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Facturas en la app: consultar, exportar para el contador, cancelar, sustituir y emitir una nota de crédito

Dónde ves en el teléfono las facturas del negocio, las globales y los saldos de tus facturas a plazos (PPD), cómo las llevas a tu contador en Excel o ZIP y qué no viaja al archivo, cómo se cancela o se sustituye una factura (la persona dueña o quien tenga «Cancela facturas») y cómo se emite una nota de crédito, que gasta un timbre y no mueve dinero hasta que se timbra.

Con la suscripción

Qué hace

En «Más» hay dos entradas de facturación, «Facturas» y «Facturas globales», para quien tiene el permiso «Facturación» con la herramienta «Facturación electrónica» encendida: la dueña o el dueño y quien del equipo tenga ese permiso, como tu contador. No son sólo del dueño: tu contador ve ahí las timbradas y las canceladas, con su «XML», su «PDF» y su «Acuse»; lo que no le sale es cancelar ni sustituir, que piden «Cancela facturas». Una nota de crédito sale ahí con su tipo, y al tocarla dice «Relacionada con» y la serie y folio de la factura que corrige. Desde ahí la app te deja:

Qué no hace

Cómo se hace

Consultar y bajar una factura:

  1. Abre «Más» › «Facturas».
  2. Ajusta «Periodo» (con «Otro rango» eliges tus fechas), «Tipo de comprobante» y «Estado de la factura», o escribe en «Buscar» y envía.
  3. Toca una factura y baja «XML», «PDF» o «Acuse». Los enlaces se piden al tocar y duran cinco minutos.

Llevar el periodo a tu contador:

  1. En «Facturas» deja puesto el periodo, de hasta 12 meses.
  2. Si escribiste algo en «Buscar» o elegiste el tipo «Nota de crédito», en «Llévatelo a tu contador» sale el aviso de lo que no viaja, por ejemplo «El archivo se lleva el periodo, el tipo y el estado. La búsqueda no viaja: saldrá con todo el periodo que tienes puesto.» Bórralo o cámbialo si no quieres todo el periodo.
  3. En «Llévatelo a tu contador» toca «Exportar a Excel» o «Descargar XML y PDF (ZIP)». La app dice «Estamos armando tu Excel. Te avisamos aquí en cuanto esté; puedes seguir trabajando.» (o «Estamos armando tu ZIP. Te avisamos aquí en cuanto esté; puedes seguir trabajando.»).
  4. Abre «Mis exportes» y, cuando el renglón diga «Listo», toca «Descargar». La app relee la lista cada 5 segundos mientras haya un exporte sin terminar.

Ver lo que te deben de tus facturas a plazos (PPD): en «Más» › «Facturas», toca la tarjeta «Saldos PPD». Los filtros, el resumen y el desglose de cada factura los explica facturas PPD y complementos de pago.

Cancelar (la persona dueña o quien tenga «Cancela facturas»):

  1. Abre la factura y toca «Cancelar esta factura».
  2. En «Cancelar factura», contesta «¿Por qué la cancelas?»: «01 · La sustituye otra factura», «02 · Tiene errores y no se sustituye», «03 · No se realizó la operación» o «04 · Venta nominativa relacionada en una global». Con el 01 elige «La factura que la sustituye» o usa «Corregir y sustituir».
  3. Toca «Continuar», lee «¿Seguro que la cancelo?» y toca «Sí, cancelar la factura».
  4. La factura pasa a «Cancelación en proceso»: «Consultar al SAT» pregunta cómo va y «Acuse» baja el acuse cuando ya hay.

Corregir y sustituir (la persona dueña o quien tenga «Cancela facturas»):

  1. Corrige antes lo que salió mal: los datos del cliente en «Más» › «Clientes» › su ficha › «Datos de facturación» (por ejemplo, el uso del CFDI), o el pedido. En la app, «Corregir y sustituir» prepara la nueva en cuanto lo tocas, sin preguntar, con los datos de ese momento.
  2. Abre la factura y toca «Corregir y sustituir». El servidor vuelve a preparar el pedido con lo que dice hoy y deja la original como está.
  3. Debajo aparece «La factura nueva» con su serie y folio y su botón «Timbrar». La app avisa «Preparamos la factura nueva.» Al timbrarla, la original pasa a «Cancelación en proceso» y queda «Cancelada» cuando dice «Listo: el SAT la canceló. Puedes descargar el acuse.»
  4. Si la original tiene complementos de pago, la app muestra «La sustitución con complementos de pago» y, antes de confirmar, enseña en pasos todo lo que va a pasar y cuántos timbres se gastan. Confirma con «Sí, timbrar y completar» (o «Sí, completar la sustitución» si la nueva ya está timbrada). Un complemento de pago no se sustituye.

Nota de crédito sobre una factura timbrada:

  1. Abre la factura y toca «Descuento o corrección».
  2. En «¿Por qué la haces?» elige «Descuento posterior» o «Corrección de importe»; escribe «¿De cuánto?» y, si quieres, «Qué le dices al SAT» (hasta 300 caracteres).
  3. En «¿A dónde va el dinero?» elige «A saldo de la libreta», «Reembolso» o «A favor del cliente» y toca «Ver el reparto». Si sobra algo del saldo, elige a dónde va: «Reembolso» o «A favor del cliente».
  4. Toca «Continuar», revisa «¿Emito la nota?» y toca «Sí, emitir la nota».
  5. La nota queda preparada: «Todavía no se movió dinero: se mueve al timbrarla.» Toca «Timbrar» (aquí sólo el dueño lo ve) y luego «Listo».

Nota de crédito desde una devolución (la venta ya está facturada y la devolución ya está registrada):

  1. En el pedido, en «Devoluciones», toca «Emitir nota de crédito» sobre la devolución aceptada. Es la misma hoja, pero el motivo es la devolución y el monto lo pone el servidor.
  2. En «¿A dónde va el dinero?» elige «Reembolso» si la devolución salió de tu caja. Si te pagó completo, «A saldo de la libreta» no cabe: sólo es para una venta a plazos con saldo. Esa elección no saca el dinero otra vez: el reembolso ya lo apuntó la devolución.
  3. Sigue desde el paso 4 de la nota de arriba. Aunque la hoja diga «Todavía no se movió dinero: se mueve al timbrarla.», en una devolución timbrarla no apunta otro reembolso.

Facturas globales: abre «Más» › «Facturas globales». Cada renglón dice periodo, sucursal, serie-folio y estado. Toca «Timbrar» o baja el archivo; para preparar una nueva, usa el panel.

Qué pasa si…

…no tengo el permiso. «Facturas» dice «Necesitas permiso de Facturación» y pide que se lo pidas a la dueña o al dueño. Con la herramienta apagada dice «La facturación electrónica está apagada».

…se venció la suscripción. Mientras la herramienta siga encendida, el servidor deja ver y bajar lo ya facturado y los exportes ya listos, pero sigue pidiendo suscripción para pedir un exporte nuevo, cancelar y emitir una nota. Pasada la gracia de 3 días la herramienta se apaga y la app dice «La facturación electrónica está apagada»; si la apagó el impago, el panel deja «Facturas» en sólo lectura.

…no hay señal al pedir algo. La app lo dice y no manda nada: «Sin conexión: no se pidió el archivo. Vuelve a intentarlo con señal.», «Sin conexión: no se pidió la cancelación. Vuelve a intentarlo con señal.» y, en la nota, «Sin conexión: la nota NO se emitió. Vuelve a intentarlo con señal; no se gastó ningún folio.»

…busqué una factura (o elegí «Nota de crédito») y el archivo trae todo el periodo. Es lo esperado: el archivo se lleva sólo el periodo, el tipo y el estado, y la app lo avisa antes: «El archivo se lleva el periodo, el tipo y el estado. La búsqueda no viaja: saldrá con todo el periodo que tienes puesto.» Con el tipo «Nota de crédito» dice «… El tipo «las notas de crédito» no viaja: saldrá con todo el periodo que tienes puesto.», y con los dos, «… La búsqueda y el tipo «las notas de crédito» no viajan: …». Para un archivo más chico, acorta el periodo. Una factura suelta se baja desde su hoja, con «XML» y «PDF».

…no veo la tarjeta «Saldos PPD». Sale a quien puede consultar los saldos PPD: la dueña o el dueño, o quien tiene el permiso «Facturación».

…el exporte falla, no se puede pedir o ya no aparece. El renglón dice «No se pudo» con el motivo. Si ya hay uno armándose, no deja pedir otro; si pasas de 12 meses dice «Es demasiado tiempo de un jalón: pide como mucho 12 meses.» y, si el ZIP rebasa las 500 facturas, «En un ZIP caben hasta 500 facturas. Acorta el periodo y pídelo por partes.» Un exporte listo caduca a las 72 horas y después el servidor lo borra: vuelve a pedirlo.

…el SAT no resuelve la cancelación. La app explica cada paso, por ejemplo «Se mandó al SAT y estamos esperando su respuesta.», «El SAT está esperando que tu cliente acepte; puede tardar hasta 3 días (72 horas). Si no contesta a tiempo, la factura se cancela sola.», «Listo: el SAT la canceló. Puedes descargar el acuse.» o, si no la aceptó, «El SAT no la canceló» con su motivo. Mientras no está resuelta, la factura sigue vigente.

…mi contador quiere ver desde la app cuál factura sustituyó a cuál. Que abra «Más» › «Facturas»: salen las dos, la nueva «timbrada» y la vieja «cancelada»; ninguna se borra. En la vieja dice «Cancelación · 01 · La sustituye otra factura», en qué va ante el SAT y «La sustituye» con un folio largo: es el «Folio fiscal (UUID)» de la nueva, compáralos. La nueva no dice en la app a cuál sustituye; en el panel, las dos fichas lo dicen en «La sustitución». Que la hoja diga «Sin pedido» no quiere decir que no sea de una venta: la hoja no trae el folio del pedido. Y en el pedido, en «Factura», la nueva dice «Timbrado» y la vieja «Factura cancelada», como en «Facturas».

…elijo el motivo 01 y no hay otra factura. Dice «No encontramos otra factura timbrada» y manda a «Corregir y sustituir»: prepara la nueva y, al timbrarla, Cuentela pide la cancelación de ésta con motivo 01.

…ya registré la devolución y no quiero que la nota me descuente el dinero dos veces. No pasa: la nota de una devolución, hecha con «Emitir nota de crédito» sobre esa devolución, se liga al reembolso que ya apuntó la devolución, y en el pedido sigue un solo negativo. Lo que sí lo apuntaría dos veces es hacerla con «Descuento o corrección» y «Reembolso». Si la hoja dice «Esa aplicación no cabe en esta venta», cambia «A saldo de la libreta» por «Reembolso».

…mi contador quiere ver la nota de crédito y de qué factura es. En «Más» › «Facturas», con «Tipo de comprobante» en «Nota de crédito», sale la nota con su total y su estado («preparada» o «timbrada»); la factura de la venta sigue «timbrada». Al tocar la nota dice «Relacionada con» y la serie y folio de la factura, el motivo («Devolución de mercancía») y a dónde fue el dinero («Reembolso»). «A saldo $0.00 · sobra $464.00» quiere decir que nada se abonó a una deuda: los $464 son el reembolso. Si está «preparada», para el SAT todavía no existe: hay que timbrarla. En la hoja que se abre desde «Facturas» no sale «Timbrar».

…la nota se pasa o no se puede. El servidor dice «La nota no puede pasar del total de la factura, contando las notas que ya le hiciste. Baja el monto.» o que la factura todavía no se timbra o está en cancelación. Desde una devolución, la ficha puede decir «Ya está reflejada en la factura», «La factura todavía no se timbra» o «La factura está en cancelación».

…no tengo el permiso «Fiado». «A saldo de la libreta» y «A favor del cliente» salen apagadas: «Para tocar la libreta hace falta el permiso de Fiado.» El servidor también pide el permiso «Atiende pedidos» para emitir cualquier nota.

…no me quedan timbres. Al timbrar la nota, la factura nueva o una global sale «No te quedan timbres» con «Comprar timbres».

…no me sale «Cancelar esta factura» ni «Corregir y sustituir» y soy del equipo. Te falta el permiso «Cancela facturas»: la persona dueña lo tiene de oficio y te lo enciende en Equipo, en «Dinero y análisis», dentro de «Facturación»; sin «Facturación» no se enciende. Con la sustitución con complementos de pago, en lugar de «Timbrar y completar la sustitución» (o «Completar la sustitución») y «Reintentar» te sale «Confirmarla o reintentarla pide «Cancela facturas»: cancela facturas ante el SAT. Pídeselo a la persona dueña del negocio.» Lee cancelar o corregir una factura.

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