Facturas emitidas: buscar, descargar el XML y el PDF, y exportar

Qué hace

Facturas es el libro de todo lo que emites: facturas de venta («Ingreso»), complementos de pago («Pago»), notas de crédito y facturas globales. Tiene tres pestañas: «Facturas emitidas», «Saldos PPD» (lo que te deben de tus facturas a plazos) y «Timbres» (cuántos timbres te quedan para facturar y cuándo vencen; lee timbres).

En «Facturas emitidas»:

• Buscas por serie-folio (como A-000123), folio fiscal (UUID) o RFC del cliente, y filtras por periodo, tipo y estado.
• Ves cuánto llevas en el periodo, en la tira de arriba: emitidas, total y neto (lo facturado menos las notas de crédito), con el desglose de canceladas, subtotal, IVA, IEPS y notas de crédito.
• Abres cada factura para ver su cliente, su total, su estado, su pedido, su folio fiscal y, si es a plazos, cuánto le han pagado.
• Descargas su XML y su PDF.
• Te llevas el periodo completo: «Exportar detalle a Excel» arma un Excel con el detalle factura por factura y hojas de conceptos, impuestos y resumen; «Descargar XML y PDF (ZIP)» arma un ZIP con el XML y el PDF de cada factura timbrada del periodo, hasta 500.

Cada factura dice en qué va, y eso decide qué puedes hacer con ella:

• «Timbrada»: ya es oficial ante el SAT. Descargas su XML y su PDF, y quien tiene «Cancela facturas» (la persona dueña lo tiene de oficio) la puede cancelar o corregir con una que la sustituya.
• «Preparada»: es un borrador. No tiene folio fiscal ni PDF y para el SAT no existe; se timbra desde su ficha. Mientras se timbra dice «Timbrando» o «Reintentando», y si no se pudo, «No se timbró».
• «Cancelación en proceso»: ya se pidió cancelarla; desde su ficha le preguntas al SAT cómo va.
• «Cancelada»: sigues descargando su XML y su PDF, y el acuse de la cancelación.
• «Descartada»: un borrador que se reemplazó por otro; no se timbra ni tiene nada que descargar.

Qué no hace

• Aquí no se emiten facturas. La factura de una venta se prepara y se timbra desde su pedido; lee facturar una venta. La global sale de Pedidos, los complementos de pago de Cobros y las notas de crédito del pedido. Lo único que se timbra aquí es un borrador «Preparada», desde su ficha.
• Un borrador no tiene archivos de factura. Una «Preparada», global o de una venta, no tiene folio fiscal, ni XML ni PDF que descargar hasta que se timbra. Una factura ya timbrada no se vuelve a preparar ni a timbrar: se consulta y se descarga aquí.
• «Descargar XML y PDF (ZIP)» no es para una sola factura: arma el archivo de todo el periodo. Para una, usa «XML» y «PDF» en su tarjeta.
• El exporte se lleva el periodo, el tipo y el estado. La búsqueda por folio, UUID o RFC no entra en el archivo: sólo acota la lista.
• El periodo de un exporte no pasa de 12 meses.
• El resumen es de todo el periodo: no cambia con el tipo, el estado ni la búsqueda.
• Las facturas que Cuentela te emite por tu suscripción no están aquí: están en Suscripción, en «Mis facturas de Cuentela».
• Ver Facturas pide el permiso «Facturación» y la herramienta Facturación electrónica encendida.

Cómo se hace

Encontrar una factura y descargarla:

1. En Facturas, pestaña «Facturas emitidas».
2. Elige el periodo con «Este mes», «Mes pasado» o «Rango» (con «Desde» y «Hasta»). Si quieres, acota con los desplegables «Todos los tipos» y «Todos los estados».
3. Para una en particular, escribe su serie-folio, su UUID o el RFC del cliente en el buscador («Serie-folio, UUID o RFC del cliente») y pulsa «Buscar».
4. En su tarjeta pulsa «XML» o «PDF» para descargarla, o «Ver» para abrir su ficha. Dentro están «Descargar XML», «Descargar PDF» y, si se canceló, «Descargar acuse». Sólo las timbradas tienen «XML» y «PDF»: una «Preparada» es un borrador y sólo tiene «Ver».
5. Si prefieres comparar cifras en columnas, cambia a «Tabla».

Llevarte el periodo entero:

1. Pon el periodo, y si quieres el tipo y el estado.
2. Pulsa «Exportar detalle a Excel» o «Descargar XML y PDF (ZIP)».
3. Puedes seguir trabajando. Cuando esté listo sale arriba «Tu Excel está listo» o «Tu ZIP está listo»: pulsa «Descargar». Tus archivos quedan en «Ver mis exportes», que abre al lado el panel «Llévatelo todo» con cada uno; lo cierras con su «✕» o con Escape.

Timbrar un borrador: en el desplegable «Todos los estados» elige «Preparadas (sin timbrar)», abre el borrador con «Ver» y pulsa «Timbrar».

Qué pasa si…

…no me aparece una factura. La pantalla abre en el mes actual: si es de otro mes, cambia el periodo. Si este mes no has facturado, sale «Todavía no has hecho facturas este mes»: pulsa «Ver todas tus facturas». Si pusiste filtros y sale «Ninguna factura con esos filtros», pulsa «Quitar los filtros».

…sale «El periodo que tienes puesto pasa de 12 meses». Acórtalo para poder exportarlo.

…sale «Tu Excel no se pudo armar», o lo mismo de tu ZIP. Dice por qué. Vuelve a pedirlo; si sigue fallando, acorta el periodo. En «Ver mis exportes» lo ves con los demás.

…el enlace de descarga ya no abre. Los enlaces de descarga duran cinco minutos: vuelve a pulsar el botón.

…se venció mi plan. Facturas se abre sólo para consultar: puedes buscar, abrir y descargar el XML y el PDF de lo ya emitido, y bajar los exportes que ya habías pedido. Para emitir, cancelar, corregir o pedir un exporte nuevo, hay que renovar el plan. Con el plan vencido sólo entra el dueño: tu equipo, aunque tenga el permiso «Facturación» —tu contador, por ejemplo—, pierde el acceso al negocio hasta que pagues, así que las facturas que te pida se las bajas tú. No se borró nada, y al pagar recupera el acceso solo, dentro de las plazas de tu plan. No hace falta encender «Facturación electrónica» en «Mis Herramientas»: sin plan, al prenderla sale «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.». En la app del negocio, «Facturas» no sale en «Más» mientras la facturación esté apagada.

…no veo los botones de exportar. Con el plan vencido no se piden exportes nuevos. Si la pantalla dice que la facturación está apagada, la dueña o el dueño la enciende en Mis Herramientas; si se apagó porque venció el plan, encenderla pide la suscripción.

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