Permisos del equipo: qué puede hacer cada quien

Qué hace

En Equipo, cada persona de «Tu gente» tiene sus permisos: interruptores de lo que puede hacer, repartidos en ocho áreas: «Caja y mostrador», «Restaurante», «Pedidos y reparto», «Citas», «Clientes», «Productos y tienda», «Dinero y análisis» y «Equipo». Cada permiso lleva su marca: «Opera» es el trabajo del día; «Administra», configurar el negocio, que no hace falta para atender; «Supervisa», revisar y autorizar lo de otros; y «Consulta», sólo ver. Lo que dejas encendido lo puede hacer; lo demás no.

Nada viene encendido de origen. A quien invitas le llega sólo lo que le enciendas. Arriba de los interruptores, «Empezar con un puesto» trae puestos como «Cajero de mostrador», «Mesero», «Cocina», «Encargado de turno», «Almacén», «Repartidor» o «Administración»: enciende lo de ese puesto y apaga lo demás, y desde ahí ajustas uno por uno.

La tarjeta de cada persona resume lo que puede, por su marca, por ejemplo «Opera: Cobra en la caja, Corte de caja.», y trae píldoras para verlo de un vistazo: «Mostrador» (tiene «Cobra en la caja»), «Corte» («Corte de caja»), «Ve el dinero» («Cobranza») y «Reparte». Al pasar el cursor por «Ve el dinero» dice qué ve esa persona —los cortes de caja y lo que salió de los cajones— y que lo trae «Cobranza»: para quitárselo, apágala en sus permisos.

Cada permiso se quita o se pone solo, sin tocar los demás. Los que más se usan:

• «Cobra en la caja» (en «Caja y mostrador»): vender y cobrar en la caja, en Mostrador y en Cobro y entrego. Para cobrar ahí no necesita «Atiende pedidos» ni «Cobranza». Dentro van «Corte de caja» (sin cajeros hace el corte; con cajeros con turno y PIN, cierra su propio turno contando a ciegas), «Corte del período» y «Arqueo» (enseñan lo esperado, así que se dan aparte y firmados con PIN) y «Entradas y retiros», el único permiso para meter y sacar efectivo (con cajeros, quien lo tiene firma con su PIN sus entradas, sus retiros y lo que se lleva al cerrar su turno, y autoriza a quien no lo tiene). Para que una cajera cierre sola y el dinero salga sin firma de nadie, lee Permisos de la caja, sección «Cómo se combinan al cerrar el turno».
• «Atiende pedidos» (en «Pedidos y reparto»): la bandeja de pedidos. Con él ve en Pedidos los pedidos y las ventas con su monto, también las que se cobraron en la caja (canal «Mostrador»). También decide si le llega a su teléfono el aviso «Nuevo pedido {folio}»: sin «Atiende pedidos» no se le manda, aunque tenga los avisos encendidos.
• «Reparte» (en «Pedidos y reparto», dentro de «Coordina el reparto»): llevar los pedidos a domicilio desde su teléfono y cobrar en la puerta el pedido y la propina, sin necesitar «Cobranza».
• «Cobranza» (en «Dinero y análisis»): cobrar pedidos en el panel y ver el dinero del negocio: los cortes de caja y lo que salió de los cajones.
• «Reportes» (en «Dinero y análisis», con la marca «Consulta»): ver las cifras de ventas y las métricas del negocio.
• «Kardex valuado» (en «Dinero y análisis», con la marca «Consulta»): pedir y bajar el kardex del inventario con su costo, en Excel y PDF, para tu contador. Es el único lugar donde esa persona ve costos si no tiene «Costos del catálogo y de recetas». Lee kardex valuado.
• «Atiende citas» (en «Citas»): crear, confirmar, mover y cancelar citas. Si esa persona atiende citas, ve sólo las suyas, en «Mi agenda».
• «Ve la agenda de todos» (en «Citas», dentro de «Atiende citas»): ver y mover las citas de todo el equipo.
• «Libreta de fiado» (en «Clientes»): la libreta de quién te debe y cuánto; apuntar, abonar y ajustar.
• «Clientes» (en «Clientes»): tu lista de clientes. En la ficha de cada uno sale «Ver todo su historial»: cuánto ha gastado, sus pedidos y lo que más te pide. «Su último mes» de la ficha necesita además «Reportes»; sin él, la ficha dice quién lo ve.
• «Conversaciones» (en «Clientes»): atender lo que te escriben tus clientes por la app, por correo y por WhatsApp. Abre «Conversaciones» en el menú, con la herramienta Conversaciones encendida; no necesita «Ventas por WhatsApp», que es sólo de la persona dueña.
• «Catálogo» (en «Productos y tienda», con la marca «Administra»): dar de alta productos, cambiar precios y categorías. Dentro va «Costos del catálogo y de recetas» (se puede encender por separado), para ver y capturar cuánto cuestan los productos e insumos, confirmar costos nuevos en Compras y ver el valor del inventario.
• «Inventario» (en «Productos y tienda»): ver cuánto hay de cada cosa, contarla, ajustarla y trasladarla entre locales. No enseña tus ventas, los cortes ni lo que te costó la mercancía. Dentro va «Configura el inventario» (se puede encender por separado), para encender o apagar el control de existencias y decidir si se vende sin existencias o qué pasa con los lotes vencidos.
• «Ve al equipo» (en «Equipo», con la marca «Consulta»): entrar a Equipo y ver a tu gente, con sus teléfonos y sus permisos, y las invitaciones. Invitar, cambiar permisos y sacar a alguien del equipo sólo lo hace la persona dueña. Quien tiene «Supervisa cajas» también entra a Equipo, pero sólo para habilitar o restablecer el PIN de caja de quien trabaja en sus locales.

Los demás —los del restaurante, supervisar cajas, compras (con «Paga a proveedores» y «Configura las compras»), facturación (con «Cancela facturas» para cancelar o sustituir) y lo demás— están en los 44 permisos del equipo.

Qué no hace

• Sólo el dueño cambia permisos. Los permisos del dueño no se editan: tiene acceso a todo lo que está encendido en su negocio.
• Nada cambia hasta que pulsas «Guardar los permisos».
• No enciende nada por su cuenta. Quien ya estaba en tu equipo antes de que dejaran de venir de origen conservó, escritos, los que antes se daban solos —«Atiende pedidos», «Cobranza», «Libreta de fiado», «Catálogo», «Clientes» y «Ve al equipo»—: revisa su tarjeta y apaga los que no le toquen.
• Un permiso que depende de otro sale deshabilitado sin él: «Corte de caja» sin «Cobra en la caja», «Cobra mesas» sin «Atiende el salón» y «Concilia pagos» sin «Supervisa cajas». Apagar el de arriba los apaga. Los de supervisión y configuración de las herramientas («Configura el inventario», «Costos del catálogo y de recetas», «Paga a proveedores», «Configura las compras» y «Cancela facturas») se pueden encender por separado.
• Los permisos de una herramienta apagada no se ofrecen: no hay pantalla que abrir.
• Ningún permiso enseña la utilidad: es sólo del dueño, también para quien tiene «Reportes».
• La ayuda no cambia permisos por ti: te dice dónde está cada interruptor.

Cómo se hace

Quitarle sólo «Cobranza» a alguien que reparte:

1. Entra a Equipo. En «Tu gente», busca a la persona.
2. Pulsa «Ver permisos de …» (con su nombre). Se abre el panel «Permisos» con sus datos.
3. En «Permisos de esta persona», busca el área «Dinero y análisis» y apaga «Cobranza».
4. En «Pedidos y reparto», deja encendido «Reparte».
5. Pulsa «Guardar los permisos». Sale «Permisos guardados».

Al guardar, su tarjeta ya no dice «Ve el dinero» y sigue diciendo «Reparte». Con «Reparte» sigue cobrando en la puerta: quitarle «Cobranza» sólo le quita el dinero del negocio, no el cobro de sus entregas.

Que tu cajera venda y cobre en la caja sin ver tus ventas ni el dinero:

1. Entra a Equipo y pulsa «Ver permisos de …» con su nombre.
2. En «Caja y mostrador», enciende «Cobra en la caja»: con eso vende y cobra en la caja. Deja apagados «Corte del período» y «Arqueo», que enseñan lo esperado del cajón y el desglose del periodo con las ventas. «Corte de caja» hace cosas distintas según tu negocio: con cajeros con turno y PIN sólo le deja cerrar su propio turno contando a ciegas, sin ver el desglose (si prefieres que cada cierre lo firme con su PIN un encargado o tú, déjalo apagado; si quieres que cierre sola, enciéndelo), y sin cajeros hace el corte con el desglose de las ventas, así que déjalo apagado. (El puesto «Cajero de mostrador» enciende sólo «Cobra en la caja».) Con cajeros, si un día necesita hacer un corte del período o un arqueo, se lo autorizas tú o un encargado con su PIN. Para que además el dinero salga del cajón sin que tú firmes, hace falta «Entradas y retiros»: lee Permisos de la caja.
3. Deja apagados «Atiende pedidos», «Cobranza» y «Reportes». Si ya los tenía, apágalos, o pulsa «Ninguno» y enciende sólo «Cobra en la caja».
4. Pulsa «Guardar los permisos». Sale «Permisos guardados» y su tarjeta dice «Opera: Cobra en la caja.», con la píldora «Mostrador» y sin «Ve el dinero».

Que alguien sólo cuente tu mercancía (la bodega), sin ver lo que vendes, la caja ni el dinero:

1. Entra a Equipo y pulsa «Ver permisos de …» con su nombre. Baja hasta «Permisos de esta persona».
2. Pulsa «Ninguno». Apaga todo lo que tuviera, por ejemplo «Atiende pedidos» (ahí vería tus pedidos con lo que te pagaron), «Cobranza» (los cortes y el dinero que entró), «Libreta de fiado», «Clientes» (cuánto te compró cada quien), «Catálogo» (cambiar precios) y «Ve al equipo».
3. En «Productos y tienda», enciende sólo «Inventario». No le enciendas «Reportes», «Corte de caja» ni «Cobra en la caja», y tampoco «Reparte», que es para quien lleva pedidos a domicilio. El puesto «Almacén» enciende «Inventario» y «Compras»: si no va a comprarle a tus proveedores, apaga «Compras».
4. Pulsa «Guardar los permisos». Sale «Permisos guardados» y su tarjeta dice «Opera: Inventario.», sin «Ve el dinero».

En su teléfono la app ya no le enseña tus pedidos: abre en «Más», donde le queda «Inventario», y ahí cuenta con «Contar». Lee el manual del encargado de inventario.

Comprobar lo que ve: pídele que entre a su panel con su propia cuenta. Su menú sólo trae lo que le dejaste: sin «Reportes» ni «Atiende pedidos» esas secciones no salen, y si abre su dirección, el panel la lleva a su primera sección. Con sólo «Cobra en la caja», su menú trae «Mostrador» y «Mi cuenta».

Atajos: «Empezar con un puesto» enciende lo de ese puesto y apaga lo demás; «Seleccionar todos» enciende todo lo disponible menos el reparto, y «Ninguno» apaga todo. Desde ahí ajustas uno por uno.

Qué pasa si…

…mi sobrino (o alguien de confianza) me va a contar lo de la bodega y no quiero que ande viendo cuánto vendo ni lo de la caja: ¿cómo le quito eso para que no le salga? Lo que le sale en su teléfono lo deciden sus permisos: los interruptores de prender y apagar de «Ver permisos de …», en Equipo. Si lo vas a invitar, no trae nada encendido: enciende sólo «Inventario» y manda la invitación. Si ya estaba en tu equipo, puede conservar «Atiende pedidos», «Cobranza» y otros de antes, y con eso ve tus pedidos con lo que te pagaron y los cortes: pulsa «Ninguno», enciende «Inventario» y pulsa «Guardar los permisos»; su tarjeta deja de decir «Ve el dinero». Ya no ve tus ventas, los cortes, la caja, los reportes ni lo que te costó la mercancía. Lo que sí ve es el precio de venta de cada cosa, el mismo de tu tienda, y en «Movimientos» un renglón «Venta» con las piezas que salieron y su pedido, como «Pedido #1», sin dinero; si pulsa «Ver el pedido», la app lo regresa a «Más» sin enseñarle nada. No le enciendas «Reparte».

…cierro el panel sin guardar. Mientras tengas cambios, abajo dice «Tienes cambios sin guardar.». Lo que no guardes no se aplica.

…invito a alguien que va a repartir. Al invitar, el interruptor de «Reparte» dice «Va a repartir». Encenderlo no toca lo demás: como nada viene encendido, si sólo va a repartir no enciendas nada más (o elige el puesto «Repartidor»). Su tarjeta dirá «Sólo reparte: lleva pedidos a domicilio y nada más.».

…no veo «Ver permisos de …». Sólo lo ve el dueño del negocio. En la tarjeta del dueño no aparece: sus permisos no se editan. Quien tiene «Supervisa cajas» ve en su lugar «PIN de caja de …», que sólo maneja el PIN.

…quiero saber quién ve el dinero. Revisa la píldora «Ve el dinero» en cada tarjeta, o el aviso de arriba de «Tu gente».

…le apago «Atiende pedidos» a quien cobra en la caja. Sigue vendiendo y cobrando: la caja le pide «Cobra en la caja», no «Atiende pedidos». Deja de recibir en su teléfono el aviso «Nuevo pedido {folio}», aunque le sigan llegando los de todo el equipo, como «Tu tienda no pudo aceptar a un cliente», y su tarjeta deja de nombrar «Atiende pedidos». En el panel deja de ver Pedidos y las «Ventas recientes» de Mostrador; donde salían, le dice «No tienes permiso para consultar las ventas del negocio. La caja sigue disponible para tu turno.». En la caja sí sigue viendo «Últimas ventas»: las últimas 20 de esa caja, para ver el ticket o volver a imprimirlo.

…le enciendo «Reportes» a alguien. Ve las cifras de ventas, pero no la utilidad: la pestaña «Utilidad» es sólo del dueño. Lee Utilidad: cuánto te dejó lo que vendiste.

…le apagas «Cobranza» a alguien que reparte. Con «Reparte» encendido sigue viendo sus entregas, las lleva y cobra en la puerta, el pedido y la propina: cobrar al entregar es de quien reparte y ya no pide «Cobranza». Lo que pierde es «Ve el dinero»: «Cobros y cortes», los cortes de caja y lo que salió de los cajones. Lo que ya viene pagado lo entrega igual. Si además tiene «Atiende pedidos», desde Pedidos puede cerrar un pedido sin registrar el cobro: queda «Pedido entregado. El cobro se registra aparte» y lo que falta lo apunta quien tenga «Cobranza». En su app sigue teniendo «Mi corte»: es lo que él cobró, y verlo no pide permiso.

…alguien que atiende citas te pide mover la cita de una compañera. Con sólo «Atiende citas» no puede: ve «Mi agenda», sin las citas de las demás, y el sistema no le deja moverlas ni cancelarlas. Muévela tú o quien tenga «Ve la agenda de todos». Si debe hacerlo seguido, en «Ver permisos de …», en «Citas», enciéndele «Ve la agenda de todos» y pulsa «Guardar los permisos». Lee prestadores y horarios.

…alguien tiene «Cobranza» y no «Libreta de fiado». En Cobros ve lo que entró —en la app, «Ver el corte de caja»; en el panel, la pestaña «Reporte de cobranza»—, pero no la libreta: en su lugar le sale «No tienes permiso de fiado en este negocio» y a quién pedírselo. Para que la vea, enciende «Libreta de fiado» en sus permisos.

…quiero que alguien sea cajera en un local y supervisora en otro, o que tenga un permiso sólo por unos días. No se puede ni lo uno ni lo otro. Los permisos son de la persona y valen igual en todos sus locales: no hay permisos distintos por local (el local asignado, o los que dejas encendidos en «Alcance de sus permisos de caja», sólo acota dónde valen los de caja). Y no caducan solos: se quedan encendidos hasta que los apagas en «Permisos de esta persona». Si alguien necesita dos papeles, necesita una segunda cuenta, y cada cuenta del equipo ocupa su propia plaza: se compra otra en «Comprar o administrar plazas». Lee plazas de equipo.

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