El conteo de fin de mes: fijar lo que hay, o sumar y restar lo que se movió

Qué hace

Junta las pantallas de Inventario que usas el día de contar. Cuál te toca depende de lo que tengas en la mano:

• Lo que hay en el estante: «Conteo masivo» lo fija. Lo que escribes reemplaza la cifra que tenía el sistema.
• Lo que entró o salió: «Ajuste por Excel» lo suma o lo resta. Bajas tu catálogo en una hoja, escribes lo que se movió (3 o -2) y la subes.
• «Existencias» y sus «Movimientos» te dejan ver cómo quedó cada presentación, qué cambió y por qué.

Cada pantalla tiene su propio artículo con el detalle; aquí ves el orden y qué pasa entre una y otra.

Qué no hace

• El conteo no suma ni resta, y el Excel no fija: lo que escribas en el Excel se suma a lo que ya había, aunque sea lo que hay en el estante.
• Un renglón en blanco no es cero: en el conteo se omite («hoy no lo conté»; si no hay nada, escribe 0) y en el Excel no se toca.
• El Excel no suma a lo que nunca se ha contado: esa fila se queda fuera; cuéntala primero.
• Nada se borra: los «Movimientos» no se editan ni se borran; una corrección es un renglón nuevo.
• Inventario viene con la suscripción, y contar o ajustar es del permiso «Inventario».

Cómo se hace

1. Elige qué contar

En «Inventario» › «Conteo masivo», en «1 · Qué vas a contar» toca una receta y pulsa «Armar la lista». Cada lista trae hasta 200 renglones: para un catálogo grande cuenta un pasillo a la vez con «Por categoría» y la «Categoría» que creaste en «Catálogo» › «Categorías». Categorías, Conteo masivo.

2. Cuenta y guarda: esto fija lo que hay

En «2 · Cuenta y escribe» anota en «Contado» lo que hay de verdad y deja en blanco lo que no contaste. Pulsa «Guardar lo contado» (con cifras escritas dice cuántos conteos guarda): sale «Ya quedó». Para otro pasillo, elige otra «Categoría» y arma otra lista.

3. Si tienes lo que entró o salió: esto suma y resta

En «Ajuste por Excel» pulsa «Bajar mi catálogo (.xlsx)», escribe en sumar_restar lo que entró (3) o salió (-2), elige tu hoja en «Elige la hoja que llenaste» y pulsa «Subir y ajustar». Puedes cerrar la página mientras trabaja; al volver, revisa «4 · Qué pasó». Ajuste por Excel.

4. Revisa qué cambió

En «Existencias» ves cómo quedó cada presentación; «Falta contarlas» enseña las que siguen sin contar. Pulsa «Contar o ajustar» en una presentación: sus «Movimientos» dicen si fue «Conteo» o «Ajuste», cuánto cambió, en cuánto quedó y la nota. Existencias.

Qué pasa si…

…es mi primer conteo: llevaba meses vendiendo sin inventario

Primero enciende «Llevar control de existencias» con «Vender aunque no alcance» encendido (así viene), y luego cuenta con la receta «Falta contarlas», que trae justo lo que nunca has contado. Guarda por partes mientras la caja cobra: lo que todavía no guardas se vende «Sin contar» y no descuenta. Cuando «Falta contarlas» diga «Con esa receta no salió nada», ya contaste todo; hasta entonces decide si apagas «Vender aunque no alcance». Si cuentas con el control apagado y sigues vendiendo, lo vendido en medio no se descuenta. Lee encender el inventario.

…ya conté todo: ¿ahora la caja ya no me deja vender lo que no hay?

Contar no frena la caja: eso lo decide «Vender aunque no alcance», en Inventario, pestaña «Configuración», tarjeta «Control de existencias». Encendido (así viene), la caja cobra igual y lo que pase de lo contado queda en negativo; apagado, ya no deja agregar más de lo que hay («No hay existencias suficientes para agregar otra unidad.»). Si lo apagas con un turno abierto, pide a quien cobra que pulse «Bloquear» y escriba su PIN, o la caja seguirá cobrando con la regla de antes y Cuentela le rechazará lo que no alcance. Lee encender el inventario.

…llené el Excel con lo que hay en el estante

Se sumó a lo que ya había y la cifra quedó inflada: el Excel no fija. Vuelve a contar esas presentaciones en «Conteo masivo»: lo contado reemplaza la cifra y queda un movimiento nuevo.

…una fila del Excel se quedó fuera

«4 · Qué pasó» dice cuáles, con su fila y su razón; el resto sí entró. Corrige sólo esas filas y deja en blanco en sumar_restar lo que ya entró antes de volver a subir la hoja: cada archivo es un ajuste nuevo y lo que ya entró se sumaría otra vez.

…mi catálogo tiene más de 200 presentaciones

Cada lista trae 200 como máximo. «Todo» trae las primeras 200 por nombre, y «Armar la siguiente tanda» repite la receta. Cuenta por pasillos con «Por categoría» (lo que no tiene categoría no sale ahí) o acota con «Acota la lista (opcional)». «Falta contarlas» sí avanza: lo que ya contaste deja de salir.

…tengo varios locales

Elige el local antes de guardar o de subir, en «¿Dónde estás contando?» y en «¿A qué local se le ajusta?»: se apunta en ese local.

…no me cuadran los «Movimientos»

Los «Ajuste» que vienen de la hoja de Excel traen la nota «ajuste por Excel». Si contaste lo mismo que ya había, no se anota ningún «Conteo».

Relacionados

• Conteo masivo: contar muchas presentaciones de un jalón — En Inventario › «Conteo masivo» armas una lista de hasta 200 presentaciones, escribes lo que hay de cada una y guardas todo junto; lo contado reemplaza la cifra que tenía el sistema.
• Ajuste por Excel: sumar y restar existencias desde una hoja — En Inventario › «Ajuste por Excel» bajas tu catálogo en una hoja, escribes lo que entró o salió de cada presentación (y el lote y la caducidad de lo que entró, si los tiene) y la subes; Cuentela lo suma o lo resta y te dice qué filas se quedaron fuera y por qué.
• Existencias: cuánto tienes de cada presentación — En Inventario, la pestaña «Existencias» enseña cuánto hay de cada presentación, qué hay que resurtir, qué se agotó y qué se vence; ahí buscas, filtras, eliges el local y abres cada una con «Contar o ajustar».
• Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar — En Inventario › «Existencias», el botón «Contar o ajustar» de cada presentación sirve para fijar lo que contaste (reemplaza la cifra) o para sumar o restar lo que entró o salió. Lo que llegó puede traer su lote y su caducidad.
• Categorías: los pasillos de tu tienda — Agrupa lo que vendes en categorías, ponlas en el orden en que quieres que las vea tu clientela, cámbiales el nombre o bórralas sin perder productos.