Cancelar o corregir una factura timbrada

Qué hace

Una factura timbrada se cancela ante el SAT desde su ficha en Facturas, y la cancelación es irreversible. Antes de pedirla, el diálogo:

• Te dice qué hay que resolver primero. Si la factura tiene complementos de pago o notas de crédito vivos, el SAT no la deja cancelar mientras sigan ahí: el diálogo los enlista uno por uno con lo que hay que hacer con cada uno.
• Te dice qué pasa en cadena. Cancelar un complemento de pago deja ese pago sin declarar y el saldo de sus facturas vuelve a subir; cancelar una nota de crédito deja de acreditar a su factura. La factura en sí no se cancela.
• Te pide el motivo, que viaja al SAT y no se cambia después.

Los motivos:

• «01 · La sustituye otra factura»: ya hiciste otra que la corrige, y dices cuál.
• «02 · Tiene errores y no se sustituye».
• «03 · No se realizó la operación»: no hubo entrega ni cobro.
• «04 · Venta nominativa relacionada en una global»: esa venta ya iba en tu factura global del periodo.

A una factura global, un complemento de pago o una nota de crédito sólo se les ofrecen el 02 y el 03.

Después, en «La cancelación» de su ficha ves en qué va. Pedirla no es tenerla cancelada: mientras dice «Ya la pedimos: está formada para salir al SAT.», «Se mandó al SAT y estamos esperando su respuesta.» o «El SAT está esperando que tu cliente acepte…», la factura sigue vigente y en la lista dice «Cancelación en proceso». Está cancelada cuando dice «Listo: el SAT la canceló. Puedes descargar el acuse.» y la lista dice «Cancelada». En el pedido de esa venta, «Factura de esta venta» › «Comprobantes» la dice igual: «Cancelación en proceso» y después «Factura cancelada», en gris y con su folio fiscal, su «XML» y su «PDF».

Tu cliente no tiene que aceptarla si la factura es de $1,000 o menos, si la cancelas dentro de las 24 horas siguientes a timbrarla, si es a público en general o a un extranjero (RFC genérico) o si es un complemento de pago. Si no, el SAT le pregunta a tu cliente: puede tardar hasta 72 horas y, si no contesta a tiempo, se cancela sola.

«Corregir y sustituir» es para cuando la factura salió mal y tiene que haber otra: prepara una nueva con lo que dicen ahora el pedido y los datos fiscales del cliente. La original sigue vigente hasta que la nueva se timbra; en ese momento Cuentela pide sola la cancelación de la original con motivo 01. La nueva le llega a tu cliente a su «Correo para su factura».

Qué no hace

• Cancelar o sustituir pide el permiso «Cancela facturas» (en Equipo, área «Dinero y análisis», dentro de «Facturación»). La persona dueña lo tiene de oficio; nadie del equipo lo tiene de origen, ni siquiera con «Facturación».
• Sólo se cancela lo timbrado. Un borrador («Preparada») no está en el SAT: se deja así o se prepara de nuevo, y no gasta timbre.
• No cancela en cadena: los complementos y las notas vivos se resuelven antes que la factura.
• «Corregir y sustituir» no tiene campos para editar: primero corrige el pedido o los datos de facturación del cliente, y luego vuelve.
• Un complemento de pago no se sustituye: se cancela con 02 o 03 y se prepara otro. Una nota de crédito tampoco: se cancela y se emite otra.
• Con el plan vencido no se cancela ni se corrige.
• No borra la factura cancelada: se queda en la lista con «Cancelada», con su XML, su PDF y su acuse, y las dos fichas se enlazan en «La sustitución».
• El acuse de la cancelación no le llega a tu cliente a su «Correo para su factura»: sólo se le manda si su cuenta de Cuentela tiene correo.

Cómo se hace

Cancelar:

1. En Facturas, pestaña «Facturas emitidas», escribe en el buscador su serie-folio, su UUID o el RFC del cliente, pulsa «Buscar» y luego «Ver».
2. Pulsa «Cancelar esta factura». Si enlista documentos que hay que resolver antes, resuélvelos primero.
3. En «¿Por qué la cancelas?» elige el motivo. Con el 01, elige en «¿Cuál factura la sustituye?» la factura timbrada que la reemplaza.
4. Pulsa «Continuar» y confirma con «Sí, cancelar la factura».
5. Mientras el SAT contesta, pregunta cómo va con «Consultar al SAT». Cuando quede cancelada, baja el comprobante con «Descargar acuse».

Corregir y sustituir:

1. Corrige primero lo que estaba mal: el pedido, o los datos de facturación del cliente en su ficha de Clientes.
2. En la ficha de la factura, pulsa «Corregir y sustituir», lee «Antes de preparar la nueva» y pulsa «Sí, preparar la nueva».
3. En «El borrador de la factura nueva», pulsa «Timbrar». Sale «La mandamos a timbrar. En cuanto el SAT la selle, Cuentela pide la cancelación de la original con motivo 01.»
4. Comprueba en la ficha de la original: «La sustitución» dice «La sustituye …, ya timbrada», y «La cancelación», el motivo «01 · La sustituye otra factura». Ya está cancelada cuando dice «Listo: el SAT la canceló. Puedes descargar el acuse.»; si dice que el SAT espera a tu cliente, todavía no.

Qué pasa si…

…quiero saber si ya quedó cancelada de verdad o si mi cliente tiene que aceptarla. Abre la factura y lee «La cancelación». «Listo: el SAT la canceló. Puedes descargar el acuse.» es cancelación confirmada: ya no esperas nada de tu cliente. «Ya la pedimos…» o «Se mandó al SAT…» es que sólo se pidió. «El SAT está esperando que tu cliente acepte…» es que le toca a tu cliente aceptarla en su buzón del SAT, hasta 72 horas; si no contesta, se cancela sola. Tu cliente no tiene que aceptar nada si la factura es de $1,000 o menos, si la cancelaste dentro de las 24 horas siguientes a timbrarla, si es a público en general o a un extranjero, o si es un complemento de pago. Mientras no diga «Listo», la factura sigue vigente.

…después de «Timbrar», «El borrador de la factura nueva» sigue diciendo «Preparada». Ese recuadro no se actualiza solo: no hace falta volver a pulsar «Timbrar». Mira la lista: la nueva dice «Timbrada» y la original, «Cancelación en proceso» o «Cancelada». O abre la original y lee «La sustitución» y «La cancelación».

…quiero saber si se borra la factura vieja, porque necesito las dos. No se borra. Se queda en «Facturas emitidas» con «Cancelada», y sigues bajando su XML, su PDF y, con «Descargar acuse», el acuse de la cancelación. En su ficha, «La sustitución» dice cuál la sustituye; en la ficha de la nueva, «Sustituye a …» con «Ver …» para ir a la vieja.

…mi cliente pregunta si le llega algo. Al timbrarse, la factura nueva le llega a su «Correo para su factura», el que tenía cuando la preparaste. El acuse de la cancelación no se le manda a ese correo: sólo si su cuenta de Cuentela tiene correo. Para dárselo, bájalo con «Descargar acuse» y mándaselo tú.

…dice «Ya hay una cancelación en camino para este comprobante». Espera a que el SAT conteste y pregunta con «Consultar al SAT».

…el SAT no la canceló. «La cancelación» dice por qué. Revisa el motivo y, si hace falta, vuelve a pedirla.

…la factura tiene complementos de pago y la quiero sustituir. Sale «Timbrar y completar la sustitución»: antes de confirmar te dice el orden en que se cancela y se rehace todo, y cuántos timbres cuesta. Sólo lo confirma quien tiene «Cancela facturas» (la persona dueña lo tiene de oficio); a quien no, el panel le dice «Confirmarla o reintentarla pide «Cancela facturas»: cancela facturas ante el SAT. Pídeselo a la persona dueña del negocio.»

…no se pudo cancelar sola la original. La sustituta avisa «No se pudo cancelar sola la factura original…»: pulsa «Cancelar la factura original» y cancélala con motivo 01.

…no veo «Cancelar esta factura». No tienes el permiso «Cancela facturas» (la persona dueña lo tiene de oficio), la factura no está timbrada, o tu plan venció. Sin ese permiso tampoco te sale «Corregir y sustituir».

…quiero que alguien de mi equipo cancele o sustituya facturas. En Equipo, en «Permisos de esta persona», enciéndele «Cancela facturas», en el área «Dinero y análisis», dentro de «Facturación»: sin «Facturación» ese interruptor no se puede encender. Nadie del equipo lo trae de origen. Con él ve «Cancelar esta factura» y «Corregir y sustituir» en la ficha de una factura timbrada y, en una sustitución con complementos de pago, «Completar la sustitución» y «Reintentar». La app lo respeta igual.

…sólo quiero bajarle el importe a una venta facturada. No la canceles: emite una nota de crédito. Lee nota de crédito.

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