Importar tu catálogo desde Excel o CSV

Qué hace

Si ya tienes tus productos y precios en una hoja de cálculo, la subes y Cuentela los da de alta o les pone el precio nuevo. Va en cuatro pasos, y hasta el último no se cambia ni un precio:

1. Eliges el archivo.
2. Lo subes.
3. Te decimos qué renglones tienen problema.
4. Lo aplicas.

• La clave (sku) manda. Si la clave ya existe, se actualizan su nombre, su precio y si está disponible; si no existe, se da de alta. Volver a subir el mismo archivo actualiza, no duplica.
• Un renglón por presentación: un producto con dos presentaciones ocupa dos renglones con la misma clave. La de su primer renglón en el archivo va primero en la ficha, y la caja la cobra cuando lee la clave con el lector o el teclado; las demás reciben su código en la ficha. Si quieres que el lector cobre la pieza y no la caja, pon primero el renglón de la pieza.
• Si pones una categoría que no existe, se crea.
• Los renglones con error se saltan y todo lo demás entra. El tope de tu plan no es un error de renglón: si las claves nuevas no caben, no entra ninguna.
• Se aplica por partes: la caja sigue vendiendo mientras tanto.
• El precio de compra, si eres la persona dueña con el plan de pago. Lo que te cuesta cada pieza se guarda como el costo de esa presentación, el mismo de «Costos y utilidad estimada» en su ficha. En «Ver historial» queda que lo puso la importación de Excel. Lee costo y utilidad de un producto.
• Lo que trae cada presentación (con Compras, Inventario o Restaurante): contiene y unidad. La unidad es pieza, docena, g, kg, ml o l, o el nombre de otra presentación del mismo producto: la Caja trae 24 «Lata». La Lata puede venir más abajo en el mismo archivo; esa relación se guarda al terminar de aplicar.
• Insumos y su peso (con Restaurante y su suscripción): insumo dice si la presentación se usa en tus recetas («sólo cocina», «también se vende» o «no») y pesa_aprox, cuántos gramos pesa más o menos una pieza, para escribir tus recetas en gramos. El insumo toma su unidad de lo que trae: gramos, mililitros o piezas.
• Las etiquetas de cada producto, dentro de su categoría, separadas por coma. Las que la categoría todavía no tiene se crean, igual que una categoría nueva. «Caliente» en Bebidas y «Caliente» en Sopas son dos etiquetas distintas.

La plantilla trae las columnas sku, nombre, descripcion, categoria, presentacion, precio_base y disponible, más eje1, valor1, eje2 y valor2 para tallas y colores. Lo demás sale sólo con lo que tienes encendido, así que un negocio sencillo baja la plantilla de siempre:

• precio_compra: si eres la persona dueña con el plan de pago.
• contiene y unidad: con Compras, Inventario o Restaurante.
• insumo y pesa_aprox: con Restaurante y su suscripción.
• etiquetas: si ya usas etiquetas en tus categorías.
• Una columna «lista: Mayoreo» por cada lista de precios activa.

La hoja «Instrucciones» explica sólo las columnas que salieron.

Qué no hace

• No borra nada. Lo que no venga en tu archivo se queda como está.
• No lee el .xls viejo de Excel 97-2003: guárdalo como .xlsx o como CSV.
• No sube fotos ni existencias.
• No quita un insumo: «no» en la columna insumo no lo deja de usar en tus recetas. Eso se hace en Restaurante › Insumos.
• No quita etiquetas con una celda vacía: vacía no cambia nada. Para quitar una etiqueta, hazlo en la ficha del producto, en «Etiquetas de» su categoría.
• No le quita el costo a nada: si dejas vacío el precio de compra, el costo de esa presentación se queda como estaba. Para dejarla sin costo, usa «Dejar sin costo» en su ficha.
• No costea los insumos de recetas: su costo se pone en su ficha, en «Costo para recetas».
• Una celda vacía no quita el precio de una lista: simplemente no lo toca. Para quitar un precio especial, hazlo en «Listas de precios».
• No cambia los ejes de un producto que ya tiene variantes.
• No se salta el tope de tu plan: si no caben todas las claves nuevas, no se aplica nada, ni siquiera las que sí cabrían.

Cómo se hace

1. Entra a Catálogo y abre la pestaña «Importar».
2. Pulsa «Bajar la plantilla (.xlsx)» y llénala. En sku escribe la clave tal cual, con sus ceros a la izquierda: 001234 no es 1234. Si eres la persona dueña con el plan de pago, puedes llenar precio_compra con lo que te cuesta cada pieza; es opcional. Lo mismo las columnas de lo que tienes encendido: contiene y unidad, insumo y pesa_aprox, etiquetas.
3. Pulsa «Elegir la hoja de cálculo» y escoge tu archivo (Excel o CSV, hasta 10 MB y 50 000 renglones).
4. Pulsa «Subir y revisar».
5. Lee «Lo que encontramos»: cuántas filas se leyeron y cuáles tienen problema, con su número de renglón. Ahí no se cuenta tu tope: aunque diga «Ningún renglón tiene problema», el tope se revisa al aplicar.
6. Si hay claves repetidas con la misma presentación, decide en cada renglón: «Conservar esta», «Descartar» o «Cambiar la clave». No hace falta volver a subir la hoja.
7. Pulsa el botón que dice cuántas filas entran; por ejemplo, con 120 filas buenas dice Aplicar 120 filas al catálogo. Si tus claves nuevas no caben en tu plan, sale arriba, en rojo, «El plan gratuito llega hasta 30 productos…» y no entra ninguna.
8. Al terminar ves cuántas se dieron de alta, cuántas se actualizaron y cuáles se quedaron fuera.

Qué pasa si…

• …eliges un .xls u otro tipo de archivo. Ves «Ese tipo de archivo no sirve para importar el catálogo.»
• …un renglón tiene un error. Aparece en «se quedan fuera» con el porqué, por ejemplo «El precio no puede ser negativo» o «El precio «abc» no es un número». Los demás sí entran. Corrígelo en tu hoja y vuelve a subirla.
• …todos los renglones tienen error. Ves «No hay filas que aplicar» en «Lo que encontramos» y el botón queda apagado. Si el botón decía «Aplicar N filas al catálogo» y el letrero rojo salió al pulsarlo, no es esto: es el tope de tu plan (el caso que sigue).
• …subiste tu lista y nada más entraron unos cuantos, o ninguno, aunque «Lo que encontramos» decía «Ningún renglón tiene problema». No busques renglones con error: no los hay. Es el tope de tu plan, y la revisión no lo cuenta: dice, por ejemplo, «Se aplicarán 45 filas y ninguna se queda fuera». Al pulsar «Aplicar 45 filas al catálogo» sale arriba, en rojo: «El plan gratuito llega hasta 30 productos: tienes 2 y esto agregaría 43. Con la suscripción el tope sube a 20000. No se aplicó nada: tu catálogo está como estaba.» No entró ni una fila de ese archivo: los que ves en «Productos» son los que ya tenías. El letrero se quita si recargas la página, pero en «2 · Tu archivo» sigue «Tu plan admite hasta 30 artículos (productos y servicios): tienes 2 y te caben 28 más». Pulsar «Aplicar» otra vez da el mismo letrero, y borrar productos no se deshace. Para que tu lista entre completa, abre tu prueba de 7 días o suscríbete (Los 30 artículos del plan gratuito) y vuelve a Catálogo › Importar: en la misma computadora sigue tu archivo con «Aplicar 45 filas al catálogo». Púlsalo; no hace falta subirlo otra vez. Si ya no está, súbelo de nuevo: las claves que ya tenías se actualizan, no se repiten. Al terminar ves, por ejemplo, «Se aplicaron 45 de 45 filas: 43 dadas de alta y 2 actualizadas». Para quedarte en el plan gratuito, deja en tu hoja sólo tantas claves nuevas como te caben y súbela.
• …el archivo repite la misma clave con la misma presentación. No se aplica nada hasta que decidas qué hacer con cada repetido.
• …ya conservaste un repetido y quieres aplicar las filas buenas primero. Al pulsar «Conservar esta» se descartan automáticamente las demás filas del mismo grupo; no necesitas pulsar «Descartar» después. Revisa «Lo que ya decidiste». Si ya no quedan claves repetidas y sólo hay renglones en «se quedan fuera», puedes pulsar «Aplicar N filas al catálogo»: las buenas entran y las que tienen error no. Después corrige esas filas en la hoja y súbela otra vez con las mismas claves: se actualiza lo que ya entró y sólo se dan de alta las claves que faltaban.
• …no caben las claves nuevas en tu plan. Antes de subir, «2 · Tu archivo» te dice cuántas te caben; si no caben todas, al pulsar «Aplicar» no se aplica ni una y sale arriba, en rojo, «El plan gratuito llega hasta 30 productos: tienes … y esto agregaría …», aunque «Lo que encontramos» dijera «Ningún renglón tiene problema». Ve 30 artículos gratis y qué pasa al pasarte.
• …tu archivo trae precios de listas y tu plan no está al día. Aplicar queda detrás de la suscripción, porque las listas de precios son de paga.
• …escribes un guion en una columna de lista. Ese renglón se queda fuera: el aviso dice que el precio «-» de esa columna no es un número. Deja la celda vacía.
• …la columna de lista nombra una lista que no tienes. Se crea una lista nueva con ese nombre.
• …el precio de compra es mayor que el precio de venta de ese renglón, no es un número o trae más de dos decimales. Ese renglón se queda fuera con el porqué; los demás entran.
• …el renglón es de un insumo de recetas y le pusiste precio de compra. Ese renglón se queda fuera: el costo de un insumo se pone en su ficha, en «Costo para recetas». Borra su precio de compra y vuelve a subir la hoja.
• …el precio de compra es el mismo que ya tenía. No se anota otra vez: subir el mismo archivo dos veces no te llena el historial de costos repetidos.
• …alguien de tu equipo sube un archivo con precio de compra, o tu plan no está al día. Esa columna no se usa y lo demás de cada renglón sí se sube: productos, precios y listas. «3 · Lo que encontramos» lo dice antes de «Aplicar»: «La columna «precio_compra» no se usó: el precio de compra sólo lo sube la persona dueña del negocio. Lo demás de cada fila sí se sube.», o, sin el plan, que el precio de compra viene con la suscripción de Cuentela. Un precio de compra mal escrito tampoco le quita el renglón a nadie. A tu equipo la plantilla no le trae esa columna; para subir los costos, súbela tú con tu plan al día.
• …tu archivo trae una columna de algo que tienes apagado. Esa columna no se usa y lo demás de cada renglón sí se sube. «3 · Lo que encontramos» lo dice antes de «Aplicar», por ejemplo «La columna «insumo» no se usó: Restaurante está apagado. Lo demás de cada fila sí se sube.» o «Las columnas «contiene» y «unidad» no se usaron: lo que trae cada presentación sirve con Compras, Inventario o Restaurante, y los tienes apagados. Lo demás de cada fila sí se sube.». Sin la suscripción, dice que los insumos de Restaurante vienen con ella. Una celda mal escrita de esa columna tampoco le quita el renglón a nadie.
• …en unidad pones una presentación que no es de ese producto. Ese renglón se queda fuera con «… no es una presentación de este producto (clave …): en la columna unidad va pieza, docena, g, kg, ml, l o el nombre de otra presentación del mismo producto». Si pones la misma presentación del renglón, dice «Una presentación no puede traerse a sí misma…».
• …la Caja dice que trae 24 «Lata» y la Lata viene más abajo. No pasa nada: esa relación se guarda al terminar de aplicar, cuando ya existen todas.
• …pones pesa_aprox en algo que no se cuenta por pieza. Ese renglón se queda fuera: «El peso aproximado (columna pesa_aprox) sólo va con unidad pieza o docena…». Es para lo que se cuenta por pieza y se usa en gramos, como un aguacate o una pechuga.
• …en insumo escribes algo que no es «sólo cocina», «también se vende» ni «no». Ese renglón se queda fuera con «En la columna insumo va «sólo cocina» (sólo se usa en tus recetas), «también se vende» o «no»». Y «no» en algo que ya es insumo dice que se quita en Restaurante › Insumos.
• …un producto sin categoría trae etiquetas, o trae más de 10. Ese renglón se queda fuera: las etiquetas viven dentro de la categoría, y un producto lleva hasta 10. Una categoría llega hasta 50 etiquetas.
• …tu hoja vieja tiene una columna «unidad» sin «contiene». Sigue siendo la presentación, como siempre. Sólo junto a «contiene», «unidad» es la unidad de lo que trae.
• …se cierra la pestaña o se va la señal a medias. Lo aplicado se queda. Vuelve a Catálogo › Importar y pulsa «Continuar».
• …te arrepientes antes de aplicar. Pulsa «Subir otro archivo»: verás «No se aplicó nada de «tu-archivo.csv»: tu catálogo está como estaba.»

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