Libreta de fiado en la app: apuntar un abono, corregir la cuenta y recordar el cobro

Qué hace

La pestaña «Cobros» de la app es tu libreta de fiado. Se abre con «Libreta de fiado» o con «Cobranza» (ni «Corte de caja» ni «Corte del período» la abren; con «Corte del período», los cortes de las cajas salen en «Más» › «Cortes Mostrador»), pero la libreta en sí sólo se ve con «Libreta de fiado».

La lista

• Arriba dice «Te deben» con el total y «N personas con cuenta abierta». Una barra reparte lo que deben por antigüedad, y salen las que tienen cuentas: «0 a 30 días», «31 a 60 días», «61 a 90 días», «Más de 90 días» y «Sin fecha», cada una con su importe y una frase corta. Con «Todas», las cuentas en cero salen como «N al corriente». El total suma lo que ya está cargado en la lista, como dice debajo: «Es lo que llevas cargado en esta lista.»
• La lista trae las cuentas de 30 en 30 y sigue cargando cuando bajas. Arriba de la lista está el buscador «Busca por nombre o teléfono» y los cortes del panel: por omisión «Los que deben»; «Saldadas» enseña a quien ya no debe y «Todas» a todos tus clientes. Si un corte o una búsqueda no encuentra a nadie, dice «No hay cuentas con estos filtros» con «Quitar filtros». Si nadie te debe, en lugar de la lista dice «Nadie te debe nada» con el botón «Ver todos mis clientes», que enseña también a quien está al corriente.
• Cada renglón dice el nombre, lo que debe —o «a su favor» si el saldo es del cliente, o «Al corriente»—, una píldora con los días de la deuda y «N movimientos», con «desde» cuándo si se sabe.
• Con «Clientes» o «Libreta de fiado» sale el botón «Invitar».
• La lista se guarda en el teléfono, hasta 50 cuentas. Al abrir, primero se pinta lo guardado y luego se pide al servidor.

La cuenta de un cliente

Al tocar un renglón se abre su cuenta:

• Arriba dice «Te debe» y lo que debe; «Le debes» y lo que está a su favor; o «Su cuenta» y «Al corriente». Debajo salen su teléfono (o «Sin teléfono · lo diste de alta en el mostrador» si lo diste de alta sólo con su nombre), la antigüedad de la deuda, «Le quedan» con lo que se le puede fiar todavía si se le fía y tiene tope (su tope menos lo que debe y menos lo que las cajas tienen apartado para vender sin internet: la misma cifra del panel), «Apartado por cajas» cuando alguna caja tiene apartado algo de su crédito, «Sin fiado» si no se le fía, y su último movimiento.
• Con «Libreta de fiado» salen tres botones: «Me pagó», «Corregir» y «Recordar». Con «Clientes» sale también «Ver su ficha». «Estado de cuenta» abre el estado de cuenta del cliente.
• «Los movimientos» enseña la libreta, del más nuevo al más viejo, con «Ver más atrás». Cada renglón se llama «Se apuntó», «Abonó», «Ajuste a favor del negocio» o «Ajuste a favor del cliente», con su importe, su fecha y su nota; un abono que nació de una nota de crédito se llama «Nota de crédito» con su serie y folio.

«Me pagó»

Apunta un abono, que baja lo que debe el cliente. El diálogo «¿Cuánto te dio?» pide «Cuánto», «¿Con qué te pagó?» —«Efectivo», que ya viene elegido, «Tarjeta» o «Transferencia»—, con varios locales y pago en efectivo ofrece «¿A qué caja entró el dinero?» (con las cajas abiertas o «Fuera de caja (no sumarlo al cajón)»), y una «Nota (opcional)» de hasta 500 letras. Al apuntarlo, la app dice «Le abonaste $… La cuenta ya bajó.» El botón se apaga cuando la cuenta no debe nada.

«Corregir»

Asienta un ajuste en la libreta. El diálogo «Corregir la cuenta» pide si «Le bajo» o «Le subo» la deuda —abre con «Le bajo» marcado—, «De cuánto» y «Por qué», que es obligatorio. «Le subo» sube lo que te debe (por ejemplo, para pasar lo que ya te debía de antes de Cuentela, o un abono que apuntaste de más) y «Le bajo» lo baja (si le cobraste de más o te dejó dinero a cuenta). Antes de tocar «Corregir», bajo «De cuánto» la app dice «Le subes $…» o «Le bajas $…». Un ajuste no es una venta ni un pago: no crea pedido, no mueve inventario y no entra a ninguna caja. La app dice «Le bajaste $… a la cuenta.» o «Le subiste $… a la cuenta.», y el ajuste queda apuntado como un renglón más, con tu nota.

«Recordar»

Se apaga cuando la cuenta no debe nada. Al tocarlo, la app pide al servidor lo que se va a decir y abre la hoja «Recordarle a …», con el teléfono, lo que debe hoy y el mensaje ya escrito, que puedes cambiar. El mensaje saluda al cliente por su nombre, dice que le escribe tu negocio y cuánto es su saldo, y trae el enlace de su cuenta; si el servidor dice que el negocio puede cobrar en línea y el saldo es de $10 o más, agrega «y pagarla en línea». La hoja ofrece:

• «Abrir WhatsApp»: pide abrir WhatsApp en este teléfono con el mensaje listo y lo mandas tú desde ahí. Cuentela sólo anota que se abrió el borrador y nunca dice que se envió. Si la cuenta no tiene teléfono, en WhatsApp eliges a quién mandarlo.
• «Copiar enlace», «Compartir» y «Copiar mensaje».
• «Avisar en su app»: manda un aviso a la app del cliente. Queda «Por salir» y a los 3 segundos la app vuelve a preguntar y pone el estado que haya: «Enviado a su app» o «No le llegó: no tiene la app» (si todavía no salió, sigue «Por salir»). No se repite antes de 12 horas para la misma cuenta.

La hoja también dice cuándo fue el último recordatorio, por dónde y cómo quedó. El enlace que trae es siempre el vigente de esa cuenta: no vence y enseña lo que debe al abrirlo. En la app no hay «Cambiar enlace»; eso está en el panel.

Autorizar el fiado y poner el tope (sólo la persona dueña)

En la cuenta del cliente, la persona dueña ve «¿Le fías?» con un interruptor: «Sí, le apuntas» o «No, paga de contado». Con el fiado encendido sale el tope, «Sin tope» o hasta cuánto le fías, y al tocarlo se abre «¿Hasta cuánto le fías?». Lo mismo está en la ficha del cliente, en «Más», «Clientes». Quien no es dueña no ve «¿Le fías?» en la cuenta y, en la ficha del cliente, sólo lee «Autorizar fiado es cosa del dueño del negocio.» con lo que hay hoy: «Le fías sin tope», cuánto le fías o «No le fías».

Qué no hace

• No apunta un abono ni un ajuste sin señal. Van directo al servidor, sin la lista de espera de la app: sin señal no queda nada apuntado y el diálogo se queda abierto con lo que escribiste. La app tampoco los reintenta sola.
• No deja abonar más de lo que el cliente debe. La app dice «Como mucho $…, que es lo que debe.» y el servidor lo rechaza también.
• Con un solo local no pregunta a qué caja entró el efectivo de un abono; con varios locales sí ofrece elegir la caja abierta o «Fuera de caja (no sumarlo al cajón)».
• No borra, cancela ni cambia movimientos. Un abono ya apuntado no tiene «Borrar», «Cancelar» ni «Deshacer», ni en la app ni en el panel: una equivocación se corrige con «Corregir», que agrega otro renglón y deja el original a la vista.
• No le pone fecha atrás a un ajuste. Lo que pasas de tu cuaderno con «Corregir» cuenta desde el día en que lo apuntas: su antigüedad empieza en «0 a 30 días». Si quieres guardar la fecha de tu cuaderno, escríbela en «Por qué».
• No deja que «Le subo» pase el tope del cliente. Si la cuenta tiene tope y el ajuste lo rebasaría, el servidor lo rechaza con «El fiado no alcanza: debe $… y su límite es $…».
• No manda «Recordar» solo. Con «Abrir WhatsApp» lo mandas tú, y «Avisar en su app» sólo marca «Enviado a su app» cuando el proveedor de avisos lo aceptó en algún aparato de esa persona: no confirma que lo haya visto.
• No libera el crédito que una caja apartó para fiar sin internet. La app no tiene «Soltar»; eso se hace en el panel.
• No hace el complemento de pago de una factura a crédito (PPD). «Me pagó» no pregunta a qué factura va el abono: la «Relación fiscal del pago» y el complemento están en el panel.
• No autoriza el fiado a quien no es dueña. Ni encender el fiado ni cambiar el tope: el servidor dice «Sólo el propietario del negocio puede realizar esta operación».

Cómo se hace

Ver quién te debe:

1. Abre «Cobros».
2. Mira «Te deben» y el reparto por antigüedad. Con «Los que deben» ves a quien debe; con «Saldadas», a quien ya pagó todo; con «Todas», a todos tus clientes. Para encontrar a alguien, escribe su nombre o su teléfono en «Busca por nombre o teléfono». Si dice «Nadie te debe nada», toca «Ver todos mis clientes» para ver también a quien está al corriente.
3. Toca un renglón para abrir su cuenta.

Apuntar un abono:

1. En la cuenta del cliente, toca «Me pagó».
2. En «¿Cuánto te dio?», escribe «Cuánto».
3. Elige «Efectivo», «Tarjeta» o «Transferencia» en «¿Con qué te pagó?».
4. Si quieres, escribe una «Nota (opcional)».
5. Toca «Apuntar el abono». Si le facturaste a crédito (PPD), su complemento de pago no se hace en la app: después, en el panel, lo haces desde la libreta de ese cliente, sin apuntar el abono otra vez. Lee facturas PPD y complementos de pago.

Corregir la cuenta:

1. En la cuenta del cliente, toca «Corregir».
2. En «Corregir la cuenta», elige «Le subo» para subirle lo que te debe (lo que te debía de antes de Cuentela, un abono que apuntaste de más) o «Le bajo» para bajárselo. Abre con «Le bajo» marcado.
3. Escribe «De cuánto» y «Por qué». Bajo «De cuánto» dice «Le subes $…» o «Le bajas $…»: comprueba que es lo que quieres.
4. Toca «Corregir» y mira arriba de la cuenta: «Te debe» es lo que te debe; «Le debes», lo que quedó a su favor.

Recordarle el cobro:

1. En la cuenta del cliente, toca «Recordar».
2. Revisa el mensaje y cámbialo si quieres.
3. Toca «Abrir WhatsApp» y mándalo desde ahí, o toca «Avisar en su app». Para pegar sólo el enlace de su cuenta donde quieras, toca «Copiar enlace».

Autorizar el fiado y poner el tope (la persona dueña):

1. En la cuenta del cliente, enciende el interruptor de «¿Le fías?». Dice «Sí, le apuntas» y la app avisa «Ya le puedes fiar».
2. Toca la línea del tope, que dice «Sin tope» o hasta cuánto le fías.
3. En «¿Hasta cuánto le fías?», escribe el «Tope», o déjalo vacío para no ponerle tope, y toca «Guardar». La app avisa hasta cuánto le fías o «Le fías sin tope».
4. Para dejar de fiarle, apaga el interruptor: dice «No, paga de contado» y la app avisa «Se le quitó el fiado».

Qué pasa si…

…tu cliente ya te debía desde antes de Cuentela (lo tienes en tu cuaderno o en tu libreta de papel) y quieres pasarlo sin hacerle una compra que nunca hizo. Se pasa con «Corregir» y «Le subo», no con un pedido ni con «Me pagó»: un pedido o una venta en la caja inventaría una compra que no hizo y, si llevas inventario, le resta mercancía, y «Me pagó» apunta dinero que te dieron y le baja lo que debe. En «Cobros» busca su cuenta: si está al corriente no sale en «Los que deben»; búscalo en «Busca por nombre o teléfono» con «Todas», o toca «Ver todos mis clientes» si dice «Nadie te debe nada». Si todavía no es tu cliente en Cuentela, primero dalo de alta (cómo se da de alta un cliente). En su cuenta toca «Corregir». El diálogo abre con «Le bajo» marcado: toca «Le subo». En «De cuánto» escribe lo que te debía (por ejemplo, 80; debajo debe decir «Le subes $80.00»), en «Por qué» de dónde sale (por ejemplo, «Lo que me debía en mi cuaderno, antes de Cuentela», con la fecha si la tienes) y toca «Corregir». La app dice «Le subiste $80.00 a la cuenta.», arriba queda «Te debe $80.00» y en «Los movimientos», un solo renglón: «Ajuste a favor del negocio +$80.00» con tu nota. El aviso de la cuenta en cero, «…si te dejó dinero a cuenta, apúntalo con «Corregir».», es para lo contrario: dinero que te dejó adelantado, que va con «Le bajo». Si tiene tope, mira antes «Le quedan»: si lo que te debía no cabe, se rechaza con «El fiado no alcanza: debe $… y su límite es $…» y no se apunta nada; la persona dueña le sube el tope en «¿Le fías?» y lo vuelves a apuntar. No se crea pedido ni venta, no se mueve el inventario y no entra a ninguna caja ni al efectivo: en el corte del panel sale aparte, en «Ajustes de la libreta». Su antigüedad empieza hoy, en «0 a 30 días». Tu cliente ve en «Mi cuenta» de su app «Le debes $80.00», sin ninguna compra en «Ver mis pedidos», y, si tiene los avisos, «Movimiento en tu cuenta»; en el enlace de su cuenta sale como «Ajuste», sin tu nota. En el panel es igual: en «La libreta», «Todas», «Ver la cuenta», «Corregir», «Le subo» en «¿Qué le hago a la cuenta?» (dice «Se le suma a lo que debe.»), «¿De cuánto?», «¿Por qué?» y «Asentar el ajuste».

…elegiste «Le bajo» en vez de «Le subo» y ahora arriba dice «Le debes $… a su favor» («Aquí es al revés…»). El ajuste le bajó la deuda en vez de subirla: si estaba en cero y le bajaste los $80 que te debía, ahora tú le debes $80 (en el panel, «Saldo» −$80.00). No se borra: toca otra vez «Corregir», «Le subo», y en «De cuánto» escribe lo que dice «a su favor» más lo que de verdad te debe: $80 + $80 = $160. Con «Le subo» de $80 sólo vuelve a cero. En «Por qué» di qué pasó (por ejemplo, «Corrige el ajuste al revés: me debía $80 de antes»). Queda «Te debe $80.00» y en «Los movimientos» los dos renglones, «Ajuste a favor del cliente −$80.00» y «Ajuste a favor del negocio +$160.00», que son el rastro.

…apuntaste un abono con la cantidad equivocada (por ejemplo, $500 en vez de $50). No se borra: se corrige, y el abono queda como rastro. En su cuenta toca «Corregir». Si apuntaste de más, toca «Le subo» (el diálogo abre con «Le bajo» marcado), escribe la diferencia en «De cuánto» ($500 − $50 = $450), di en «Por qué» qué pasó (por ejemplo, «me dio $50 y anoté $500») y toca «Corregir». La app dice «Le subiste $450.00 a la cuenta.» y «Te debe» vuelve a lo correcto: si debía $656, con el error quedó en $156 y con la corrección queda en $606. Si apuntaste de menos, apunta lo que faltó con otro «Me pagó». En «Los movimientos» quedan los dos: «Abonó −$500.00» y, encima, «Ajuste a favor del negocio +$450.00» con tu nota; en el panel salen como «Abonó» y «Ajuste», y en «Estado de cuenta», con el saldo corrido de cada uno. Tu cliente, si tiene la app de Cuentela con avisos, recibió «Abono registrado» por $500 y luego «Movimiento en tu cuenta» por $450, con su saldo de $606; en el enlace de su cuenta ve «Abono» y «Ajuste», sin tus notas. En el corte del panel («Reporte de cobranza», «Ver el corte») el abono sigue sumando lo que se apuntó —$500 en «Abonado a la libreta» y en «Efectivo»— y tu corrección sale aparte en «Ajustes de la libreta», $450: lo que de verdad entró es la resta, $50. Esa línea de «Efectivo» no cambia, porque un ajuste no tiene forma de pago. El abono de la app no entró a la caja de ningún turno, así que no mueve lo esperado en un corte de Mostrador. Quien tiene «Libreta de fiado» lo corrige igual, sin la dueña.

…le facturaste a crédito (PPD) y el abono lo apuntas en la app. Apúntalo aquí con «Me pagó» como siempre: la deuda baja, pero la app no hace su complemento de pago. Después, en el panel, en Cobros y cortes, pestaña «La libreta», abre su cuenta con «Ver la cuenta», pulsa «Complemento de pago» en el renglón «Abonó» y sigue «Relaciona este pago con sus facturas PPD», «Guardar relación fiscal», «Preparar complemento» y «Timbrar». No lo apuntes otra vez en el panel: la deuda bajaría dos veces. Lee facturas PPD y complementos de pago.

…en «Cobros» no tienes «Libreta de fiado». Si tienes «Cobranza», la pestaña sale pero, en lugar de la libreta, dice «No tienes permiso de fiado en este negocio» y «Pídele a quien lleva el negocio el permiso de «Libreta de fiado» desde Equipo.» Además ofrece «Ver el corte de caja». Si abres directo la cuenta de un cliente, sale «No pudimos abrir esta cuenta» con el motivo y «Reintentar».

…no hay señal al abrir «Cobros». Sigues viendo lo de la última vez, con un aviso arriba que empieza «Esto es lo de la última vez.» y el botón «Reintentar». La cuenta de un cliente sale con el saldo que se guardó en la lista, pero sus movimientos no están guardados: si no los habías abierto en esa sesión, en lugar de los movimientos sale «Esta libreta está en blanco».

…no hay señal al apuntar un abono. El diálogo no se cierra y dice «Sin conexión. Lo intentamos de nuevo en un momento.», pero el abono no se vuelve a mandar solo: tienes que tocar «Apuntar el abono» otra vez. Si dice «El servidor tardó demasiado en responder.», la app no sabe si el abono entró: mira en «Los movimientos» si ya aparece antes de apuntarlo de nuevo, porque la app no manda ninguna llave para evitar repetidos.

…lo que escribes no sirve. En un abono: «Escribe cuánto te dio, en pesos.» si falta, «Un abono de cero no baja nada. Escribe lo que te dio.» si es cero, y «Como mucho $…, que es lo que debe.» si es de más. En «Corregir»: «Escribe de cuánto es la corrección.» o «Di por qué la corriges.» En el tope, un cero no se acepta: «Para no fiarle nada, apaga el interruptor; deja vacío para no ponerle tope.»

…la cuenta debe cero o está a favor del cliente. «Me pagó» y «Recordar» se apagan, y la app lo explica debajo de los botones: se prenden cuando hay algo que cobrar. Con saldo a favor, además dice cuánto le debes tú al cliente. «Corregir» sigue disponible.

…«Recordar» dice «Ya se le avisó; se puede volver a avisar…». El aviso a la app del cliente no se repite antes de 12 horas para la misma cuenta; «Avisar en su app» se apaga y dice a qué hora se puede. Si dice «No tiene la app de Cuentela: el aviso no le llegaría.», también queda apagado. En los dos casos puedes usar «Abrir WhatsApp», que no tiene esa espera. Si WhatsApp no abre, la app copia el mensaje y dice «No se abrió WhatsApp. El mensaje quedó copiado.»

…tu cliente dice que el enlace de su cuenta no le abre. Pregúntale qué le sale. Si es «Este enlace no está disponible.», no es su celular: ese enlace ya no sirve, porque alguien lo cambió en el panel con «Cambiar enlace», se copió incompleto o tu negocio ya no está activo. En su cuenta toca «Recordar»: la hoja trae el enlace vigente; mándalo con «Abrir WhatsApp» o con «Copiar enlace». Si le sale «No pudimos conectarnos», es su señal o sus datos: el enlace sirve y basta con que toque «Volver a intentar» con señal. No hace falta cambiar el enlace cuando le fías más: el mismo trae lo que debe hoy.

…se vence tu plan. La lista, la cuenta, «Me pagó», «Corregir» y «Recordar» no piden suscripción: ni la app ni el servidor la revisan en esos pasos.

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