Ajuste por Excel: sumar y restar existencias desde una hoja

Qué hace

Es para sumar y restar de golpe: lo que llegó del proveedor, se rompió o se devolvió.

• Bajas tu catálogo en una hoja, una fila por presentación: su identificador, su clave, su nombre, lo que hay hoy y una columna vacía sumar_restar, más dos opcionales: lote y se_vence.
• En sumar_restar escribes lo que entró (3) o lo que salió (-2), y subes la hoja. Lo que dejes en blanco no se toca.
• Lo que entró con lote o se_vence abre su lote o suma al que ya tiene ese nombre y esa fecha; lo vigente que vence antes sale primero.
• Se trabaja sola: puedes cerrar la página, y al volver te enseña cómo quedó.
• Al final, «4 · Qué pasó» dice cuántas filas entraron y cuáles se quedaron fuera, con su fila y su razón. El resto sí se aplica.
• Cada movimiento queda en el kardex, con la nota «ajuste por Excel».

Qué no hace

• No fija lo que hay: suma y resta. Para fijar lo contado usa «Conteo masivo».
• El lote y la caducidad sólo van con lo que suma: en una fila que resta, esa fila se queda fuera, porque lo que sale lo decide Cuentela (primero lo vigente que vence antes, luego lo más viejo; lo vencido sale al final, o primero si enciendes «Vender primero lo vencido» en Inventario › «Configuración»).
• No toca presentaciones que nunca se han contado: esa fila se queda fuera, porque a «no sé cuánto hay» no se le puede sumar.
• Si cambias o borras la columna del identificador, esa fila se queda fuera.
• Si en Inventario › «Configuración» está apagado «Vender aunque no alcance», la fila que dejaría una existencia en negativo se queda fuera.
• Si está encendido, esa fila sí entra, pero «Qué pasó» lo dice: «1 fila dejó la existencia bajo cero», y nombra cada una con lo que tenía, lo que le restaste y lo que quedó. No la deshace: si fue un número de más, corrígelo en tu hoja y súbela otra vez con la diferencia.
• Los servicios no vienen en la hoja: no llevan inventario.
• Acepta Excel o CSV de hasta 10 MB.
• Ajustar es del permiso «Inventario» y viene con la suscripción de Cuentela.

Cómo se hace

1. Entra a Inventario y abre la pestaña «Ajuste por Excel».
2. En «1 · Baja tu catálogo», pulsa «Bajar mi catálogo (.xlsx)».
3. En la hoja, escribe en sumar_restar lo que entró (en positivo) o lo que salió (en negativo). No toques la columna del identificador.
4. Si lo que entró trae lote o caducidad, escribe en lote el nombre del lote, como viene en la caja o en la remisión, y en se_vence la fecha (2026-11-20, 20/11/2026 en día primero, o una celda de fecha de Excel); con una de las dos basta. Va sólo en las filas que suman, con su cantidad en sumar_restar. Lee lotes y caducidad.
5. En «2 · Súbelo», en «Elige la hoja que llenaste», escoge tu archivo.
6. Si tienes varios locales, elige en «¿A qué local se le ajusta?» el local donde entró o salió la mercancía.
7. Pulsa «Subir y ajustar». Si te equivocaste de archivo, «Empezar de nuevo».
8. En «3 · Lo estamos trabajando» ves cómo va. Si tarda, pulsa «Preguntar otra vez».
9. En «4 · Qué pasó» revisa lo que se quedó fuera. Antes de corregir y subir con «Subir otro archivo», deja en blanco sumar_restar de las filas que ya entraron: cada archivo es un ajuste nuevo y volvería a sumarlas o restarlas. O pulsa «Ver el inventario».

Qué pasa si…

…cierro la página mientras trabaja. El trabajo sigue solo y queda apuntado: cuando vuelvas a entrar te enseña cómo quedó.

…dice «Está tardando más de lo normal». El trabajo sigue vivo; la página deja de preguntar sola para no gastarte datos. Pulsa «Preguntar otra vez» cuando quieras.

…una fila dice que el lote y la caducidad sólo van con lo que suma, o que la fecha de «se_vence» no se entiende. En la primera, esa fila resta: deja lote y se_vence en blanco, o pon la cantidad en positivo si en realidad entró. En la segunda, escribe la fecha como 2026-11-20 o 20/11/2026 (día primero). Las demás filas sí se aplicaron.

…una fila dice que dejaría la existencia en negativo. Tu negocio no vende sin existencias. Revisa la cantidad, o cuenta esa presentación primero.

…«Qué pasó» dice que una fila dejó la existencia bajo cero. Tu negocio vende sin existencias, así que la fila entró. Lee el renglón, por ejemplo «Fila 6: Sal · Pieza tenía 10, le restaste 25 y quedó en -15.» Si fue un dedo de más, escribe la diferencia en tu hoja (en ese ejemplo, 15 o lo que corresponda) y súbela otra vez; si la cifra es real, cuenta esa presentación cuando puedas.

…una fila dice que la presentación ya venía en una fila anterior. Se aplicó la primera y ésa se dejó fuera.

…unas filas entraron y otras se quedaron fuera; no quiero sumar dos veces. El resto del archivo sí se aplicó. Corrige sólo lo que quedó fuera y deja en blanco sumar_restar de lo que ya entró antes de «Subir otro archivo»: volver a subir esas cantidades las sumaría o restaría otra vez.

…una fila dice que la presentación no existe en tu catálogo. Se tocó la columna del identificador. Vuelve a bajar tu catálogo y llena la hoja nueva.

…el ajuste no se pudo terminar. Sale el motivo. Revisa tu archivo y súbelo de nuevo con «Subir otro archivo».

…quiero fijar lo que hay en vez de sumar. Usa «Conteo masivo». Lee conteo masivo.

Relacionados

• Conteo masivo: contar muchas presentaciones de un jalón — En Inventario › «Conteo masivo» armas una lista de hasta 200 presentaciones, escribes lo que hay de cada una y guardas todo junto; lo contado reemplaza la cifra que tenía el sistema.
• Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar — En Inventario › «Existencias», el botón «Contar o ajustar» de cada presentación sirve para fijar lo que contaste (reemplaza la cifra) o para sumar o restar lo que entró o salió. Lo que llegó puede traer su lote y su caducidad.
• Existencias: cuánto tienes de cada presentación — En Inventario, la pestaña «Existencias» enseña cuánto hay de cada presentación, qué hay que resurtir, qué se agotó y qué se vence; ahí buscas, filtras, eliges el local y abres cada una con «Contar o ajustar».
• Importar tu catálogo desde Excel o CSV — Sube tu lista de productos y precios en una hoja de cálculo; antes de cambiar nada te decimos qué renglones tienen problema.
• Lotes y caducidad: qué sale primero del inventario — El inventario lleva lotes solo y cada lote tiene su nombre: el que escribes al recibir o sumar mercancía, al dar de alta un producto o en el Ajuste por Excel, o uno automático como «L261012-1». Los ves siempre en tarjetas al abrir una presentación, con lo que vence, y cada movimiento dice su lote; cada venta, receta o traslado descuenta primero lo vigente que caduca antes y luego lo más viejo (una devolución al proveedor, primero de los lotes de la entrada que devuelves), y deja lo ya vencido al final (o lo vende primero, si así lo eliges en Inventario › «Configuración»), y al contar una presentación con varios lotes eliges cuál cuentas. De cada lote ves a dónde fue, con su pedido, su compra o su traslado: por ejemplo, a qué clientes y a qué local llegó un lote que tu proveedor retira.