda «En camino» hasta que se confirme.
• No baja a Excel «Dónde está tu dinero ahora mismo» ni el «Reporte de cobranza»: se leen en pantalla. Lee qué puedes bajar y dónde.

Cómo se hace

Registrar un gasto con dinero del cajón:

1. En la caja, pulsa «Caja» y elige «Retiro».
2. Escribe el importe y el «Motivo (obligatorio)».
3. En «Destino (obligatorio)», elige «Gasto». Escribe el «Beneficiario (obligatorio)» y el «Concepto (obligatorio)».
4. En «Supervisa» elige quién autoriza —si eliges a quien está operando la caja, el campo dice «Autorizas tú»— y pulsa «Guardar movimiento».
5. Escribe el PIN de seis dígitos de quien autoriza. Cuando la caja dice «Retiro registrado en el negocio. Ya puedes sacar el efectivo.», saca el dinero. Si en cambio dice «No alcanza el efectivo de la caja para retirar …» y «No salió dinero.», el retiro pasa de lo que hay en el cajón: no se registró y no debes sacar nada.

Quién puede retirar, quién autoriza y qué pasa sin internet está en meter y sacar efectivo del cajón.

Pagarle a un proveedor: en «Compras», abre la cuenta del proveedor y pulsa «Pagarle». Lee pagarle a un proveedor.

Ver cuánto salió de tus cajones en un mes:

1. Entra a «Cobros y cortes» › «Reporte de cobranza» y baja a «Dónde está tu dinero ahora mismo». Arranca solo, con el mes en curso.
2. Para otro mes, pon «Desde» y «Hasta» y pulsa «Ver».
3. Mira «Salió de tus cajones» y la línea de gastos que trae.

Ver los pagos a proveedores de un rango: en «Reporte de cobranza», pon «Desde» y «Hasta», pulsa «Ver el corte» y baja a «Pagos a proveedores».

Ver la utilidad (sólo la persona dueña): en «Reportes», abre «Utilidad», pon «Desde» y «Hasta» (hasta hoy, y como mucho 92 días) y pulsa «Actualizar». Lee utilidad.

Qué pasa si…

…quiero saber si lo que le compré a mis proveedores este mes, o lo que saqué de la caja para el gas, ya está restado de lo que gané. No. La «Utilidad» resta el «Costo de lo vendido»: lo que te costó cada pieza que vendiste, no lo que le compraste a tus proveedores ni lo que sacas del cajón. Si compraste $900 y vendiste $208 de cosas que te costaron $120, la «Utilidad bruta» es $88. Lo comprado del mes, por proveedor, está en «Compras» › «Reportes» › «Reportes de compras», «Cuánto le compré», con el mes en «Desde el mes» y «Hasta el mes». Lo que salió del cajón está en «Cobros y cortes», «Reporte de cobranza», más abajo, en «Dónde está tu dinero ahora mismo»: arranca solo con el mes en curso, sin «Ver el corte». Ahí dice «Salió de tus cajones · del … al …», «De eso, $150.00 en gasto: salió y no vuelve.» y un renglón por gasto, como «Gasto: Gas La Flama · se pagó y no vuelve». Cuentela no hace la cuenta de lo que te queda después de gastos: ninguna pantalla los resta de la utilidad. Lee reportes de compras.

…pago la renta con dinero de la caja. Se registra como un retiro con el destino «Gasto»: la renta es el «Concepto» que escribes. Sale en «Salió de tus cajones» como gasto, y la «Utilidad» no cambia.

…pago algo por transferencia o con mi tarjeta. Si es a un proveedor, regístralo con «Pagarle»: el «Reporte de cobranza» lo suma en «Pagos a proveedores», con su forma de pago. Si no, Cuentela no tiene una pantalla para apuntarlo: no hay un módulo de gastos.

…el retiro tiene el destino «Se lo llevan» u «Otro cajón». No es un gasto: el dinero queda «En camino» hasta que se confirme que llegó, y en «Dónde está tu dinero ahora mismo» sale con lo que llegó y lo que sigue en camino. Un gasto, en cambio, dice «se pagó y no vuelve».

…mi contador me pide un reporte de gastos. No hay uno. Lo que puedes darle: el PDF A4 de cada corte de Mostrador, con «Retiros de efectivo» y «Pagos a proveedores» si hubo, y los archivos de «Bajar mis compras». «Dónde está tu dinero ahora mismo» y el «Reporte de cobranza» se leen en pantalla. Lee manual del contador y lista de cierre del mes.

…se me venció el plan. El «Reporte de cobranza» y la «Utilidad» piden la suscripción. «Dónde está tu dinero ahora mismo» no.

…la «Utilidad» dice «Utilidad calculada» y no «Utilidad bruta». A alguna venta del periodo le falta costo: «Utilidad calculada» cuenta sólo las ventas con costo conocido. Lee costos del producto.

…un compañero de equipo no ve «Utilidad» ni «Compras contra ventas». Son sólo de la persona dueña, aunque tenga «Reportes» y «Compras».

Relacionados

• Utilidad: cuánto te dejó lo que vendiste (sólo tú la ves) — En Reportes › «Utilidad», la persona dueña elige un periodo y un local y ve lo que vendió, lo que le costó y lo que le dejó, con el margen y el desglose por producto. Viene con la suscripción.
• Meter y sacar efectivo del cajón: «Entrada», «Retiro», gastos y «Se lo llevan» — Cómo se mete y se saca efectivo del cajón desde «Caja» —entrada, retiro con su destino, quién lo autoriza y su PIN, también sin el permiso «Entradas y retiros»— y cómo se recibe en el cajón lo que otra caja entregó.
• «Dónde está tu dinero ahora mismo»: lo que salió de un cajón y todavía no llega — En «Reporte de cobranza», el bloque «Dónde está tu dinero ahora mismo» enseña el efectivo que salió de un cajón y todavía no llega, lo que llegó sin cuadrar, los reembolsos de tarjeta pendientes, lo que salió en el periodo y los pagos a proveedores hechos fuera de turno. Es flujo, no saldo, no queda tras el candado del plan y se pone al día solo.
• Reporte de cobranza: cuánto entró en un rango, con qué te pagaron y quién lo cobró — La pestaña «Reporte de cobranza» de «Cobros y cortes» suma lo que entró al negocio en un rango de hasta 92 días —con qué te pagaron, lo devuelto, lo que pagaste a proveedores, quién lo cobró y cómo se movió la libreta de fiado— y se saca en vivo, para cerrar hoy; si el rango llega a hoy, se pone al día solo.
• Pagarle a un proveedor y ver su estado de cuenta — Desde «Lo que debo» abre la cuenta de un proveedor, apunta lo que le pagaste y decide a qué se abona; ahí mismo ves su estado de cuenta y puedes cancelar o corregir un pago.
• Del cajón al destino: retirar, entregar, confirmar y ver el efecto en el corte — El camino del efectivo que sale de un cajón —el retiro en la caja, su destino, quién confirma que llegó, dónde se ve en el panel y cómo cambia lo esperado del corte— y qué hace falta en cada paso.
• Entregas de efectivo: confirmar que llegó, aceptar una diferencia y decir a dónde va el efectivo — En Mostrador, la pestaña «Entregas de efectivo» —para la persona dueña y para quien tiene «Supervisa cajas»— enseña a dónde fue el dinero que salió de cada cajón y deja confirmar que llegó o aceptar una diferencia. Los destinos (Caja fuerte, Banco, Persona u Otro) que la caja ofrece en «Se lo llevan» los da de alta sólo la persona dueña.
• Costo y utilidad de un producto (sólo tú los ves) — Anota cuánto te cuesta cada presentación y Cuentela te dice cuánto te deja; sólo lo ve la dueña o el dueño y viene con la suscripción.
• Descargar o imprimir un corte: PDF A4, ticket de 80 mm, vista imprimible y CSV para tu contador — Cómo sacar un corte de Mostrador del panel —«Descargar PDF A4», «Descargar ticket PDF 80 mm», «Imprimir PDF A4» y «Vista imprimible 80 mm»— y cómo preparar un CSV de varios cortes con «Preparar CSV», con sus filtros y sus metadatos.
• Manual del contador: qué puede ver y bajar con Facturación, Reportes y Compras — Tu contador no es un rol de Cuentela: es una persona de tu equipo con los permisos «Facturación», «Reportes» y «Compras» (y «Cobranza» para el reporte de cobranza, y «Kardex valuado» para el kardex del inventario). Aquí ves qué ve y qué baja, qué le queda cerrado y por qué no existe un permiso de sólo ver.
• Lista de cierre del mes: lo que revisas y lo que le mandas a tu contador — Cuentela no tiene un botón de cierre del mes. Esta lista ordena las pantallas que sí existen para revisar un mes —facturas sin timbrar, la global, lo que no cuadró en compras, el dinero fuera de los cajones— y para bajar lo que se lleva tu contador.
• Qué puedes bajar a Excel, PDF, CSV o ZIP y dónde — Las facturas, las compras, los cortes de Mostrador, el estado de cuenta de un cliente, el kardex valuado del inventario y la hoja de tu catálogo se pueden bajar desde el panel. Esta guía dice dónde está cada archivo, qué permiso pide, cuánto dura y qué no se puede bajar.