Cobrar un abono en la caja y decir a qué caja entró el dinero

Qué hace

Un abono es lo que un cliente te paga de lo que debe en la libreta. Se puede apuntar en la caja o en el panel, y cada lugar tiene sus reglas.

En la caja. La hoja «Caja» tiene un tipo llamado «Cobro de fiado»:

• La lista «Cliente con fiado» trae a las personas con «Le fías» encendido y saldo mayor a cero. Cada una sale como «Nombre · saldo $120.00».
• En «Forma recibida» eliges «Efectivo», «Transferencia», «Tarjeta (terminal)» u «Otro».
• La caja da el abono por bueno hasta que la base lo confirma. Entonces enseña «Cobro de fiado confirmado» con su comprobante: folio local, fecha confirmada, caja, cliente, saldo anterior, lo recibido y saldo resultante. Si la caja tiene impresión, «Imprimir comprobante» lo manda a imprimir.
• Sólo el abono en efectivo suma al efectivo que debe haber en el cajón: en el corte de esa caja sale en «Cobros de fiado en efectivo». Con otra forma, el efectivo no se infla.

En el panel. En la cuenta de la persona, «Me pagó» abre «Apuntar el abono», con las formas «Efectivo», «Tarjeta» y «Transferencia». Si el negocio tiene dos o más locales (aunque alguno esté cerrado) y la forma es «Efectivo», el panel pregunta además «¿A qué caja entró el dinero?», con tres tipos de respuesta:

• «A ningún cajón» es lo que viene elegido. El abono baja la deuda, pero ese efectivo no se anota en ninguna caja ni local.
• Una opción que empieza con «Caja de» aparece por cada caja abierta que puedas ver, con su local y quien la lleva. El efectivo entra a esa gaveta y sale en su corte, en el renglón «Abonos del panel en efectivo».
• Una opción que termina en «sin caja abierta» aparece por cada local que opera, y dice de qué local es el dinero cuando no hay caja abierta: queda como efectivo por encajonar de ese local, y no se pierde.

La deuda del cliente es una sola en todo el negocio: elegir una caja no la reparte entre locales.

Qué no hace

• No se inicia un cobro de fiado sin internet. Si se pierde la respuesta después de guardar con conexión, el abono firmado permanece en esta caja sin confirmar: al volver se manda ese mismo movimiento, no se captura otro pago.
• No cobra más de lo que la persona debe. El panel lo marca y apaga «Apuntar el abono»; la caja lo niega en la hoja antes de guardar nada; y la base también lo rechaza, venga del panel o de la caja.
• La lista de la caja no trae a quien no tiene «Le fías» encendido, ni a quien no debe nada, ni a «Público general». Si apagaste «Le fías» a alguien que todavía debe, en la caja no sale; su abono se apunta en el panel mientras deba algo.
• No admite «Fiado» como forma recibida ni reparte un abono entre varias formas: un cobro, una forma.
• El panel no tiene «Tarjeta (terminal)» ni «Otro»: sólo «Efectivo», «Tarjeta» y «Transferencia».
• El panel no pregunta «¿A qué caja entró el dinero?» con un solo local ni con «Tarjeta» o «Transferencia»: sólo el efectivo entra a una gaveta, y sólo a una caja abierta.
• El comprobante no lleva teléfono, correo ni otros datos de contacto.

Cómo se hace

En la caja:

1. En la pantalla de venta, pulsa «Caja» (en un teléfono, si no cabe en la barra, está en «Más»).
2. En «Tipo», elige «Cobro de fiado». Si sólo puedes cobrar fiado, ya viene elegido.
3. En «Cliente con fiado», elige a la persona.
4. En «Forma recibida», elige cómo te pagó.
5. Teclea el importe en el teclado numérico de la derecha («Importe (obligatorio)»); en un teléfono o una tableta en vertical va debajo de los campos. Los dígitos entran de derecha a izquierda: 5, 0, 0, 0, 0 es $500.00. Si quieres, escribe una «Nota».
6. Pulsa «Guardar movimiento».
7. Cuando salga «Cobro de fiado confirmado», revisa el comprobante y, si hay impresión, pulsa «Imprimir comprobante». «Cerrar» regresa a la hoja.

En el panel:

1. Abre «Cobros y cortes» (sin Mostrador, «Cobros») y entra a «La libreta».
2. En la persona, pulsa «Ver la cuenta» y luego «Me pagó».
3. En «¿Cuánto te dio?» queda escrito todo lo que debe: cámbialo si te dio menos.
4. En «¿Con qué te pagó?», elige «Efectivo», «Tarjeta» o «Transferencia».
5. Si aparece «¿A qué caja entró el dinero?», elige una caja, un local o «A ningún cajón».
6. Si quieres, escribe una «Nota (opcional)».
7. Pulsa «Apuntar el abono». El panel avisa que la cuenta ya bajó.

Qué pasa si…

…no veo «Caja» o no veo «Cobro de fiado». «Caja» sólo se ofrece si tu cuenta puede mover efectivo o cobrar fiado, con el período de la caja abierto y, en una caja con turnos, con tu turno vivo. Tampoco sale con la pantalla bloqueada ni mientras esté a la vista el acuse de la venta recién cobrada: pulsa «Nueva venta» primero. El permiso para abonar es «Libreta de fiado», que reparte la dueña en Equipo; ella lo tiene siempre.

…sale «Cobrar un saldo requiere conexión para confirmar la deuda antes de recibir dinero.» La caja no tiene internet en ese momento. No se guardó nada: cuando vuelva, hazlo de nuevo.

…sale «El cobro no fue confirmado. No entregues comprobante; revisa la conexión o la cola de esta caja.» La caja no recibió la confirmación; eso no demuestra que la base no haya registrado el abono. No vuelvas a capturarlo: primero revisa la cuenta del cliente en el panel, como se explica abajo. En «Registrados en esta caja» el renglón dice «Guardado aquí, falta mandarlo» mientras espera, o «Requiere revisión» si la base lo apartó. Mientras espera, la lista ya le descuenta ese importe a la persona; si queda en revisión o se resuelve sin efecto, se lo devuelve. No entregues comprobante hasta que salga «Cobro de fiado confirmado». Dos rechazos que sostiene el código: que quien cobró no tuviera «Libreta de fiado» guardado como encendido (la base no registra el abono y lo deja esperando la decisión de la dueña) y que el importe pasara de lo que la persona debía en ese momento («El cobro excede el saldo pendiente de la libreta»), por ejemplo si otra caja o el panel le cobraron casi al mismo tiempo.

…mi cliente abonó una parte y se cortó la señal al guardarlo. No le cobres ni apuntes el mismo abono otra vez. En el panel abre «Cobros y cortes» (o «Cobros»), busca al cliente y pulsa «Ver la cuenta». Compara el renglón «Abonó» de «Movimientos», su importe y momento, con «Te debe»: si ya aparece el abono, la deuda ya bajó aunque la caja perdiera la respuesta. Por ejemplo, de $200 con un abono de $60 quedan $140. «Me pagó» sirve para un pago nuevo, no para repetir éste. Cuando vuelva la conexión, escribe tu PIN en la misma caja y deja que mande lo guardado; ese reintento reconoce el mismo abono y no vuelve a descontarlo. Si el renglón no aparece, conserva la caja y revisa su movimiento pendiente o su revisión antes de registrar otro pago.

…no te sale «Cobro de fiado» aunque cobras en la caja. La caja lo ofrece a la dueña y a quien tiene «Libreta de fiado» encendido, con la misma regla que la base. Pídele a la dueña que te lo encienda en Equipo y vuelve a entrar con tu PIN. Más en fiar desde la caja.

…aparece «Hay una operación detenida en esta caja». El aviso completo dice que lo que guardes ahí se queda en la caja y no aparece en el negocio hasta resolverla, y que para resolverla cierres la ventana y pulses «Resolver» en el aviso de la venta.

…mi cliente no sale en «Cliente con fiado». La lista sólo trae a quien tiene «Le fías» encendido y debe algo, y sólo de los clientes que la caja descargó: la lista y los saldos son los de la última descarga de datos del negocio, y esa descarga trae hasta 500 clientes por orden de nombre. A quien no aparezca en la caja se le apunta el abono en el panel.

…escribo más de lo que debe. En el panel sale «No puedes abonar más de lo que debe» con la cifra y «Apuntar el abono» queda apagado. En la caja, al pulsar «Guardar movimiento», la hoja no guarda nada y marca el importe con «… debe $… · el cobro no puede pasar de eso. Escribe $… o menos.»: no se firma, no se manda y no queda en revisión. La hoja sigue abierta con el saldo vuelto a leer: corrige el importe y guarda otra vez. La cifra es lo que el negocio dice que debe en ese momento, menos lo que esta caja ya cobró y todavía no llega; si el negocio no contesta a tiempo, la de la última descarga. Si ya no le queda nada por cobrar, dice «… ya no debe nada en esta caja · no hay saldo que cobrarle.».

…en el panel escribo un abono con más de dos decimales, por ejemplo 100.005. «Apuntar el abono» se queda apagado y dice «Hasta dos decimales: lo más fino son los centavos (0.01).». Déjalo en centavos, por ejemplo 100.00 o 100.01, y se enciende: el panel no redondea solo. En la caja no pasa, porque el importe entra por centavos.

…no aparece «¿A qué caja entró el dinero?». Pasa cuando el negocio tiene un solo local o cuando la forma elegida no es «Efectivo».

…no hay ninguna caja abierta. El panel lo dice («Ahora mismo no hay ninguna caja abierta») y te deja elegir el local: el dinero queda como efectivo por encajonar de ese local. Si el panel no puede traer la lista de cajas, igual deja abonar.

…elijo una caja y, al apuntar, ya se cerró. La base lo rechaza con «Esa caja ya está cerrada: el dinero no puede entrar a una gaveta que no está abierta». Elige otra, o un local, o «A ningún cajón».

…el negocio tiene encendida la facturación electrónica y puedo consultar facturas. Antes de apuntar, el panel pide la «Relación fiscal del pago» (lee facturas PPD y complementos de pago). El abono se registra con su relación fiscal y con la caja o el local que hayas elegido. La caja no la pide: si te pagan en la tienda, en la compu donde cobras, «Cobro de fiado» sólo pide «Cliente con fiado», «Forma recibida», el importe y la «Nota», y el abono queda sin complemento de pago. Si ese dinero es de una factura a crédito (PPD), en el panel abre su cuenta con «Ver la cuenta», pulsa «Complemento de pago» en el renglón «Abonó» de ese pago, en «Relaciona este pago con sus facturas PPD» escribe cuánto va a la factura y pulsa «Guardar relación fiscal», y luego «Preparar complemento» y «Timbrar». No lo vuelvas a apuntar con «Me pagó»: la deuda bajaría dos veces.

…venció el plan. El abono del panel no pregunta por el plan: la libreta de fiado es gratis y no se apaga. La caja sí lo nota, porque lo que es de pago es Mostrador, que es donde vive la caja. Con el plan vencido, el turno que estaba abierto sigue sólo para terminar lo servido: la caja dice «El plan venció: sólo se termina lo servido» y «Cobro de fiado» deja de estar disponible, junto con meter o sacar dinero; vuelve al renovar el plan, en el panel, en Suscripción. Mientras tanto, apunta el abono en el panel con «Me pagó».

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