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Encender el inventario: «Llevar control de existencias» y «Vender aunque no alcance»

El inventario tiene tres piezas que se confunden. La herramienta «Inventario» muestra la sección, «Llevar control de existencias» hace que los pedidos descuenten y que lo que llega a cero se apague solo, y «Vender aunque no alcance» decide qué pasa cuando piden más de lo contado. Los dos interruptores están en Inventario › «Configuración», junto con «Lo agotado, a la vista» y «Lotes vencidos», que decide qué pasa con lo que ya venció.

Con la suscripción

Qué hace

El inventario se maneja con tres piezas distintas. Si tus pedidos no descuentan, lo primero es revisar que la segunda esté encendida.

Con el control encendido, la caja y la tienda lo respetan. La caja, conectada y con «Vender aunque no alcance» apagado, no te deja agregar ni cobrar más de lo que queda para vender. Tu tienda en línea no pone el botón «Agregar» a lo que el inventario agotó.

Estos interruptores son de la persona dueña o de quien tenga el permiso «Configura el inventario» (en Equipo, dentro de «Inventario»): la pestaña «Configuración» de Inventario sólo la ven ellos y Cuentela sólo les acepta los cambios a ellos. A otra persona del equipo la pestaña no le sale; si abre su dirección, la página le dice que la configuración del inventario pide «Configura el inventario» y, si tiene «Inventario», le ofrece «Ir a Existencias». Ya no están en «Configuración» del negocio: se mudaron a Inventario, en el panel y en la app.

Encender «Llevar control de existencias» viene con la suscripción de Cuentela o con tus días de prueba. Apagarlo es gratis, y «Vender aunque no alcance» no se cobra. Si ya lo tenías encendido y tu suscripción vence, el control sigue encendido: el vencimiento no lo apaga.

Lotes vencidos. Lo que vendes sale primero del lote que vence antes (lotes y caducidad). Un lote que ya venció vence antes que todos, y por eso tú decides qué hacer con él, con el interruptor «Vender primero lo vencido» de la tarjeta «Lotes vencidos»:

Vencido es lo que ya pasó de su fecha: lo que vence hoy todavía se vende como vigente. Vale para todo lo que saca de los lotes: pedidos, la caja (también lo cobrado sin internet que se manda al volver la señal), ajustes que restan, traslados y devoluciones al proveedor, en cada local. Una devolución al proveedor hecha desde su entrada sale primero de los lotes de esa entrada, del que caduca antes, sin mirar este ajuste; lo que ahí no alcance sí lo sigue. «Sale primero», en la tarjeta de cada lote, dice lo mismo que va a pasar.

Qué no hace

Cómo se hace

Encender el control de existencias (con «Configura el inventario»):

  1. En el menú entra a «Inventario» y abre la pestaña «Configuración» (la última de la tira; la ve la persona dueña o quien tenga «Configura el inventario»).
  2. En la tarjeta «Control de existencias», enciende «Llevar control de existencias». Si tu negocio no tiene suscripción ni prueba vigente, el interruptor está detrás de un candado: pulsa «Ver qué incluye» y sigue lo que ahí se ofrece.
  3. Pulsa «Ir a contar lo que tienes» para volver a Existencias y contar tus presentaciones. De ahí en adelante, lo que cuentes descuenta solo.

También puedes encenderlo desde Inventario: con el control apagado y la suscripción o la prueba vigentes, arriba sale «Tu inventario está apagado» y, si tienes «Configura el inventario», el botón «Encender inventario».

Decidir qué pasa cuando no alcanza:

  1. En la misma tarjeta, enciende o apaga «Vender aunque no alcance». Se guarda al tocarlo.
  2. Puedes dejarlo como lo quieras antes de encender el control: para los pedidos y la caja empieza a valer el día que lo enciendas.

Decidir qué pasa con lo vencido (con «Configura el inventario»):

  1. En Inventario › «Configuración», busca la tarjeta «Lotes vencidos».
  2. Enciende o apaga «Vender primero lo vencido». Se guarda al tocarlo y te dice cómo quedó. Apagado: «Al vender se salta lo vencido: sale lo vigente, y lo vencido sólo si ya no queda otra cosa.» Encendido: «Lo vencido sale primero al vender, antes que lo vigente.»
  3. Para ver qué lote saldría primero, abre la presentación en Existencias, en «Contar o ajustar»: «Lotes» marca «Sale primero». Lee lotes y caducidad.

Empezar a llevar inventario con la caja cobrando, sin que se trabe (con «Configura el inventario»). El orden importa:

  1. En Inventario › «Configuración», en la tarjeta «Control de existencias», deja encendido «Vender aunque no alcance» (así viene). Así nada frena a la caja mientras cuentas.
  2. Enciende «Llevar control de existencias» (o «Encender inventario» en Inventario). Lo que todavía no cuentas se sigue vendiendo igual, sin descontar.
  3. Cuenta en Inventario, en «Conteo masivo», con la receta «Falta contarlas». Puedes guardar por partes, un anaquel a la vez. Lee conteo masivo.
  4. Cuando el filtro «Falta contarlas» de Existencias ya no traiga nada, decide «Vender aunque no alcance». Si lo apagas y la caja tiene un turno abierto, pide a quien cobra que pulse «Bloquear» y escriba su PIN en ese momento.

Apagar el control: apaga «Llevar control de existencias». No te pide suscripción.

Mostrar u ocultar la sección Inventario:

  1. En «Configuración», en la tarjeta «Mis Herramientas», pulsa «Ver mis herramientas».
  2. En «Tus módulos», enciende o apaga «Inventario». Si la apagas, el panel te explica qué pasa en «¿Apagar Inventario?» y te deja elegir «Dejarla encendida» o «Apagarla de todos modos».
  3. Si tu negocio no tiene plan, encenderla abre primero tus días de prueba o la suscripción.

En la app del negocio: la persona dueña o quien tenga «Configura el inventario», con la herramienta Inventario encendida, abre «Más» › «Inventario» y toca el icono de ajustes de arriba («Configuración del inventario»). Ahí están los mismos dos interruptores, con los nombres «Llevar inventario» y «Vender aunque no alcance», y las tarjetas «Lo agotado, a la vista» y «Lotes vencidos» (con «Vender primero lo vencido»). «Ver mi inventario» te lleva a tus existencias. «Configuración» de la app ya no los trae.

Qué pasa si…

…llevo meses vendiendo sin inventario y quiero empezar a llevarlo hoy sin que se me trabe la caja. Hazlo en este orden, con la caja cobrando. Primero deja encendido «Vender aunque no alcance» (así viene) y enciende «Llevar control de existencias»: en ese momento la caja no cambia, y lo que no has contado se vende igual, dice «Sin contar» y no descuenta. Luego cuenta lo que hay en el anaquel con «Conteo masivo» y «Falta contarlas», por partes si quieres: desde que guardas una presentación, cada venta la descuenta y la caja dice cuántas quedan. Hasta que ya no te falte nada por contar, decide si apagas «Vender aunque no alcance». No cuentes primero con el control apagado mientras sigues vendiendo, aunque Inventario diga «Cuando termines de contar, enciéndelo aquí mismo»: con el control apagado las ventas no descuentan, y lo que se venda entre tu conteo y el encendido se queda de más en el sistema. Si quieres contar antes de encenderlo, hazlo con el negocio cerrado. Y no apagues «Vender aunque no alcance» antes de terminar: lo que contaste de menos, o en 0 porque no lo encontraste, la caja ya no lo deja vender.

…ya conté todo: ¿ahora la caja ya no me deja vender lo que no hay? Depende de «Vender aunque no alcance». Encendido (así viene), la caja cobra igual: si se vende más de lo contado, la existencia queda en negativo, la caja dice «Agotado · se vende igual» y lo corriges con otro conteo. Apagado, la caja con internet ya no deja agregar más de lo que hay («No hay existencias suficientes para agregar otra unidad.») y lo que llegó a 0 dice «Agotado por inventario». Si no estás segura de tu primer conteo, déjalo encendido unos días y revisa los negativos.

…apago «Vender aunque no alcance» con mi cajera en su turno: ¿se le traba la caja? Puede trabarse. Con cajeros con turno y PIN, la caja sigue con la regla de antes hasta que quien cobra vuelve a escribir su PIN: mientras, deja cobrar lo que ya no alcanza y Cuentela lo rechaza al recibirlo. Arriba de la venta sale «Venta · folio … · no se registró», con «Aquí no se puede cobrar hasta resolverla.» y «No alcanzan las existencias de…»: no cobra nada más hasta que alguien pulsa «Resolver» y la persona autorizadora pone su PIN. Lee operación detenida en la caja. Para que no pase, cámbialo antes de que abran turno o, en cuanto lo cambies, pide a quien cobra que pulse «Bloquear» y escriba su PIN: desde ahí la caja frena al agregar, antes de cobrar.

…no veo la tarjeta «Control de existencias». Ya no está en «Configuración»: está en Inventario, en su pestaña «Configuración». Si no ves esa pestaña, no eres la persona dueña ni tienes «Configura el inventario»; si no ves Inventario, la herramienta «Inventario» está apagada en «Mis Herramientas».

…sólo me queda lo vencido y quiero vender. No se frena: la venta sale de ahí, con «Vender primero lo vencido» apagado o encendido. El lote sigue marcado «Vencido» para que lo retires.

…cambié «Vender primero lo vencido» y ya tenía lotes vencidos. Vale desde la siguiente venta (o ajuste, traslado o devolución al proveedor): lo ya vendido no cambia, y la existencia tampoco. «Sale primero» ya marca el lote que saldría ahora.

…un lote vence hoy. Todavía no está vencido: sale como cualquier lote vigente, por su fecha. Vencido es el que ya pasó de su fecha, con el día de tu negocio.

…no me deja encender el control. Sin suscripción vigente ni prueba, el interruptor sale detrás de un candado y «Ver qué incluye» abre lo que se ofrece. Si aun así Cuentela recibe la orden de encenderlo sin suscripción ni prueba vigentes, contesta «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.» y el control se queda apagado.

…encendí el control y mis pedidos siguen sin descontar. Descuenta lo que ya está contado. Si la presentación sale con un guion en Existencias, todavía no se ha contado: cuéntala en «Contar o ajustar» y de ahí en adelante descuenta sola. Lee contar o ajustar existencias.

…mi suscripción venció con el control encendido. Sigue encendido: el vencimiento no lo apaga. Con el control apagado y sin plan vigente, en cambio, contar y ajustar piden la suscripción.

…apago el control. Sale «Inventario apagado. No se borró nada, y lo que estaba agotado por inventario ya se puede volver a pedir.» También se suelta lo que tus pedidos vivos tenían apalabrado. Si lo vuelves a encender, retoma donde se quedó.

…apago la herramienta «Inventario». La sección se esconde y el control se apaga. Si entras a Inventario por su dirección, el panel te lleva a Reportes y dice «La herramienta Inventario está apagada en Mis Herramientas.» Al volver a encender la herramienta, el control sigue apagado hasta que tú lo reactives.

…apago «Vender aunque no alcance». Con el control encendido, el pedido que pida más de lo contado se rechaza con «No alcanzan las existencias de» y el nombre del producto. Con esto apagado, un «Sumar o restar» que dejaría la existencia por debajo de cero tampoco se asienta, aunque el control esté apagado. Lee qué hacer con «No alcanzan las existencias».

…dejo «Vender aunque no alcance» encendido y la existencia queda en negativo. El negativo es información, no un error. La tarjeta lo explica, por ejemplo: «Vendiste 3 que el sistema no sabía que tenías. Cuenta lo que hay de verdad y fíjalo con un conteo.»

…no soy la persona dueña ni tengo «Configura el inventario» y el control está apagado. En Inventario puedes seguir contando; el aviso dice «Sólo la persona propietaria puede encenderlo; puedes seguir contando mientras tanto.»

…un producto sale agotado y no sé por qué. Lee mi producto sale agotado o no aparece.

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