Nota de crédito: devolución, descuento o corrección de una venta facturada

Qué hace

Al cancelar una nota que había asentado un reembolso, su contrapartida se refleja en el pedido cuando Cuentela la confirma. La ficha abierta del pedido vuelve a consultar ese dinero, también en la app; no tienes que registrar otro cobro ni otra devolución para actualizarla.

Una nota de crédito es el papel para el SAT cuando una venta que ya facturaste valió menos: te regresaron mercancía, le hiciste un descuento después o hubo que corregirla. Es un comprobante de egreso relacionado con la factura de esa venta: la factura no se cancela, sigue vigente y la nota la corrige. Se hace desde el pedido de esa venta:

• Por una devolución: junto a la devolución aceptada sale «Emitir nota de crédito». Lleva los renglones devueltos con su IVA, y la relación «03 · Devolución de mercancía sobre facturas previas».
• Por un descuento o una corrección: el botón «Descuento o corrección» del pedido. Ahí escribes cuánto le bajas y por qué; lleva la relación «01 · Nota de crédito de los documentos relacionados».

Cuando te regresan parte de una venta facturada son tres cosas distintas:

• La devolución («Registrar una devolución» en el pedido): regresa la mercancía y apunta el dinero. Si te pagó en efectivo o por transferencia dice «Sale de tu caja», y en «Cobros» del pedido aparece en negativo, por ejemplo «Efectivo · -$464.00». Si te pagó con PayPal no apunta ningún reembolso: el dinero se devuelve con «Devolver con PayPal» en el pedido.
• El reembolso: el dinero que le das. Si la devolución dijo «Sale de tu caja», ya quedó apuntado: cuando se lo entregues no apuntas nada más.
• La nota de crédito: el papel para el SAT. La de una devolución no vuelve a mover dinero: al timbrarla se liga al reembolso que ya apuntó la devolución, y no te descuenta otra vez de la caja.

El cajón «Corregir una factura» te enseña qué factura se corrige (folio, UUID, total, lo que queda pendiente ante el SAT y la relación que va a llevar) y te pregunta a dónde va ese dinero:

• «Bajarle lo que te debe»: se abona en su libreta; su deuda baja y no sale dinero de la caja. Sólo aplica a una factura a plazos con saldo pendiente.
• «Devolverle el dinero»: se lo regresas tú con la misma forma en que te pagó, y queda asentado que salió. Si el pedido se cobró en línea no se asienta nada: con PayPal, el dinero se devuelve con «Devolver con PayPal» en el pedido, y con Stripe, en tu panel de Stripe.
• «Dejárselo a favor»: le queda saldo a favor en su libreta para lo que compre después.

En un descuento o una corrección, esa elección mueve el dinero al timbrar la nota. En la nota de una devolución el dinero ya lo movió la devolución: la elección sólo decide la forma de pago que lleva la nota ante el SAT («Devolverle el dinero», la de la venta, por ejemplo «01 · Efectivo»; las otras dos, «17 · Compensación»).

En una factura a plazos, la nota baja primero lo que se debe ante el SAT; si sobra, eliges si se lo devuelves o se lo dejas a favor.

La nota queda preparada con su folio y se timbra con el mismo botón que una factura; el aviso dice «Nota de crédito timbrada.», no «Factura timbrada.». Timbrada, le llega a tu cliente por correo como cualquier factura. En Facturas, la nota dice «Corrige a» con el folio de la factura, y la factura dice «Relacionada con: 1 nota de crédito».

Si prefieres que se haga sola, la dueña o el dueño enciende «Emitir nota de crédito automática al aceptar devoluciones»: al aceptar una devolución de una venta con factura timbrada, la nota se prepara y se manda a timbrar sola, y el dinero va por donde lo decidió la devolución.

Qué no hace

• No cancela ni sustituye la factura de la venta. Ésa sigue «Timbrada» y la nota la corrige: para devolver una parte no canceles la factura ni hagas otra.
• La nota de una devolución no apunta otra vez el reembolso: ése lo apuntó la devolución. Lo que sí lo apuntaría dos veces es hacer la nota de esa misma devolución con «Descuento o corrección» y «Devolverle el dinero».
• El descuento o la corrección de un pedido cobrado en línea no devuelve el dinero ni lo asienta. Con «Devolverle el dinero», ni la nota de un pedido cobrado con PayPal ni la de uno cobrado con Stripe apuntan el reembolso ni lo sacan de la caja: queda pendiente hasta que lo devuelves.
• No se hace sobre una venta sin factura timbrada, ni sobre una factura que está en camino de cancelarse.
• No acredita más que el total de la factura, contando las notas que ya emitiste.
• No se hace si la devolución ya estaba descontada antes de timbrar la factura.
• Una nota timbrada no se corrige: se cancela (con motivo 02 o 03) y se emite otra.
• «Bajarle lo que te debe» y «Dejárselo a favor» piden además el permiso «Libreta de fiado». Sin él, elige devolverle el dinero.
• Timbrarla gasta un timbre.
• Pide la suscripción y el permiso «Facturación». Los botones del pedido salen a quien además tiene el permiso «Atiende pedidos».

Cómo se hace

Por una devolución:

1. Registra o acepta la devolución en el pedido. Lee devoluciones de un pedido. Con eso ya se movieron la mercancía y el dinero: no apuntes otra vez el reembolso.
2. Junto a la devolución aceptada, pulsa «Emitir nota de crédito».
3. En «A dónde va ese dinero» elige la que coincide con la devolución: «Devolverle el dinero» si salió de tu caja o se regresa por Stripe o por PayPal; «Bajarle lo que te debe» si se le abonó a su cuenta en una venta a plazos con saldo; si no, «Dejárselo a favor». El cajón arranca en «Bajarle lo que te debe»: si dice «Ese destino no aplica a esta factura», cambia de opción. Revisa «Cómo queda repartido»: el monto es lo devuelto con su IVA.
4. Pulsa «Emitir nota de crédito» y confirma con «Sí, emitirla».
5. Pulsa «Timbrar». Si cerraste el cajón antes, la nota sigue en Facturas como «Preparada»: pulsa «Ver» en su renglón y luego «Timbrar».

Por un descuento o una corrección (aquí no volvió mercancía y el dinero se mueve al timbrar, salvo en un pedido cobrado en línea, como se explica más abajo):

1. En el pedido, pulsa «Descuento o corrección».
2. Escribe «Cuánto le bajas» y «Por qué», y pulsa «Ver el reparto».
3. Sigue desde el paso 3 de arriba.

Que se haga sola al aceptar devoluciones: en el perfil fiscal, pestaña «Devoluciones», enciende «Emitir nota de crédito automática al aceptar devoluciones».

Qué pasa si…

…ya registré la devolución y en «Cobros» del pedido sale el reembolso en negativo: ¿la nota me lo va a descontar otra vez? No. Haz la nota con «Emitir nota de crédito» junto a esa devolución y elige «Devolverle el dinero»: al timbrarla se liga a ese mismo reembolso y no sale otro. El cajón dice «El dinero se mueve al TIMBRARLA…», pero eso vale para un descuento o una corrección, no para la nota de una devolución. Tímbrala sin miedo: después «Cobros» sigue con el mismo negativo, una sola vez.

…el pedido lo pagaron con PayPal y hago un descuento con «Devolverle el dinero». La nota se timbra, pero no se apunta ningún reembolso ni sale nada de tu caja, aunque el cajón diga «El dinero se mueve al TIMBRARLA…». El dinero sigue en PayPal: abre el pedido y pulsa «Devolver con PayPal» para regresárselo; cuando PayPal lo confirma, queda asentado. Con Stripe pasa lo mismo, y el reembolso lo haces en tu panel de Stripe.

…le voy a regresar el dinero después, en efectivo: ¿tengo que apuntar que se lo di? No. Si la devolución dijo «Sale de tu caja», el reembolso ya quedó apuntado al registrarla. Sólo entrégaselo; la nota de crédito es aparte y es para el SAT.

…al abrir el cajón sale «Ese destino no aplica a esta factura» y no me deja emitir. El cajón arranca en «Bajarle lo que te debe», que sólo aplica a una factura a plazos con saldo pendiente. Si te pagó completo, elige «Devolverle el dinero»: arriba aparecen la factura y «Cómo queda repartido».

…dejé la nota preparada y no encuentro dónde timbrarla. En el pedido sólo dice «Nota de crédito preparada». Ve a Facturas: la nota dice «Nota de crédito» y «Corrige a» con el folio de la factura. Pulsa «Ver» y luego «Timbrar». Aunque su ficha diga «Se preparó para sustituir a otra factura…», una nota no sustituye nada: timbrarla no cancela la factura de la venta, que sigue «Timbrada».

…junto a la devolución no sale el botón. Dice por qué: «Esta venta todavía no tiene factura timbrada: no hay nada que corregir.», «Esta devolución ya está reflejada en la factura.» o que la factura está en camino de cancelarse.

…sale «No puedes acreditar más de lo que dice la factura». Baja el monto: entre esta nota y las anteriores no puede pasarse del total.

…me equivoqué en una nota ya timbrada. Cancélala en Facturas y emite otra. Lee cancelar o corregir una factura.

…la nota quedó preparada y no la timbré. Para el SAT todavía no existe: tímbrala para que cuente. La de un descuento o una corrección tampoco ha tocado la libreta ni la caja.

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