Saltar al artículo

Cómo se da de alta un cliente: a mano en Clientes, importándolo de un Excel, por invitación, por QR o código, en la caja y sólo con su nombre

Una persona entra a tu libreta porque tú la das de alta en Clientes (panel y app), la importas de un Excel (panel), la invitas, escanea tu QR, teclea tu código o abre tu enlace, o la registras en la caja con su teléfono o, para fiarle, sólo con su nombre. Aquí está qué hace cada camino, quién puede, qué pide, qué quiere decir «Por confirmar», cómo invitarla a activar su cuenta y qué pasa al llegar a 50 clientes.

Incluido en el plan gratuito

Qué hace

En Cuentela un cliente es una persona dada de alta en la libreta de tu negocio. Hay seis caminos para darla de alta, y cada uno deja marcado en su ficha cómo llegó:

  1. Tú la das de alta en Clientes, a mano. En el panel pulsas «Dar de alta un cliente»; en la app del negocio, «Agregar» y «Darlo de alta tú». Con su nombre basta. Queda como «Lo diste de alta en Clientes» y, si no le pusiste teléfono ni correo, su tarjeta dice «Sin teléfono · lo diste de alta en Clientes».
  2. Importándola de un Excel, cuando tienes a muchos. En el panel, en Clientes, pestaña «Importar»: bajas la plantilla, la llenas, la subes y, después de que te decimos qué renglones tienen problema, los das de alta de una vez. Queda como «Lo importaste» y, igual que a mano, «Por confirmar». Si el renglón sólo trae el nombre, su tarjeta dice «Sin teléfono · lo importaste». La app no importa. Lee Importar tus clientes.
  3. Por invitación. Le mandas un enlace personal desde Clientes, desde Cobros (ahí sólo la persona dueña) o desde la app del negocio. Queda como «Lo invitaste». Lee Invitar a un cliente.
  4. Por tu QR, tu código o tu enlace. La persona lo hace sola. En la app de Cuentela escanea tu QR (queda como «Escaneó tu QR») o escribe tu código; o abre tu enlace. Con el código escrito o con el enlace queda como «Entró por tu enlace». Lee Compartir tu tienda.
  5. En la caja, con su teléfono. Tú o tu equipo la registran con su nombre y su teléfono. Queda como «Lo diste de alta en el mostrador».
  6. En la caja, sólo con su nombre, cuando le vas a fiar y no tiene teléfono. Sólo la persona dueña puede. También queda como «Lo diste de alta en el mostrador», y en su tarjeta dice «Sin teléfono · lo diste de alta en el mostrador».

El alta a mano. «Nuevo cliente» pide:

No pide caja ni suscripción: se puede en el plan gratuito, dentro de los 50 clientes.

Quién puede en cada camino:

Hay otros dos casos en los que alguien entra a tu libreta sin que tú hagas nada:

«Por confirmar»: la persona todavía no dice que es tu cliente. Al dar de alta a alguien tú —a mano, importándolo de un Excel o en la caja— queda «Por confirmar»: tú le vendes, le fías y le apuntas igual que a cualquier cliente, pero la persona todavía no ha dicho que es tu cliente. En Clientes lo ves así: en el panel su tarjeta lleva la pastilla «Por confirmar» (en la app, el aviso sale sólo en su ficha) y su ficha dice «Todavía no confirma que es tu cliente: no ve nada de tu negocio hasta que diga que sí.» Cuando esa persona entra a Cuentela, su app le pregunta «¿Eres cliente de …?» con tu tienda:

Cuando es la propia persona quien da el paso no hay pregunta: escanear tu QR, teclear tu código, abrir tu enlace e identificarse para pedir, aceptar tu invitación, aceptar una cotización tuya, abrir el enlace de «Invitar a activar» o escanear el QR «Activa tu cuenta» del ticket de tu caja la dejan confirmada, también si ya la habías dado de alta tú.

Para que no tenga que esperar a que entre sola, invítala a activar su cuenta. En Clientes, el filtro «Sin activar» te dice a quién le falta, y «Invitar a activar» —en su ficha en el panel; «Invitar por WhatsApp» en la app— te prepara un enlace personal de un solo uso, que vale 30 días, y el mensaje para que se lo mandes tú por WhatsApp. Cuando el correo de Cuentela esté listo para tu tienda, y si la persona tiene correo, también puedes invitarla «Por correo»: el correo sale de Cuentela a nombre de tu tienda, con un recordatorio a los 7 días y un enlace para no recibir más. Al abrir el enlace escribe el código que le llega y queda confirmada como tu cliente, sólo en tu tienda. En la caja, al elegir con «Cliente» (F3) a quien no ha activado, la cesta te lo dice y su ticket trae el QR «Activa tu cuenta». Nada sale sin que tú lo pidas, salvo ese recordatorio. Lee Invitar a activar su cuenta.

Lo que ves de esa persona mientras tanto. Mientras esté «Por confirmar», en Clientes, en la libreta, en la caja, en el ticket, en las búsquedas, en «Recordar», en las citas, en la factura y al buscar su domicilio ves el nombre, el teléfono y el correo que tú tecleaste, nunca los de su cuenta. Cuentela nunca te dice si esa persona ya tenía cuenta. Ya confirmada, ves los datos de su cuenta.

Si todavía no tienes clientes, Clientes te lo dice y te muestra los caminos: el panel dice «Todavía no hay clientes» y te manda a darlos de alta tú con «Dar de alta un cliente», a traerlos de un Excel en la pestaña «Importar», a compartir tu código o tu QR desde Configuración, o a invitar a alguien desde la pestaña «Invitaciones»; la app dice «Todavía no tienes clientes» y te manda a darlos de alta tú con «Agregar», o a compartir tu código o tu enlace.

Para ver por dónde llegó cada quien, entra a Clientes: la tarjeta de cada persona lo dice junto a cuándo llegó, y su «Ficha» lo repite en «Cómo llegó». Si no se reconoce el origen, dice «No sabemos por dónde llegó».

Sumar clientes es gratis hasta 50, por cualquier camino; con la suscripción, o durante la prueba de 7 días, no hay tope. Fiar es gratis y no hay un tope de a cuántas personas les fías: lo que se llena es el lugar para personas nuevas. La caja es parte de Mostrador, que viene con la suscripción.

Qué no hace

Cómo se hace

A mano, en el panel:

  1. Entra a Clientes. Al inicio de la barra está «Dar de alta un cliente»; «Actualizar» queda al final. Púlsalo: se abre «Nuevo cliente», en pantalla completa.
  2. Escribe «¿Cómo se llama?», como lo conoces tú: «Doña Lupe» o «Pablo Méndez». Así lo verás en tu libreta.
  3. Si los sabes, escribe «Teléfono (opcional)» a 10 dígitos y «Correo (opcional)». Si falta algo, el campo te dice qué.
  4. Si quieres, agrega «Etiquetas (opcional)» (las eliges entre las que ya creaste en la pestaña «Etiquetas») y elige en «¿Qué precios ve esta persona?» su lista.
  5. Si eres la persona dueña y le vas a fiar, enciende «Le fías» y, si quieres, escribe su «Límite de crédito (opcional)»; vacío, sin límite. Si llevas la libreta y te debía algo de antes de Cuentela, escribe «Lo que ya te debe (opcional)» y, si quieres, una «Nota (opcional)».
  6. Pulsa «Dar de alta». Se abre su ficha con un aviso: «Diste de alta a …» seguido de «No le mandamos nada; cuando entre a Cuentela le preguntaremos si es tu cliente.» o, si no le pusiste ni teléfono ni correo, «Sólo tiene su nombre: cuando sepas su teléfono, pónselo en su ficha.»
  7. Si te arrepientes, pulsa «Cancelar». Si sales con algo escrito, el panel pregunta y te deja elegir «Seguir aquí» o «Salir sin guardar».

A mano, en la app del negocio:

  1. Abre «Más», entra a Clientes y toca «Agregar», el botón de abajo.
  2. Elige «Darlo de alta tú». Se abre «Nuevo cliente» en una sola columna, con los mismos campos: «Le fías» es un interruptor, las etiquetas las escribes separadas por comas y «Dar de alta» está abajo.
  3. Al terminar, la app abre su ficha y dice lo mismo que el panel.

Importando un Excel, en el panel (el permiso «Clientes»):

  1. Entra a Clientes y abre la pestaña «Importar».
  2. Pulsa «Bajar la plantilla (.xlsx)» y llénala: con el nombre de cada persona basta. Súbela con «Elegir la hoja de cálculo» y «Subir y revisar».
  3. Lee lo que encontró la revisión, decide qué hacer con quien ya es tu cliente y pulsa el botón que dice cuántos clientes importa. Hasta ahí no se dio de alta a nadie.
  4. Al terminar, cada persona aparece en tu lista «Por confirmar» y su ficha dice, en «Cómo llegó», «Lo importaste». El detalle, paso por paso, está en Importar tus clientes.

Ponerle su teléfono a quien tiene sólo su nombre (el permiso «Clientes»):

  1. Abre su ficha: en el panel, «Ficha» en su tarjeta; en la app, toca su tarjeta. A quien tiene sólo su nombre le sale «Ponerle su teléfono».
  2. Escribe «Su teléfono», «Su correo (opcional)» o los dos, y pulsa «Ponerle este contacto». En la app esto se hace en una hoja que sube desde abajo.
  3. Sale «Listo: ya puede entrar a Cuentela con ese contacto, y verá tu tienda en cuanto diga que es tu cliente.» Su ficha es la misma, con su fiado y sus compras, y sigue «Por confirmar».

Invitar a activar a quien ya diste de alta (el permiso «Clientes»):

  1. En Clientes, pulsa «Sin activar» para ver a quién le falta. En la app, está en la fila de filtros.
  2. Abre la ficha de la persona y pulsa «Invitar a activar» (en la app, «Invitar por WhatsApp»).
  3. Manda tú el mensaje por WhatsApp, o cópialo si no tiene teléfono. Cuando el correo de Cuentela esté listo y la persona tenga correo, puedes elegir en cambio «Por correo» (sin teléfono, sigues pudiendo copiar el mensaje): el correo lo manda Cuentela, a nombre de tu tienda, y no tienes que mandar nada. A cada persona le llega a lo más uno por semana. El detalle está en Invitar a activar su cuenta.

Por invitación:

  1. Entra a Clientes y abre la pestaña «Invitaciones». En la app del negocio, en el celular, no hay esa pestaña: abre «Más», entra a Clientes, toca «Agregar» y elige «Mandarle una invitación».
  2. Escribe el teléfono o el correo en «Teléfono o correo» y pulsa «Invitar».
  3. Copia el enlace que sale y pásaselo a tu cliente por WhatsApp: sólo se muestra una vez, y a un teléfono Cuentela no le manda nada. Si ya cerraste sin copiarlo, no se recupera ni se reenvía: la persona dueña cancela esa invitación y hace otra. El detalle está en Invitar a un cliente.
  4. Si tu cliente abre el enlace y lee «El equipo del negocio ya está completo», no es tu equipo: llegaste a tus 50 clientes del plan gratuito. Lee abajo «…llegas a 50 clientes sin suscripción ni prueba…».

Para que entre solo, por tu QR, tu código o tu enlace:

  1. La persona dueña entra a Configuración. En «Para compartir», copia el «Enlace de tu tienda», imprime el QR con «Imprimir QR» o dicta el «Código del negocio».
  2. Tu cliente, en la app de Cuentela, abre «Mis tiendas» y toca el botón con el signo más (se llama «Agregar una tienda»; si todavía no tiene tiendas, el botón dice «Agregar con un código»). Escribe el «Código del negocio» y pulsa «Ver la tienda». O, para escanear tu QR, toca el ícono del escáner que está arriba a la izquierda de «Mis tiendas» («Escanear el QR del negocio» al dejarlo presionado) o pulsa «Escanear el QR del negocio» dentro de «Agregar una tienda»: los dos sólo salen en la app de Android y de iPhone y llevan a la misma página.
  3. Cuando ve tu negocio, pulsa «Agregar a mis tiendas». En ese momento queda como tu cliente, ya confirmado.

Si abre tu enlace en el navegador, queda dado de alta cuando se identifica para hacer un pedido en tu tienda.

En la caja, con su teléfono:

  1. Con la venta abierta, pulsa «Cliente» (F3).
  2. Antes de darla de alta, búscala por nombre, teléfono o correo. Si ya está en tu lista, elígela; si no es todavía tu cliente, pulsa «Registrar cliente» (en una caja con turnos no sale: ver «Qué pasa si…»).
  3. Escribe el «Nombre (obligatorio)» y el «Teléfono (obligatorio)», a 10 dígitos. El «Correo para bienvenida (opcional)» puedes dejarlo vacío.
  4. Pulsa «Registrar y elegir». La persona queda en tus clientes, «Por confirmar», y elegida en esta venta: la caja dice «Cliente registrado y elegido.», o «Cliente elegido.» si ya era tuya.

En un teléfono, «Registrar cliente» va debajo de «Cliente», y el «Nombre (obligatorio)» y el «Teléfono (obligatorio)» van uno bajo otro. Con el registro abierto, el formulario y la lista se desplazan juntos: con el teclado del teléfono abierto, el campo en el que escribes y «Registrar y elegir» se alcanzan.

En la caja, sólo con su nombre (persona dueña):

  1. Arma la venta y pulsa «Cobrar».
  2. En «¿Con qué paga?», elige «Fiado».
  3. Si esa persona todavía no fía, la caja abre «¿A nombre de quién?». En «Nuevo: sólo con su nombre» escribe cómo se llama y pulsa «Crear y fiarle». El detalle está en Fiar desde la caja.

Qué pasa si…

…llegas a 50 clientes sin suscripción ni prueba: ya no te deja dar de alta a nadie nuevo para fiarle, aunque ayer sí podías. Nadie más se suma por ningún camino, tampoco a mano ni importando un Excel: «Nuevo cliente» dice «Tu plan gratuito ya tiene sus 50 clientes. Con la suscripción, o con la prueba de 7 días, no hay tope.» No es el fiado ni una falla: a quien ya está en tu libreta le sigues fiando igual, y dar de alta otra vez a quien ya es tu cliente no ocupa otro lugar. Al invitar te sale «Invitación lista», pero tu cliente, al abrir el enlace, lee «El equipo del negocio ya está completo» y «…puede liberar un lugar o ampliar su plan…»: es tu libreta de clientes la que se llenó, no tu equipo. Quien intenta entrar por tu QR, tu código o tu enlace lee «Este negocio no puede sumar más clientes por ahora. Avísale y podrá darte de alta en cuanto amplíe su plan», y a ti te llega el aviso «Tu tienda no pudo aceptar a un cliente» (a lo más una vez cada seis horas). La caja tampoco es la salida: en el plan gratuito «Mostrador» dice «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.», y su alta, también la de sólo con su nombre, cuenta para el mismo tope. Quien todavía no es tu cliente y quiere recibir en su cuenta una cotización tuya se topa con ese mismo rechazo. Si alguien pide su factura desde un ticket, la factura sale igual y a esa persona no se le da de alta. Al importar un Excel es todo o nada: si los clientes nuevos de tu archivo no caben, no entra ninguno y el mensaje dice cuántos tienes y cuántos agregaría. Compruébalo en Configuración › «Ver mi suscripción» › «Lo que llevas»: dice «50 de 50 clientes». No hay cómo borrar clientes para hacer lugar, ni hace falta: abre la prueba de 7 días o suscríbete y ya no hay tope; la invitación sigue pendiente y tu cliente entra con el mismo enlace. Lee El tope de 50 clientes del plan gratuito.

…estás en el plan gratuito y quieres darlo de alta en la caja, en Mostrador, sólo con su nombre para fiarle. En el plan gratuito no hay caja: al entrar a «Mostrador» sale «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.», con «¡Probar 7 días gratis!», «Ver planes» y «Ahora no». Y si ya tienes 50 clientes, el alta sólo con su nombre también se rechaza, porque cuenta para el mismo tope. Con la prueba de 7 días abierta, o con la suscripción, la caja sí da de alta y no hay tope. Sin ellas, dalo de alta tú en Clientes con «Dar de alta un cliente» (mientras no pases de 50): si eres la persona dueña, enciende «Le fías» desde el alta.

…diste de alta a alguien (a mano, importándolo o en la caja) y en su app no ve tu tienda. Es lo esperado mientras esté «Por confirmar»: no te ve en «Mis tiendas» ni le llega ningún aviso tuyo hasta que, al entrar a Cuentela, conteste «Sí, soy su cliente» a «¿Eres cliente de …?». Tú le sigues vendiendo y fiando. Si quieres que se entere, invítala a activar su cuenta: Invitar a activar su cuenta. Lee también Lo que ve tu cliente en su app.

…la tarjeta de un cliente dice «Dice que no es suyo». Quien tiene ese teléfono contestó «No soy yo»: el teléfono que apuntaste no es de tu cliente, o lo escribiste mal. Revisa su teléfono con él. Lo que le apuntaste se queda en su ficha, y esa tienda ya no se le enseña a quien contestó que no. Ya no sale «Activar su cuenta» en su ficha ni cuenta en «Sin activar», y su enlace deja de servir.

…tecleas un teléfono o un correo de alguien que ya usa Cuentela. Se usa su cuenta tal como está y no se le cambia nada; es igual si viene en el Excel que importas. Tú ves en tu libreta el nombre, el teléfono y el correo que tecleaste, y Cuentela no te dice que ya la tenía: el aviso al terminar es el mismo que con cualquier persona nueva.

…apuntaste a alguien sólo con su nombre (por ejemplo, a Rosa) y ahora sabes su teléfono o su correo. En su ficha pulsa «Ponerle su teléfono», escribe lo que sepas y pulsa «Ponerle este contacto». Sigue siendo la misma ficha, con su fiado y sus compras, y cuando Rosa entre a Cuentela con ese contacto verá «¿Eres cliente de …?». Lo que no se puede es ponerle un teléfono o un correo que ya es de otra cuenta de Cuentela —por ejemplo, porque Rosa ya se hizo su cuenta—: sale «Ese teléfono no se le puede poner a esta ficha. Invita a tu cliente con él; lo que te debe se queda aquí.» (o «Ese correo…»), no se junta con esa cuenta y no se te dice de quién es.

…apuntaste a alguien sólo con su nombre y ya se hizo su propia cuenta, y la invitas con su correo para que quede en la misma ficha. No se puede juntar: para Cuentela son dos personas distintas aunque se llamen igual, y no hay cómo convertir una en la otra ni quitarla de tu libreta. Si la invitas con su correo en Clientes › «Invitaciones», sale «Invitación lista» sin avisarte que ya tienes a alguien con ese nombre, y cuando ella la acepta te quedan dos tarjetas con el mismo nombre: la de antes, con «Sin teléfono · lo diste de alta en el mostrador» (o «… en Clientes», si la diste de alta tú ahí, o «… lo importaste», si vino en un Excel), y la nueva, con su correo y «Lo invitaste». Nada pasa de una a otra: lo que le fiaste, sus compras, sus puntos, su lista de precios, sus etiquetas y «Le fías» se quedan en la de antes, y la nueva empieza sin fiado. En su app, ella ve tu tienda en «Mis tiendas» y, en «Mi cuenta en esta tienda», sólo lo de su propia cuenta («Estás al corriente» si ahí no le has apuntado nada): lo de la ficha de antes no lo ve. Lo que sí puedes hacer: lo que ya te debía se queda y se cobra en la ficha de antes; lo nuevo apúntalo en la de su correo, que es la que ella ve (si le vas a fiar, la persona dueña enciende «Le fías» en su «Ficha»). Para no confundirlas en la lista, fíjate en su correo y en «Cómo llegó».

…la persona ya tiene cuenta en Cuentela con ese teléfono (en la caja). Se usa la misma persona, sin cambiar su perfil, y la caja no te dice que ya la tenía: ves el nombre y el teléfono que tecleaste. Si ese teléfono no tenía cuenta, queda una cuenta nueva con el teléfono sin verificar. En ambos casos queda «Por confirmar».

…ya compró identificada en tu tienda en línea y su cuenta sólo tiene correo. Ya es cliente de tu negocio: en «Cliente» (F3), búscala por ese correo y revisa el que muestra la lista antes de elegirla. Si se sumó después de abrir el turno, usa «Traer clientes nuevos» con internet y confirma tu PIN cuando lo pida. No hace falta crear otra ficha con su nombre ni añadirle un teléfono para elegirla. La búsqueda sólo encuentra cuentas que ya son de tu negocio; no junta fichas ni autoriza el uso de sus puntos. Para canjear, sigue la identificación en la caja.

…escribes mal el teléfono en la caja. Sale «Escribe nombre y un teléfono de México con sus 10 dígitos; revisa el correo opcional.»

…escribes mal el teléfono o el correo en «Nuevo cliente». En el panel el campo se queda marcado, con «Faltan dígitos: un número en México son 10.» o «Ese correo no se ve completo: algo@algo.com.», y «Dar de alta» no se deja pulsar hasta que lo arregles. En la app el mismo aviso sale al tocar «Dar de alta».

…se va la señal al dar de alta. El panel o la app te dice el error y no se pierde lo que escribiste. Vuelve a pulsar «Dar de alta»: es el mismo intento, y por más veces que lo pulses no se da de alta dos veces a la misma persona.

…no hay internet en la caja. El formulario dice «Sin conexión: registra a esta persona cuando la caja vuelva a estar en línea.» y «Registrar y elegir» no se puede pulsar. Si la conexión se cae justo al registrar, sale «Registrar un cliente requiere conexión y no se guarda en cola.»

…no te sale «Dar de alta un cliente». Clientes ni sale en tu menú si no tienes el permiso «Clientes»: la persona dueña lo enciende en Equipo.

…en «Nuevo cliente» no te salen «Le fías» ni «Lo que ya te debe». «Le fías» y su límite son sólo de la persona dueña; «Lo que ya te debe» pide el permiso «Libreta de fiado». Si los necesitas, pídele a la persona dueña el permiso «Libreta de fiado», o que ella encienda «Le fías» en la ficha.

…no sale «Registrar cliente» en la caja. Revisa que tu negocio tenga la suscripción o la prueba de 7 días (sin ellas no hay caja), que Mostrador esté encendido y que la persona que cobra tenga encendido en Equipo «Cobra en la caja» o «Clientes». Si todo eso está bien y la hoja «Cliente» dice «En esta caja con turnos no se registran clientes…», es una caja con turnos y PIN: lee abajo «…tu caja trabaja con turnos y PIN».

…la caja dice «ya quedó registrado» y no deja elegida a la persona. El alta sí se hizo en el servidor; la caja todavía no la trae a su lista. Queda elegida en cuanto llegue y no hace falta registrarla otra vez. En una caja con turnos te pide además «Confirma tu PIN para traerlo a esta caja».

…tu caja trabaja con turnos y PIN. Esa caja no trabaja con la sesión de la persona dueña, y registrar a alguien se hace con esa sesión. Para fiarle a alguien nuevo sólo con su nombre sale «En esta caja con turnos no se puede crear a alguien ni habilitarle el fiado: hazlo desde Clientes en el panel, o elige a alguien que ya tenga fiado.», y la hoja «Cliente» no ofrece «Registrar cliente»: en su lugar, a quien tiene permiso para registrar, le dice «En esta caja con turnos no se registran clientes: dalo de alta en Clientes, en el panel o en la app, y aquí lo traes con «Traer clientes nuevos».». En una caja así, da de alta a tus clientes a mano en Clientes, por invitación o por tu QR, tu código o tu enlace. En la ficha de un cliente que ya tienes, la persona dueña sí puede encender «Le fías».

…quieres fiarle a alguien que no tiene teléfono y no eres la persona dueña. Sale «Sólo la dueña puede habilitar el fiado de una persona: pídeselo o elige a alguien que ya lo tenga.»

…un cliente tecleó tu código y su ficha dice «Entró por tu enlace». Es lo esperado: la app manda ese origen cuando se escribe el código. «Escaneó tu QR» sale cuando se escanea el QR desde la app de Cuentela.

…diste de alta en la caja, antes de que existiera «Por confirmar», a alguien que nunca ha entrado a Cuentela. También sale «Por confirmar»: nadie ha visto nada todavía, y tú sigues viendo lo que apuntaste.

Relacionados

¿No encontraste lo que buscabas? En el panel, abre «Ayuda» y pregúntalo, o repórtalo desde «Reportar un problema». Ver todos los artículos