Me sale «No alcanzan las existencias»: por qué y qué hago

Qué hace

«No alcanzan las existencias» frena lo que pide más de lo que queda para vender. «Para vender» no es lo mismo que «en el estante»: es lo que hay en el estante, menos lo que ya tiene dueño. Con un solo local se cuenta el total del negocio; con varios, el estante del local donde se vende. Lo que ya tiene dueño es lo apalabrado por pedidos que esperan surtirse, los apartados a mano y lo que otras cajas tienen apartado para vender sin internet.

Por eso la tarjeta de la caja puede decir «12 para vender · 16 apartadas», y la de Inventario, «10 en el estante · 2 apartadas · 8 para vender».

En la caja y en los pedidos de tu tienda, el mensaje sólo sale si llevas el control de existencias y tienes apagado «Vender aunque no alcance», que viene encendido cuando abres el negocio. Lee encender el inventario. Cada lugar lo dice a su manera:

• Caja, al agregar otra unidad: «No hay existencias suficientes para agregar otra unidad.»
• Caja, al cobrar: «No alcanzan las existencias de Galleta de avena / Pieza: quedan 0 para vender y 22 están apartadas, y se están cobrando 1». Si Cuentela lo rechaza antes de cobrar, el mensaje puede traer el local, por ejemplo «en Matriz quedan 1», o decir que lo apartado es «para pedidos de la app». Si la caja no puede nombrar el producto, dice «La existencia cambió y ya no alcanza para completar esta venta.»
• Caja, mientras confirma: «Espera a que el mostrador confirme las existencias antes de agregar este producto.» o «…antes de cobrar.», cuando la tarjeta dice «Confirmando existencias».
• Tu tienda en línea o la app, cuando tu cliente manda su pedido: «No alcanzan las existencias de "Arroz / Kilo": quedan 3 y el pedido pide 5; ajuste la cantidad», con el producto y la presentación que no alcanzan. En la app sale arriba de «Mandar el pedido». Si el estante sí alcanza pero lo apartado (o el estante del local) no deja, el mensaje trae sólo el producto: «No alcanzan las existencias de "Arroz / Kilo"». También puede salir «Otra venta se adelantó y ya no alcanzan las existencias de este pedido; vuelve a intentarlo».
• Panel, al apartar mercancía: «No alcanzan las existencias: quedan 3 para vender.» Esta comparación no depende de «Vender aunque no alcance».
• Panel, al restar con «Sumar o restar»: «No alcanzan las existencias de "Producto / Presentación"», si «Vender aunque no alcance» está apagado y la resta dejaría por debajo de cero una existencia que estaba en cero o más.

Qué no hace

• Una presentación sin contar no lo causa. Mientras no se haya contado, la caja la vende sin comparar contra nada y los pedidos tampoco la comparan. En Existencias sale con un guion y en la caja con «Sin contar». Un platillo con receta no dice nada de existencias en la caja: descuenta sus insumos.
• Vender sin internet no lo causa en la caja. Sin conexión la caja no frena: si lo que vendes pasa de lo que Cuentela le apartó a esa caja para vender sin internet, avisa «Esta venta rebasa lo apartado sin conexión» con la cifra y cobra igual. El rechazo, si lo hay, llega después, cuando la venta se manda a Cuentela.
• Con «Vender aunque no alcance» encendido, o con el control apagado, no frena ni la caja ni los pedidos.
• Un producto pausado, dado de baja o ya agotado por inventario no da este mensaje. En la tienda, al confirmar el pedido, sale «El producto "…" ya no está disponible; ajuste el carrito». En la caja, una pausa se dice «El negocio pausó esta presentación: no se vende hasta que la vuelvan a encender.» y lo agotado, «Se agotó y este negocio no vende sin existencias.» Lee mi producto sale agotado o no aparece.
• No mueve mercancía de un local a otro. La caja vende del estante de su local, y el stock de otro local sólo se puede consultar, no vender desde ahí.

Cómo se hace

Si en el estante sí hay más de lo que dice el sistema:

1. Entra a «Inventario» y busca la presentación.
2. Pulsa «Contar o ajustar» y luego «Contar lo que hay».
3. En «¿Cuánto contaste?» escribe lo que hay de verdad y pulsa «Fijar lo contado». Contar y ajustar son del permiso «Inventario».

Si lo que falta está apartado:

1. En la hoja de la presentación, mira «Por entregar»: dice quién tiene apalabrada la mercancía, sea un pedido, una caja o un apartado a mano.
2. Si es un apartado a mano y el cliente ya no va a venir, pulsa «Liberar». Sale con el permiso «Inventario», el mismo que pide la base al guardar.
3. Si es un pedido, ábrelo con «Ver el pedido»: esa mercancía queda libre si el pedido se cancela. Lo apartado para un pedido que el negocio no confirmó a tiempo se suelta cuando el sistema lo cancela, y desde ese momento la caja vende. Un pedido ya pagado, o con anticipo, no se cancela solo por no confirmarlo a tiempo.

Si prefieres que la venta pase aunque no alcance (persona dueña):

1. Entra a «Inventario» y abre la pestaña «Configuración» (la última de la tira).
2. En la tarjeta «Control de existencias», enciende «Vender aunque no alcance».

En la caja o en la tienda: baja la cantidad hasta lo que el mensaje dice que queda para vender. En la tienda, tu cliente baja la cantidad del renglón que el mensaje nombra.

Qué pasa si…

…ya le cobré y se puso todo gris: arriba sale un letrero rosa con «No alcanzan las existencias…» que termina en «no se registró»: ¿le bajo la cantidad y lo vuelvo a cobrar? No. Bajar la cantidad es para el aviso de antes de cobrar, cuando el producto todavía está en la cesta. Con «no se registró» la venta ya se cobró, la cesta está vacía y la caja no cobra nada más hasta resolverla; no le cobres otra vez al cliente. Pulsa «Resolver» y que la persona dueña, o quien tenga «Resuelve diferencias» en ese local, autorice con su PIN. Los pasos están en operación detenida en la caja. Si la mercancía sí salió, después se cuenta lo que había antes de esa venta y se registra con «Volver a cobrarlo», sin pedirle dinero.

…la caja cobró la venta sin internet y al sincronizar no alcanza. La caja avisa que esa venta «no se registró» y, debajo, «Aquí no se puede cobrar hasta resolverla.», el motivo del rechazo y, para este rechazo, «Volver a cobrarla igual la vuelve a rechazar: quítale ese producto o surte el local, y cóbrala de nuevo.» Al sincronizar, Cuentela compara contra lo que el mostrador puede vender, que no resta lo apalabrado por pedidos.

…tu cliente dice que la app no le dejó mandar su pedido porque ya no alcanzaba. Lo que tu cliente lleva en su carrito no se aparta: se aparta hasta que manda el pedido. Si mientras tanto vendiste, ajustaste o se rompió mercancía, al mandarlo le sale No alcanzan las existencias de "…": quedan 1 y el pedido pide 3; ajuste la cantidad. Ese pedido no se hizo: no te llega a «Pedidos», no aparta mercancía, no mueve tu existencia y no le cobra nada; su carrito se queda como estaba. «Quedan» es lo contado, sin restar lo apartado para otros pedidos: si tu cliente baja a esa cifra y lo apartado no la deja, el mensaje vuelve a salir, ya sin cifras. Tu cliente baja la cantidad en «Mi carrito» y lo vuelve a mandar, y te llega un solo pedido. Si en el estante sí hay más, cuéntalo antes en «Inventario» con «Contar lo que hay». Lo que ve tu cliente está en hacer un pedido en la app.

…tengo la mercancía en otro local: aquí no hay y en la otra sucursal sí (¿lo cobro aquí y que me lo manden?). No: la caja descuenta del estante del local de esta caja, y el stock de otro local aparece sólo como consulta, con «Sólo consulta» y el nombre del local de la caja. Tampoco lo cobres con «Cobro rápido»: no descuenta de ningún local. Para venderlo aquí, quien tenga el permiso «Inventario» lo manda a tu local en Inventario › «Traslados» y, cuando llega, lo recibe con «Recibir»; desde ese momento la caja lo cuenta y deja de frenar. Si no, tu cliente lo compra en el otro local. Lee traslados entre locales y lo que ve quien cobra. En tu tienda, con varios locales, se mide el estante del local de ese pedido.

…me sale al aceptar un pedido o al mandarlo a domicilio. Es el mismo mensaje con el nombre de la presentación. Sólo pasa con el control encendido y «Vender aunque no alcance» apagado, y cuando, entre el pedido y ese paso, el estante quedó por debajo de lo prometido; un caso es un conteo masivo que contó menos. Cuenta o repón esa presentación y repite el paso, o rechaza o cancela el pedido según el paso.

…lo apartado para un pedido ya no debería estar. El sistema revisa cada cinco minutos y cancela el pedido que el negocio no confirmó a tiempo, siempre que no esté pagado ni tenga anticipo y que el local esté abierto; al cancelarlo, repone su mercancía y suelta su apartado. Hasta entonces la caja respeta lo apartado, igual que la tarjeta.

…no tengo el permiso. Sin el permiso «Inventario» el menú no te enseña Inventario y, si abres su dirección, el panel te lleva a la primera sección que sí tengas. Contar y ajustar existencias son de ese permiso, y apartar y liberar también: salen en el panel con «Inventario» y la base los guarda con él. Los interruptores de Inventario › «Configuración» son sólo de la persona dueña.

…mi suscripción venció. Si el control estaba encendido, sigue encendido y el mensaje sigue saliendo. Apagar el control es gratis, y encender «Vender aunque no alcance» también.

…apagué la herramienta «Inventario». El control se apaga con ella, así que los pedidos dejan de compararse contra lo contado.

…el mensaje habla de «apartadas» y no entiendo de quién. Abre la hoja de esa presentación en Inventario: «Por entregar» nombra el pedido, la caja o el apartado a mano.

Relacionados

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• Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar — En Inventario › «Existencias», el botón «Contar o ajustar» de cada presentación sirve para fijar lo que contaste (reemplaza la cifra) o para sumar o restar lo que entró o salió. Lo que llegó puede traer su lote y su caducidad.
• Traslados: mover mercancía de un local a otro — En Inventario › «Traslados» mandas mercancía de un local a otro, la recibes contando lo que de verdad llegó y revisas y resuelves lo que llegó con diferencia.
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