Facturar una venta: preparar y timbrar su CFDI

Qué hace

La factura de una venta se hace desde su pedido, en el apartado «Factura de esta venta». Cerrado dice en qué va («Nadie ha pedido factura de esta venta», «Autofactura pedida…», o en qué factura global está); se abre solo cuando la factura pide algo.

Cada factura es de una sola venta. Si tu cliente te compró dos veces —un ticket del mostrador y un pedido de la app, o dos tickets—, son dos facturas a su nombre, una desde cada pedido. Cuentela no junta varias ventas en una factura a nombre de un cliente. La única que junta ventas es la factura global, y ésa va a «Público en general».

Adentro:

• Te dice qué falta para poder facturar, cada cosa con su botón al lugar donde se arregla: el RFC del cliente, su régimen y código postal, la clave del SAT de algún producto, tu sello del SAT (CSD), el código postal o la serie de la sucursal.
• Te dice antes cómo va a salir: «Va a salir PUE: pagado de una vez.» o «Va a salir PPD: fiado, se paga en parcialidades.». Una venta fiada o que quedó a cuenta sale PPD; lo demás, PUE.
• Prepara el CFDI con lo que dicen el pedido, los datos fiscales de tu cliente y tu perfil fiscal, con el folio de la serie de tu sucursal.
• Lista los comprobantes del pedido en «Comprobantes (N)», cada uno con su estado: «Preparado» (el borrador, todavía no es fiscal), «Factura timbrada» (un complemento de pago dice «Complemento de pago timbrado» y una nota de crédito, «Nota de crédito timbrada»), «Cancelación en proceso» (ya se pidió cancelarla y el SAT no contesta: sigue vigente), «Factura cancelada» (el SAT ya la canceló) o «Descartado» (el borrador que quedó atrás al preparar de nuevo).
• Lo timbra ante el SAT. Al timbrarse queda con su folio fiscal (UUID), se descarga en XML y PDF y le llega a tu cliente por correo con los dos archivos: al de sus datos de factura o, si no capturaste uno, al de su cuenta.

Los datos de tu cliente (RFC, nombre, régimen, uso del CFDI, código postal y correo) se guardan una vez en su ficha de Clientes y sirven para todas sus facturas.

Qué no hace

• No factura un pedido cancelado ni uno que todavía espera que lo aceptes.
• Una factura PUE necesita el pedido pagado completo y saber con qué te pagaron: si te deben algo y no es fiado, termina de cobrarlo. Lo fiado sale PPD.
• No hay campos para escribir la factura a mano: sale de lo que dicen la venta y los datos del cliente. Si algo está mal, corrígelo ahí y vuelve.
• No junta dos ventas en una factura a nombre de tu cliente, aunque sean de la misma persona o del mismo día: cada pedido lleva la suya.
• No factura aparte una venta que ya está en una factura global: quedaría declarada dos veces.
• Preparar no gasta timbre; timbrar sí. Sin timbres no se timbra.
• Si tu cliente no tiene correo, la factura se timbra igual pero no se le manda sola: descárgala y dásela tú.
• Pide la suscripción, la herramienta Facturación electrónica encendida y el permiso «Facturación».

Cómo se hace

Captura los datos de tu cliente (una sola vez):

1. En Clientes, pulsa «Ficha» en tu cliente y baja a «Datos de facturación».
2. Llena «RFC», «Nombre en la constancia», «Régimen fiscal», «Para qué la va a usar», «Código postal» y, para que le llegue la factura, «Correo para su factura».
3. Pulsa «Guardar sus datos de factura».

Factura la venta:

1. En Pedidos, abre el pedido y despliega «Factura de esta venta».
2. Si tu cliente te pidió factura, en «Solicitud de factura» pulsa «Esta operación necesita factura» para dejarlo apuntado.
3. Si dice «Antes de preparar el comprobante falta esto:», sigue el botón de cada renglón, arréglalo y pulsa «Volver a revisar».
4. Lee si va a salir PUE o PPD y pulsa «Preparar CFDI».
5. Pulsa «Timbrar». Mientras se manda dice «Enviando al SAT…»; no hace falta que esperes con la pantalla abierta.
6. Cuando diga «Factura timbrada.», descárgala con «XML» y «PDF». Para mandársela otra vez, pulsa «Reenviar al cliente» y confirma con «Sí, reenviársela».

Si tu cliente te pidió factura de varias compras, repite estos pasos en cada pedido: cada venta lleva su propia factura.

Un borrador que se quedó sin timbrar también se timbra desde Facturas: ábrelo con «Ver» y pulsa «Timbrar».

Qué pasa si…

…tu cliente quiere una sola factura por lo que compró en el mostrador y por un pedido que hizo en la app (o por varios tickets). No se puede: cada factura a su nombre es de una sola venta, y «Preparar CFDI» sólo toma la venta de ese pedido. Hazle una por cada compra. En Pedidos abre cada pedido (la venta de la caja dice «Mostrador»; la de la app, «App»), despliega «Factura de esta venta», pulsa «Preparar CFDI» y luego «Timbrar». Las dos salen a su nombre, con los datos de su ficha, y le llegan por separado. No uses «Factura global»: va a «Público en general» y deja fuera las ventas que ya tienen su factura. Hazlas antes de preparar la global del periodo: una venta que ya entró en la global ya no se factura aparte.

…antes de timbrar quiero ver a nombre de quién quedó. En el pedido, «Comprobantes» sólo dice el tipo («Factura de la venta (PUE)»), «Serie y folio», «Fecha» y «Total», sin el nombre. El nombre y el RFC salen en Facturas, pestaña «Facturas emitidas»: la tarjeta de la factura preparada trae el nombre, el RFC y «Preparada». Pulsa «Ver»: en «Cliente» dice el nombre y el RFC, y ahí mismo está «Timbrar». Si no es tu cliente, no la timbres y revisa sus «Datos de facturación» en su ficha.

…dice «Hay productos sin clave del SAT». A un producto de la venta le falta su clasificación ante el SAT. Debajo puede salir «Concepto» con un número, como «Concepto 71»: es el renglón de la venta, no el producto. La dueña o el dueño lo encuentra en «Catálogo» › «Datos fiscales», en «Estado del catálogo» con «Faltan datos», y lo clasifica con una fecha que incluya la venta: «Desde ahora», que viene marcado, no la cubre. Luego pulsa «Volver a revisar». Si eres del equipo, avísale: esa pestaña sólo la ve ella o él. Lee datos fiscales del catálogo.

…cancelé la factura y quiero ver cómo quedó en el pedido. En «Comprobantes (N)», su renglón dice «Cancelación en proceso» mientras el SAT no contesta —la factura sigue vigente—, y «Factura cancelada» cuando ya la canceló. Una factura cancelada se ve en gris, pero conserva su folio fiscal (UUID), su «XML» y su «PDF». Cancelar y corregir se hace en Facturas: lee cancelar o corregir una factura timbrada.

…el SAT la rechaza. Dice «El PAC la rechazó: esta factura NO está timbrada.» y abajo lo que contestó. Si el error está en la venta o en los datos del cliente, corrígelo y pulsa «Preparar de nuevo»: el comprobante anterior queda descartado. Si no, pulsa «Volver a timbrar».

…sale «No te quedan timbres». La dueña o el dueño compra un paquete con «Comprar timbres» y se vuelve a timbrar. Lee timbres.

…la preparé hace días y no la timbré. El SAT sólo acepta comprobantes de las últimas 72 horas: prepárala de nuevo; sale con la fecha de hoy y el mismo folio.

…cambié el pedido después de prepararla. El comprobante ya no cuadra con la venta: pulsa «Preparar de nuevo» y el anterior queda descartado. También pasa sin que cambies nada, cuando Cuentela corrige un cálculo (por ejemplo, el IVA al centavo de lo cobrado): «Preparar de nuevo» la rehace con la misma serie y folio.

…dice «Las cuentas del pedido no cuadran para el SAT». Lo que se declararía no da exacto con lo cobrado: algún renglón trae impuestos que el SAT no admite así. Escríbenos con el folio del pedido antes de facturarlo.

…mi cliente dice que no le llegó. Revisa su «Correo para su factura». Ojo: cada factura se manda al correo que el cliente tenía cuando se preparó. También puedes descargarla y mandársela tú.

…no veo «Factura de esta venta». El pedido está cancelado, la herramienta Facturación electrónica está apagada o no tienes el permiso «Facturación».

…la venta ya está en una factura global. Sale «Incluida en la factura global…» con el botón para verla en Facturas; no se factura aparte.

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