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Lista de cierre del mes: lo que revisas y lo que le mandas a tu contador

Cuentela no tiene un botón de cierre del mes. Esta lista ordena las pantallas que sí existen para revisar un mes —facturas sin timbrar, la global, lo que no cuadró en compras, el dinero fuera de los cajones— y para bajar lo que se lleva tu contador.

Con la suscripción

Qué hace

Cuentela no tiene un cierre del mes: en el menú del panel no hay una sección que cierre un mes. «Lo del mes» que te pide tu contador o tu contadora tampoco es una pantalla ni un solo archivo: son tres piezas —tus facturas, tus compras y lo que vendiste— y cada una sale de su lugar (y, si llevas inventario, una cuarta: su kardex valuado). Esta lista no agrega ninguna pantalla: ordena las que sí existen para revisar un mes y para bajar lo que se lleva tu contador. Va en tres bloques:

Qué no hace

Cómo se hace

1. Lo que revisas antes de bajar nada

  1. En «Facturas» › «Facturas emitidas», elige el mes con «Mes pasado» (o con «Rango», «Desde» y «Hasta») y, en el desplegable «Todos los estados», «Preparadas (sin timbrar)». Cada una es un borrador: para el SAT no existe hasta que se timbra, desde su ficha («Timbrar»), y el timbre se cobra al timbrar. Lee consultar y descargar facturas.
  2. Si declaras las ventas al público con una factura global, en «Pedidos», pestaña «Los pedidos», pulsa «Factura global» (sale con Facturación electrónica encendida y el permiso «Facturación»), elige el periodo y pulsa «Previsualizar». Lo fiado que todavía se debe no entra. Lee factura global.
  3. En «Facturas» › «Saldos PPD», mira el «Resumen de los saldos encontrados»: «Total facturado», «Pagado fiscal» y «Saldo fiscal» de tus facturas a plazos. Lee facturas PPD y complementos de pago.
  4. En «Compras» › «Facturas y pagos» › «Lo que no cuadró», elige «Desde el mes» y «Hasta el mes»: junta lo que no salió bien al recibir y lo que no cuadra con la factura. Lee lo que no cuadró.
  5. La persona dueña revisa «Costos por confirmar», en «Compras»: costos que una entrada quiso ponerle a tu catálogo y que se frenaron para que ella los vea. Lee costos por confirmar.
  6. En «Cobros y cortes» › «Reporte de cobranza», baja a «Dónde está tu dinero ahora mismo». Arranca solo con el mes en curso; para otro mes, pon «Desde» y «Hasta» y pulsa «Ver», y «Este mes» lo regresa al mes en curso. Ahí salen, si los hay, «En camino» (sin recorte de fechas: una entrega vieja que nadie cerró también sale), «Llegó, pero no cuadró», «Reembolsos de tarjeta en camino», «Salió de tus cajones» y «Pagado fuera de turno». Lee dónde está tu dinero.
  7. En «Cobros y cortes» › «Cortes Mostrador», quien tiene «Supervisa cajas» ve el aviso «Aquí sólo están los cortes que ya se publicaron» si alguna caja tiene operaciones detenidas o sin mandar; si entre ellas hay un corte, todavía no aparece. Lee descargar o imprimir un corte.
  8. Si cuentas tu mercancía al cierre, lee el conteo de fin de mes: «Conteo masivo» fija lo que hay y «Ajuste por Excel» suma y resta lo que se movió.

2. Lo que le mandas a tu contador

  1. Tus facturas. En «Facturas» › «Facturas emitidas», con «Este mes» (así abre) o «Mes pasado», pulsa «Exportar detalle a Excel» y, cuando salga «Tu Excel está listo», «Descargar». Después pide «Descargar XML y PDF (ZIP)»: se arma un archivo a la vez. Si se te fue el aviso, «Ver mis exportes» › «Descargar». Lee qué puedes bajar y dónde.
  2. Tus compras. En «Compras» › «Reportes» › «Bajar mis compras», pide «Mis compras en Excel» con «Desde» y «Hasta» del mes: la pantalla arranca con seis meses, así que cambia «Desde» al día primero. Pulsa «Pedir el archivo» y, en «Mis descargas», «Bajar». Si «Facturación electrónica» está encendida, pide también «Facturas de proveedores en un ZIP». Con el permiso «Paga a proveedores», pide «Lo que debo en Excel» y, para un proveedor, «Estado de cuenta en PDF» o «Estado de cuenta en Excel». También se arma un archivo a la vez: pide el siguiente cuando el anterior esté listo. Lee reportes de compras y bajar tus compras.
  3. Lo que vendiste. No hay un Excel de ventas. Lo que facturaste ya va en el Excel y el ZIP del paso 1; lo que vendiste sin factura se declara con la factura global (bloque 1, paso 2), que ya timbrada sale en esos mismos archivos. Lo que entró en el mes lo ves en «Cobros y cortes» › «Reporte de cobranza»: pon «Desde» y «Hasta» del mes (hasta 92 días) y pulsa «Ver el corte». Dice «Lo que entró en el rango», con cada forma de pago, y, según haya, abajo salen «Pagos a proveedores», «Quién lo cobró» y «Lo demás del rango», con «Pedidos cerrados» (lo vendido). Se lee en pantalla. Lee reporte de cobranza.
  4. En «Cortes Mostrador», quien tiene «Supervisa cajas» pone «Desde» y «Hasta» del mes, pulsa «Aplicar filtros», baja a «Exportar resultados» y pulsa «Preparar CSV»; después, «Descargar CSV». Sólo trae los cortes que la caja ya publicó: mientras ninguna lo ha hecho (por ejemplo, con el primer turno todavía abierto), dice «Todavía no hay cortes de Mostrador».
  5. Tu inventario. En «Inventario» › «Kardex valuado», pon «Desde» el día primero y «Hasta» el último del mes, elige «Excel, para el sistema contable» y pulsa «Pedir el kardex»; cuando la tarjeta diga «Listo», «Bajar». Trae cada movimiento con su costo —a costo promedio— y, de cada producto en cada local, lo que había, lo que entró, lo que salió y lo que quedó. Lee kardex valuado.
  6. Si prefieres que tu contador lo baje solo, invítalo a tu equipo con «Facturación», «Compras», «Reportes» y «Cobranza», y «Kardex valuado» para el inventario. Lee manual del contador.

3. Lo que sólo ve la persona dueña

  1. En «Reportes» › «Utilidad», pon «Desde» y «Hasta» (hasta hoy, y como mucho 92 días) y pulsa «Actualizar». «Vendiste» es la venta neta del periodo, después de devoluciones y sin el envío. Lee utilidad.
  2. En «Compras» › «Reportes» › «Reportes de compras», abre «Compras contra ventas»: mes por mes, «Compré», «Vendí» y «Me quedó de ganancia». «Me quedó de ganancia» no es «Vendí» menos «Compré»: es lo vendido con costo menos su costo, la misma cuenta que la «Utilidad». Es un estimado: sólo cuenta lo vendido cuyo costo se conocía.
  3. En «Inventario», «Tienes en mercancía» dice cuánto vale lo que hay. Sólo cuenta lo que tiene costo: lo que no lo tiene sale aparte, como piezas «sin costo, fuera de esta cifra».

Qué pasa si…

…mi contadora me pide «lo del mes», que «todo en un archivo», y no sé qué le tengo que mandar ni de dónde lo saco. No hay un archivo que traiga todo junto: son tres piezas, y cada una se baja aparte y se las mandas juntas. Ve de una en una, con el mes puesto. Primero tus facturas: en «Facturas», con «Este mes» o «Mes pasado», «Exportar detalle a Excel» y luego «Descargar XML y PDF (ZIP)». Luego tus compras: en «Compras» › «Reportes» › «Bajar mis compras», «Mis compras en Excel» con «Desde» el día primero, «Pedir el archivo» y «Bajar». Y lo que vendiste: no se baja en Excel; mira el caso siguiente. Si ella prefiere sacarlo sola, porque ella sabe, invítala a tu equipo: lee manual del contador.

…me pide también lo que vendí, lo de la caja, y no a todos les hago factura. No hay un Excel de ventas. Lo que facturaste ya va en el Excel y el ZIP de «Facturas». Lo que vendiste sin factura, al público, se declara con una factura global: en «Pedidos», «Factura global», con el periodo del mes; ya timbrada, sale en el mismo Excel y ZIP. Pregúntale a tu contadora si la hace ella o la haces tú. Para saber cuánto entró en el mes, en «Cobros y cortes» › «Reporte de cobranza» pon el mes y pulsa «Ver el corte»: «Lo que entró en el rango», con cada forma de pago, y «Pedidos cerrados». Eso se lee en pantalla y no se baja.

…no sé qué es el XML ni el ZIP, y no sé si mi contadora los quiere. El XML es la factura de verdad, la que vale ante el SAT y la que tu contadora carga en su sistema; el PDF es la copia para verla o imprimirla. El ZIP es un solo archivo que junta el XML y el PDF de cada factura del periodo. El Excel es la lista de tus facturas con sus importes e impuestos. Si te pide «los XML» o «las facturas», es el ZIP; si no sabes, mándale el Excel y el ZIP.

…el archivo que bajé tiene un nombre rarísimo, de puras letras y números. Así baja el Excel o el ZIP de «Facturas». Es el archivo bueno: ábrelo para ver cuál es —trae la hoja «Comprobantes»— y cámbiale el nombre antes de mandarlo, por ejemplo «facturas de octubre». Los de «Bajar mis compras» y el kardex valuado no: ésos bajan con su nombre, el de «Se guarda como …».

…mi contadora me pide el inventario del mes, con su valor. Pídele el kardex valuado del mes (bloque 2, paso 5): trae el inventario inicial, las entradas, las salidas y el inventario final, a costo promedio, por producto y por local. Con un solo local, «Local» ni sale. Lee kardex valuado.

…quiero saber, o mi contador me pregunta, si lo que le compré a mis proveedores en el mes ya está restado de lo que gané. No. La «Utilidad» y «Me quedó de ganancia» restan el costo de lo que vendiste, no lo que compraste ni tus gastos: lo comprado y no vendido sigue siendo mercancía. Lo comprado del mes va aparte: en pantalla, «Cuánto le compré», con el mes en «Desde el mes» y «Hasta el mes»; para tu contador, «Mis compras en Excel». Cuentela no calcula lo que te queda después de compras y gastos. Lee reportes de compras.

…lo vendido no cuadra con lo cobrado. No tienen por qué dar lo mismo: lo que fiaste se cobra otro día, y lo que te abonaron era de un pedido de antes. Así lo dice el «Reporte de cobranza», debajo de «Lo demás del rango».

…«Dónde está tu dinero ahora mismo» dice «No hay dinero fuera de los cajones», con «Nada en camino, nada sin cuadrar y ningún reembolso pendiente.» La pantalla no encontró nada de eso.

…en «Salió de tus cajones» sale una línea que empieza con «De eso,» y dice cuánto fue en gastos. Es dinero que se retiró de un cajón con el destino «Gasto» o con un pago a un proveedor: salió y no vuelve, y la pantalla dice «No lo persigas: ya llegó a donde iba». Lee gastos y utilidad: qué cuenta Cuentela.

…el «Reporte de cobranza» dice «El corte cubre hasta 92 días y estás pidiendo …». Acorta el rango. Si falta una fecha, dice «Pon las dos fechas: desde cuándo y hasta cuándo.»; y si van al revés, «La primera fecha va antes que la segunda.»

…se me venció el plan. «Facturas» se abre sólo para consultar: se pueden buscar y bajar las facturas ya emitidas y los exportes que ya estaban listos, pero no se piden exportes nuevos. En «Bajar mis compras» pedir un archivo nuevo también pide plan, y bajar uno ya listo no. El «Reporte de cobranza» y la «Utilidad» piden la suscripción; «Dónde está tu dinero ahora mismo» no.

…tu contador no ve alguno de estos pasos. Cada uno pide su permiso: «Facturación» para «Facturas», «Compras» para «Compras», «Cobranza» para el «Reporte de cobranza» y «Kardex valuado» para el kardex del inventario. Lee manual del contador.

…la utilidad sale en «Utilidad calculada» y no en «Utilidad bruta». A alguna venta del periodo le falta costo: «Utilidad calculada» cuenta sólo las ventas con costo conocido. Lee utilidad.

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