Kardex valuado: el inventario con su costo, en Excel y PDF para tu contador

Qué hace

El kardex valuado es la historia de tu inventario con su costo: cada vez que una presentación entró, salió o se contó, a cuánto salió cada pieza, cuánto valió el movimiento y cuánto vale lo que queda. Se pide en «Inventario», en la pestaña «Kardex valuado» (después de «Ajuste por Excel»; sólo «Configuración», que ve la persona dueña, va más a la derecha), y se baja en Excel, para el sistema contable de tu contador, o en PDF, para leerlo.

Lo pides de todo tu inventario o de un solo producto, por periodo y, si tienes varios locales, de todos o de uno:

• El periodo va de un día a un año y no pasa de hoy. Cuentan los días de tu negocio, en su zona horaria, y el saldo inicial es lo que había al empezar el día de «Desde».
• El producto se elige desde su cajón: en «Existencias», «Contar o ajustar» y, en «Movimientos», el botón «Kardex valuado en Excel o PDF». Sin eso, es todo el inventario.
• El local se elige cuando tienes dos o más locales abiertos. Quien tiene un local asignado sólo pide el suyo.

El kardex se arma aparte, sin que tengas que esperar: «Pedir el kardex» lo deja en la lista y puedes seguir trabajando, o cerrar la página. Cada persona arma uno a la vez. Cuando está, la píldora de su tarjeta cambia a «Listo» y, si tienes los avisos activos en la app, te llega un aviso al teléfono. «Bajar» descarga el archivo con el nombre que dice «Se guarda como …» (por ejemplo, «kardex-valuado-2026-10-01-a-2026-10-12.xlsx»), con un enlace que dura 15 minutos. El archivo se guarda siete días y luego se borra solo.

«Mis kardex valuados» lista los que pediste tú, del más nuevo al más viejo; si todavía no has pedido ninguno, dice «Todavía no has pedido ninguno». Son de cada quien: nadie más ve ni baja los tuyos, ni siquiera la persona dueña, y tú no ves los de otra persona. Cada tarjeta dice «Kardex valuado · Excel» o «· PDF», el periodo, cuántos movimientos trae, su peso, «Se guarda como …» y «Se borra el …». Si no salió, dice por qué.

El método es costo promedio, el mismo con el que Cuentela cuenta lo que costó cada venta: cada local lleva el promedio de cada presentación. Los dos archivos lo dicen escrito: «Costo promedio (NIF C-4; LISR art. 41)». Con varios locales, cada producto sale en cada local con su propio promedio; no hay un promedio del negocio entero.

Lo que trae el Excel: tres hojas.

• «Movimientos»: una fila por movimiento, con columnas fijas —las mismas, en el mismo orden, en todos los archivos— para importarla al sistema contable: Fecha, Local, Clave, Producto, Presentación, Movimiento (en palabras, como «Se vendió» o «Me llegó»), Clave del movimiento (su nombre interno, como venta), Documento, Lote, Entrada, Salida, Existencia, Costo unitario, Valor, Ajuste de valuación, Saldo valuado, Costo promedio, «Costo de» y «Registró» —quién asentó el movimiento: el nombre de su cuenta, «Alguien del equipo» si ya no tiene nombre que enseñar, y vacío si lo hizo el sistema solo—. «Registró» va al final, para que las columnas que ya importabas conserven su lugar. Las cifras son números, no texto, para poder sumarlas.
• «Saldos»: una fila por producto en cada local, con su existencia y su valor al empezar, lo que entró, lo que salió, sus ajustes, su existencia y su valor al terminar, y su costo promedio final. Sólo salen los que tenían existencia o valor al empezar o al terminar, o se movieron en el periodo.
• «Resumen»: el negocio, el periodo, el local, el producto (si pediste uno), el método, cuándo se armó y los totales: inventario inicial, entradas, salidas, ajustes de valuación e inventario final. Abajo van las notas de cómo se lee.

Lo que trae el PDF: el mismo formato de tu factura. Arriba, la tarjeta «KARDEX VALUADO» con el periodo y cuándo se armó, y una banda con el periodo, el local, el producto y el método. Después, por cada producto en cada local, su tabla —el saldo inicial y cada movimiento, con fecha, movimiento, entrada, salida, existencia, costo unitario, valor y saldo— y su caja de totales; al final, «Totales del reporte». El documento y el lote de cada movimiento van debajo de su renglón, junto con quién lo registró («Registró …»), y cada hoja dice que no es un comprobante fiscal.

De dónde sale el costo. Del libro de costos de cada local, donde Cuentela guarda a cuánto entró y salió cada pieza. Por eso un traslado sale del local de origen a su promedio y entra al de destino a ese mismo costo; lo que va en camino no está en ningún local hasta que llega; y un movimiento sin costo, porque nadie sabía a cuánto estaba esa pieza, cambia las piezas y no el valor. La columna «Costo de» dice de dónde salió el costo de cada movimiento: «Compra», «Traslado» (el costo con que salió del otro local), «Reverso» (el costo con que había salido lo que regresa), «Promedio» (el del local), «Catálogo» (el del catálogo, cuando el local todavía no tenía promedio), «Conversión» (un producto que contabas por pieza pasó a contarse en gramos o mililitros al hacerlo insumo de Restaurante: cambian las cifras, no el valor, y el movimiento vale $0.00) o «Sin costo».

Cómo cuadra: por cada producto en cada local, saldo inicial + entradas + salidas + ajustes de valuación = saldo final. El valor de las salidas va en negativo. El ajuste de valuación casi siempre es cero: es lo que el libro de costos movió además del valor del movimiento, y sale cuando llega una compra después de haber vendido de más (esa compra fija el promedio) o cuando un local adopta el costo del catálogo.

El permiso. Lo abre «Kardex valuado», del área «Dinero y análisis», con la marca «Consulta». La persona dueña lo tiene de oficio; para el equipo nace apagado y ella se lo da a su contador en «Equipo». Sólo sirve para pedir y bajar este reporte, y en el reporte sí se ve lo que te costó cada pieza y lo que vale tu inventario; en ninguna otra pantalla se ven costos. Quien sólo tiene «Kardex valuado» ve «Inventario» en su menú y entra directo a esta pestaña, que es la única de su tira. Es parte de «Inventario» y viene con la suscripción.

Qué no hace

• No lleva el costo por lote. Cada movimiento dice su lote, pero el costo es el promedio de su local. Cuentela no tiene otro método de costeo: ni PEPS (primeras entradas, primeras salidas) ni costo por lote. Lee lotes y caducidad.
• No sabe de antes de que Cuentela llevara costos. Cuentela lleva el costo de cada movimiento desde el 25 de septiembre de 2026. Lo anterior no sale en el kardex, y el saldo inicial más viejo que da es el de ese día: lo que ya había, valuado al costo de tu catálogo.
• No trae datos de tus clientes. El documento de una venta dice «Pedido» y su folio, no a quién se vendió.
• No es un comprobante fiscal ni lleva tu contabilidad. Es el kardex que tu contador lleva a su sistema; Cuentela no hace pólizas ni declaraciones.
• No da el costo de lo vendido como un total aparte. Son las salidas por venta, que en el Excel se filtran por «Movimiento».
• No enseña costos en ninguna otra pantalla. El costo de cada movimiento en «Movimientos», «Tienes en mercancía» y la utilidad siguen siendo sólo de la persona dueña, aunque alguien tenga «Kardex valuado».
• No se pide ni se baja en la app. Ahí sólo se da el permiso, en «Equipo». El kardex valuado se hace en el panel.
• No da otros permisos. Con «Kardex valuado» solo no se ven las existencias ni se cuenta ni se ajusta: eso es de «Inventario». Tampoco se abren «Conteo masivo», «Ajuste por Excel», «Traslados» ni la historia de un lote, ni escribiendo su dirección.
• No comparte los archivos. «Mis kardex valuados» es de cada quien: sólo ves y bajas lo que pediste tú. La persona dueña no ve los de su contador, ni él los de ella; si los dos necesitan el mismo, lo pide cada uno.
• Tiene tope. El PDF llega a 3,000 movimientos y el Excel a 100,000: con más, no sale.
• No se guarda para siempre. El archivo se borra a los siete días; si lo necesitas, pídelo otra vez.
• No arma dos a la vez para la misma persona. Con uno armándose, hay que esperar a que termine. La persona dueña y su contador no se estorban: cada quien puede tener el suyo.
• No viene en ningún puesto. «Empezar con un puesto» no lo enciende, ni siquiera «Administración». «Seleccionar todos» sí.

Cómo se hace

Pedir el kardex de todo tu inventario:

1. Entra a «Inventario» y abre la pestaña «Kardex valuado». Si tu cuenta sólo tiene ese permiso, es la única y abre sola.
2. En «Pedir el kardex valuado», pon el periodo en «Desde» y «Hasta». Abre con el primer día del mes y hoy.
3. Si tienes varios locales, elige en «Local» «Todos los locales» o uno.
4. En «Formato», elige «Excel, para el sistema contable» (así abre) o «PDF, para leerlo».
5. Pulsa «Pedir el kardex». Sale «Lo estamos armando. Te avisamos aquí y en tu teléfono cuando esté listo.» Puedes seguir trabajando: se arma solo.
6. En «Mis kardex valuados», cuando la tarjeta diga «Listo», pulsa «Bajar». Si todavía no lo dice, espera: la lista se actualiza sola, o pulsa «Actualizar».

Pedir el de un solo producto:

1. En «Inventario», pestaña «Existencias», pulsa «Contar o ajustar» en la tarjeta de su presentación.
2. En la hoja, baja a «Movimientos» y pulsa «Kardex valuado en Excel o PDF».
3. Se abre «Kardex valuado» con el interruptor «Sólo …» encendido, con el nombre del producto y de la presentación. Pon el periodo y el formato y pulsa «Pedir el kardex». Con el interruptor apagado, pides el de todo el inventario.

Darle el permiso a tu contador (persona dueña):

1. Entra a «Equipo». A quien ya está en tu equipo, pulsa «Ver permisos de …» con su nombre; a quien todavía no, invítalo con «Invitar a alguien al equipo».
2. En «Permisos de esta persona», en el área «Dinero y análisis», enciende «Kardex valuado».
3. Pulsa «Guardar los permisos» o, si lo estás invitando, «Mandar la invitación».

Los pasos completos están en permisos del equipo y en manual del contador. El mismo interruptor se enciende desde la app: lee equipo desde la app.

Llevarlo al sistema contable (tu contador):

1. Pide el periodo en Excel y bájalo.
2. Importa la hoja Movimientos: sus columnas son fijas y sus cifras son números.
3. Con las hojas Saldos y Resumen cuadra cada producto en cada local: saldo inicial + entradas + salidas + ajustes de valuación = saldo final.

Qué pasa si…

…dice «Ya tienes uno armándose: en cuanto termine puedes pedir otro.» Se arma un kardex a la vez por persona. Espera a que su tarjeta diga «Listo» (la lista se actualiza sola, o pulsa «Actualizar») y pide el siguiente. Si lo pidió otra persona, no te estorba: cada quien puede tener el suyo armándose.

…no veo en «Mis kardex valuados» el que pidió mi contador, o la persona dueña. Es a propósito: cada quien ve y baja sólo los que pidió, también la persona dueña. Pídelo tú, con tu periodo y tu formato, o que esa persona te mande el archivo que bajó.

…un archivo dice «No salió». Debajo dice por qué. En un PDF, «Es demasiado grande para un PDF: pídelo en Excel, o de menos días o de un solo local.»; en un Excel, «Es demasiado grande: pídelo de menos días o de un solo local.» Las dos quieren decir que pasó del tope (3,000 movimientos el PDF, 100,000 el Excel): acorta el periodo o pídelo de un solo local, y el PDF puedes pedirlo en Excel, que aguanta más. «El archivo ya no está. Vuelve a pedirlo.» y «No se pudo armar. Vuelve a pedirlo.» se resuelven pidiéndolo otra vez; no hace falta esperar a que se borre el que no salió. Cuando no sale, también te llega un aviso al teléfono; si fue por el tamaño, dice lo mismo que la tarjeta.

…dice «El periodo va de un día a un año, y no pasa de hoy.» «Desde» no puede ir después de «Hasta», «Hasta» no puede pasar de hoy y de uno a otro no pueden pasar más de un año. Para más, pídelo en partes seguidas: el saldo inicial de cada parte es el final de la anterior.

…mi contador no ve «Inventario» en su menú, o no ve la pestaña. Casi siempre es una de tres cosas. Le falta el permiso «Kardex valuado»: «Inventario», «Reportes» y «Facturación» no lo traen, y con «Inventario» solo no basta. O «Inventario» está apagada en «Mis Herramientas»: sin ella el permiso ni sale en la lista de Equipo, la pestaña no aparece y, si abre su dirección a mano, el panel lo saca de ahí. O se venció el plan, y el equipo pierde el acceso hasta que pagues: lee manual del contador. Quien sólo tiene «Kardex valuado» ve «Inventario» en el menú, pero sin «Existencias», «Conteo masivo» ni las demás partes: su tira trae sólo «Kardex valuado». Si escribe a mano la dirección de una de ellas, el panel lo regresa a «Inventario», que lo lleva a su pestaña.

…mi negocio tiene varios locales. Sale «Local»: con «Todos los locales», cada producto sale en cada local con su propio promedio y el total es la suma de sus valores; con uno, sólo ese. En el Excel, la columna «Local» lo dice; en el PDF, el título de cada tabla.

…alguien tiene un local asignado. En «Local» sólo le sale el suyo, sin «Todos los locales», y su kardex es sólo de ese local. Si pide otro, la pantalla dice «No tienes el permiso «Kardex valuado» en este negocio, o ese local no es del tuyo.» El local se vuelve a mirar al bajar: si le asignan el local después de haber pedido un kardex de otro local o el de «Todos los locales», ese ya no se lo entregan y sale el mismo aviso. Que lo pida otra vez y saldrá de su local. Lee manual del encargado de un local.

…moví mercancía entre locales. El traslado sale del local de origen a su promedio y entra al de destino a ese mismo costo, así que no cambia lo que vale el negocio. Mientras va en camino no está en ningún local: no sale en el kardex de ninguno hasta que se recibe. Lee traslados entre locales.

…veo un «Ajuste de valuación» y no sé qué es. Es lo que el libro de costos movió además del valor del movimiento. Pasa, por ejemplo, cuando vendiste de más —se vendió algo que el sistema no sabía que tenías— y después llegó la compra: la compra fija el promedio y el libro corrige el valor. No es un error: es lo que hace que el saldo final cuadre. El Excel lo trae en su columna y el PDF lo escribe debajo del movimiento.

…veo un movimiento «Ajuste» con «Costo de» «Conversión» y valor $0.00. Es el momento en que un producto que contabas por pieza pasó a contarse en gramos o mililitros porque lo hiciste insumo de Restaurante: la bolsa de 1 kg que tenías contada como 1 pasó a 1,000 g. Las existencias suben, pero lo que vale tu inventario es lo mismo (1 bolsa a $30 son 1,000 g a $0.03). La nota del movimiento lo explica: «Conversión a g: cada pieza trae 1000 g (se hizo insumo)…». No es una compra ni un error.

…quiero saber quién registró un movimiento. El Excel lo trae en la columna «Registró», la última de «Movimientos», y el PDF lo escribe debajo del movimiento, como «Registró Ana López». Dice «Alguien del equipo» si esa cuenta ya no tiene nombre que enseñar; y no dice nada si lo asentó el sistema solo, como un pedido que caduca.

…un movimiento dice «Sin costo». Nadie sabía a cuánto estaba esa pieza cuando se movió. Cambió las piezas, no el valor. Si le apuntas su costo en el catálogo, lo que se mueva después ya lo lleva; lo de antes no cambia. Lee costo y utilidad de un producto.

…el periodo es de antes de septiembre de 2026. Cuentela lleva el costo de cada movimiento desde el 25 de septiembre de 2026, así que los movimientos de antes no salen, y el primer saldo es el de ese día. Pide periodos desde esa fecha.

…el archivo dice «0 movimientos». En esos días no se movió nada de lo que pediste. Los saldos y el PDF traen igual lo que tenías de cada producto, con su valor.

…el inventario final no coincide con «Tienes en mercancía». Con «Hasta» en hoy, el inventario final es el valor de lo que hay en tus locales, el mismo que ve la persona dueña en «Tienes en mercancía», con unos centavos de diferencia por el redondeo de cada producto. Con un «Hasta» anterior es el valor de ese día. Lo que va en camino entre locales no está en ninguno.

…el enlace de «Bajar» ya no abre. El enlace dura 15 minutos: pulsa «Bajar» otra vez. Si dice «Ese archivo ya caducó: pídelo otra vez.», pasaron los siete días de su tarjeta («Se borra el …»): pídelo de nuevo.

…no me llegó el aviso al teléfono. El aviso sólo llega a los aparatos que tienen los avisos encendidos en la app (lee activar los avisos de pedidos). Igual verás «Listo» en la tarjeta: la lista se actualiza sola.

…le doy «Seleccionar todos» a alguien de mi equipo. También enciende «Kardex valuado», y con él esa persona ve los costos del kardex. Revisa sus permisos y apágalo si no le toca.

…quiero el kardex valuado en la app. No está: ahí sólo se da el permiso. Pídelo en el panel, desde la computadora. Lee qué puedes bajar y dónde.

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