Utilidad: cuánto te dejó lo que vendiste (sólo tú la ves)

Qué hace

La pestaña «Utilidad» dice cuánto te dejó lo que vendiste: tus costos directos de venta, sin renta, nómina, impuestos ni comisiones. Arranca con los últimos 14 días, con hoy, y la puedes cambiar a otro periodo y a un local.

Enseña:

• Vendiste: la venta neta del periodo, después de devoluciones y sin el envío.
• De eso, con costo conocido: la parte de esa venta que tiene costo registrado (sale cuando falta alguno).
• Costo de lo vendido: el costo de esa parte.
• Costo de recompensas: lo que salió por puntos, si hubo.
• Utilidad bruta, con su margen, cuando todo lo vendido tiene costo. Si falta alguno dice Utilidad calculada: ventas con costo menos su costo; lo que falta no está ahí.
• Sin costo conocido: lo vendido de lo que no se puede calcular utilidad.
• Una gráfica por día que cambias entre «Ventas» y «Utilidad».
• Desglose por producto: los 12 que más vendieron, con su venta, su costo, su utilidad y su «Costo promedio por unidad con costo» (el de todas las piezas vendidas en el periodo). Los nombres y costos son los que quedaron al vender.

Cada venta cuenta el costo que quedó congelado al venderla: si llevas inventario, el costo promedio de tu local (lo que te quedaba junto con lo que te llegó en Compras); si no, el costo de tu catálogo. Por eso lo que te dejó una venta puede no ser la «utilidad estimada por unidad» de la ficha del producto, que resta el costo de tu catálogo: la buena es la de la venta. A cuánto salió cada venta lo ves en Inventario, en los «Movimientos» del producto.

Qué no hace

• Sólo la ve la persona dueña. Quien tiene el permiso «Reportes» ve las otras pestañas, pero no ésta: los costos son del dueño.
• Viene con la suscripción de Cuentela (Costos y utilidad): sin ella, se ve detrás de un candado con «Ver qué incluye».
• No incluye renta, nómina, impuestos ni comisiones.
• No resta lo que le compras a tus proveedores: resta el «Costo de lo vendido», lo que te costó cada pieza que vendiste. Lo comprado y no vendido sigue siendo mercancía. Si compraste $900 y vendiste $208 que te costaron $120, la «Utilidad bruta» es $88. Lo comprado está en Compras, «Reportes de compras».
• No inventa costos: lo que no tiene costo queda fuera de la utilidad, y la pantalla lo dice.
• Registrar un costo hoy no cambia las ventas que ya pasaron. Cuenta para las que siguen si el producto no lleva inventario o su local todavía no tiene costo promedio; si ya lo tiene, cada venta sale a ese promedio, que se mueve con lo que te llega en Compras.
• El periodo es de hasta 92 días y llega hasta hoy.
• No descarga a Excel.

Cómo se hace

1. Entra a Reportes y abre la pestaña «Utilidad».
2. Si tienes varios locales, elige el local en «Sucursal», o «Todas» para el negocio entero.
3. Elige el periodo en «Desde» y «Hasta». Para un solo día, como ayer, pon la misma fecha en los dos.
4. Pulsa «Actualizar». Al cambiar las fechas, la cifra anterior se quita hasta que actualizas.
5. Si sale «Tu utilidad es parcial», pulsa «Completar costos»: salen las presentaciones sin costo, primero las que más pesaron en tus ventas. Escribe su «Costo unitario» y pulsa «Guardar costo». Ese costo cuenta para las ventas que siguen: lo que ya vendiste sin costo se queda fuera de la utilidad de ese periodo.

En el desglose por producto, el nombre de cada uno abre su ficha en Catálogo.

Qué pasa si…

…tu proveedor te subió el costo y quieres que se refleje en lo que te deja cada venta, sin cambiarle el precio a tu cliente. Son dos números distintos: el costo es lo que tú le pagas al proveedor y sólo lo ves tú; el precio es lo que paga tu cliente, en el «Precio» de la presentación en Catálogo. No toques el «Precio». Lo que mueve lo que te deja cada venta es recibir la mercancía en Compras con el costo nuevo («Recibir mercancía», «Me llegó mercancía», columna «Costo»): desde que la recibes, las ventas que siguen ya lo cuentan, sin hacer nada más. Si llevas inventario, cada venta toma el costo promedio de tu local: lo que te quedaba al costo de antes junto con lo que acaba de llegar. Ejemplo: te quedaban 6 a $30 y llegaron 12 a $40; cada venta cuenta (6 × 30 + 12 × 40) ÷ 18 = $36.67, no $40, y así sigue hasta que te llegue otra compra. No es por lote. Las ventas que ya hiciste se quedan con el costo de cuando se vendieron. Si el costo cambió mucho, Compras lo deja en «Costos por confirmar»: «Aplicar al catálogo» pone al día la utilidad estimada de la ficha del producto, no el costo de tus ventas. Escribirlo a mano en la ficha, con «Guardar costo», tampoco lo cambia mientras tu local tenga costo promedio; sin inventario, ése sí es el costo que cuentan las ventas que siguen.

…quieres ver a cuánto te está contando cada venta, o la «utilidad estimada por unidad» de la ficha dice una cosa y la venta te dejó otra en «Utilidad» y no sabes cuál es la buena. La ficha («Costos y utilidad estimada») resta el costo de tu catálogo al precio base: es una estimada. Aquí, cada venta usa el costo que quedó congelado al venderla; con inventario, el promedio de tu local. La de la venta es la que de verdad te dejó. Para verlo venta por venta, en Inventario pulsa «Contar o ajustar» en el producto y baja a «Movimientos»: cada «Se vendió» dice «Salió a $… c/u, el promedio del local» y cada «Me llegó» dice «Entró a $… c/u, lo que costó en la compra» y «El promedio del local quedó en $…». El «Costo promedio por unidad con costo» del «Desglose por producto» junta todas las ventas del periodo, las de antes y las de después de la compra.

…sale «Tu utilidad es parcial» y quieres saber cuánto ganaste de verdad. «Utilidad calculada» es lo que te dejó sólo lo de «De eso, con costo conocido». Lo de «Sin costo conocido» no está en ninguna cifra y Cuentela no lo estima: de esas ventas no se puede saber cuánto te dejaron. Ponerles costo ahora con «Completar costos» no completa ese periodo, porque cuenta para las ventas que siguen. Para que la próxima vez salga «Utilidad bruta», con su margen, registra el costo de lo que vendes antes de venderlo.

…tus ventas dicen una cosa, la utilidad otra y el dinero que te entró otra. Son tres preguntas distintas. «Vendido hoy, antes de devoluciones», en la pestaña «Ventas», son los pedidos entregados del día, con su envío y aunque te los hayan fiado. «Vendiste», aquí, es esa venta después de devoluciones y sin el envío, y la utilidad es lo que te dejó la parte con costo: no resta tus gastos ni lo que sacas del cajón. Ninguna de las dos es lo que te pagaron. Lo que te entró, con qué te pagaron y lo que fiaste está en «Cobros y cortes», pestaña «Reporte de cobranza»: pon «Hoy», pulsa «Ver el corte» y lee «Lo que entró ese día» y «Fiado nuevo». Lo que sacaste del cajón y todavía no llega está ahí mismo, más abajo: lee Dónde está tu dinero ahora mismo.

…sale «La utilidad histórica todavía se está consolidando…». Los días ya cerrados se preparan una vez al día, de madrugada. Vuelve a intentar más tarde con «Reintentar».

…dice «Todavía no hay ventas ni recompensas canjeadas en este periodo» o «No hubo ventas ni recompensas canjeadas en ese periodo». No hubo ventas en esas fechas, o en ese local. La segunda sale cuando cambiaste las fechas o elegiste un local: «Quitar el filtro» vuelve a las últimas dos semanas del negocio entero.

…quieres la utilidad de este mes y las fechas o la gráfica empiezan dos semanas atrás (por ejemplo, el 19 de septiembre). De entrada salen los últimos 14 días, con hoy, no el mes. Pon el día primero del mes en «Desde» y hoy en «Hasta», y pulsa «Actualizar»: «Vendiste», «Costo de lo vendido» y la utilidad quedan del mes.

…pongo «Desde» después de «Hasta». Sale «La fecha de inicio no puede quedar después de la fecha final.»

…elijo más de 92 días. Sale «El rango máximo es de 92 días.»

…un producto dice «utilidad no calculable». No tiene costo registrado. Ponle su costo con «Completar costos» o en su ficha del catálogo: contará para las ventas que siguen. Lee costo y utilidad de un producto.

…un insumo pide «Monto de compra». Para un insumo se anota lo que pagaste, la «Cantidad» y la «Unidad», y se convierte solo.

…«Vendiste» no cuadra con «Vendido» de la pestaña «Ventas». «Vendiste» es después de devoluciones y sin el envío; «Vendido» es antes de devoluciones y con envío.

…mi encargado pregunta por la utilidad. No la puede ver: los costos y la utilidad son sólo de la persona dueña.

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