Preparar la facturación: tu emisor, tu sucursal y tu CSD

Qué hace

Para facturar hace falta decirle al SAT quién factura. Eso se prepara una vez en el perfil fiscal, que sólo ve la dueña o el dueño:

• El emisor: tu RFC, tu nombre o razón social, tu régimen fiscal y tu domicilio fiscal, tal como vienen en tu Constancia de Situación Fiscal. Los emisores son de tu cuenta: puedes tener varios y usar el mismo en varias de tus tiendas.
• La sucursal: el código postal desde donde expides (el lugar de expedición) y la serie con que se numeran tus facturas, de 1 a 25 letras o números.
• Tu CSD (Certificado de Sello Digital), tu sello para facturar: el archivo .cer, la llave .key y su contraseña. Con él se sellan tus facturas. Ves su número, desde y hasta cuándo vale, y un aviso cuando le quedan 30 días. No es tu e.firma (antes FIEL, «la firma»): ésa también es un .cer y un .key con contraseña, pero es para tus trámites en el SAT y no se sube aquí.

El perfil tiene cuatro pestañas: «Emisores» (lo de arriba), «Timbres», «Autofactura» y «Devoluciones». Arriba te dice si ya está listo («Perfil listo para firma local») o qué falta («Falta cargar el CSD»), y la tarjeta de tu emisor dice «Configuración pendiente» o «CSD Activo».

Además del perfil, para facturar necesitas la clave del SAT de lo que vendes y los datos fiscales de tu cliente. Lee datos fiscales del catálogo y facturar una venta.

Qué no hace

• Sólo la dueña o el dueño entra al perfil fiscal: tu contador, aunque esté en tu equipo con «Facturación», no sube el CSD.
• La tienda se liga una sola vez a un emisor: esa asignación no se cambia después.
• Un emisor no se elimina si está asignado o ya tiene historial fiscal.
• Guardar el emisor no emite ni timbra ningún comprobante.
• El estado del CSD sólo revisa el par de archivos, el RFC y las fechas: no confirma que el SAT lo tenga autorizado. Tampoco distingue tu sello de tu e.firma: si subes la e.firma, igual dice «Activo» y «Perfil fiscal completo», pero el SAT no acepta facturas selladas con ella y no se van a poder timbrar.
• El CSD no se compra en Cuentela: lo tramitas en el SAT (tú o tu contador, con tu e.firma). Comprar timbres no completa el perfil.
• La contraseña de tu llave sólo se usa para validarla al subirla: no se guarda. Los archivos y la contraseña se limpian después de cada intento. Se escribe sólo en la pantalla, en «Contraseña de la llave privada»: Cuentela no la necesita para nada más, así que no se la dictes a nadie por teléfono ni por mensaje.
• Pide la suscripción.

Cómo se hace

1. Enciende la herramienta. En Mis Herramientas, enciende «Facturación electrónica» (te pregunta si con tus días de prueba o con la suscripción) y pulsa «Configurar perfil fiscal». También llegas desde Facturas con «Administrar perfiles fiscales».
2. El emisor. En «Catálogo de emisores», pulsa «Crear emisor» (o «Continuar configuración» en uno que dejaste a medias). Llena «RFC», «Nombre o razón social» y «Régimen fiscal»; escribe el «Código postal» y pulsa «Validar CP»; completa «Calle», «Colonia», «Municipio o alcaldía» y «Estado». Pulsa «Crear emisor fiscal» y confirma con «Sí, usar este emisor».
3. La sucursal. Escribe el «Código postal de expedición» y la «Serie de CFDI», y pulsa «Guardar y continuar».
4. El CSD. Si tu emisor ya está, entra con «Continuar configuración» en su tarjeta y te deja en el paso «CSD». Elige el «Certificado público .cer» y la «Llave privada .key» de tu sello (no los de la e.firma), escribe la «Contraseña de la llave privada» y pulsa «Cargar CSD».
5. Al final dice «Perfil fiscal completo» y arriba «Perfil listo para firma local»; la tarjeta de tu emisor pasa a «CSD Activo». Con «Editar perfil» › «CSD» ves su «Número de certificado» y hasta cuándo vale. Lo que sigue para facturar está en facturar de principio a fin.

Qué pasa si…

…el contador me mandó una carpeta con los archivos del SAT: dos que dicen .cer, dos que dicen .key y una contraseña, y no sé cuál subo. Casi siempre son dos juegos: el de tu sello (CSD), que es el que se sube aquí para facturar, y el de tu e.firma (antes FIEL, «la firma»), que es para tus trámites en el SAT y no se sube a Cuentela. Cada juego es un .cer y un .key que van juntos. Si un nombre dice «FIEL», es de la e.firma: guárdalo. El .key del sello suele empezar con «CSD» y traer el nombre de tu sucursal, y su .cer suele llamarse con un número largo, que es su número de certificado. Si no estás segura, pregúntale a tu contador cuál es el par del sello. Súbelo en el paso «CSD» con su contraseña. La contraseña escríbela sólo en la pantalla: no se la dictes a nadie por teléfono.

…ya subí los archivos y no sé si quedó, o creo que subí los de la firma (FIEL). Si quedó, la tarjeta de tu emisor dice «CSD Activo» y arriba «Perfil listo para firma local». Para saber cuál subiste, entra con «Editar perfil» › «CSD»: el «Número de certificado» es el del .cer del sello (el número largo del nombre del archivo, si así se llama). Cuentela no distingue la e.firma: si la subiste, también sale «Activo», pero tus facturas no se van a poder timbrar. Arréglalo ahí mismo: elige el .cer y el .key del sello, escribe su contraseña y pulsa «Rotar CSD».

…me sale «No pudimos procesar el CSD». Si sigue «La llave .key, su contraseña o el algoritmo criptográfico no son válidos.», la contraseña no es la de ese .key: escríbela tal cual, los espacios también cuentan. Si sigue «El certificado y la llave privada no forman la misma pareja.», mezclaste juegos (por ejemplo, el .cer del sello con el .key de la e.firma): elige los dos del mismo juego. Los archivos se limpian después de cada intento, así que vuelve a elegirlos.

…mi CSD está por vencer. Tramita uno nuevo en el SAT y súbelo igual, con «Rotar CSD». Las firmas nuevas usan el nuevo.

…mi CSD ya venció. Sale «Este CSD ya venció. Carga uno vigente para recuperar la preparación de firma.», y mientras no lo cambies no se puede preparar ninguna factura.

…tengo que dar de baja mi CSD. Pulsa «Revocar CSD» y confirma: ya no firma comprobantes nuevos. Las solicitudes de factura no se borran y puedes cargar otro después.

…uso el mismo emisor en varias tiendas. El perfil te avisa: lo que cambies de sus datos o de su CSD se ve en todas.

…tengo más de una sucursal. Cada local lleva su «Lugar de expedición» y su «Serie de facturación» en Sucursales. Si falta alguno, la factura te lo dice con un botón para ir ahí. En la app del negocio, «Más» › «Sucursales» también trae la «Serie de facturación» de cada local, con «Cambiar serie»; lee el perfil de facturación en la app.

…me salgo a medio capturar. Te pregunta antes, porque lo que no guardaste se pierde.

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