Facturar un ticket de caja de principio a fin: del cobro al CFDI timbrado

Qué hace

Junta las piezas por las que pasa la factura de una venta cobrada en la caja, del ticket al CFDI timbrado. Hay tres maneras de empezar y todas acaban en el panel:

• Tu cliente la pide solo, con el QR o el código que trae su ticket.
• Tú dejas sus datos capturados en la caja, con «Datos de facturación».
• Tu cliente no trae el ticket. El ticket lleva el folio de la venta: con él la buscas en el panel.

Cada parte hace lo suyo:

• La caja guarda los datos fiscales del cliente que tú captures e imprime el ticket con el QR, la dirección corta, el código y el total de la venta.
• La página de factura (el QR, o cuentela.com/f con el código y el total) recibe los datos de tu cliente: hasta tres envíos y dentro de un plazo.
• El panel es donde el negocio prepara y timbra el CFDI, desde el pedido. Si la persona dueña encendió «Timbrar en automático las autofacturas», la factura sale timbrada sola cuando tu cliente la pide y la venta está lista.
• Tu cliente puede bajar su XML y su PDF desde la misma página, y al timbrarse el sistema le manda un correo con los dos archivos, si la factura tiene una dirección.

La caja no timbra. No prepara ni timbra ningún comprobante: sólo guarda datos del cliente y entrega el ticket con el enlace.

Qué no hace

• Una factura no junta un ticket con otras compras. Cada factura a nombre de tu cliente es de una sola venta: el ticket del mostrador lleva la suya y un pedido de la app lleva la suya, aunque sean del mismo cliente. La factura global sí junta ventas, pero a «Público en general».
• Guardar los datos en la caja no pide la factura. Mientras tu cliente no la pida desde su enlace, esa venta dice «Con enlace para pedirla · nadie la ha pedido». Con internet, el ticket que sale solo al cobrar ya lleva el QR y la dirección para pedirla; una venta cobrada sin internet sale sin ellos. Preparar el CFDI no exige que esté pedida: la venta se prepara con los datos de la ficha del cliente, salvo que traiga datos propios.
• Una venta a Público general no tiene dónde capturar datos en la caja. Se factura a nombre de quien compró si esa persona la pide con su ticket. Si nadie la pide, puede entrar en la factura global del periodo, y entonces su enlace deja de abrir.
• El ticket no siempre trae el QR. Sale sin él si Facturación electrónica está apagada, si apagaste «Imprimir el QR para que el cliente facture su ticket» o si la venta todavía no subió al servidor.
• El plazo no es indefinido. Después de la fecha límite, el enlace y el código dejan de abrir.
• El código no es lo mismo que el QR. El código deja de abrir cuando ya hay una factura preparada o cuando el cliente gastó sus tres envíos; el QR sigue abriendo mientras el enlace viva.

Cómo se hace

1. Deja lista la facturación (una sola vez)

Enciende «Facturación electrónica» en «Mis Herramientas», llena tu perfil fiscal y clasifica tu catálogo: Facturar de principio a fin, del perfil fiscal a la factura timbrada. En «Perfil fiscal y automatizaciones», pestaña «Autofactura», revisa «Imprimir el QR para que el cliente facture su ticket» (nace encendido) y «Timbrar en automático las autofacturas» (nace apagado). Sólo la dueña o el dueño los cambia. Autofactura del cliente. Si tu caja ya estaba montada, no la montes otra vez: se entera sola de que encendiste la herramienta y, desde entonces, el ticket y la barra de la caja la mencionan. No es al instante, llega cuando la caja vuelve a preguntar: qué hacer si todavía no la ofrece.

2. Cobra y entrega el ticket

Cobra como siempre: Cobrar en la caja. Con la herramienta y el QR encendidos y la venta ya contestada por el servidor, el ticket trae «Factura esta compra», el QR, «O entra a» la dirección corta «y escribe:», el «Código:» en dos grupos, el «Total:» y «O pídela en el negocio con el folio» de la venta. El «Total:» es el total del pedido, el que pide la página: en un ticket con propina no es el «TOTAL COBRADO». Si elegiste a un cliente que diste de alta tú y todavía no activa su cuenta, el ticket trae antes otro bloque, «Activa tu cuenta en Cuentela», con su propio QR: es el de tu tienda, para que ella active su cuenta, y no el de la factura. Si tu cliente pregunta cuál es cuál, el de la factura dice «Factura esta compra». Lee Invitar a activar su cuenta.

3. Si quieres, deja sus datos capturados

Elige a tu cliente con «Cliente» (F3), pulsa «Datos de facturación» y «Guardar sus datos de factura»: Datos de facturación en la caja.

4. Tu cliente pide su factura

Escanea el QR, o entra a la dirección corta y escribe el código y el total, llena sus datos y pide su factura: Pedir tu factura como cliente. Si no trae el ticket, búscala por su folio en «Pedidos» (Encontrar un pedido); desde Mostrador, «Ver todas las ventas de mostrador» te lleva ahí.

5. Prepara y timbra

Abre el pedido y despliega «Factura de esta venta». Si tu cliente la pidió, dice «Autofactura pedida · receptor listo» o «Autofactura pedida · faltan datos», con «Ver qué falta para timbrar». Cuando está lista, pulsa «Preparar CFDI» y después «Timbrar»: Facturar una venta. Con el timbrado automático encendido y la venta lista, esto pasa solo al recibir la solicitud; si algo falta, la venta queda pedida y la preparas tú. Si tu cliente también te compró en otro ticket o por la app, repite esto en cada pedido: cada venta lleva su factura.

6. Tu cliente la recibe

Su página dice «Tu factura está lista», con el folio fiscal, «Descargar XML» y «Descargar PDF». Tú la consultas en Facturas: Consultar y descargar facturas.

Qué pasa si…

…mi cliente quiere una sola factura por lo que compró en el mostrador y por un pedido que hizo en la app. No se puede juntar: cada factura a su nombre es de una sola venta. Son dos facturas, las dos a su nombre con los datos de su ficha. En Pedidos abre la venta de la caja (dice «Mostrador») y despliega «Factura de esta venta»: pulsa «Preparar CFDI» y «Timbrar». Haz lo mismo en el pedido de la app (dice «App»). Antes de timbrar, en Facturas, «Facturas emitidas», la tarjeta de cada una dice su nombre, su RFC y «Preparada»; con «Ver» la revisas y ahí también está «Timbrar». No es la «Factura global»: ésa va a «Público en general» y no sirve para facturarle a él. Hazlas antes de preparar la global del periodo. Si él prefiere pedirlas solo, también son dos: el QR de su ticket y «Facturar este pedido» en su app.

…cobré sin internet. La venta se cobra y espera en la cola. Mientras no suba, su ticket sale sin QR, sin código y sin «O pídela en el negocio con el folio». Cuando sube, el ticket que sale de «Últimas ventas» (F7), con «Ver ticket» o «Volver a imprimir», ya los trae; el papel que ya entregaste se queda como salió. Lee vender sin internet.

…mi cliente trae el ticket pero el QR no abre. La página dice «Aquí ya no se puede pedir esta factura.» y, debajo, le deja escribir el código y el total. Es el mismo aviso para un enlace revocado o vencido, una compra cancelada, una venta que ya entró en una factura global y un código o un total mal escritos.

…mi cliente perdió el ticket. Busca la venta en «Pedidos» por su folio. En «Factura de esta venta», cuando la venta tiene enlace, «Solicitud y enlace de factura» trae «El enlace que lleva su ticket»: Autofactura del cliente.

…la venta fue a Público general. La página le pide los mismos datos. Lo que mande se guarda en esa venta y con eso preparas la factura. Además, el sistema liga la venta a un cliente de tu negocio: al que ya tenga ese RFC o, si no hay, a uno nuevo que crea con el correo que se escribió. Si ese correo ya es de otra cuenta de Cuentela, si tu negocio llegó a su tope de clientes o si dos de tus clientes tienen ese RFC, la venta no se liga a nadie y la factura sigue igual.

…guardé sus datos en la caja y él abre su enlace. Su página los enseña como «Ya tenemos tus datos», con el RFC tapado, aunque nadie haya pedido la factura. Si manda los mismos datos, no cambia nada; si manda otros, se quedan sólo en esa venta y la ficha no se pisa.

…pasó el plazo. Si la venta quedó a nombre de un cliente de tu negocio, su enlace sirve hasta el último instante del mes siguiente al de la compra; si fue a Público general, hasta el último instante del mes de la compra, hora de Ciudad de México. Cuando el enlace nace al cobrar, el mes se cuenta desde que la venta queda registrada en Cuentela: una venta cobrada sin red cuenta desde que sube. La página le dice la fecha exacta. Pasada, dice «Aquí ya no se puede pedir esta factura.».

…el SAT rechaza sus datos. Su página le dice «El SAT no aceptó tus datos fiscales» y le deja corregir dentro de sus tres envíos. Lee Pedir tu factura como cliente.

…acabo de encender Facturación electrónica y el ticket de mi caja no trae «Factura esta compra». El ticket calla la factura mientras la caja crea que la herramienta está apagada, y una caja ya montada se entera sola, sin volver a montarla: al abrirla de nuevo o traerla al frente, cuando vuelve la señal, cada tres minutos con señal y, con turnos y PIN, al abrir, retomar o renovar un turno con el PIN. Los tickets que salgan después ya la traen; el papel que ya entregaste se queda como salió. Lo demás que puede faltar (el QR apagado o una venta que todavía no subió) está arriba, y el paso a paso en Datos de facturación en la caja.

…apago Facturación electrónica, o vence mi suscripción. El ticket deja de mencionar la factura, la caja deja de ofrecer «Datos de facturación» y los enlaces dejan de abrir. La caja que ya estaba montada lo deja de ofrecer en cuanto se entera, no al instante. La herramienta la apaga el sistema tres días después de que vence tu suscripción; lee Autofactura del cliente.

…no puedo capturar datos en la caja. El servidor pide el permiso «Facturación»; ya no hace falta «Clientes». La persona dueña lo tiene siempre. Para buscar la venta en «Pedidos» hace falta el permiso «Atiende pedidos». Para encender el QR del ticket y el timbrado automático hay que ser la persona dueña. Para ver, preparar y timbrar la factura de una venta, lee Facturar una venta.

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