Facturar de principio a fin: del perfil fiscal a la factura timbrada

Qué hace

Junta las pantallas de Facturación electrónica en el orden en que se factura:

• Herramienta: se enciende en «Mis Herramientas» con tus días de prueba o con la suscripción. Al encenderla salen «Facturas» en el menú, «Datos fiscales» en Catálogo y «Factura de esta venta» en tus pedidos.
• Perfil fiscal: dices quién factura: tu emisor (RFC y domicilio), el código postal y la serie de tu sucursal, y tu sello del SAT (CSD).
• Catálogo: clasificas lo que vendes con su clave del SAT, su unidad y sus impuestos.
• Venta: desde su pedido preparas la factura y la timbras: se vuelve oficial ante el SAT y le llega por correo a tu cliente, si tiene uno.
• Facturas: consultas y descargas lo emitido; lo cancela o lo corrige la dueña o el dueño, o quien tenga «Cancela facturas».

Qué no hace

• Encender la herramienta no te deja facturando. La venta no se prepara hasta que estén tu perfil fiscal, la clave del SAT de lo que vendes y los datos de tu cliente.
• Timbrar gasta un timbre; preparar no. Sin timbres no se timbra.
• Sólo la dueña o el dueño enciende la herramienta, llena el perfil fiscal y clasifica el catálogo. Su equipo, con el permiso «Facturación», consulta, prepara y timbra, y ve cuántos timbres quedan en Facturas, pestaña «Timbres». Cancelar o corregir una factura timbrada es de la dueña, o de quien ella le encienda «Cancela facturas».
• Una tienda no cambia de emisor: se liga a uno una sola vez.

Cómo se hace

1. Enciende la herramienta

En «Configuración» › «Mis Herramientas» enciende «Facturación electrónica» y pulsa «Configurar perfil fiscal». Perfil fiscal.

2. Di quién factura

En «Perfil fiscal y automatizaciones» pulsa «Crear emisor» y sigue los pasos: el emisor, la sucursal («Código postal de expedición» y «Serie de CFDI») y el sello con «Cargar CSD». El sello es tu CSD (su .cer, su .key y su contraseña), no tu e.firma: Cuentela no los distingue al subirlos. Al final dice «Perfil fiscal completo». Con eso todavía no sale la factura: faltan los pasos 3 y 4, y cada factura que timbras gasta un timbre (con tu plan traes 10 al mes).

3. Clasifica lo que vendes

En «Catálogo» › «Datos fiscales» ponle a lo que vendes su clave del SAT, su unidad y sus impuestos. En «Desde cuándo aplica», «Desde ahora» sólo cubre ventas nuevas: para una venta anterior elige «Desde el inicio de este mes» u «Otra fecha». Pulsa «Guardar configuración fiscal». Datos fiscales.

4. Factura la venta

En «Pedidos» abre el pedido y despliega «Factura de esta venta». Si dice «Antes de preparar el comprobante falta esto:», arregla lo que falte y pulsa «Volver a revisar». Luego pulsa «Preparar CFDI» y «Timbrar»; repítelo con cada venta. Las del público van juntas en la factura global. Facturar una venta.

5. Consúltala o corrígela

En «Facturas» › «Facturas emitidas» busca la factura, ábrela con «Ver» o baja su «XML» y su «PDF». La dueña o el dueño la cancela o la corrige, igual que quien tenga «Cancela facturas». Consultar, cancelar o corregir.

Qué pasa si…

…la venta dice que falta algo

Cada renglón de la lista dice qué hacer y, si es en otra pantalla, trae su botón, como «Ir al perfil fiscal» o «Abrir la ficha del cliente». Si eres del equipo, el perfil fiscal y los datos fiscales del catálogo son de la dueña o del dueño: avísale.

Si dice «Hay productos sin clave del SAT», la dueña o el dueño lo arregla con «Ir a Datos fiscales del catálogo», en la app, o en el panel. Debajo puede salir «Concepto» con un número, que es el renglón de la venta: en «Datos fiscales», «Estado del catálogo» con «Faltan datos» te dice qué producto es. Clasifícalo con una fecha que incluya la venta, no «Desde ahora», y vuelve a revisar.

…clasifiqué mi catálogo hoy y la venta es de antes

Clasifica otra vez con «Desde el inicio de este mes» u «Otra fecha» que incluya la venta: «Desde ahora» sólo cubre las nuevas.

…ya subí los archivos del SAT que me mandó el contador, dice «Perfil fiscal completo» y no sé si ya puedo hacer facturas

Ya quedó quién factura. Para tu primera factura faltan tres cosas: la clave del SAT de lo que vendes, que es el código con que el SAT reconoce cada cosa y la buscas por palabra en «Catálogo» › «Datos fiscales» (paso 3); los datos fiscales de tu cliente, en su ficha; y timbres: cada factura que timbras gasta uno, y con tu plan traes 10 al mes. En la pestaña «Timbres» del perfil fiscal, si no has comprado paquetes, dice «Con los 10 incluidos del mes puedes facturar sin pagar nada más.» Luego factura la venta desde su pedido (paso 4).

…se me acaban los timbres

Sale «No te quedan timbres. Compra un paquete para timbrar.» La dueña o el dueño lo compra con «Comprar timbres».

…la venta fue fiada o le bajé el precio

Lo fiado sale PPD: los abonos de tu cliente se declaran con complementos de pago. Si bajas el importe de una venta ya facturada, no la canceles: emite una nota de crédito.

…se venció mi plan

Cuentela apaga la facturación electrónica, pero «Facturas» sigue abriendo para consultar y descargar el «XML» y el «PDF» de lo emitido. Tu perfil fiscal y tu CSD no se borran. Al renovar tu plan, la herramienta se enciende sola y vuelves a emitir.

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• Timbres: cuántos te quedan y cómo comprar más — Cada factura, complemento o nota de crédito que timbras gasta un timbre. Con tu suscripción traes timbres incluidos cada mes, y si se te acaban compras un paquete.