Datos de facturación en la caja: capturar los datos fiscales de tu cliente

Qué hace

Con la herramienta Facturación electrónica encendida, la caja te deja guardar los datos fiscales de tu cliente sin salir de la venta:

• «Datos de facturación». Es un botón de la barra de acciones de «Mostrador» y de «Cobro y entrego». Cuando la barra no da para el nombre entero, debajo del icono se lee «Facturar»; si ni así cabe, está en «Más». Abre una hoja con el nombre de tu cliente y un formulario: «RFC», «Nombre en la constancia», «Régimen fiscal», «Para qué la va a usar», «Código postal» y «Correo para su factura», más un «Domicilio fiscal (opcional)» con calle, número, interior, colonia, municipio y estado. Los campos obligatorios llevan «(obligatorio)» junto a su nombre. El país queda fijo: México.
• Un recuadro de estado. Arriba del formulario dice «Factura: listo. Ya tenemos todo para facturarle.» o «Faltan datos de factura.» y, en ese caso, qué falta: por ejemplo «Falta su RFC.» o «Falta elegir su régimen fiscal.».
• Una banda de aviso. Cuando eliges a un cliente con «Cliente» (F3), la caja le pregunta una vez al servidor si ya tiene sus datos. Si el servidor contestó que faltan, sale la banda «Factura: faltan datos de» y el nombre de tu cliente, «La venta se cobra igual.», con el botón «Capturar». Se cierra con su botón de cerrar («Cerrar aviso»).
• Una sola ficha. Lo que guardas es la ficha fiscal de ese cliente en tu negocio: la misma que ves en el panel, en Clientes, «Ficha», «Datos de facturación». Con ella el negocio prepara la factura de las ventas de ese cliente, salvo la venta que trae datos propios.
• Se entera sola de que la enciendes o la apagas. No hace falta volver a montar una caja que ya estaba montada, tampoco la de cajeros con turno y PIN: aprende lo que el negocio enciende o apaga en «Mis Herramientas» cuando vuelve a preguntar por su cuenta. Eso pasa al abrirla de nuevo o traerla al frente, cuando vuelve la señal, cada tres minutos con señal y, con turnos y PIN, al abrir, retomar o renovar un turno con el PIN. No es al instante: llega en esa vuelta.

Qué no hace

• No timbra ni prepara la factura. La caja guarda los datos del cliente y entrega el ticket con el enlace para pedir la factura; nada más. La prepara y la timbra el negocio desde el pedido, en el panel, en «Factura de esta venta» (Facturar una venta). Tu cliente puede pedirla con el QR de su ticket (Autofactura).
• No junta varias ventas en una factura. Los datos que guardas sirven para todas las ventas de ese cliente, pero cada venta lleva su propia factura: un ticket del mostrador y un pedido de la app son dos facturas a su nombre.
• No pide la factura por tu cliente. Guardar sus datos sólo cambia su ficha: no marca ninguna venta como pedida.
• No captura a Público general. Sin un cliente elegido, la caja dice «Elige primero a la persona a la que se le va a facturar.» y no pregunta nada ni enseña la banda. Una venta a Público general se factura a nombre de quien compró cuando esa persona la pide con su ticket; si nadie la pide, puede entrar en la factura global del periodo.
• No guarda sin internet. Los datos se guardan en el servidor; la caja no los deja en espera para después.
• No frena el cobro. Con o sin datos de factura, la venta se cobra igual.
• Con la herramienta apagada no existe. No sale el botón ni la banda, la caja no le pregunta nada al servidor y el ticket no menciona la factura. Si la apagas con la caja ya montada, deja de ofrecerlo en cuanto se entera, no al instante.
• No pinta un «listo» fuera de la hoja. Con los datos completos la banda simplemente no sale; el «Factura: listo» sólo se lee dentro de «Datos de facturación».

Cómo se hace

1. En «Mostrador» o en «Cobro y entrego», pulsa «Cliente» (F3) y elige a la persona a quien se le factura.
2. Si sale la banda «Factura: faltan datos de…», pulsa «Capturar». Si no, pulsa «Datos de facturación» (Ctrl+Shift+F, o Cmd+Shift+F en Mac).
3. Escribe el «RFC»: 12 caracteres si es una empresa, 13 si es una persona; la caja lo pasa a mayúsculas. Escribe el «Nombre en la constancia» tal como aparece, sin el régimen.
4. Elige el «Régimen fiscal»: con el RFC completo, la lista sólo trae los que van con él. Después elige «Para qué la va a usar»: la lista se acota con tu RFC y con ese régimen. Escribe el «Código postal» de cinco números.
5. Si lo tienes, escribe el «Correo para su factura» y, si quieres, el «Domicilio fiscal (opcional)».
6. Pulsa «Guardar sus datos de factura». Si todo quedó completo, la hoja dice «Listo: con estos datos ya se le puede facturar a» y el nombre; si falta algo, «Guardamos los datos de» y el nombre, «Todavía falta algo para poder facturarle.».
7. Pulsa «Cerrar» para volver a la venta y cobra normal.

Qué pasa si…

…no veo «Datos de facturación». Facturación electrónica está apagada en tu negocio, la pantalla de la caja está bloqueada o la acabas de encender y tu caja todavía no se entera (lee la siguiente). La herramienta la apagas tú o la apaga el sistema cuando vence tu suscripción; lee Autofactura.

…acabo de encender Facturación electrónica y mi caja ya montada no tiene «Datos de facturación», ni el ticket trae «Factura esta compra». No montes la caja otra vez: se entera sola. Espera a que vuelva a preguntar, que pasa al abrirla de nuevo o traerla al frente, cuando vuelve la señal, cada tres minutos con señal y, si cobras con turnos y PIN, al abrir, retomar o renovar un turno con el PIN. Para no esperar, bloquea la caja y escribe tu PIN, o ciérrala y ábrela otra vez (en el navegador, recarga la página). Sin señal no se entera: se queda con lo que sabía y se pone al día en cuanto hay. Los tickets que salgan desde entonces ya la mencionan; el papel que ya entregaste se queda como salió. Si no sale ni así, revisa que la herramienta esté encendida en «Mis Herramientas» y que tu plan o tu prueba la incluyan.

…la caja dice «Elige primero a la persona a la que se le va a facturar.» No hay cliente en la venta, o es Público general. Elige a la persona con «Cliente».

…no hay internet. Al pulsar «Datos de facturación» la caja dice «Sin internet no se pueden capturar los datos de factura: se guardan en el servidor. Cobra normal y captúralos después.» Si se va la señal con la hoja abierta, al guardar dice «Sin internet no se pueden guardar los datos de factura. Cobra normal y captúralos después.» y lo que escribiste sigue en pantalla. Si no había red al elegir al cliente, la banda no sale; cuando vuelve la red, la caja le pregunta por esa persona.

…cobré sin internet y mi cliente quiere factura. La venta se cobra y espera en la cola. Mientras no suba, su ticket sale sin QR ni código: no trae «Factura esta compra» ni la línea «O pídela en el negocio con el folio…». Cuando la venta sube, el ticket que sale de «Ver ticket» o de «Volver a imprimir», en «Últimas ventas» (F7) de «Mostrador», ya los trae, siempre que Facturación electrónica y el QR del ticket estén encendidos. El papel que ya entregaste se queda como salió. Lee vender sin internet.

…no tengo permiso. Para leer y guardar los datos fiscales de un cliente, el servidor pide el permiso «Facturación». La persona dueña lo tiene siempre; a una persona del equipo hay que encenderlo en Equipo. Sin ellos, la banda no sale y la hoja enseña el error con el botón «Volver a intentar».

…dice «Alguien más cambió sus datos de factura mientras los capturabas…». Esos datos cambiaron en otro lado entre que los abriste y los guardaste. La hoja ofrece «Recargar lo que hay ahora», que conserva lo que escribiste, y «Quedarme con lo del servidor». La caja recuerda lo último que le contestó el servidor sobre cada persona mientras sigue abierta: si el aviso se repite, captura los datos en el panel, en Clientes, «Ficha», o vuelve a abrir la caja.

…la hoja marca el «RFC». Si es el de público en general o el de extranjero, dice «Ese RFC es el de público en general o el de extranjero; para facturar hace falta el RFC de la persona.»; si no tiene 12 o 13 caracteres, «Un RFC tiene 13 caracteres si es persona y 12 si es empresa.». Corrígelo y vuelve a pulsar «Guardar sus datos de factura».

…cierro la hoja con datos sin guardar. La caja pregunta «Capturaste datos de factura y todavía no los guardas. Si sales ahora se pierden.» con «Seguir aquí» y «Salir sin guardar». Tocar fuera de la hoja no la cierra.

…alguien cambia esos datos en el panel o en la app. La caja puede seguir mostrando lo anterior hasta que la abras de nuevo, porque no vuelve a preguntar por una persona que ya conoce.

…cerré la banda y volvió. La caja recuerda sólo la última banda que cerraste: si cierras la de otra persona, la primera puede volver a salir.

…mi cliente quiere una sola factura por lo de hoy y por un pedido que hizo en la app. Guarda sus datos una vez: sirven para las dos. Pero no se juntan: son dos facturas a su nombre, una por cada venta, y las prepara y las timbra el negocio desde cada pedido, en el panel o en la app del negocio; la caja no. Lee Facturar un ticket de caja de principio a fin.

…mi cliente pide después su factura con el QR del ticket. Si manda los mismos datos que guardaste, no cambia nada; si manda otros, se quedan sólo en esa venta y tu ficha no se pisa. Su página le enseña sus datos con el RFC tapado (Pedir tu factura como cliente).

…dejo vacío el «Correo para su factura». La hoja lo dice: «Aquí le llegan su XML y su PDF. Si lo dejas vacío, se factura igual.» La factura se manda por correo sólo si hay una dirección: la de estos datos o, si no la hay, la de su cuenta si tiene una.

Para ver el camino completo, de la venta al CFDI timbrado, lee Facturar un ticket de caja de principio a fin.

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