Buscar a un cliente y abrir su ficha

Qué hace

Clientes es tu libreta de personas: quién te compra, con qué precios y a quién le fías. Cada persona tiene una tarjeta en la lista y una ficha con su detalle.

En el panel (Clientes, pestaña «Clientes»):

• Buscar. El campo de búsqueda (Busca por nombre, teléfono o correo) mira toda tu libreta, no sólo lo que ya está en pantalla, y la lista se actualiza sola cuando dejas de escribir. Por nombre no importan los acentos ni las mayúsculas; por correo tampoco importan las mayúsculas. Por teléfono se comparan sólo los dígitos, así que «55 1234» y «551234» encuentran lo mismo; pero eso sólo pasa cuando lo escrito no lleva letras. Con letras y números juntos, como «juan55», se busca en el nombre y en el correo. Acepta hasta 60 caracteres. Mientras una persona esté «Por confirmar», la búsqueda mira el nombre, el teléfono y el correo que tú tecleaste al darla de alta; ya confirmada, los de su cuenta.
• Filtrar. Junto al buscador eliges una etiqueta y pulsas «Todos», «Con fiado» o «Sin fiado». Buscador, etiqueta y fiado se combinan. Si diste de alta a alguien que todavía no activa su cuenta contigo, sale también «Sin activar» con su número, por ejemplo «Sin activar (12)»: púlsalo para ver sólo a esas personas, y otra vez para quitarlo. Si no hay nadie así, ni sale. Con ese filtro prendido, arriba de las tarjetas sale una línea con cómo van tus invitaciones a activar (a cuántos, cuántos correos llegaron y cuántos activaron): lee Invitar a activar su cuenta.
• La lista llega de 30 en 30 y no va ordenada por nombre ni por fecha: para llegar a alguien, busca. Si todavía no tienes a nadie, dice «Todavía no hay clientes» y te manda a darlos de alta tú con «Dar de alta un cliente», a traerlos de un Excel en la pestaña «Importar», a compartir tu código o tu QR desde Configuración, o a invitar a alguien desde la pestaña «Invitaciones».
• La tarjeta dice el nombre, el teléfono y el correo (los dos se pueden pulsar para llamar o escribir), «Por confirmar» o «Dice que no es suyo» si a esa persona la diste de alta tú y todavía no contesta o dijo que no, «Le fías» o «Sin fiado», el nombre de su lista de precios si trae una, sus etiquetas, cuántos pedidos y cuánto compró en el mes más reciente que trae su resumen, hasta anoche (por ejemplo «14 pedidos · $647.50 en octubre de 2026, hasta anoche»), y por dónde llegó y cuándo. Trae los botones «Ficha» e «Historial» (el historial es de pago: lee el historial de un cliente).
• Por dónde llegó. La tarjeta y la ficha lo dicen con una de estas frases: «Escaneó tu QR», «Tecleó tu código», «Lo invitaste», «Entró por tu enlace», «Lo diste de alta en el mostrador», «Lo diste de alta en Clientes», «Lo importaste» (la trajiste en un Excel con la pestaña «Importar») o «Pidió su factura desde un ticket». Con cualquier otro origen el panel dice «No sabemos por dónde llegó» y la app, «Cliente del negocio». Lee cómo se da de alta un cliente.
• «Por confirmar» y «Dice que no es suyo». A quien das de alta tú —a mano, importándolo de un Excel o en la caja— le sale «Por confirmar» hasta que, al entrar a Cuentela, diga «Sí, soy su cliente». Tú le sigues vendiendo y fiando igual. Si dijo «No soy yo», la tarjeta lleva «Dice que no es suyo»: el teléfono que apuntaste no es suyo, y lo que le apuntaste se queda en su ficha. En la ficha lo explican dos avisos: «Todavía no confirma que es tu cliente: no ve nada de tu negocio hasta que diga que sí.» y «Dice que ese teléfono no es suyo: revisa su teléfono. Lo que le apuntaste se queda aquí.» A quien está «Por confirmar» lo puedes invitar a activar su cuenta desde su ficha (lee abajo «Activar su cuenta»).
• Su último mes es el mes más reciente que aparece en el resumen mensual de esa persona, dentro de los últimos 12 meses: cuántos pedidos completados y cuánto compró. El resumen se rehace cada noche, así que lo de hoy aparece mañana, y la ficha lo dice: «14 pedidos · $647.50 en octubre de 2026, hasta anoche. Lo de hoy ya está en su historial.» Lo ve quien tiene el permiso «Reportes»; la dueña o el dueño siempre. Sin ese permiso, la ficha dice «Lo ve quien tiene el permiso «Reportes».» y la tarjeta de la lista no trae esa línea; «Ver todo su historial» sigue ahí, porque el historial es de «Clientes».

La ficha del panel se abre con «Ficha» y se vuelve a leer al abrirla, para que edites lo que hay ahora. Trae «Quién es» (teléfono y correo, «Cómo llegó», «Es tu cliente desde», «Su último mes» y el enlace «Ver todo su historial»; a quien tiene sólo su nombre le suma «Ponerle su teléfono»), «Etiquetas», «Lista de precios» y «Fiado». A quien está «Por confirmar» y tiene teléfono o correo, la ficha le suma, arriba de «Quién es», el bloque «Activar su cuenta»: dice cómo va su invitación («Invitado el 18 oct por WhatsApp · no ha activado», o «Su invitación venció el 17 nov: invítalo otra vez.») y trae «Invitar a activar» (o «Invitarlo otra vez»), que prepara un enlace personal y el mensaje, con «Abrir WhatsApp» y «Copiar el mensaje»; por WhatsApp lo manda siempre la tienda. Cuando el correo de Cuentela esté listo para tu tienda y la persona tenga correo, «Invitar a activar» pregunta primero «Por WhatsApp» (o «Copiar el mensaje», si no tiene teléfono) o «Por correo»; el correo sale de Cuentela a nombre de tu tienda. Lee Invitar a activar su cuenta. Si llegas a ella justo después de «Dar de alta un cliente», arriba trae el aviso del alta. Con Puntos y visitas encendido, el plan al día y «Atiende el programa de puntos» o «Configura el programa de puntos», trae también «Sus puntos»: el saldo, cuántos están apartados en vales de mostrador y cuántos puede usar, cuántas visitas lleva y «Lo último» que le pasó; quien tiene «Configura el programa de puntos» ve ahí «Ajustar puntos». Si además hay campañas por consumo creadas, trae «Campañas por consumo», con lo que lleva la persona en cada una. Con la Facturación electrónica encendida y el permiso «Facturación», trae «Datos de facturación», que se guardan aparte con su propio botón. Etiquetas, lista y fiado se guardan juntos con «Guardar los cambios».

En la app del negocio (pestaña «Más», renglón «Clientes»): arriba está «Busca por nombre, teléfono o correo», que busca con las mismas reglas del panel, y los chips «Todos», «Con fiado», «Sin fiado» y uno por cada etiqueta, que se eligen de uno en uno (tocar uno suelta el otro) y se combinan con lo que buscas; si diste de alta a alguien que no ha activado su cuenta, sale además «Sin activar» con su número, que se suma a cualquiera de ellos, y «Todos» lo suelta; si no hay nadie con esos filtros, dice «No hay clientes con estos filtros» con «Quitar filtros»; si todavía no tienes a nadie, dice «Todavía no tienes clientes» y te manda a darlos de alta tú con «Agregar», o a compartir tu código o tu enlace. En la barra de arriba están «Etiquetas» (crearlas, cambiarlas, borrarlas y ponerle una lista de precios a toda una etiqueta) e «Invitaciones que has mandado»; abajo, el botón «Agregar» para darlo de alta tú o mandarle una invitación. En la ficha:

• Siempre: «Teléfono», «Correo» (si hay), «Cómo llegó» y «Cliente desde»; «Ver su historial»; «Cómo lo tienes apuntado» (las etiquetas); «Sus precios» (la lista) y «¿Le fías?». Si la persona está «Por confirmar» o dijo «No soy yo», debajo de su nombre sale el mismo aviso del panel; y a quien tiene sólo su nombre le sale «Ponerle su teléfono», que abre una hoja desde abajo. A quien está «Por confirmar» y tiene teléfono o correo le sale, debajo de ese aviso, cómo va su invitación y el botón «Invitar por WhatsApp» (o «Copiar la invitación», si no tiene teléfono, o «Invitarlo otra vez»); con el correo de Cuentela listo y si tiene correo, el botón sube una hoja con «Por WhatsApp» (o «Copiar la invitación», si no tiene teléfono) y «Por correo». En la lista de la app no hay pastillas de «Por confirmar»: se ve al abrir la ficha, o con el filtro «Sin activar».
• «Ver su libreta» sale con el permiso «Libreta de fiado».
• «Sus puntos» dice el saldo de la persona. Si tiene puntos apartados en vales de mostrador, dice cuántos son y cuántos puede usar, y «Lo último» enseña hasta tres de sus movimientos más recientes; debajo, lo que lleva en cada campaña por consumo. Sale con el permiso «Atiende el programa de puntos» (o «Configura el programa de puntos») y la herramienta Puntos y visitas encendida. Con «Configura el programa de puntos» trae también «Ajustar puntos». Lee puntos y visitas: cómo funciona.

En la caja, «Cliente» (F3) abre una hoja con «Buscar cliente» para elegir a la persona de la venta. Puedes escribir parte de su nombre, teléfono o correo; la lista muestra el correo si la cuenta lo tiene. Así puedes encontrar también a quien ya compró identificado en tu tienda en línea y sólo usa correo. La búsqueda usa la lista que ya tiene esta caja: si la persona es nueva y no aparece, usa «Traer clientes nuevos» con internet y, cuando lo pida, tu PIN. Con la persona elegida, «Puntos y recompensas» (F4) dice sus puntos: «N puntos · puede usar N» o, si tiene vales de mostrador, «N puntos · M apartados · puede usar K». Encontrarla y elegirla no comprueba su identidad ni autoriza el uso de sus puntos: lee identificar a la persona en la caja.

Qué no hace

• La lista y la ficha no dan de alta a nadie. El alta está en «Dar de alta un cliente», al inicio de la barra de Clientes en el panel, y en «Agregar» en la app; las otras entradas son la pestaña «Importar» (un Excel), la invitación, tu QR, tu código o tu enlace, y la caja. Lee cómo se da de alta un cliente.
• No cambia el nombre, el teléfono ni el correo de quien ya los tiene. La ficha los enseña; lo que se guarda desde ella son las etiquetas, la lista de precios, el fiado y su tope. La excepción es quien tiene sólo su nombre: «Ponerle su teléfono» le pone un teléfono o un correo. Tampoco junta a dos personas: si apuntaste a alguien sólo con su nombre y después se hizo su cuenta, quedan dos tarjetas (lee abajo «…quieres ponerle su correo…»).
• No quita a nadie de tu libreta. Ni el panel, ni la app, ni la caja tienen cómo hacerlo, y el API no tiene una ruta para quitar a un cliente.
• No deja que cualquiera cambie el fiado. Encender «Le fías» y ponerle tope es sólo de la dueña o el dueño. Quien no lo es ve en el panel si le fías y hasta cuánto, con «Esto lo cambia la dueña o el dueño del negocio.»; en la app, «Autorizar fiado es cosa del dueño del negocio.».
• La lista de Clientes no enseña los puntos de nadie. El saldo, lo apartado y los movimientos de una persona están en su ficha, en «Sus puntos» (en el panel y en la app), y en la caja.
• La app no tiene «Su último mes». Ese resumen está en el panel.

Cómo se hace

Buscar en el panel

1. Entra a Clientes. Se abre en la pestaña «Clientes».
2. Escribe el nombre, el teléfono o el correo en el campo de búsqueda. La lista se actualiza sola cuando dejas de escribir.
3. Para acotar, elige una etiqueta en el desplegable de etiquetas (empieza en «Todas las etiquetas») y pulsa «Con fiado» o «Sin fiado». «Todos» quita el corte de fiado. Para ver sólo a quien no ha activado su cuenta, pulsa «Sin activar».
4. Si no sale nadie, pulsa «Quitar los filtros». Si hay más personas, pulsa «Ver más clientes».

Abrir la ficha y cambiarla en el panel

1. En la tarjeta de la persona, pulsa «Ficha».
2. Revisa «Quién es». Para cambiar algo: en «Etiquetas» agrega las que le van y quita las que ya no (lo que quede en «Las que lleva» es lo que se guarda); en «Lista de precios» elige en «¿Qué precios ve esta persona?»; y, si eres la dueña o el dueño, en «Fiado» enciende «Le fías» y escribe «Hasta cuánto le fías». La etiqueta sola no le cambia el precio: para su precio de mayoreo, elige también su lista.
3. Pulsa «Guardar los cambios». Verás Cambios guardados.
4. Para salir, pulsa «Cerrar». Mientras haya algo sin guardar, el pie dice Tienes cambios sin guardar. y, al cerrar, el panel pregunta Tienes cambios sin guardar. ¿Los descarto?

Ponerle su teléfono a quien tiene sólo su nombre (el permiso «Clientes»)

1. Abre su ficha con «Ficha». A quien tiene sólo su nombre, en «Quién es» le sale el botón «Ponerle su teléfono».
2. Escribe «Su teléfono», «Su correo (opcional)» o los dos, y pulsa «Ponerle este contacto». Verás «Listo: ya puede entrar a Cuentela con ese contacto, y verá tu tienda en cuanto diga que es tu cliente.»

Invitar a activar su cuenta a quien está «Por confirmar» (el permiso «Clientes»)

1. Abre su ficha con «Ficha». Arriba de «Quién es» está el bloque «Activar su cuenta».
2. Pulsa «Invitar a activar» (o «Invitarlo otra vez» si ya la invitaste), y luego «Abrir WhatsApp» para mandarle tú el mensaje, o «Copiar el mensaje» si no tiene teléfono. En la app, es «Invitar por WhatsApp» o «Copiar la invitación». Cuando el correo de Cuentela esté listo y la persona tenga correo, elige «Por correo» y el correo sale de Cuentela, a nombre de tu tienda; no hay que mandar nada. El detalle está en Invitar a activar su cuenta.

Buscar y abrir la ficha en la app

1. Abre «Más» y toca «Clientes».
2. Para encontrar a alguien, escribe su nombre, su teléfono o su correo en «Busca por nombre, teléfono o correo». Para acotar, toca «Todos», «Con fiado», «Sin fiado» o una etiqueta (uno a la vez); para ver a quien no ha activado su cuenta, toca «Sin activar».
3. Toca la tarjeta de la persona para abrir su ficha.
4. Para cambiar sus etiquetas, toca «Cambiar» en «Cómo lo tienes apuntado»; para su lista, elige en «Lista de precios»; para el fiado, si eres la dueña o el dueño, usa «¿Le fías?».

Ver y ajustar los puntos de una persona

1. En el panel, pulsa «Ficha» en su tarjeta; en la app, abre «Más» › «Clientes» y toca a la persona.
2. Baja a «Sus puntos»: ahí están su saldo, lo que tiene apartado y puede usar, sus visitas y «Lo último».
3. Para sumarle o quitarle puntos (sólo con el permiso de configurar el programa de puntos), pulsa «Ajustar puntos»: escribe cuántos puntos —con un signo menos delante para quitárselos— y el motivo, que ella verá en sus movimientos, y pulsa «Guardar ajuste».

Qué pasa si…

…la ficha dice «Sin teléfono · lo diste de alta en el mostrador» (o «… en Clientes» o «… lo importaste»). Esa persona se dio de alta sólo con su nombre, sin teléfono ni correo, y la frase dice dónde: en la caja (el mostrador), a mano en Clientes o en un Excel que importaste. Así se dice en la tarjeta y en la ficha, en el panel y en la app. Para ponerle un teléfono o un correo, pulsa «Ponerle su teléfono» en su ficha.

…quieres ponerle su correo a la ficha de alguien que apuntaste sólo con su nombre, porque ya se hizo su cuenta, o en la lista te salen dos personas con el mismo nombre. Con «Ponerle su teléfono» sí le puedes escribir un teléfono o un correo, pero no uno que ya es de otra cuenta de Cuentela: sale «Ese teléfono no se le puede poner a esta ficha. Invita a tu cliente con él; lo que te debe se queda aquí.» (o «Ese correo…»). Para Cuentela son dos personas distintas aunque se llamen igual, y no hay cómo juntarlas ni quitar una de tu libreta. Si la invitaste con su correo y ella aceptó, en Clientes ves dos tarjetas con su nombre: la de antes, con «Sin teléfono · lo diste de alta en el mostrador» (o «… en Clientes» o «… lo importaste»), y la de su cuenta, con su correo y «Lo invitaste». Distínguelas por esa línea y por «Cómo llegó». Lo que le fiaste antes, sus compras, sus puntos, su lista y sus etiquetas siguen en la de antes, y en su app ella sólo ve lo de su cuenta: cobra lo de antes en la de antes y apunta lo nuevo en la de su correo. Lee cómo se da de alta un cliente.

…la tarjeta dice «Por confirmar» o «Dice que no es suyo». «Por confirmar» es lo normal para quien diste de alta tú: sigues vendiéndole y fiándole, pero en su app todavía no ve tu tienda ni le llega nada tuyo hasta que conteste «Sí, soy su cliente». Para que se entere, invítalo a activar su cuenta: Invitar a activar su cuenta. «Dice que no es suyo» quiere decir que contestó «No soy yo»: revisa con él su teléfono; a él ya no se le puede invitar a activar ni cuenta en «Sin activar». Lee cómo se da de alta un cliente.

…la tarjeta dice «No pudimos traer su actividad.» El resumen mensual no llegó. Una causa es que tu cuenta no tenga el permiso «Reportes»: sin él, el servidor no entrega ese resumen y todas las tarjetas lo dicen. Cualquier otro fallo al traerlo dice lo mismo.

…dice «Falta traer su actividad.» El resumen mensual se trae de 100 en 100 y, mientras queden páginas por traer, no se sabe si esa persona tiene actividad. Pulsa «Traer más actividad».

…dice «Nada todavía en su resumen del mes.» En el resumen que llegó no hay un mes de los últimos 12 con pedidos completados de esa persona, o lo que compró es de hoy. La ficha lo aclara: el resumen se arma cada noche y lo de hoy aparece mañana.

…la tarjeta dice menos pedidos que su historial. No falta ninguna venta. La tarjeta y «Su último mes» salen del resumen que se arma cada noche, y por eso dicen «hasta anoche»; el historial lee los pedidos en el momento. Lo de hoy ya cuenta en el historial y mañana también en la tarjeta. Además, la tarjeta es de un solo mes y el historial, de todos. Por ejemplo, con 13 compras de hoy, la tarjeta dice «14 pedidos · $647.50 en octubre de 2026, hasta anoche» y el historial, 27 pedidos. Lee el historial de un cliente.

…buscas a alguien y no sale. Revisa que lo escrito sea parte del nombre, teléfono o correo de su cuenta y quita los filtros de etiqueta y fiado. En el panel y la app, si mezclas letras y números se busca en el nombre y en el correo, no en el teléfono. Sólo se busca entre quienes ya son clientes de tu negocio; escribir un correo no da de alta a nadie ni junta dos fichas con el mismo nombre. Si a esa persona la diste de alta tú y todavía está «Por confirmar», se busca en lo que tú tecleaste: su nombre, su teléfono o su correo de la cuenta no cuentan. En la caja, si acaba de sumarse a tu negocio, trae la lista nueva antes de registrarlo otra vez.

…no ves «Clientes» en el menú del panel ni en «Más». Sale con el permiso «Clientes», que la dueña enciende en Equipo; no viene encendido de origen. Sin él, el menú no lo enseña y, si escribes su dirección en el panel, te lleva a la primera sección que sí tienes permitida. Con él cambias etiquetas y, con el plan de pago vigente, la lista; el fiado lo ves sin poder cambiarlo.

…en «¿Qué precios ve esta persona?» sólo sale «Precios del catálogo» y no hay otra cosa para escoger. Todavía no tienes ninguna lista de precios: ese cuadro enseña las listas de tu negocio (las apagadas dicen «(apagada)») y, sin ninguna, sólo queda «Precios del catálogo». Primero créala: en Catálogo, pestaña «Listas de precios» (dice «Todavía no hay listas»), pulsa «Crear una lista», escribe el «Nombre de la lista», busca el producto en «¿A qué presentación?», pulsa «Agregar», escribe su precio especial en el renglón que se agrega abajo y pulsa «Crear la lista»; verás «Lista guardada». Vuelve a Clientes, pulsa «Ficha», elige la lista en «¿Qué precios ve esta persona?» y pulsa «Guardar los cambios»: hasta que guardas, el pie dice Tienes cambios sin guardar. y la persona sigue con sus precios de antes; al guardar sale Cambios guardados. Así le das un precio especial sólo a ella, como un descuento en lo que más te compra: las demás siguen con «Precios del catálogo». Lee listas de precios.

…tu negocio no tiene el plan de pago vigente. En «Lista de precios» el panel dice Asignar o quitar una lista requiere el plan de pago. y la lista no viaja al guardar; las etiquetas y el fiado sí se guardan. En la app, «Sus precios» queda tras el candado; si el negocio no tiene ninguna lista, dice «No tienes listas de precios. Ármalas desde el panel web.» Lee listas de precios.

…la app no tiene señal. Enseña la lista de la última vez con el aviso «Esto es lo de la última vez.» y el motivo. Los cambios de la ficha se mandan al servidor al momento: sin señal la app te da el error y no los guarda.

…en la ficha no sale «Sus puntos». La tarjeta sólo se pide con el permiso «Atiende el programa de puntos» (o «Configura el programa de puntos») y la herramienta Puntos y visitas encendida (en el panel, además, con el plan al día); si el servidor no entrega los puntos, la ficha se lee sin la tarjeta y no avisa.

…en «Sus puntos» no sale «Ajustar puntos». Es de quien configura el programa: pídele a la persona dueña «Configura el programa de puntos» en Equipo. Quien sólo atiende el programa ve el saldo y los movimientos, pero no los cambia.

…arriba del panel dice «Sin conexión en vivo: usa Actualizar». El panel no está recibiendo avisos en vivo; pulsa «Actualizar» para volver a leer la lista. Con la conexión puesta dice «Al día en vivo».

…otra persona de tu equipo da de alta a un cliente, le cambia algo o le acreditan puntos mientras tienes Clientes o su ficha abierta. No tienes que hacer nada: la lista, la ficha, «Sus puntos» y sus campañas por consumo se ponen al día solas, en el panel y en la app. En la app también la ficha que abriste directo, sin pasar por la lista. Si la conexión se cayó o dejaste la app o la pestaña en segundo plano, se vuelven a leer en cuanto regresa la conexión o regresas tú. Lo que enseñan sale siempre de lo que guarda Cuentela, con tus permisos: si no puedes ver los puntos, no aparecen.

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