Costo y utilidad de un producto (sólo tú los ves)

Qué hace

Te deja anotar cuánto te cuesta cada presentación de un producto: la pieza, el kilo, la caja. Con eso Cuentela te enseña, junto al precio, cuánto te deja por unidad y el margen. Por ejemplo: precio $30, costo $12 → utilidad estimada $18, margen 60 %.

• Sólo lo ves tú, la dueña o el dueño, o quien tenga el permiso «Costos del catálogo y de recetas» (en Equipo, dentro de «Catálogo»). No aparece en tu tienda, ni en la caja, ni al resto de tu equipo.
• Cada costo que guardas queda en un historial: las ventas anteriores conservan el costo que tenían.
• Es el costo de tu catálogo: el de tus márgenes. Si llevas inventario, tus ventas cuentan otro: el costo promedio de tu local, que se forma con lo que te llega en Compras.
• Es el costo de una unidad de la presentación: si vendes por pieza y compras por caja, el de una pieza, no el de la caja.
• El costo se resta en Reportes › «Utilidad» cuando vendes, pieza por pieza, como «Costo de lo vendido» (con inventario, al promedio de tu local). No se resta cuando compras: lo que le compraste a tu proveedor y no has vendido no baja tu utilidad.
• Con lo que trae, lo reparte: si la presentación dice que trae 24 «Lata» o 1 l, debajo de su costo sale, por ejemplo, «Equivale a $13.00 por Lata · $0.0366 por ml». Lee presentaciones.
• Se puede anotar desde el alta, en «Costo inicial (opcional, sólo tú)»; después, en la sección «Costos y utilidad estimada» del producto; o de golpe, en la columna precio_compra de la importación del catálogo.

Viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año, más IVA.

Qué no hace

• El margen se calcula con el precio base de la presentación. Si vendes con listas de precios o descuentos, una venta puede dejarte otra cosa.
• Si la presentación se vende con receta, manda el costo de la receta y este costo directo no se suma. Lee recetas, insumos y el catálogo.
• El costo de lo que se vende no puede ser mayor que su «Precio». Si lo intentas, sale «El costo directo 50.00 supera el precio de venta vigente 30.00 de esta presentación. Actualiza el costo o el precio y vuelve a intentar.», también cuando lo aplicas desde Compras › «Costos por confirmar». Un insumo que dejaste como «Sólo cocina» no se vende, así que su costo no se compara con ningún precio: puede costar más que el «Precio» que tenga guardado. Con «También se vende» sí se compara.
• Cambiar el costo no le cambia el costo a la mercancía que ya está en tus locales: esa conserva el costo con el que entró.
• Si llevas inventario de esa presentación y su local ya tiene costo promedio, cambiar el costo aquí no cambia lo que cuentan tus ventas en Reportes › «Utilidad»: ésas salen a ese promedio, que sólo se mueve cuando te llega mercancía en Compras (o de otro local). Aquí cambian tus márgenes y el costo que se usa en un local sin promedio.
• Sin suscripción no se puede ver ni guardar, tampoco subir por la hoja de cálculo: si tu hoja trae precio de compra, esa columna no se usa y la revisión lo dice; lo demás sí se sube. Dar de alta un producto sin costo sigue siendo gratis.
• La hoja de cálculo no quita costos ni costea insumos: una celda vacía deja el costo como estaba, y el de un insumo se pone en su ficha, en «Costo para recetas», o desde su receta con «Ponle costo» (o «Cambiar», si ya lo tiene), sin salir de ella. Lee recetas, insumos y tu catálogo.

Cómo se hace

Al dar de alta:

1. Llena el producto como siempre.
2. En cada presentación nueva, escribe el «Costo inicial (opcional, sólo tú)».
3. Pulsa «Dar de alta el producto». El costo se guarda junto con la presentación.

En un producto que ya existe:

1. Abre el producto y baja a «Costos y utilidad estimada».
2. Pulsa «Ver el costo» en la presentación que quieras.
3. Escribe el «Costo unitario (opcional)» y, si quieres, una «Nota (opcional)», como el proveedor o el mes.
4. Pulsa «Guardar costo». Se guarda en ese momento, sin esperar a «Guardar los cambios».

Si es un insumo con lo que trae dicho (la bolsa trae 1 kg) y todavía no tiene costo para recetas, debajo sale «Con lo que trae, su costo para recetas sería $30.00 por 1 kg.»: pulsa «Ponerlo», revisa y guárdalo: el monto se llena con dos decimales, como lo escribirías ($30.00), y no se guarda solo. Al revés, si su costo para recetas ya dice «por 12 kg» y la presentación sigue en «1 pieza», sale «¿Trae 12 kg?»: pulsa «Usar» y se abre «Qué trae» de esa presentación con 12 kg puesto; pulsa «Listo» y «Guardar los cambios». Nada de eso se guarda solo.

Para ver los cambios anteriores, pulsa «Ver historial». Para quitar el costo, pulsa «Dejar sin costo» y confirma con «Sí, dejar sin costo».

Muchos de golpe, con la hoja de cálculo:

1. Entra a Catálogo, abre la pestaña «Importar» y pulsa «Bajar la plantilla (.xlsx)».
2. En la columna precio_compra escribe lo que te cuesta cada pieza de esa presentación. Déjala vacía donde no quieras cambiar nada.
3. Súbela y aplícala como cualquier importación. Lee importar tu catálogo.

Qué pasa si…

…compras por caja (de 24) y no te cuadra cuánto te cuesta cada pieza. El costo de esta ficha es el de una pieza, si vendes por pieza: no escribas aquí lo de la caja. Con Compras, recibe la caja con su «Costo» por caja y, en «Cómo viene», caja y 24: Cuentela lo divide ($216 ÷ 24 = $9). Si es la primera vez que esa pieza tiene costo, espera en Compras › «Costos por confirmar» con «Lo que tenías» en «—», «Lo que salió en la entrada» $9.00 y «Es la primera vez que le pones costo»; pulsa «Aplicar al catálogo» y sale «Listo: el costo de catálogo de … ahora es $9.00.». Si llevas inventario, las piezas que llegaron ya cuentan $9 en tus ventas desde que las recibiste, aunque todavía no lo apliques; y si las que ya tenías no tenían costo, quedan también a $9. Si tu negocio acredita el IVA («Mi negocio acredita IVA», en la configuración de Compras), la pieza sale sin IVA: $216 con IVA ÷ 24 da $7.76. Sin Compras, escribe aquí el costo de una pieza con «Guardar costo»: 216 ÷ 24 = 9. Lee recibir mercancía.

…tu proveedor te subió el costo y no quieres cambiarle el precio a tu cliente. No toques el «Precio» de la presentación: ése es lo que paga tu cliente; el costo es otro dato. Si llevas inventario, lo que cuenta en lo que te deja cada venta es el costo con que entra la mercancía: recíbela en Compras con el costo nuevo y, desde ahí, cada venta sale al promedio de tu local (lo que te quedaba al costo de antes junto con lo nuevo). El costo de esta ficha se pone al día solo o, si cambió más de tu tolerancia, espera en Compras › «Costos por confirmar»: «Aplicar al catálogo» lo pone aquí y baja tu utilidad estimada. Escribirlo aquí con «Guardar costo» sólo cambia esa estimada. Si no llevas inventario, anótalo aquí con «Guardar costo»: cuenta para las ventas que siguen. Lee utilidad.

…no tengo la suscripción. El bloque se ve borroso y encima tiene un candado que dice «Costos y utilidad» y «Ver qué incluye». Al tocarlo aparece «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.»

…se me vence la suscripción. No se borra ningún costo. Dejas de verlos y, al volver a pagar, aparecen tal como estaban.

…sale «El costo directo … supera el precio de venta vigente … de esta presentación.» El costo que escribiste (o que Compras quiere aplicar) es mayor que el «Precio» de esa presentación, y lo que se vende no puede costar más de lo que se cobra. Sube el «Precio» en Catálogo o baja el costo y vuelve a guardar. Si es un insumo que no vendes, déjalo en «Sólo cocina» en Restaurante › «Insumos»: ahí el costo no se compara con el precio. El costo se dice con dos decimales, como lo escribes.

…escribo un costo negativo o con letras. Sale «Escribe un costo no negativo con máximo dos decimales.» El cero sí se vale.

…guardé bien. Sale «Costo guardado. Las ventas anteriores conservaron su costo original.»

…dejo una presentación sin costo. Si no llevas inventario de ella, o su local no tiene costo promedio, las ventas que vengan quedan con costo desconocido; si lo tiene, siguen saliendo a ese promedio. Las anteriores no cambian.

…alguien de mi equipo abre el producto. Si no tiene el permiso «Costos del catálogo y de recetas», no ve la sección de costos. Si lo intenta por otro lado sin ese permiso, recibe «Necesitas el permiso de costos del catálogo y de recetas en este negocio».

…estoy en la app del negocio y quiero ver cuánto me cuesta cada lata de la caja. Desde la app 1.3.83, en la ficha del producto (para la persona dueña o quien tenga «Costos del catálogo y de recetas»), debajo de «Costo actual» sale, como en el panel, «Equivale a $13.00 por Lata · $0.0366 por ml» cuando la presentación dice lo que trae («Trae: 24 Latas»). Si su costo para recetas dice «por 12 kg» y la presentación sigue en «1 pieza», sale «Su costo para recetas dice «por 12 kg». ¿Trae 12 kg?» con «Usar»: se abre el «Trae» de esa presentación con 12 kg puesto; revísalo, pulsa «Listo» y «Guardar cambios». No se guarda solo.

…estoy en la app del negocio y quiero corregir el costo de un insumo de la receta. Abre el producto que lleva la receta. En «Costo por receta», junto a cada insumo sale «Cambiar» si ya tiene costo, o «Ponle costo» si no tiene (desde la app 1.3.81). Cualquiera de los dos abre la ficha de ese insumo. Ahí toca «Para recetas» y corrige «Lo que pagaste», «Por cuánta cantidad» y «Unidad de compra»: salen con lo que escribiste antes, por ejemplo «25» por «1» «l». Un costo nuevo arranca en la unidad más grande (kg, l), para que $12 el kilo no quede como $12 el gramo.

…subí mis costos con la hoja de cálculo. En «Ver historial» de cada presentación queda que los puso la importación de Excel, y quién la subió. Si el precio de compra era el mismo que ya tenía, no se anota otra vez.

…alguien de mi equipo sube una hoja con precio de compra. Sin el permiso «Costos del catálogo y de recetas», esa columna no se usa: no se guarda ningún costo, y lo demás de cada renglón sí se sube. Antes de aplicar, la revisión le dice «La columna «precio_compra» no se usó: el precio de compra sólo lo sube la persona dueña del negocio. Lo demás de cada fila sí se sube.» Con «Costos del catálogo y de recetas» encendido, la plantilla sí trae esa columna y los costos se suben igual que con la cuenta dueña.

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