Facturar una venta desde la app: preparar, timbrar, reenviar y descargar

Qué hace

En el pedido, debajo de «El cobro», la app pinta la tarjeta «Factura». Su subtítulo lo dice: «El comprobante de esta venta: aquí se prepara, se timbra y se descarga.» Desde ahí:

• Te dice qué falta. Al abrir el pedido lee su estado y muestra «Listo para timbrar» o «Todavía no está listo». Si no está listo, enlista cada faltante (por ejemplo «Falta el RFC de tu cliente» o «Falta tu sello del SAT (CSD)») con lo que hay que hacer y, cuando el arreglo vive en otra pantalla de la app, un botón que te lleva.
• Te dice cómo va a salir: «Va a salir pagado: PUE, cobrado de una vez.» o «Va a salir fiado: PPD, se paga en parcialidades.», junto con «Total $… · cobrado $…». Un pedido fiado o que quedó a cuenta sale PPD; los demás, PUE.
• Prepara el comprobante con «Preparar CFDI». Queda en «Comprobantes» con su serie y folio, como «Preparado». Todavía no es una factura fiscal.
• Lo timbra con «Timbrar»: el servidor lo manda al SAT por medio del PAC y la tarjeta dice «Enviando al SAT…» hasta que hay resultado.
• Dice en qué va cada comprobante, en «Comprobantes», con una etiqueta: «Preparado», «Timbrado», «Cancelación en proceso» (etiqueta maíz con reloj de arena: ya se pidió cancelarla y el SAT no contesta, la factura sigue vigente), «Factura cancelada» (etiqueta gris con ícono de bloqueo: el SAT ya la canceló) o «Descartado» (el que se sustituyó antes de timbrarse).
• Ya timbrada, muestra «Factura timbrada», su «Folio fiscal (UUID)» y la fecha, deja bajar el «XML» y el «PDF», y vuelve a mandar la factura con «Reenviar al cliente».
• Si la venta ya está en una factura global, no hay lista de faltantes ni «Preparar CFDI»: dice «Incluida en la factura global …» y trae «Ver la factura …».

Qué no hace

• No sale sin la herramienta ni el permiso. Con «Facturación electrónica» apagada, o sin el permiso «Facturación», el pedido no trae la tarjeta; si el servidor contesta que no tienes permiso, se esconde sola. La dueña o el dueño tiene el permiso siempre; una persona del equipo, sólo si se lo dieron.
• No factura un pedido cancelado («Este pedido se canceló») ni uno que ya está en una factura global.
• No prepara ni timbra sin señal. Dice «Sin conexión: no se puede preparar un comprobante ahora. Lo que ya está preparado se sigue viendo.» y no pinta «Preparar CFDI», «Timbrar», «Preparar de nuevo» ni «Volver a generar».
• No junta varios pedidos en una factura. La tarjeta «Factura» es de ese pedido: cada pedido lleva su propia factura, aunque sean del mismo cliente. Una venta de la caja también sale en «Pedidos», con la etiqueta «Mostrador», y se factura en su propia tarjeta.
• No tiene campos para escribir la factura. Lo único que puedes hacer es prepararla; el comprobante sale de lo que dicen el pedido, los datos fiscales de tu cliente y tu perfil de facturación.
• Preparar no gasta timbre; timbrar sí. El timbre se aparta al mandar a timbrar y se cobra cuando el SAT timbra. Si el PAC rechaza o el envío se abandona, el timbre se libera.
• No prepara complementos de pago. Se preparan desde el panel. Si el pedido trae alguno en «Comprobantes», la app sólo te ofrece «Timbrar» en él si además tienes el permiso «Libreta de fiado».
• No sustituye ni descarta una factura ya timbrada. Para corregirla o cancelarla lee facturas en la app: exportar, cancelar, sustituir y nota de crédito.

Cómo se hace

Antes, una sola vez: el dueño enciende «Facturación electrónica» en «Más» › «Mis Herramientas» y deja listo el «Perfil de facturación» (lee perfil de facturación y timbres en la app). Los datos fiscales de cada cliente van en su ficha de «Clientes», en «Datos de facturación».

1. Abre «Pedidos», toca el pedido y baja hasta la tarjeta «Factura», debajo de «El cobro». Espera a que deje de decir «Revisando qué falta…».
2. Si dice «Todavía no está listo», haz lo que dice cada renglón. Los que traen botón te llevan a arreglarlo: «Abrir la ficha del cliente», «Abrir perfil de facturación», «Abrir sucursales» o «Ir a Mis herramientas». Regresa al pedido y toca «Volver a revisar».
3. Lee si va a salir pagado (PUE) o fiado (PPD). Cuando diga «Listo para timbrar», toca «Preparar CFDI». La app avisa «Listo: el comprobante quedó preparado.» y el comprobante aparece abajo, en «Comprobantes».
4. Mientras no esté timbrado, puedes bajar su archivo con «Descargar XML (sin timbrar)»; ya timbrada, ese botón deja de salir para que nadie le mande a su contador el archivo que no vale. Para mandarlo al SAT, toca «Timbrar».
5. La tarjeta dice «Enviando al SAT…». La app se entera del resultado por tiempo real y, mientras el envío sigue en camino, además lo vuelve a leer cada 10 segundos.
6. Cuando diga «Factura timbrada», baja el «XML» y el «PDF»: se abren fuera de la app. Con el icono «Copiar el folio fiscal» copias el «Folio fiscal (UUID)».
7. Para volver a mandársela a tu cliente, toca «Reenviar al cliente». No pide confirmación: al tocarlo, la app avisa «Se la volvimos a mandar a tu cliente.»

Qué pasa si…

…ya compré timbres y la tarjeta «Factura» sigue en «Todavía no está listo». Los timbres no quitan faltantes: de timbres sólo sale «No te quedan timbres», y al timbrar. Lee los renglones debajo de «Todavía no está listo». «Nadie pidió factura al registrar esta venta» es un aviso y no frena; el que frena es el renglón con su arreglo, por ejemplo «Falta tu sello del SAT (CSD)». Para ése, la dueña o el dueño toca «Abrir perfil de facturación», en su emisor «Administrar CSD», «Cargar CSD», elige el .cer y la .key, escribe la contraseña y toca «Validar y cargar». Regresa al pedido (al abrirlo vuelve a revisar; si no, toca «Volver a revisar») y, con «Listo para timbrar», toca «Preparar CFDI» y «Timbrar». El timbre sale primero de los 10 incluidos del mes.

…mi cliente quiere una sola factura por un pedido de la app y por lo que compró en el mostrador. No se puede juntar: haz una por cada uno. En «Pedidos», la venta de la caja sale con la etiqueta «Mostrador» y el pedido de la app con «App». Abre cada uno, baja a «Factura», toca «Preparar CFDI» y luego «Timbrar». Las dos salen a nombre de tu cliente, con los datos de su ficha. En «Comprobantes» el renglón no dice a nombre de quién va: para verlo antes de timbrar, abre «Más» › «Facturas», donde cada una trae su nombre y su estado («Preparada»), y al tocarla, su nombre y su RFC. No es la factura global, que va a «Público en general».

…no me sale la tarjeta «Factura». Revisa que «Facturación electrónica» esté encendida y que tengas el permiso «Facturación». Si venció la suscripción, pasados 3 días de gracia Cuentela apaga la herramienta sola y la tarjeta deja de salir; mientras siga encendida, el servidor deja preparar y timbrar la factura de una venta ya hecha aunque la suscripción esté vencida.

…dice «Hay productos sin clave del SAT» y abajo «Concepto» con un número. El renglón dice «Clasifícalos en «Datos fiscales» de tu catálogo.». El número es el renglón de la venta, no el producto. Lo arregla la dueña o el dueño, desde el teléfono o en el panel: en la app, el botón «Ir a Datos fiscales del catálogo» abre «Datos fiscales» (también está en «Catálogo» › «Categorías, listas de precios y más» › «Preparación para facturación electrónica»), donde «Estado del catálogo» con «Faltan datos» le dice qué producto es; con «Configurar» lo clasifica y, en «Desde cuándo aplica», elige una fecha que incluya la venta. Si eres del equipo, no ves el botón: pídeselo a la dueña o al dueño. Si lo guarda con «Desde ahora», la app sigue en «Todavía no está listo» y añade «Algunos productos se clasificaron después de esta venta.»: hay que guardarlo otra vez con «Otra fecha» anterior a la venta. Luego, en el pedido, toca «Volver a revisar»; cuando diga «Listo para timbrar», sigue con «Preparar CFDI» y «Timbrar». Lee datos fiscales del catálogo.

…dice «Nadie pidió factura al registrar esta venta». Es sólo un aviso: no bloquea nada y «Preparar CFDI» sale igual si no falta otra cosa.

…el faltante es «Falta algo que esta versión no sabe explicar (pedido_por_confirmar)». El pedido todavía espera tu respuesta. Mientras no lo aceptes, el servidor no prepara su factura. Acéptalo primero: lee aceptar o rechazar un pedido desde la app.

…el faltante es «El pedido todavía no está pagado completo» o «No sabemos con qué te pagaron». Para el primero la app dice «Termina de cobrarlo, o déjalo fiado: una factura de contado necesita el pago completo.»; para el segundo, «Registra el cobro con su forma de pago: efectivo, tarjeta o transferencia.»

…la lista dice «Falta la serie de folios fiscales». El texto manda al panel, pero la dueña o el dueño también puede capturar la serie y el código postal de cada sucursal en «Perfil de facturación», en el paso «Sucursal».

…cancelé la factura y quiero ver cómo quedó en el pedido. En «Comprobantes», su etiqueta dice «Cancelación en proceso» mientras el SAT no contesta —la factura todavía ampara la venta— y «Factura cancelada» cuando el SAT ya la canceló. Si el SAT rechaza la cancelación, vuelve a «Timbrado». Una factura cancelada conserva su folio fiscal (UUID), su «XML» y su «PDF». Como en el panel, «Comprobantes» sólo dice en qué va; cancelar y ver el acuse se hace en «Más» › «Facturas». Lee facturas en la app: exportar, cancelar, sustituir y nota de crédito.

…sale «No te quedan timbres». Dice: «Ya usaste los 10 incluidos de este mes y no te queda ningún paquete. Compra timbres y vuelve a intentarlo: la venta no se pierde.» El botón «Comprar timbres» te lleva a la pantalla Timbres; ahí sólo el dueño compra.

…el SAT o el PAC la rechaza. La tarjeta dice «El PAC la rechazó: esta factura NO está timbrada.» y, abajo, «Lo que contestó el PAC» con su código y su mensaje, tal cual, más una pista del servidor. Ofrece «Preparar de nuevo» (si tu cuenta puede preparar y hay señal) y «Volver a timbrar», que sólo sale cuando la base dice que es seguro: tras un rechazo o un abandono, nunca mientras el PAC no ha contestado. Si el envío no llegó al PAC, dice «No se llegó a mandar al PAC: esta factura NO está timbrada.»

…dice «El PAC no contestó; lo reintentamos a las …». No hay botón: se vuelve a mandar solo, con el mismo documento. Si tras varios intentos dice «No pudimos timbrar tras varios intentos. Vuelve a intentarlo.», toca «Volver a timbrar». Si el servidor marca que lleva más de dos minutos en la cola o en el PAC, la tarjeta añade «Está tardando más de lo normal.»

…dice que se preparó hace más de 72 horas. El servidor ya no la manda a timbrar pasadas 70 horas desde que se preparó (deja dos de margen respecto de las 72 del SAT). Toca «Preparar CFDI» otra vez: sale con la fecha de hoy y el mismo folio. Con un envío todavía en curso no se vuelve a preparar: el servidor contesta «Esta factura se está timbrando: espera el resultado antes de prepararla de nuevo», y la app, al tocar «Timbrar» otra vez, «Esta factura ya se está mandando al SAT. Espera el resultado; no hace falta volver a pulsar.»

…el comprobante quedó sin XML. Dice «El comprobante quedó preparado pero su XML todavía no se subió.» (u otro motivo que dé el servidor) y, con permiso y señal, ofrece «Volver a generar». Sin su XML, «Timbrar» no sale.

…cambié el pedido después de prepararlo. La tarjeta dice «El pedido cambió después de prepararlo: este comprobante ya no coincide con la venta.» y ofrece «Preparar de nuevo», que descarta el anterior y toma su serie y folio.

…perdí la señal justo al mandar a timbrar. Dice «Sin conexión: no se mandó a timbrar. Vuelve a intentarlo con señal; no se gastó ningún timbre.»

…mi cliente no tiene correo. «Reenviar al cliente» avisa igual «Se la volvimos a mandar a tu cliente.», pero el servidor sólo manda el correo si la factura tiene una dirección guardada; si no la tiene, no sale nada. Baja el «PDF» y el «XML» y mándaselos tú.

…el XML o el PDF no se abren. Si el PDF todavía no está, dice «Todavía no está la representación impresa de esta factura. Vuelve a intentarlo en un momento.»; si el teléfono no abre la descarga, «Este teléfono no pudo abrir la descarga. Intenta desde el panel, en la computadora.» Los enlaces duran cinco minutos.

…quiero hacerlo desde la computadora. Lee facturar una venta.

Relacionados

• Facturar una venta: preparar y timbrar su CFDI — La factura de una venta se hace desde su pedido. Ahí ves qué falta, preparas el CFDI y lo timbras ante el SAT; al timbrarse le llega a tu cliente con su XML y su PDF.
• Preparar la facturación: tu emisor, tu sucursal y tu CSD — Enciende Facturación electrónica y deja listo quién factura: tu RFC y domicilio fiscal, el código postal y la serie de tu sucursal, y tu sello del SAT (CSD).
• Datos fiscales del catálogo: la clave del SAT de lo que vendes — Clasifica tus productos, servicios y cobros rápidos con su clave del SAT, su unidad y sus impuestos para poder facturarlos, sin cambiar precios ni tickets.
• Timbres: cuántos te quedan y cómo comprar más — Cada factura, complemento o nota de crédito que timbras gasta un timbre. Con tu suscripción traes timbres incluidos cada mes, y si se te acaban compras un paquete.
• Factura global: tus ventas al público en general — Junta en una sola factura a «Público en general» las ventas de un día, un mes o un bimestre que no llevan factura propia, y tímbrala desde Pedidos.
• Nota de crédito: devolución, descuento o corrección de una venta facturada — Cuando una venta ya facturada se devuelve o se le baja el precio, emite su nota de crédito desde el pedido y decide a dónde va el dinero.
• Aceptar o rechazar un pedido desde la app — Cómo contestas desde el teléfono a un pedido que espera tu respuesta. Qué dicen «Aceptar el pedido» y «Rechazarlo», qué pasa con la mercancía y con el dinero, por qué necesita señal y qué hacer si el pedido ya venció o ya lo movió otra persona.
• En la app, qué pestañas y apartados ves según tus permisos y las herramientas de tu negocio — En la app, cada pestaña y cada renglón de «Más» pide un permiso tuyo y, muchas veces, que el negocio tenga encendida su herramienta. Aquí ves qué pide cada uno y qué pasa cuando falta alguno.
• Trabajar sin señal en la app: qué queda apuntado, qué no y qué pasa al cerrar sesión — Qué hace la app cuando se va la señal. Qué gestos quedan apuntados en el teléfono y salen solos, cuáles necesitan señal en el momento, cuántas veces se reintenta lo apuntado y qué se pierde al cerrar sesión.
• Facturas en la app: consultar, exportar para el contador, cancelar, sustituir y emitir una nota de crédito — Dónde ves en el teléfono las facturas del negocio, las globales y los saldos de tus facturas a plazos (PPD), cómo las llevas a tu contador en Excel o ZIP y qué no viaja al archivo, cómo se cancela o se sustituye una factura (la persona dueña o quien tenga «Cancela facturas») y cómo se emite una nota de crédito, que gasta un timbre y no mueve dinero hasta que se timbra.
• Perfil de facturación y timbres en la app: emisor, sucursal, CSD y paquetes (dueño) — Cómo deja el dueño listo desde el teléfono quién factura (emisor, código postal y serie de cada sucursal, CSD), cómo cambia la serie de un local también desde Sucursales, dónde ve cuántos timbres le quedan y cómo compra paquetes. Y dónde están «Mis facturas de Cuentela» y sus datos fiscales, los de lo que le pagas a Cuentela.