Armar una cotización: para quién, qué le cotizas y cómo le llega

Qué hace

Una cotización es un presupuesto con folio propio que le mandas a un cliente. Lleva:

• Renglones de tu catálogo, con su nombre y el precio de tu lista general el día que la emites.
• Conceptos escritos a mano para lo que no está en tu catálogo (un servicio, un paquete, una reparación), con su nombre, una descripción, la cantidad y el precio que tú pones. El precio va con punto para los centavos (12.03); la coma sólo separa miles (18,500).
• Una vigencia en días: de 1 a 90, y 15 si no cambias nada. Pasados esos días, el enlace deja de mostrar los precios.
• Una nota para tu cliente, si quieres: se ve en la página que abre y en su correo.

Los precios se congelan al emitirla: aunque mañana cambies tu catálogo, la cotización dice lo mismo.

Con lector de pantalla, cada campo de un renglón dice de cuál es, por ejemplo «Cantidad de Paquete Cancún» o «Concepto, renglón 2».

Al emitirla eliges cómo le llega:

• Sólo el enlace: no mandamos nada; te damos el enlace para que lo compartas por donde quieras.
• Por correo: le llega un correo con lo que le cotizas, el total y un botón para verla.
• A su teléfono: Cuentela no le manda nada al teléfono. Anotamos su teléfono y te damos el mensaje listo, con el total y el enlace, para que se lo pegues en WhatsApp.

Si se la haces a un cliente de tu negocio que tiene cuenta, además le queda en «Mis cotizaciones» de su app, salvo que lo hayas dado de alta tú y todavía esté «Por confirmar» (o haya dicho «No soy yo»): a ése le llega «por reclamar», con su enlace, y se lo pasas tú. Lee cuando tu cliente acepta una cotización.

Qué no hace

• No se edita después de emitirla. Si hay que cambiar algo, revócala y arma otra, que sale con su propio folio. Lee vigencia y revocar una cotización.
• No se convierte en pedido desde el panel: no hay botón para eso. El pedido nace cuando tu cliente la acepta en su app y confirma su pedido. Lee cuando el cliente acepta una cotización.
• No aparta existencia de lo que cotizas.
• No aplica listas de precios especiales: el precio de cada producto es el de tu lista general al momento de emitirla.
• No manda nada al teléfono de tu cliente ni la manda por WhatsApp sola: te da el mensaje listo para que lo copies y lo pegues en la conversación con tu cliente.
• No lleva más de 100 renglones.
• No cotiza cantidades menores que 0.001 ni mayores que 9,999,999.999 por renglón (la cantidad se guarda en milésimas), ni una cotización que sume más de $9,999,999,999.99.
• Lo que hoy no está a la venta sí se puede cotizar: sale marcado «Hoy no está a la venta» para que lo tengas en cuenta.
• Un insumo «Sólo cocina» no se cotiza ni sale en el buscador: es de la cocina, no de la venta. Si el producto tiene otra presentación que sí vendes, sale sólo ésa. Si también lo vendes, cámbialo en Restaurante › Insumos a «También se vende».
• Armarla pide el permiso «Cotizaciones» y la suscripción.

Cómo se hace

1. En Cotizaciones, pulsa «Armar una cotización».
2. En «¿Para quién es?» elige «Un cliente de mi negocio» (búscalo en «Buscar cliente» y elígelo en «Quién recibe la cotización») o «Alguien nuevo» y escribe su «Nombre del cliente». Basta su nombre o como le dices.
3. En «¿Cómo se la mandamos?» elige «Sólo el enlace», «Por correo» o «A su teléfono», y escribe «Su correo» o «Su teléfono». Con un cliente que tiene cuenta y ya confirmó que es tu cliente, la primera opción se llama «Sin envío adicional»; con uno «Por confirmar», sigue siendo «Sólo el enlace».
4. En «¿Qué le cotizas?» busca en «Busca en tu catálogo» y toca lo que quieras agregar. Ajusta la «Cantidad» y, si hace falta, escribe una «Aclaración (opcional)».
5. Para algo que no está en tu catálogo, pulsa «Escribir un concepto que no está en tu catálogo» y llena «Concepto», «Descripción (opcional)», «Cantidad» y «Precio de cada uno».
6. En «¿Cuántos días valen estos precios?» pon los días. Si quieres, escribe la «Nota para tu cliente (opcional)».
7. Pulsa el botón de emitir. Dice lo que va a pasar: «Emitir y darme el enlace», «Emitir y mandarla por correo», «Emitir y darme el mensaje para WhatsApp» o «Emitir y dejarla en su app» (sólo con un cliente que tiene cuenta y ya confirmó que es tu cliente).
8. Al terminar tienes el «Enlace de la cotización» con su botón «Copiar» y, si no salió por correo, el «Mensaje de WhatsApp», debajo de «Para pegarlo en WhatsApp», para copiarlo en la conversación. Con teléfono, arriba dice «Anotamos su teléfono» con el número y «Cuentela no le manda nada al teléfono: copia el mensaje de abajo y pégalo en su WhatsApp.» Sigue con «Cotizarle a alguien más» o «Volver a cotizaciones».

Al abrir una cotización ya emitida, el nombre de cada producto de tu catálogo abre su ficha en Catálogo; un concepto que escribiste a mano no lleva a ningún lado.

Qué pasa si…

…el botón de emitir no se enciende. Debajo dice qué falta, por ejemplo «Escribe a quién le cotizas: su nombre, o como le dices, basta.» o que a un concepto le falta su precio.

…escribí el precio con coma para los centavos. Un precio como «12,03» no se toma como $1,203: debajo del botón dice «Escribe el precio de «…» con punto para los centavos (12.03): la coma sólo separa miles (18,500).» Corrígelo a 12.03.

…puse una cantidad muy chica. Si la cantidad queda por debajo de 0.001, debajo del botón dice «La cantidad de «…» es menor que la mínima, 0.001: corrígela o quita el renglón.», aunque los demás renglones estén bien.

…puse una cantidad o un total demasiado grandes. Cada renglón aguanta hasta 9,999,999.999: si te pasas, el botón de emitir se apaga y debajo dice «La cantidad de «…» es demasiado grande: lo más es 9,999,999.999.». La cotización entera suma hasta $9,999,999,999.99: si el total se pasa, dice «El total pasa de $9,999,999,999.99, lo más que cabe en una cotización: divídela en dos.». Arma dos cotizaciones, cada una con parte de los renglones.

…cambié un precio del catálogo mientras la armaba. El total de la pantalla es aproximado; el que vale es el que queda al emitirla. Si salió distinto te lo dice: «La cuenta de la pantalla decía…».

…me salgo sin emitirla. Te pregunta: «Tienes la cotización a medio armar. Si te sales ahora se pierde lo que llevas.» Elige «Seguir aquí» o «Salir de todos modos».

…mi cliente sólo existe con su nombre. No tiene teléfono ni correo y no entra a Cuentela, así que no la verá en una app: mándasela por correo, o pásale el enlace por WhatsApp.

…mi cliente está «Por confirmar» (o dijo «No soy yo»). Lo diste de alta tú y todavía no contesta «¿Eres cliente de …?» en su app. Debajo de «Quién recibe la cotización» dice «Todavía no confirma que es tu cliente: no le llega a su app. Pásale el enlace; al abrirlo y aceptarla, confirma tu tienda.» En «¿Cómo se la mandamos?» salen las opciones de quien no tiene cuenta («Sólo el enlace», «Por correo», «A su teléfono») y, con «Sólo el enlace», el botón dice «Emitir y darme el enlace»: la cotización no queda en sus «Mis cotizaciones», va «por reclamar». Pásale el enlace o el «Mensaje de WhatsApp»; cuando la abre en su cuenta y la recibe o la acepta, tu tienda queda confirmada. Lee cuando tu cliente acepta una cotización.

…pierdo el enlace. No hay que armarla otra vez: en el detalle de la cotización sacas otro enlace o se la reenvías. Lee compartir o reenviar una cotización.

…se vence mi plan. Ya no puedes emitir cotizaciones nuevas, pero las que ya mandaste siguen valiendo hasta su fecha.

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