Cuando tu cliente acepta una cotización: contacto o pedido

Qué hace

Tu cliente abre la cotización en su teléfono o en la computadora, sin cuenta: ve tu negocio, los renglones, el total y hasta cuándo valen los precios. Desde ahí la acepta de una de estas formas:

• Desde el enlace, con «Aceptar la cotización». Se identifica con un código a su correo o a su teléfono y listo: tú recibes el aviso con su nombre y cómo contactarle. Aquí no paga nada ni se crea un pedido.
• Por WhatsApp, si publicaste tu número: sale «Consultar por WhatsApp» (o «Revisar por WhatsApp» si tienes el bot de ventas).
• En su app de Cuentela. Si se la mandaste a un cliente de tu negocio con cuenta, ya le aparece en «Mis cotizaciones»; si no, desde el enlace puede abrirla en la app. La excepción es el cliente que diste de alta tú y todavía está «Por confirmar»: a ése no le llega dirigida a su cuenta, sino «por reclamar», con su enlace. Si todo es de tu catálogo, «Pasar a mi carrito» pone esos productos en su carrito con los precios que le cotizaste. El pedido nace cuando él elige entrega y pago y confirma su pedido, como cualquier otro pedido de la app: «A mi cuenta» sólo le sale si ya le fías; si no, elige «Lo acuerdo con el negocio» y el pedido te llega «Por cobrar».

En el panel la tarjeta dice en qué va:

• «Vigente»: su enlace abre y los precios valen.
• «Recibida»: ya la tiene en su cuenta y falta que la acepte.
• «Aceptada»: quiere que lo contactes, o ya la tiene en su carrito y falta que confirme el pedido.
• «Pedido» con su folio y cómo va ese pedido hoy (por surtir, en camino, entregado o cancelado). Si el pedido espera tu respuesta, dice «Espera tu respuesta».
• «Vencida» o «Revocada»: su enlace ya no muestra precios.

Cuando la aceptan para que los contactes, a la dueña o al dueño y a quien tiene el permiso «Cotizaciones» les llega el aviso «Aceptaron la cotización…».

Qué no hace

• No hay botón para convertirla en pedido en el panel. El pedido sólo nace cuando tu cliente confirma su carrito en su app. Si la aceptó desde el enlace o por WhatsApp, contáctalo para cerrar la venta.
• No aparta existencia. Si algo se agotó, su página lo marca «Agotado por ahora» y le pide preguntarte antes de pedirlo.
• A una cotización aceptada no se le suman promociones: vale el precio que le diste.
• No se acepta una cotización vencida o revocada, y el pedido tampoco se confirma si se venció antes de que tu cliente lo confirmara.
• No pasan al carrito los conceptos escritos a mano, los servicios que se reservan con cita ni los productos que necesitan elegir su preparación. Una cotización con conceptos se acepta para que lo contactes.
• Una vez que tiene pedido, ya no se revoca: los cambios se hacen desde el pedido.
• Aceptarla no le fía ni le abre cuenta en tu libreta: lo que quede a deber se apunta al entregar el pedido, y sólo si le fías.

Cómo se hace

Si todavía no la armas: en Cotizaciones pulsa «Armar una cotización», elige para quién es, qué le cotizas y cómo se la mandamos, y emítela. El paso a paso está en Armar una cotización. El pedido no se crea desde el panel: nace cuando tu cliente la acepta en su app y confirma.

Cuando ya la emitiste:

1. En Cotizaciones, filtra con «Vigentes» o busca por folio o cliente, y pulsa «Ver la cotización».
2. Si la aceptó para que lo contactes, en «La aceptó: ponte en contacto» tienes los botones para llamarle o escribirle, y lo que te quiso decir.
3. Si ya es pedido, pulsa «Ver pedido» para abrirlo en Pedidos y atenderlo como cualquier otro.
4. Si se lo lleva sin pagarte, antes de entregarlo fíale (en Clientes, su ficha: «Le fías» y «Hasta cuánto le fías» que alcance para el total) y entrégalo con «Ya lo recibió», 0 en «¿Cuánto te pagó?» y «Sí, entregado». Lee entregar fiado o con pago parcial.

Qué pasa si…

…mi cliente aceptó la cotización y quiere llevárselo hoy, pero pagarme en dos semanas. El pedido de la cotización se fía como cualquier otro y conserva los precios cotizados. No lo dejes «Por cobrar» ni pulses «Sí, entregado y pagado», que apunta que ya te pagó. Si nunca le habías fiado, primero en Clientes abre su ficha, enciende «Le fías» con un «Hasta cuánto le fías» que alcance para el total de la cotización (o en blanco, sin techo) y pulsa «Guardar los cambios». Luego en el pedido: «Ya lo recibió», 0 en «¿Cuánto te pagó?» y «Sí, entregado». El saldo queda en «Cobros y cortes», pestaña «La libreta», y para cobrarle, ese día, «Recordar» en su cuenta: Cuentela no te avisa sola. Lee recordarle lo que debe.

…le hice la cotización a un cliente que di de alta yo, todavía está «Por confirmar» y no le aparece en su app. Es lo esperado: mientras no diga que es tu cliente, la cotización no le llega a su cuenta sola, y el panel y la app te lo dicen al elegirlo: «Todavía no confirma que es tu cliente: no le llega a su app. Pásale el enlace; al abrirlo y aceptarla, confirma tu tienda.» En el panel el botón dice «Emitir y darme el enlace», no «Emitir y dejarla en su app». Va «por reclamar», como a un teléfono sin cuenta: pásale tú el enlace (el mensaje para WhatsApp). Cuando lo abre en su cuenta y la recibe o la acepta, tu tienda queda confirmada: su ficha deja de decir «Por confirmar» y tu tienda le aparece en «Mis tiendas». Cuentela no te dice si esa persona ya tenía cuenta.

…mi cliente no tiene la app. Puede aceptarla desde el enlace con «Aceptar la cotización»; tú lo contactas para cerrar. Para que se vuelva pedido por sí sola, tiene que aceptarla en su app.

…el pedido que salió se canceló. La tarjeta dice «Pedido» con su folio y «Cancelado», con el motivo si se dio.

…mi cliente quitó la oferta de su carrito. Los productos se quedan en su carrito pero a los precios de hoy, no a los de la cotización.

…quiero cambiar algo antes de que acepte. No se edita: revócala y arma otra. Lee vigencia y revocar una cotización.

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