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Meter y sacar efectivo del cajón: «Entrada», «Retiro», gastos y «Se lo llevan»

Cómo se mete y se saca efectivo del cajón desde «Caja» —entrada, retiro con su destino, quién lo autoriza y su PIN, también sin el permiso «Entradas y retiros»— y cómo se recibe en el cajón lo que otra caja entregó.

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Qué hace

Desde «Caja» (Ctrl+Shift+C; en Mac, Cmd+Shift+C) metes y sacas efectivo del cajón sin hacer una venta. La hoja se titula «Caja», con el renglón «Movimientos del período», y ofrece tres tipos:

Un solo permiso: «Entradas y retiros». Con él metes y sacas efectivo tú, firmando con tu PIN la entrada y el retiro (en una caja con cajeros con turno y PIN), y con tu PIN autorizas las entradas y los retiros de quien no lo tiene. Sin él, en una caja con cajeros con turno y PIN, «Entrada» y «Retiro» no desaparecen: los autoriza con su PIN quien tiene «Entradas y retiros» en ese local, o la persona dueña. En la entrada sale «¿Quién lo autoriza?» con el aviso «Lo autoriza con su PIN quien tiene el permiso, o quien es dueño.»; en el retiro, el mismo aviso bajo «Supervisa». Antes había además un permiso «Autoriza retiros»; se fundió en «Entradas y retiros», y quien lo tenía lo conservó.

Entradas y retiros son siempre efectivo: la hoja dice «Forma: Efectivo». Al guardar, el movimiento queda firmado en esta caja y sale en «Registrados en esta caja», de 10 en 10, con su estado: «Registrado en el negocio», «Guardado aquí, falta mandarlo», «Requiere revisión», «Quedó sin efecto» o «No se registró».

Una entrada suma al efectivo esperado del cajón y un retiro lo resta, sea cual sea su destino. Así lo cuentan el corte y el conteo del cierre: lee El corte no cuadra.

Del otro lado está «Recibir en el cajón», en la misma hoja, para recibir lo que otra caja entregó con un retiro a «Otro cajón». Cuentas lo que llegó y, si coincide con lo entregado, entra a tu cajón como una entrada, con la nota «Recepción de entrega» y el identificador de esa entrega; la caja dice «Efectivo recibido en el cajón.»

En un teléfono —y en una tableta en vertical cuando ya hay movimientos en «Registrados en esta caja»— la hoja «Caja» va en una sola columna que se desplaza entera: arriba la cabecera con sus accesos, después el movimiento, el importe con su teclado y, al final, los registrados. «Recibir en el cajón» también: primero las entregas y debajo «Efectivo contado» con su teclado. «Guardar movimiento» y «Recibir» siguen abajo, a la vista, y con el teclado del teléfono abierto la hoja sube con él.

Qué pasa con el efectivo según el destino del retiro:

Qué no hace

Cómo se hace

Meter efectivo:

  1. Pulsa «Caja» (en un teléfono, si no cabe en la barra, está en «Más»).
  2. Elige «Entrada».
  3. Escribe el importe con el teclado de la pantalla; se lee en «Importe (obligatorio)».
  4. Escribe el «Motivo (obligatorio)» (hasta 300 caracteres).
  5. Si tienes «Entradas y retiros» y la caja trabaja con cajeros con turno y PIN, con internet el campo dice «Autorizas tú» y la caja te elige a ti. Si no lo tienes, elige en «¿Quién lo autoriza?» a la persona que lo autoriza: quien tiene el permiso en este local, o la dueña.
  6. Pulsa «Guardar movimiento». La caja abre la hoja del PIN con el importe y el motivo: «Autorizas tú» si firmas tú, o «El PIN de …» si firma otra persona, que escribe sus seis dígitos. Sin internet, con «Entradas y retiros» no pide nada y la entrada se guarda sin firma.

Sacar efectivo:

  1. Pulsa «Caja» y elige «Retiro».
  2. Escribe el importe y el «Motivo (obligatorio)».
  3. En «Destino (obligatorio)» elige «Gasto», «Se lo llevan» u «Otro cajón»; abajo se explica qué pide cada uno.
  4. En «Supervisa» elige quién autoriza. Si tienes «Entradas y retiros» —o eres la persona dueña— y ya tienes PIN de caja, la caja te elige a ti y el campo dice «Autorizas tú». Si no lo tienes, la lista sólo trae a quien lo tiene en este local y a la dueña.
  5. Pulsa «Guardar movimiento». La caja abre la hoja del PIN con un resumen de lo que se autoriza (importe, destino y motivo); quien autoriza escribe sus seis dígitos. No hay botón de confirmar.
  6. Espera a que la caja diga que el retiro quedó registrado en el negocio y que ya puedes sacar el efectivo; entonces sácalo. Si en la hoja del PIN sale «No alcanza el efectivo de la caja…», no salió dinero: lee «Qué pasa si…», abajo.

Qué pide cada destino:

Recibir el efectivo que otra caja entregó:

  1. Pulsa «Caja» y luego «Recibir en el cajón» (Alt+E).
  2. Toca la entrega en la lista: cada renglón dice el importe y quién la entregó, con su motivo debajo.
  3. Cuenta el efectivo que llegó y escribe el importe con el teclado, en «Efectivo contado».
  4. Pulsa «Recibir». Si el importe coincide, la caja dice que el efectivo se recibió en el cajón.

Qué pasa si…

…no veo «Entrada» ni «Retiro». Con cajeros con turno y PIN, salen a quien tiene su turno abierto, con el período de la caja abierto: con «Entradas y retiros» los haces tú y, sin él, los autoriza otra persona. Sin cajeros, salen sólo a la persona dueña o a quien tiene «Entradas y retiros» además de «Cobra en la caja» («Corte de caja» no alcanza); sin ese permiso, «Caja» sólo ofrece «Cobro de fiado», y si tampoco tienes el permiso «Libreta de fiado», «Caja» ni sale. Si el permiso cambia mientras tanto, la caja dice «No tienes permiso para mover el efectivo del cajón. Pídeselo a quien supervisa la caja.» Lee Permisos de la caja.

…tengo «Entradas y retiros» y el retiro me pide el PIN de otra persona. En «Supervisa» elige tu nombre: el campo dice «Autorizas tú» y pones tu propio PIN. Si tu nombre no sale en la lista, todavía no tienes PIN de caja, o tu permiso vale en otro local (el que tienes asignado o, si no tienes uno, los que la persona dueña te dejó encendidos; con todos encendidos, valen todos).

…tengo «Entradas y retiros» y la entrada me pide mi PIN. Es lo mismo que el retiro: con cajeros con turno y PIN y con internet, la entrada se firma con tu propio PIN. El campo dice «Autorizas tú» y, debajo, «Tu PIN confirma que estás presente.»; al guardar, escribes tus seis dígitos. Sin internet no pide nada, y si la red se cae justo al pedir la firma, la entrada se guarda sin firma, como cualquier entrada capturada sin internet. Una caja sin actualizar sigue mandando la entrada sin firma y se acepta.

…no tengo «Entradas y retiros» y la caja dice «¿Quién lo autoriza?». Así es: la entrada no desaparece, pero la autoriza con su PIN quien tiene el permiso en este local, o la dueña. Elige a esa persona y, al guardar, que escriba su PIN en «El PIN de …». Si no eliges a nadie, la caja dice «Elige a la persona que autoriza la entrada.» Si no sale nadie, la caja lo dice: «Ahora nadie más puede autorizarlo en esta caja: hace falta alguien con el permiso en este local y con su PIN de caja, o quien es dueño.» Para que lo haga sola, dale «Entradas y retiros» en Equipo.

…«Se lo llevan» u «Otro cajón» salen apagados. No hay ningún destino dado de alta, no hay otro cajón al que pasárselo, no hay internet o la caja no trabaja con cajeros con turno y PIN. Los destinos los da de alta la persona dueña en el panel: lee Entregas de efectivo en el panel.

…en «Supervisa» no sale nadie, o sale con «PIN bloqueado». La lista sólo trae a la dueña y a quien tiene «Entradas y retiros» en este local y ya tiene PIN de caja; quien tiene el PIN bloqueado sale apagado. Sin nadie en la lista, guardar dice «Elige una persona disponible para supervisar el retiro.»

…el PIN falla. El rechazo se lee en la hoja del PIN, junto al teclado: «Ese PIN no es correcto.», «El PIN de quien autoriza está bloqueado por intentos fallidos. Que autorice otra persona o espera unos minutos.» o «La persona elegida todavía no configuró su PIN.» El importe, el motivo y el destino se quedan capturados. Con cinco PIN equivocados, el PIN de quien autoriza se bloquea quince minutos.

…la hoja del PIN dice «No alcanza el efectivo de la caja para retirar $150.00.» y «No salió dinero.» El PIN era correcto, pero el retiro pasa del efectivo que Cuentela espera en este cajón (el mismo «Esperado» del corte). No salió dinero, no se registró nada y no queda nada que revisar en «Operaciones en revisión». La caja no dice cuánto hay porque lo esperado es del corte, y quien cobra a ciegas no lo ve. Cuenta el cajón y captura un retiro por lo que de verdad hay; si el efectivo sí está y el sistema no lo sabe, mira El corte no cuadra. Las cifras del ejemplo son sólo eso: la caja pone el importe de tu retiro.

…la hoja del PIN dice «En la caja sólo hay $30.00 en efectivo.» y «No alcanza para retirar $150.00.» Es el mismo rechazo, pero quien autorizó puede ver el corte: la persona dueña, o quien tiene «Corte del período» o «Supervisa cajas» en ese local. A esa persona la caja sí le dice cuánto efectivo espera en el cajón. Quien autoriza sin ninguno de esos permisos recibe la versión sin cifra.

…no hay internet. Con «Entradas y retiros», una entrada se guarda sin firma y la caja dice «Guardado en esta caja · se manda solo al volver el internet.»; con internet se firma con tu PIN. Sin el permiso no: la firma de otra persona pide internet. «Recibir en el cajón» necesita internet: la lista de entregas se pide al servidor.

…hay una operación detenida en la caja. Arriba sale un aviso rojo: «Hay una operación detenida en esta caja · lo que guardes aquí se queda en la caja y no aparece en el negocio hasta resolverla.» Se resuelve con «Resolver», en el aviso de la venta. Un retiro no se autoriza mientras haya operaciones sin mandar.

…la caja está contando para un arqueo o un cierre. «Caja» no prepara el movimiento y dice «Conteo pendiente: no se puede preparar otra captura financiera.»

…el negocio no confirma el retiro. La caja no dice que ya puedes sacar el efectivo. Si el efectivo dejó de alcanzar entre que autorizaste y se mandó, dice «No salió dinero: al mandarlo, el efectivo de la caja ya no alcanzaba para retirar $150.00.»; si lo rechaza por otra razón, «No salió dinero: el negocio no aceptó este retiro.» En los dos casos la caja te pide dejarlo sin efecto antes de seguir: es una operación detenida, que se resuelve como dice Operación detenida en la caja; después puedes capturarlo otra vez. Si todavía no sabe si el retiro llegó, dice «Todavía no se confirma el retiro: no saques el dinero hasta que la caja diga «Retiro registrado».»

…cerré la hoja a mitad de un retiro. Al abrir «Caja» otra vez, el retiro se retoma con su importe, motivo y destino ya fijados, que no se pueden cambiar, y sale «Estado del retiro protegido» con el aviso «No retires efectivo hasta recibir confirmación del servidor.» Si la autorización quedó de antes de que la caja renovara su turno, sale «Cancelar autorización pendiente» (Alt+N).

…en «Recibir en el cajón» sale «No hay entregas en camino a este cajón.» Ninguna entrega apunta a este cajón. Las que ya no van en camino, si las hay, salen en la lista pero no se pueden elegir.

…cuento un importe distinto del que entregaron. Antes de pulsar «Recibir», la hoja avisa: «No coincide con lo entregado: quedará una diferencia y el efectivo no se declara disponible.» Para registrar una diferencia de recepción el servidor exige un motivo, y esta hoja no tiene un campo para escribirlo.

…uso «Recibir en el cajón» en una caja sin cajeros con turno y PIN. La hoja dice «Sólo una caja con turno abierto puede contar.»

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