Cuándo baja tu inventario: pedido de tienda, mostrador y domicilio

Qué hace

Con el control de existencias encendido, Cuentela separa dos cosas: lo que está apalabrado y lo que salió.

• Apalabrado. Cuando el cliente confirma su pedido, la mercancía queda apartada: sigue en el estante, «Existencias» no baja y no se escribe ningún renglón en «Movimientos», pero ya no se le puede prometer a nadie más. En la tarjeta se ve, por ejemplo, «10 en el estante · 2 apartadas · 8 para vender», y en la hoja de la presentación, en «Por entregar», dentro de «Apartado en el estante».
• Salió. La cifra baja, y se escribe «Se vendió» en «Movimientos», cuando la mercancía sale. Mientras falta entregarlo, el pedido sale en «Ya salió del estante» y ya no cuenta como apartado.

El momento en que sale depende de cómo se vendió:

• Pedido para recoger (de tu tienda, de la app o de WhatsApp): al aceptarlo, con «Aceptar el pedido» o, si tienes encendido «Aceptar solos los pedidos que cumplan todo», cuando Cuentela lo acepta. Ahí también empieza el plazo para que pasen por él. Lee reparto automático.
• Pedido a domicilio sin repartidor asignado: cuando lo mandas, con «Mandarlo a domicilio», y pasa a «En camino».
• Pedido a domicilio con repartidor: cuando sale con él. El repartidor lo confirma con «Recogí el paquete» o, en la caja, «Se lo llevó» con su nombre. Mientras el repartidor tenga la entrega asignada, el panel no deja mandarlo.
• Venta de mostrador: cuando Cuentela recibe la venta. La caja la manda apenas la cobra; si estaba sin internet, la manda sola al volver la señal. Con varios locales baja del local de la caja.
• Restaurante: un pedido que lleva comanda descuenta al confirmarse, no al salir, lo que no se prepara (por ejemplo, un refresco de la nevera); lo preparado lo descuenta la comanda. Lee qué descuenta el restaurante.

En los pedidos, con varios locales baja del local que tenga el pedido y, si no tiene uno, de la matriz.

Cancelar repone sólo lo que ya había salido. Un pedido que todavía estaba apalabrado nada más suelta su apartado. Pasa igual con «Cancelar el pedido», con «Rechazarlo», con el pedido que nadie confirmó a tiempo y con el que nadie recogió a tiempo.

Qué no hace

• Confirmar el pedido no baja la cifra. El pedido sólo aparta la mercancía; la excepción es el pedido que lleva comanda de restaurante.
• No baja dos veces. Lo que ya salió al aceptar no vuelve a bajar cuando pasas el pedido a «Listo para recoger».
• No baja nada con el control de existencias apagado. El pedido sigue su camino, pero la cifra no se mueve y no se escribe renglón.
• No baja una presentación que nunca se ha contado. En «Existencias» sale con un guion; el primer conteo la da de alta.
• Aceptar un pedido a domicilio no la baja. Al aceptarse sólo baja un pedido para recoger; lo del restaurante tiene su propio momento.
• Sacar la mercancía del estante, armar el pedido o empezar a alistarlo no la baja. Cuenta el momento en que sale: un pedido a domicilio aceptado y ya armado sigue apartado hasta que lo mandas.

Cómo se hace

Para ver en qué momento va un pedido:

1. Entra a «Inventario» y busca la presentación.
2. Pulsa «Contar o ajustar» en su tarjeta.
3. En «Por entregar», mira dónde está el pedido: en «Apartado en el estante» todavía no salió; en «Ya salió del estante» ya bajó.
4. En «Movimientos», busca el «Se vendió» y lee su nota: empieza con Pedido # si vino de un pedido, o con Venta POS # si es de mostrador.

Para que baje, en Pedidos:

1. Un pedido para recoger que espera tu respuesta: pulsa «Aceptar el pedido».
2. Un pedido a domicilio: pulsa «Mandarlo a domicilio». Si lleva repartidor, sale cuando el repartidor confirma con «Recogí el paquete» o cuando en la caja pulsas «Se lo llevó».

Qué pasa si…

…cancelo un pedido que todavía no salió, aunque ya lo hubiera aceptado o armado. Pasa con un pedido a domicilio que todavía no mandabas y con uno que esperaba tu «sí» (salvo el de recoger pagado con tarjeta en línea, caso de abajo). Se suelta lo apartado y la mercancía vuelve a estar para vender. En «Movimientos» no hay «Se vendió» ni «Se repuso»: nunca había bajado, así que la existencia es la misma que antes del pedido y ya cuenta esas piezas, y en «Por entregar» dice «Nadie la tiene apartada: todo lo que hay se puede vender.» Si ya las habían sacado del estante para armarlo, regrésalas tal cual y no las sumes a mano: se contarían dos veces.

…cancelo uno cuya mercancía ya salió. «Salió» es el momento de arriba, no sacarla del estante. Un pedido para recoger que ya aceptaste: la cifra sube y «Movimientos» dice «Se repuso», junto al «Se vendió» del pedido; no la sumes a mano. Un pedido que ya está «En camino» o «Listo para recoger» se cancela con «Rechazado en la puerta»: pide «¿Por qué no lo recibió?», y al confirmar con «Sí, no lo recibió» el pedido se cancela y su mercancía vuelve a tus existencias.

…nadie confirma el pedido a tiempo, o nadie pasa por él. Se cancela solo y lo apartado se suelta. Si el cliente no pasó por un pedido para recoger que ya habías aceptado, la mercancía que ya había bajado vuelve a tus existencias. Un pedido que ya tiene dinero encima no se cancela solo. Lee plazos para confirmar y para recoger.

…un pedido para recoger se pagó con tarjeta en línea. No lleva reloj de confirmación y su mercancía baja desde que se crea, aunque todavía no se haya pagado. Si no se paga y el pedido caduca, la mercancía vuelve.

…cobro un pedido que esperaba mi «sí» sin haberlo aceptado. Cobrarlo le quita el reloj de confirmación, pero no baja la mercancía por sí solo. Baja a más tardar cuando lo pasas a «En camino» o a «Listo para recoger», porque ahí Cuentela descuenta lo que siga apartado.

…la mercancía no alcanza cuando acepto o mando. Lee qué hacer con «No alcanzan las existencias».

…«Mandarlo a domicilio» dice que el pedido lleva repartidor. Contesta «Este pedido lleva repartidor asignado: para que salga, el repartidor tiene que comenzar la entrega». Y si la entrega llegó por una oferta que aceptó un repartidor, el paquete no sale hasta que el pedido esté listo: dice «Todavía no está listo: espera a que lo marquen listo en el mostrador».

…vendí en la caja sin internet. La venta baja cuando la caja la manda. Mientras tanto, «Existencias» no la refleja. Lee vender sin internet.

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