Factura global: tus ventas al público en general

Qué hace

La factura global declara en una sola factura a «Público en general» las ventas que no llevan factura propia, con un renglón por venta. Se hace desde Pedidos, con el botón «Factura global».

Eliges:

• La sucursal, o todas (entonces la expide la matriz).
• Cada cuánto: diaria, semanal, quincenal, mensual o bimestral. Con la diaria se factura un día (todo lo cobrado ese día, de todas sus cajas); con la bimestral, un bimestre; con las demás, un mes. La pantalla abre en «04 · Mensual».
• El día, o el periodo y el año. Abre con el mes en curso. Cada venta cuenta en el periodo del día en que se hizo.

Antes de preparar nada, «Previsualizar» te enseña:

• qué ventas entran: folio, fecha, sucursal, si se pagó de una vez o era fiado ya liquidado, y su importe;
• el «Subtotal», el «Total», la forma de pago y la serie;
• las ventas sin factura que se quedaron fuera, y por qué;
• lo que falte para poder prepararla.

Una venta que ya tiene su propia factura no sale en ninguna de las dos listas: no entra y tampoco aparece en «Estas ventas se quedaron fuera».

Entran las ventas entregadas del periodo que no tienen su propia factura (preparada o timbrada) ni están en otra global vigente.

Se quedan fuera, y salen en «Estas ventas se quedaron fuera» con su motivo:

• lo fiado que todavía se debe;
• lo fiado que se terminó de pagar en otro periodo (va en la global de aquél);
• lo que no está pagado completo;
• lo que se devolvió o canceló todo.

El «Total» es lo que cobraste de esas ventas: da la suma de los importes de la lista. El «Subtotal» es esa suma sin IVA. La diferencia es el IVA de lo que lo lleva, que la pantalla no desglosa.

Si el periodo ya tiene su global timbrada y después hubo más ventas, preparar crea una global adicional con su propio folio y sólo con esas ventas; la timbrada no se toca.

Qué no hace

• No junta las compras de un cliente en una factura a su nombre. Siempre va a «Público en general», sin su RFC, y deja fuera las ventas que ya tienen su factura. Si tu cliente quiere factura de varias compras, se hace una por cada venta, desde su pedido: Facturar una venta.
• Una venta que ya está en una global no se factura aparte a nombre de alguien: quedaría declarada dos veces. Si tu cliente te pide factura, hazla antes de preparar la global.
• No lista las ventas que ya tienen su propia factura. Las deja fuera sin decirlo, porque ya están declaradas a nombre de tu cliente.
• No se hace sola: tú eliges el periodo, la preparas y la timbras.
• Preparar no la vuelve factura. Una global «Preparada» es un borrador que revisas: no tiene folio fiscal ni PDF, y para el SAT no existe. Es factura hasta que pulsas «Timbrar»; sólo entonces tiene su XML y su PDF de factura. Preparar no gasta timbre; timbrar sí.
• A una global sólo se le ofrecen los motivos de cancelación 02 y 03.
• Pide la suscripción, la herramienta Facturación electrónica encendida y el permiso «Facturación».

Cómo se hace

1. En Pedidos, pulsa «Factura global».
2. Elige la «Sucursal», «Cada cuánto» y el «Día», o el «Periodo» y el «Año». Abre en «04 · Mensual» con el mes en curso. Para las ventas de este mes, déjalo así; para las del mes pasado, cambia el «Periodo».
3. Pulsa «Previsualizar». Revisa lo que entra, folio por folio, y que el «Total» dé la suma de los importes de la lista. Si hay, revisa también «Estas ventas se quedaron fuera». La venta que ya facturaste a nombre de tu cliente no sale en ninguna de las dos: así debe ser.
4. Si falta algo, cada renglón te lleva a arreglarlo: una venta con productos sin clave del SAT, cobros rápidos sin clasificar, el perfil fiscal… Después vuelve a previsualizar.
5. Pulsa «Preparar factura global». Sale «Listo: la factura global del periodo quedó preparada.» y queda «Preparada» en «Globales ya preparadas»: es un borrador que revisas, sin folio fiscal ni PDF. Ahí sólo ofrece «Descargar XML (sin timbrar)», que no vale ante el SAT.
6. La pantalla vuelve a revisar el periodo, y arriba del botón sale «Ya hay una global preparada de este mismo periodo…». Habla de la que acabas de preparar: no la prepares otra vez.
7. Cuando la hayas revisado, pulsa «Timbrar». Sólo entonces es factura: dice «Factura timbrada», tiene folio fiscal y en Facturas › «Facturas emitidas» baja su «XML» y su «PDF».

Si preparaste una por error y no la has timbrado, pulsa «Descartar» en «Globales ya preparadas»: sus ventas quedan libres para otra global.

Qué pasa si…

…tu cliente quiere una sola factura a su nombre por varias compras, del mostrador y de la app. La global no sirve para eso: va a «Público en general» y no lleva su RFC. Tampoco hay otra forma de juntarlas: cada factura a su nombre es de una sola venta. Abre cada pedido, despliega «Factura de esta venta», pulsa «Preparar CFDI» y «Timbrar»: le quedan dos facturas. Hazlas antes de preparar la global del periodo. Después, esas ventas ya no entran en la global ni salen en «Estas ventas se quedaron fuera». Si ya las metiste en una global preparada y no la has timbrado, pulsa «Descartar», factúralas y vuelve a preparar la global.

…vas a sacar la global y una venta ya tiene factura a nombre de tu cliente. Esa venta no entra: la global sólo junta las que no tienen factura propia, preparada o timbrada. En «Previsualizar» no sale entre las que entran ni en «Estas ventas se quedaron fuera»: esa lista es sólo para las ventas sin factura que todavía no se pueden declarar. Prepara y timbra la global con las que sí salen: esa venta queda en un solo CFDI, el de tu cliente.

Para comprobar que tiene su factura:

• En Facturas: en «Facturas emitidas», con el periodo de la venta («Este mes» o «Mes pasado»), escribe en el buscador el RFC de tu cliente y pulsa «Buscar». Sale a su nombre, con su estado, por ejemplo «Timbrada».
• En el pedido: despliega «Factura de esta venta». Dentro dice «Factura de esta operación» y «Factura timbrada». Cerrado, ese recuadro puede decir «Con enlace para pedirla · nadie la ha pedido» aunque ya tenga su factura: esa frase habla del enlace para pedir la factura, no de la factura.

…acabas de preparar la global y sale «Ya hay una global preparada de este mismo periodo…». Es la que acabas de preparar: la pantalla vuelve a revisar el periodo y la encuentra. En «Globales ya preparadas» sale una sola. Si la preparas otra vez sin que haya cambiado ninguna venta, no se descarta nada: dice «Nada había cambiado: sigue siendo la misma global, con su mismo folio.». Revísala y pulsa «Timbrar».

…ya había una global preparada del mismo periodo y después cambiaron las ventas. La nueva la sustituye y hereda su serie y su folio: no se gasta un folio nuevo.

…el «Subtotal» no da lo mismo que el «Total». La diferencia es el IVA de las ventas que lo llevan, y la previsualización no lo desglosa. Lo que tiene que cuadrar es el «Total» con la suma de los importes de la lista, que es lo que cobraste de esas ventas.

…sale «En este periodo no quedó ninguna venta al público sin facturar». Todas las ventas del periodo ya tienen factura, están en otra global o se quedaron fuera por algún motivo de la lista.

…quiero el XML y el PDF de una global que sólo preparé. Todavía no existen: está «Preparada», es un borrador. En Facturas sólo tiene «Ver», y su ficha dice «No se ha timbrado: no tiene folio fiscal ni PDF, y para el SAT no existe». El XML y el PDF de factura salen al pulsar «Timbrar».

…me equivoqué en una global ya timbrada. Ábrela en Facturas y usa «Corregir y sustituir». Lee cancelar o corregir una factura.

…una venta dice «En la factura global…» o «Incluida en la factura global…». Ya se declaró en esa global. En la ficha del pedido está el botón para verla en Facturas.

…no veo el botón «Factura global». La herramienta Facturación electrónica está apagada o no tienes el permiso «Facturación».

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