El estado de cuenta de un cliente: periodo, saldo corrido, PDF y Excel

Qué hace

El estado de cuenta contesta una pregunta: ¿cómo llegó este cliente a este saldo? Es lo que abres cuando un cliente reclama una cifra. Muestra su cuenta movimiento por movimiento, con el saldo que quedó después de cada uno (el saldo corrido), y se puede llevar en PDF o en Excel.

Verlo en pantalla es gratis. Llevártelo en PDF o Excel tiene condiciones aparte: están en «Qué no hace» y en «Qué pasa si…».

• Arriba, «Cómo está la cuenta»: «Te debe» (lo que debe hoy), «A favor» (lo que tú le debes a él, si su saldo es negativo) y «Pendiente ante el SAT» (lo que falta por declarar en complementos de pago de las facturas PPD ya timbradas de ese cliente; sin esas facturas es cero). Estas tres cifras son de toda su libreta, sin importar el periodo que elijas.
• «Qué periodo quieres ver»: «Este mes» (del día 1 a hoy), «Mes pasado» o «Rango», con «Desde» y «Hasta». Las dos fechas cuentan completas, en la hora de México.
• «Movimiento por movimiento»: una tabla con Fecha, Qué pasó, Referencia, Monto y Saldo, del más viejo al más nuevo. «Qué pasó» puede ser «Se apuntó», «Abonó», «Nota de crédito», «Ajuste» o «Reembolso», con la nota del movimiento debajo. «Referencia» dice el folio fiscal, por ejemplo «A-000123» y su UUID, o «Pedido …» con el folio del pedido, por ejemplo «Pedido 108722».
• El saldo corrido arranca con lo anterior al periodo: la primera fila de «Este mes» no empieza en cero, empieza en lo que debía antes. El servidor lo calcula y la pantalla no lo recalcula.
• «Llévatelo impreso»: «Exportar PDF» o «Exportar Excel» arma el periodo que tienes puesto. El Excel trae las hojas «Movimientos» y «Resumen». El PDF y el Excel dicen que no son un comprobante fiscal.
• En la app del negocio está en la cuenta de cada cliente, en la tarjeta «Estado de cuenta». Se arma en el servidor y no se guarda en el teléfono.

Qué no hace

• No lo ve cualquiera del equipo. El servidor se lo da a la dueña o al dueño y a quien tiene el permiso «Atiende pedidos» o «Libreta de fiado». Sin ellos, la pantalla dice que es del dueño, de quien mueve Pedidos o de quien lleva la libreta. Pero en el panel y en la app se llega desde la cuenta del cliente en «La libreta», y esa lista pide «Libreta de fiado»: quien sólo tiene «Atiende pedidos» no tiene por dónde llegar.
• Llevarlo en PDF o Excel no es gratis. Para pedir el archivo, tu negocio tiene que estar en el plan de pago y tener encendida «Facturación electrónica» en «Mis Herramientas». Y si eres del equipo, también necesitas el permiso «Facturación», que no viene concedido.
• Un reembolso se muestra, pero no mueve el saldo corrido: su renglón repite el saldo anterior, porque el reembolso es dinero que volvió al cliente y la libreta no lo registra.
• En el panel, elegir «Este mes», «Mes pasado», «Rango» o cambiar una fecha no consulta solo: hay que pulsar «Buscar».
• El archivo abarca como mucho doce meses, y sólo se arma uno a la vez en todo el negocio.
• Esta pantalla no guarda una lista de archivos anteriores. El archivo listo se guarda 72 horas.
• No es un comprobante fiscal: el PDF y el Excel lo dicen.
• En la app no se guarda una copia en el teléfono: sin señal dice que el estado de cuenta se arma en el servidor y que lo intentes con señal.

Cómo se hace

En el panel:

1. En «Cobros y cortes» (o «Cobros»), en «La libreta», pulsa «Ver la cuenta» del cliente.
2. Pulsa «Estado de cuenta». Se abre con «Este mes» puesto.
3. Mira «Cómo está la cuenta» («Te debe», «A favor» y «Pendiente ante el SAT») y la tabla de «Movimiento por movimiento». Si hay más renglones, pulsa «Ver más».
4. Para otro periodo, en «Qué periodo quieres ver» elige «Mes pasado» o «Rango», pon «Desde» y «Hasta» y pulsa «Buscar».
5. Para llevártelo, en «Llévatelo impreso» pulsa «Exportar PDF» o «Exportar Excel». Quédate en la pantalla: cuando el archivo esté listo, lo dice, lo abre en otra pestaña y deja el botón «Descargar» por si el navegador bloquea la pestaña.

En la app del negocio:

1. Abre la pestaña «Cobros» y entra a la cuenta del cliente.
2. Pulsa la tarjeta «Estado de cuenta».
3. Elige «Este mes», «Mes pasado» u «Otro rango»; al elegir, se vuelve a consultar solo.
4. Con «Exportar PDF» o «Exportar Excel» pides el archivo, y cuando está listo sale «Descargar», que lo abre en el navegador del teléfono.

Qué pasa si…

…pasaste lo que tu cliente te debía de antes de Cuentela (de tu cuaderno) y quieres ver cómo quedó o enseñárselo. En «Movimiento por movimiento» sale un solo renglón «Ajuste», con tu nota debajo (por ejemplo, «Lo que me debía en mi cuaderno, antes de Cuentela»), sin nada en «Referencia», con $80.00 en «Monto» (en la app, +$80.00) y $80.00 en «Saldo», la misma cifra de «Te debe». No sale como «Se apuntó» ni con un pedido, porque no hubo compra; su fecha es la del día en que lo apuntaste, no la de tu cuaderno. Si primero elegiste «Le bajo» por error, verás los dos ajustes en orden, −$80.00 (saldo −$80.00) y $160.00 (saldo $80.00): ése es el rastro. Se pasa con «Corregir» y «Le subo» en su cuenta: lee la libreta en la app.

…corregiste un abono que apuntaste con otra cantidad y quieres ver que la cuenta quedó bien. En «Movimiento por movimiento» salen los dos renglones, en el orden en que pasaron: «Abonó» con lo que apuntaste (por ejemplo, −$500.00) y el saldo que dejó, y después «Ajuste» con tu corrección (+$450.00), tu nota debajo y en «Saldo» la cifra ya correcta, la misma de «Te debe». Nada se borra: esos dos renglones son el rastro de lo que pasó, y es lo que le enseñas a tu cliente si te reclama. En el enlace de su cuenta él ve «Abono» y «Ajuste», sin tus notas. La corrección se hace con «Corregir» en su cuenta: lee la libreta en la app.

…tu cliente te devolvió algo que te debía (se lo llevó fiado). Al aceptar la devolución, en su estado de cuenta sale un renglón «Abonó» con «Devolución del pedido #…» debajo y el pedido en «Referencia», y el saldo corrido baja en ese importe: de un pedido fiado de $110.00 con $60.00 devueltos, el saldo pasa de $110.00 a $50.00 y «Te debe» dice $50.00. No es un «Reembolso»: el reembolso es dinero que le regresaste de un pedido que ya te había pagado, y no mueve el saldo. Lo fiado no se le paga en dinero: se le descuenta de lo que te debe. Lee devoluciones desde la app del negocio.

…tu cliente te dice lo que le sale en el enlace de su cuenta y quieres ver que es lo mismo que tienes apuntado. «Le debes a …» de su página es lo mismo que «Te debe» de arriba: las dos son lo que debe hoy, de toda su libreta. Su página enseña sólo los últimos 10 movimientos, sin tus notas, y con otros nombres: un pedido fiado sale como «Compra · folio N» (aquí, «Se apuntó» con «Pedido …» en «Referencia») y un abono como «Abono» (aquí, «Abonó»). Aquí ves todos, con el saldo corrido de cada uno. Para la cifra sola basta «Te debe» en su cuenta, en «La libreta». Lee el enlace de la cuenta de tu cliente.

…el cliente tiene saldo a favor. «A favor» enseña cuánto, y «Te debe» queda en cero. Cada renglón de la tabla sigue diciendo el saldo corrido.

…el periodo no tiene movimientos. Dice «En este periodo no hubo movimientos de esta cuenta.» (en la app, «No hay movimientos en este periodo»). Las tres cifras de arriba siguen siendo las de toda la libreta.

…«Exportar PDF» o «Exportar Excel» no funciona. Pasa por una de estas razones: tu negocio no está en el plan de pago, no tiene encendida «Facturación electrónica» en «Mis Herramientas» (el panel lo dice: «El estado de cuenta en PDF o Excel viene con Facturación electrónica: enciéndela en Mis herramientas. Verlo en pantalla no la necesita.»), tú no tienes el permiso «Facturación» (si eres del equipo), ya hay un archivo armándose en el negocio o el periodo pasa de doce meses. Si es lo del archivo en curso o los doce meses, el panel avisa «Ya tienes un exporte armándose…» o «Es demasiado tiempo de un jalón: pide como mucho 12 meses.»; en los demás casos enseña el mensaje del servidor. Leerlo en pantalla sigue funcionando.

…el archivo no se pudo armar. Dice «No se pudo armar el estado de cuenta. Vuelve a pedirlo; si sigue fallando, acorta el periodo.»

…pedí el archivo y cerré la pantalla. El aviso de que el archivo está listo llega a esa pantalla. Si la cierras antes, el panel no vuelve a ofrecértelo: vuelve a pedirlo. En la app, al jalar la pantalla para actualizarla se vuelven a leer los archivos de estado de cuenta ya pedidos, y los que están listos salen con su «Descargar».

…no puedo abrir el estado de cuenta. Se abre desde la cuenta de un cliente en «La libreta», y la libreta pide el permiso «Libreta de fiado»: pídeselo a la dueña o al dueño. Lee el manual de quien lleva la libreta.

…el cliente me reclama una nota de crédito o un complemento. El renglón dice «Nota de crédito» y su serie y folio en «Referencia». Lee facturas PPD y complementos de pago.

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