Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar

Qué hace

Cada presentación tiene su botón «Contar o ajustar». Abre su hoja, y en «Qué quieres hacer» eliges uno de dos caminos:

• «Contar lo que hay» fija la cifra: lo que escribes reemplaza lo que había, no se suma. El kardex anota sólo la diferencia. Es para cuando fuiste al anaquel y contaste. No anota caducidad.
• «Sumar o restar» mueve la cifra: lo que escribes se suma o se resta a lo que hay. Es para cuando sabes qué entró («Llegó mercancía») o qué salió («Se fue o se echó a perder»). Si lo que entró trae lote o caducidad, también lo anotas ahí; si ese producto ya llevaba caducidad, «Lote y caducidad» sale abierto y te recuerda la última fecha.

El primer conteo de una presentación la da de alta en el inventario: desde ahí, con el inventario encendido, cada venta descuenta sola.

En qué se cuenta lo dice «Trae», no el nombre. Cada presentación dice lo que trae en Catálogo («Trae: 1 pieza · Cambiar»), y de ahí sale la unidad de esta hoja. Por omisión es «1 pieza»: se cuenta en piezas enteras, con «−» y «+» de una en una. Si «Trae» es exactamente 1 kg, 1 g, 1 l o 1 ml, la presentación es esa medida y se cuenta en kilos, gramos, litros o mililitros, con decimales. Todo lo demás se cuenta en piezas enteras: una docena, otra presentación (una «Caja» que trae 24 «Lata») o un paquete (una «Bolsa» de 500 g). Un insumo de cocina se sigue contando en su unidad, gramos o mililitros. El nombre no decide nada: una talla «G», «M» o «L» se cuenta en piezas aunque suene a gramos, metros o litros, y una presentación que se llama «Kilo» pero trae «1 pieza» también. Lo que ya existía se quedó en «1 pieza».

Con el inventario encendido, si una presentación se queda sin nada para vender, el catálogo la apaga, y la vuelve a encender solo en cuanto hay otra vez. Una que apagaste a mano no se enciende sola.

En la misma hoja pones el aviso de resurtido, «Avísame cuando queden».

La hoja también trae «Lotes»: de qué lotes se compone lo que hay, uno por tarjeta. Cada lote se llama como lo escribiste al recibir o sumar o, si no, con un nombre automático como «L261012-1».

Si en el local hay dos o más lotes con piezas y alguno tiene un nombre que escribiste o una caducidad, antes de la cifra sale «¿De qué lote?», preseleccionado en el que saldría primero. Al contar, lo que escribes es cuántas tiene ese lote y los demás se quedan como están; al sumar o restar, lo que entra o sale es de ese lote. Lo que restas de un lote no puede ser más de lo que ese lote tiene: si escribes más, la hoja dice «En el lote … sólo quedan …. Resta … o menos, o elige otro lote.» y no deja asentarlo. Con un solo lote, o si ninguno tiene nombre escrito ni caducidad, no se pregunta nada y todo va como siempre. Con «Llegó mercancía» también puedes anotar el lote y la caducidad de lo que llegó con «Lote y caducidad», y entonces tampoco se pregunta «¿De qué lote?». Lee lotes y caducidad.

Qué no hace

• «Sumar o restar» no sirve en una presentación que nunca se ha contado: el botón está apagado hasta que la cuentes.
• El lote y la caducidad sólo van con «Llegó mercancía»: al contar o al restar no se abre un lote nuevo. Si el producto lleva caducidad, al contar un aviso te lo recuerda.
• Un conteo no puede ser negativo, y un ajuste de cero no se asienta.
• El nombre de la presentación no decide la unidad: una que se llama «Kilo», «Litro» o «Metro» pero trae «1 pieza» se cuenta en piezas enteras. Para contar con decimales, «Trae» en Catálogo tiene que decir 1 kg, 1 g, 1 l o 1 ml. «Trae» todavía no tiene metros: lo que mides en metros se cuenta en piezas.
• Si cuentas lo mismo que ya había, no se anota ningún movimiento: no cambió nada.
• Nada se borra: un error se corrige con otro conteo o ajuste, y los dos quedan en «Movimientos».
• Con varios locales, contar en un local no toca los demás: el total del negocio cambia sólo por la diferencia de ese local.
• El aviso de resurtido nunca deja de vender. El «Avísame cuando queden» de esta hoja es el del negocio entero; con varios locales, el de un local se pone en la ficha del producto, en «Mínimo y máximo», y manda en ese local.
• Con un lote elegido, «Se fue o se echó a perder» no saca más de lo que ese lote tiene, aunque el local tenga más en otros lotes: se baja de ese lote o se elige otro.
• Contar y ajustar vienen con la suscripción de Cuentela: sin ella, estos botones se ven detrás de un candado con «Ver qué incluye».
• Contar, ajustar y poner el aviso son del permiso «Inventario».

Cómo se hace

Contar (fijar lo que hay):

1. En Inventario › «Existencias», busca la presentación y pulsa «Contar o ajustar».
2. En «Qué quieres hacer», pulsa «Contar lo que hay».
3. Si sale «¿De qué lote?» (dos o más lotes con piezas y alguno con nombre escrito o caducidad), elige cuál estás contando (viene el que saldría primero).
4. En «¿Cuánto contaste?» escribe lo que hay de verdad. El campo ya trae la cifra del sistema: si coincide, sólo confírmala. Con «¿De qué lote?», esa cifra es la del lote elegido, y cambia si eliges otro. En piezas, que es lo normal, tienes botones de menos y más para contar a toques de uno en uno, y «Empezar de cero» para arrancar desde cero. Si en Catálogo lo que trae la presentación es 1 kg, 1 g, 1 l o 1 ml, el campo cuenta en esa medida, admite decimales y debajo dice la cifra con su unidad (2.5 kilos). Si el producto ya lleva caducidad, un aviso dice que contar no anota fecha: lo que llegó nuevo se suma con «Llegó mercancía» y su fecha.
5. Si quieres, escribe una «Nota (opcional)»; queda en el kardex para siempre.
6. Pulsa «Fijar lo contado». Sale un aviso con la cifra nueva y «Lo contado manda.»

Sumar o restar (lo que entró o salió):

1. En la hoja de la presentación, pulsa «Sumar o restar».
2. Si sale «¿De qué lote?», elige a cuál entra o de cuál sale (viene el que saldría primero).
3. En «¿Qué pasó?» elige «Llegó mercancía» o «Se fue o se echó a perder».
4. En «¿Cuánto?» escribe la cantidad, siempre en positivo: el signo lo pone «¿Qué pasó?». Debajo te dice en cuánto quedaría. Si lo que sale es más de lo que tiene el lote que elegiste, en su lugar dice cuántas quedan y «Asentar el movimiento» no se enciende hasta que escribas menos o elijas otro lote.
5. Si llegó mercancía y trae lote o caducidad, pulsa «Lote y caducidad» y escribe el «Lote» y cuándo «Se vence»; con uno de los dos basta. Si ese producto ya llevaba caducidad, ya sale abierto y dice cuándo vencía la última vez: ponle su fecha, o déjala vacía y ese lote sale al final. Si ya hay un lote con ese nombre y esa fecha, se le suma; si no, nace uno nuevo, y «¿De qué lote?» deja de salir.
6. Si quieres, escribe una «Nota (opcional)», como quién te surtió o qué se rompió.
7. Pulsa «Asentar el movimiento». Sale «Entrada asentada» o «Salida asentada».

Con varios locales: antes de contar o ajustar, elige el local en «¿En qué local?». Nace con el local que estás mirando arriba.

Aviso de resurtido: en «Datos de la presentación», escribe en «Avísame cuando queden» la cantidad y pulsa «Guardar». Para quitarlo, déjalo vacío y pulsa «Guardar».

Si te arrepientes antes de guardar, «Mejor no» cierra el formulario sin cambiar nada.

Qué pasa si…

…cuento desde el celular, en la app: conté nueve y ahí dice que quedan diez, ¿qué le pico? En la app no salen «Contar o ajustar», «¿Cuánto contaste?» ni «Fijar lo contado»: son de esta pantalla del panel. En la app, en «Más» › «Inventario», pulsa «Contar» en esa cosa. Se abre «Contar lo que hay», con lo que tiene el sistema arriba («Ahora mismo: Quedan 10.»). Escribe 9 en «Cuántos hay» y pulsa «Fijar la cifra»: igual que aquí, reemplaza la cifra y queda en «Movimientos». Para sumar o restar, en la app es «Ajustar». Con dos o más locales, elige antes arriba, en esa pantalla de la app, el botón del local que cuentas: el cuadro dice «En …» ese local y su «Ahora mismo» es la cifra de ese local (con «Todo el negocio» se cuenta en el local que te asignaron o, si no tienes uno, en la matriz, y el cuadro lo avisa). Lee contar y ajustar desde el teléfono.

…me equivoqué al contar o capturé cien y sólo había diez. Vuelve a contar en Inventario › «Existencias»: pulsa «Contar o ajustar» de esa presentación, elige el local donde ocurrió en «¿En qué local?» si tienes varios, y pulsa «Contar lo que hay». Ese botón abre el campo «¿Cuánto contaste?»; con varios locales la pregunta incluye el nombre del local elegido. Escribe la cantidad correcta, 10 en este ejemplo. Para dejar por qué corriges el conteo, escribe el motivo en «Nota (opcional)» antes de pulsar «Fijar lo contado». No escribas cuánto quieres restar: el conteo nuevo fija lo que hay y ambos conteos quedan en «Movimientos», con su nota.

…se me echaron a perder unos kilos (o se rompió algo) y no lo pesé: sé cuánto tiré, no cuánto queda. No cuentes: usa «Sumar o restar». En «¿Qué pasó?» elige «Se fue o se echó a perder» y en «¿Cuánto?» escribe lo que tiraste. Va en la unidad de esa presentación: un insumo de cocina que se cuenta en gramos pide gramos (dice «Escribe la cantidad de gramos que entraron o salieron para poder asentarlo.»), así que dos kilos son 2000, y debajo te dice en cuánto quedaría. Escribe el motivo en «Nota (opcional)», como «se echó a perder», y pulsa «Asentar el movimiento»: sale «Salida asentada» y en «Movimientos», un «Ajuste» de −2,000 con tu nota. Si sí lo pesaste, mejor «Contar lo que hay» con lo que quedó.

…en «¿Cuánto?» sale «En el lote … sólo quedan …. Resta … o menos, o elige otro lote.» y no puedo asentar. Estás restando de un lote más de lo que ese lote tiene, por ejemplo 16 de uno que tiene 15. Escribe esa cantidad o menos; si lo que perdiste estaba repartido en dos lotes, asienta una salida por cada lote, eligiéndolo en «¿De qué lote?». Si no sabes de cuál salió, cuenta cada lote con «Contar lo que hay».

…lo que resto deja la existencia bajo cero. Antes de asentar, la hoja avisa «Va a quedar un saldo en contra…». Esto aplica cuando no eliges un lote (con uno solo, o sin lotes nombrados); con un lote elegido, el tope es lo que ese lote tiene. Si en Inventario, en su pestaña «Configuración», está encendido «Vender aunque no alcance» (así viene), se asienta y la cifra queda en negativo. Si lo apagaste, no se asienta y sale que no alcanzan las existencias. Si lo que dudas es la cifra de la que partes, cuenta en vez de ajustar.

…«Sumar o restar» está apagado. Esa presentación nunca se ha contado: dice «Para sumar o restar hace falta saber de cuánto se parte: cuéntala primero.»

…no me sale «Lote y caducidad». Sólo sale al sumar lo que llegó, con «¿Qué pasó?» en «Llegó mercancía». Con «Se fue o se echó a perder», o en «Contar lo que hay», no sale: un lote nuevo sólo se abre con una entrada.

…en «¿De qué lote?» sale un nombre como «L261012-1». Es el nombre automático de un lote que nadie nombró: la L, el día en que entró y su número de ese día. Junto a él dice «entró el …» o cuándo vence, para distinguirlo de los demás.

…sale «Un conteo no puede ser negativo». Escribe lo que hay; si no hay nada, escribe 0.

…escribo una cantidad enorme o con muchos decimales. Se cuenta, se suma o se resta hasta 1,000,000 de una vez, con hasta tres decimales para lo que se vende por kilo o por litro. Fuera de eso, «Fijar lo contado» o «Asentar el movimiento» se apagan y dicen por qué: «Esa cantidad es demasiado grande: lo más que entra de una vez es 1,000,000. Revisa si se te fue un cero.» o «Hasta tres decimales: lo más fino que se guarda es 0.001.»

…debajo de lo que cuento sale un aviso que dice «suena a kilos» (o a litros, o a metros) o que «Trae» dice 1 kg. El nombre de la presentación dice una medida y su «Trae» dice otra, o al revés. El aviso no frena nada: te dice en qué se va a contar, que siempre es lo que dice «Trae», y qué cambiar si no es lo que querías. Según el caso:

• Una presentación «Kilo» con «Trae: 1 pieza» dice: «Kilo» suena a kilos, pero «Trae» dice 1 pieza: se cuenta en piezas enteras. Si se vende por kilo, cambia «Trae» en Catálogo a 1 kg.
• Una presentación «Litro» con «Trae: 1 kg» dice: «Litro» suena a litros, pero «Trae» dice 1 kg: se cuenta en kilos.
• Una presentación cuyo nombre no dice ninguna medida («Bolsa», «G») con «Trae: 1 kg» dice: «Trae» dice 1 kg: se cuenta en kilos, con decimales. Si se vende por pieza, deja «Trae» en Catálogo en «1 pieza».
• Una presentación «Metro» dice: «Metro» suena a metros, pero se cuenta en piezas enteras: «Trae» todavía no tiene metros.

Para quitarlo, cambia «Trae» en Catálogo para que diga lo mismo que el nombre; con «Metro» no se puede, porque «Trae» todavía no tiene metros, y el aviso se queda. El aviso sólo lee nombres que son una medida a secas («Kilo», «Litro», «Gramo», «Mililitro», «Metro», «A granel» o su abreviatura): «Medio kilo» o «Bolsa 1 kg» no lo sacan. Un insumo de cocina, que se cuenta en su unidad, tampoco lo lleva. El mismo aviso sale en Catálogo, debajo de «Trae»: lee presentaciones.

…vendo por kilo (o por litro) y quiero contar con decimales. Dile a Cuentela que esa presentación ES el kilo: en Catálogo abre el producto y, en esa presentación, pulsa «Cambiar» junto a «Trae: 1 pieza»; escribe 1 en «Cantidad», elige kg (o l) en «Unidad», pulsa «Listo» y guarda. Al contar, la hoja ya cuenta en kilos: admite decimales y «−» y «+» mueven de a un kilo. Lo que ya tenías se quedó en «1 pieza» y el nombre no lo cambia solo. En «Movimientos», el costo de cada renglón (que sólo ve la persona dueña) dice «por kilo» en lugar de «c/u».

…cuento con el inventario apagado. Se guarda igual, pero los pedidos no descuentan ni se apaga nada del catálogo hasta que lo enciendas.

…el aviso no se guarda. Tiene que ser un número de cero para arriba, o quedar vacío. Al guardarlo sale «Listo: te avisamos cuando queden…».

…tengo que contar muchas. Usa la pestaña «Conteo masivo». Para sumar y restar desde una hoja de cálculo, «Ajuste por Excel». El conteo masivo no pregunta el lote: la diferencia entra al lote que saldría primero, o sale en el orden de siempre. En el ajuste por Excel, lo que suma puede traer sus columnas lote y se_vence. Lee conteo masivo y ajuste por Excel.

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