Inventario y caja: lo que ve quien cobra, las existencias de otros locales y vender sin señal

Qué hace

La caja pinta en cada tesela lo que sabe del inventario. Depende de la herramienta «Inventario» (apagada, la tesela no dice cifras), del estado de la presentación y de dos interruptores de la persona dueña: «Llevar control de existencias» y «Vender aunque no alcance». Con el primero encendido y el segundo apagado, la caja es estricta: con internet, no vende lo que no alcanza.

Lo que dice la tesela de una presentación

• «12 disponibles» (o «1 disponible»): con internet y con una cifra, es lo que hay para vender en el estante del local de esta caja. En el panel, Inventario con «Sucursal» en «Todas» suma todos tus locales: puede decir 12 mientras la caja de un local dice «0 disponibles». Cada vez que se mueve el inventario de su local (una venta, un conteo, una entrada de mercancía, un traslado), la caja con internet relee su cifra sola, sin recargarla; sin internet, al volver la conexión.
• «12 para vender» y, abajo, «16 apartadas»: cuando hay mercancía apartada, la cifra es la que queda para vender y lo apartado es lo que ya tiene dueño. Es la misma resta que hace Inventario: lee apartar mercancía.
• «Sin contar»: la caja no tiene cifra de esa presentación porque nunca se ha contado (en Inventario sale con un guion). La caja la vende sin compararla contra nada y no la descuenta. Un platillo con receta, como una bebida preparada, no dice nada de existencias: no lleva propias y al venderse descuenta sus insumos.
• «Confirmando existencias»: sólo puede salir con el control estricto y con internet, mientras la caja espera confirmar la cifra. Mientras tanto no deja agregar ni cobrar esa presentación: dice «Espera a que el mostrador confirme las existencias antes de agregar este producto.» o «…antes de cobrar.»
• «Servicio»: lo que no lleva existencias.
• Lo que esta caja ya cobró y todavía no subió no cuenta para vender. Con «2 para vender · 1 apartada», si cobras esas 2 sin internet, la caja ya sabe que no quedan: en cuanto vuelve la señal, y antes de que la venta termine de subir, la tesela dice «0 para vender · 1 apartada» y con el control estricto no deja cobrar otra. Cuando la venta sube, manda otra vez la cifra del servidor.
• Sin internet, la tesela sólo enseña una cifra si el control es estricto y la caja tiene piezas apartadas de esa presentación para vender sin conexión: «3 para vender sin conexión» (o «Reserva local: 3» si ya no se puede vender).

Lo que dice cuando no se puede vender, o se vende igual

• «Presentación pausada» y «Producto pausado»: los apagaste a mano en el catálogo. La caja no los cobra y dice «El negocio pausó esta presentación: no se vende hasta que la vuelvan a encender.» Lee «Hay hoy» y «Dado de alta».
• «Agotado por inventario»: se acabó y el negocio no vende sin existencias. Al agregarla dice «Se agotó y este negocio no vende sin existencias.» Si la herramienta «Inventario» está apagada, la etiqueta dice «No disponible».
• «Agotado · se vende igual»: se acabó, pero «Vender aunque no alcance» está encendido. La caja la vende y la cifra queda en negativo. Si la herramienta «Inventario» está apagada, no dice nada.

Cuándo la caja frena

Sólo con el control estricto y con internet. Al agregar más de lo que hay para vender dice «No hay existencias suficientes para agregar otra unidad.» Al cobrar dice, por ejemplo, «No alcanzan las existencias de Galleta de avena / Pieza: quedan 0 para vender y 22 están apartadas, y se están cobrando 1». Además, la consulta que la caja le hace a Cuentela antes de sellar el cobro rechaza una venta que se llevaría lo apartado para un pedido vigente: «…quedan 0 para vender y 4 están apartadas para pedidos de la app…». Con «Vender aunque no alcance» encendido, con el control apagado o sin conexión, no frena. Si no sabes de quién es lo apartado, «Por entregar», en la hoja de la presentación en Inventario, nombra el pedido, la caja o el apartado a mano. Lee qué hacer con «No alcanzan las existencias».

Sin internet: lo apartado para la caja

Al abrir la caja, con el control estricto, Cuentela le aparta a esa caja unas piezas para que siga cobrando si se cae el internet:

• Sólo de las 30 presentaciones que más se vendieron en el mostrador en los últimos 30 días y de las que esa caja ya vendió sin internet.
• De cada una, el 20 % de lo que hay para vender (hacia abajo), hasta 3 piezas. Si hay menos de 5 para vender, una sola, y sólo si esa caja ya la vendió sin internet.
• Siguen en el estante, pero cuentan como apartadas: la tienda y las otras cajas no las pueden vender. Vencen a más tardar a las 12 horas de abrir la caja.

Si la venta pasa de lo apartado, la caja avisa al agregar y al cobrar: «Esta venta rebasa lo apartado sin conexión (3); se cobra igual y el negocio lo verá en Revisiones.» Lee vender sin internet.

Las existencias de otros locales

Con varios locales, la caja puede consultar el stock de los demás. Es sólo una consulta: la venta sigue descontando del local de la caja.

Qué no hace

• No vende lo de otro local, ni lo cobra aquí para que te lo manden de allá: no hay venta a distancia. La hoja lo dice: «Sólo consulta. Esta venta seguirá descontando del local de esta caja…; el stock de otro local no se puede vender desde aquí.» Para surtir un local con lo de otro, lee traslados entre locales.
• Sin internet no frena. Avisa y cobra igual; el rechazo, si lo hay, llega después, cuando la venta se manda a Cuentela.
• No cobra lo pausado a mano, ni siquiera con «Vender aunque no alcance» encendido: ese interruptor sólo decide qué pasa con lo que se agotó.
• La regla de lo apartado a pedidos no deshace lo ya cobrado. Una venta que ya se selló, por ejemplo sin internet, se asienta igual.
• «Stock en otras sucursales» no necesita el permiso «Inventario»: basta ser del equipo del negocio. Pero necesita una sesión de la cuenta en la caja, y sin internet la hoja se abre y dice que conectes la caja, sin consultar nada.
• El aviso de «Esta venta rebasa lo apartado…» no es un freno ni asegura una revisión: que quede una lo decide Cuentela al recibir la venta.

Cómo se hace

Consultar el stock de otros locales (en la caja, en la pantalla de Mostrador o en la de Cobro y entrego):

1. Mantén pulsada la tesela del producto. Si tiene varias presentaciones, la caja pregunta cuál quieres consultar; elige una.
2. También puedes elegir la presentación al venderla y pulsar «Stock en otras sucursales», junto a ella.
3. En «Stock por sucursal» ves una fila por local con su existencia; el local de tu caja dice «Esta caja».
4. Pulsa «Cerrar».

Sólo se ofrece si la herramienta «Inventario» está encendida, el negocio tiene más de un local, la caja tiene una sesión de la cuenta y el artículo no es un servicio. Quien está a cargo de un solo local ve sólo ese local.

Decidir si la caja frena o vende igual (persona dueña):

1. Entra a «Inventario» y abre su pestaña «Configuración» (la última de la tira).
2. En la tarjeta «Control de existencias», enciende «Llevar control de existencias» para que la caja compare contra lo contado.
3. Apaga «Vender aunque no alcance» para que frene lo que no alcanza, o enciéndelo para que lo agotado se venda igual. Si apenas empiezas a llevar inventario, no lo apagues hasta haber contado todo: lo que contaste de menos ya no se vendería. Lee encender y configurar el inventario.
4. Si la caja tiene un turno abierto, pide a quien cobra que pulse «Bloquear» y escriba su PIN en ese momento: hasta que el PIN renueva su turno, la caja sigue con la regla de antes.

Revisar lo que la caja anotó sin internet (persona dueña o quien tiene «Supervisa cajas»):

1. En «Mostrador», si aparece «Ventas que te toca revisar», pulsa «Revisar esas ventas». Llegas a «Operaciones en revisión».
2. Cada revisión trae su explicación; las de este tema se llaman «Venta sobre lo apartado» y «Vendiste algo ya pagado por un pedido». Pulsa «Resolver».
3. En «¿Qué pasó con esta operación?» elige «Se volvió a cobrar», «No se repuso» o «Se corrigió la causa».
4. Escribe la «Nota de lo que hiciste» (de 3 a 300 caracteres) y pulsa «Marcar como resuelta».

Qué pasa si…

…ya recibí lo del proveedor en la computadora (o ya lo contaron) y la caja me sigue diciendo que no hay existencias de eso («0 disponibles»). La caja cuenta sólo el estante de su local y, con internet, se pone al día sola en cuanto ese local recibe algo. Si sigue en 0, lo más seguro es que la mercancía se apuntó en otro local. Revísalo en el panel:

1. En Inventario › «Existencias», cambia «Sucursal» de «Todas» al local de la caja. Si ahí dice «0 de existencia» y con el otro local sí sale, ésa es la causa. También en «Contar o ajustar» de esa presentación: «Dónde está» dice cuánto hay en cada local y cada renglón de «Movimientos» dice en qué local se movió («En Centro»).
2. La entrada lo dice: en Compras › «Recibir mercancía», ábrela; junto al papel sale el local donde entró, por ejemplo «Remisión · R-4471 · Centro».

Para arreglarlo no la vuelvas a recibir ni la cuentes en el local de la caja: las dos cosas te dejan el doble en tu negocio (12 en tu local y 12 que no existen en el otro), y recibirla otra vez, además, te apunta otra deuda con el proveedor. Pásala con un traslado aunque la mercancía ya esté en tu anaquel:

1. En Inventario › «Traslados», pulsa «Mover a otro local». En «¿De qué local sale?» elige el local donde quedó apuntada y en «¿A cuál va?», el de la caja.
2. Escribe las piezas en «Piezas a enviar» y, si quieres, el motivo en «¿Por qué se mueve?». Pulsa «Mandar al otro local», revisa «De Centro a Matriz va a salir…» y pulsa «Sí, mandarlo».
3. En «Abiertos», en el traslado «En camino», pulsa «Recibir», deja en «Cuántas llegaron» las que de verdad tienes y pulsa «Recibir». Sale «Traslado 1: llegó completo y ya está en el estante.»

En ese momento la caja lo cuenta sola («12 disponibles») y se cobra como siempre. Lo hace quien tiene el permiso «Inventario». Lo que le debes al proveedor no cambia: la deuda es de la entrada, no del local. Lee recibir mercancía.

…aquí ya no hay y la caja dice que en la otra sucursal sí: ¿se lo cobro aquí y que me lo manden? No. La caja sólo vende lo del estante de su local: con el control estricto la tarjeta dice «0 disponibles» y, al tocarla, «No hay existencias suficientes para agregar otra unidad.». Lo de la otra sucursal sólo se consulta («el stock de otro local no se puede vender desde aquí»). Tienes dos salidas:

1. Que te lo traigan y lo cobras aquí. Quien tenga el permiso «Inventario» lo manda en el panel, porque la caja no hace traslados: Inventario › «Traslados» › «Mover a otro local», con la otra sucursal en «¿De qué local sale?» y la tuya en «¿A cuál va?», las piezas, «Mandar al otro local» y «Sí, mandarlo». Mientras va en camino no se vende en ningún local. Cuando llega, alguien con «Inventario» de tu local pulsa «Recibir» en «Abiertos». En cuanto se recibe, tu caja lo cuenta sola («1 disponible») y lo cobras como siempre.
2. Que tu cliente lo compre allá. Para que nadie se lo gane, quien tenga «Inventario» se lo aparta en el panel, en la hoja de esa presentación, con «Apartar»: revisa que diga «Se aparta en» y el nombre de esa sucursal. Allá se lo cobran.

No lo cobres aquí con «Cobro rápido» para mandarlo después: ese cobro no lleva producto, no descuenta de ningún local y la otra sucursal lo seguiría ofreciendo. Si tu negocio tiene encendido «Vender aunque no alcance», la caja sí te deja cobrarlo, pero lo resta del estante de tu local, que queda en negativo, y la otra sucursal lo sigue contando: cuando te traigan la pieza, mándala con un traslado de allá a tu local y, al recibirla, los dos cuadran. Lee traslados entre locales.

…mantengo pulsada la tarjeta y no sale «Stock en otras sucursales». Sólo se ofrece con la herramienta «Inventario» encendida, más de un local, la caja con la sesión de una cuenta y un artículo que no sea servicio. Además, hoy la caja sólo conoce tus otros locales en la sesión en que la configuraste: al volver a abrirla (otro día, o al recargar el navegador) se queda con el suyo y deja de ofrecer la consulta, aunque tengas varios. Mientras, quien tenga el permiso «Inventario» lo ve en el panel: en Inventario › «Existencias», «Contar o ajustar» de esa presentación, «Dónde está» dice cuánto hay en cada local. Con eso decides si te lo traen con un traslado.

…cobré sin internet más de lo apartado. Se cobra igual. Cuentela mide la venta al recibirla: primero gasta lo apartado a esa caja y luego compara con lo que queda para vender. Si sigue faltando mercancía, le quita la diferencia a los pedidos que todavía no se han pagado ni han salido, empezando por el más reciente. Sólo si, aun así, queda mercancía sin cubrir y la venta había pasado de lo que esa caja tenía apartado, el dueño ve una «Venta sobre lo apartado»: «La caja vendió más de lo que tenía apartado sin conexión. Se cobró igual; revisa que tus existencias cuadren.» Esto sólo pasa con el control estricto.

…lo que faltó estaba apartado para un pedido ya pagado o con anticipo. Al pedido que ya lleva dinero no se le quita nada. La revisión dice «Vendiste algo ya pagado por un pedido», con los folios en «Pedidos pagados que se quedaron sin ella»: «háblale a quien te compró antes de que venga por ella».

…la hoja dice «Conecta esta caja para consultar las existencias actuales de los otros locales.» La caja no tiene internet. Con internet, si la lista viene vacía, dice «No hay reparto por sucursal para esta presentación. Puede que aún no lleve control de inventario.»

…apagué «Vender aunque no alcance» con la caja abierta y una venta salió «no se registró». Con cajeros con turno y PIN, la caja no se entera del cambio hasta que quien cobra vuelve a escribir su PIN: mientras, la tarjeta sigue diciendo, por ejemplo, «Agotado · se vende igual» y deja cobrar, pero Cuentela ya aplica la regla nueva al recibir la venta y la rechaza. La banda dice «Venta · folio … · no se registró» con «Aquí no se puede cobrar hasta resolverla. No alcanzan las existencias de …: quedan 0, y se están cobrando 1. Volver a cobrarla igual la vuelve a rechazar: quítale ese producto o surte el local, y cóbrala de nuevo.», y la caja no deja tocar otro producto: quien cobra lo ve como si se pusiera toda gris. Pulsa «Resolver», elige la «Persona autorizadora» (la persona dueña, aunque sea ella quien cobra, o quien tenga «Resuelve diferencias» en ese local), escribe el motivo, que ella ponga su PIN y pulsa «Dejarla sin efecto y seguir»: esa venta no quedó registrada ni entró al corte. Si la mercancía sí salió y el cliente ya pagó, no se la cobres otra vez. Primero, que quien tenga «Inventario» cuente en el panel lo que había antes de esa venta: lo que queda en el anaquel más lo que se llevó. Si cuenta sólo lo que queda, sigue sin alcanzar y la caja se queda en «Venta correctiva en preparación». Luego, en la caja, «Volver a cobrarlo» y «Registrar lo que se cobró», que no pide dinero. Para que no vuelva a pasar, cada vez que cambies ese interruptor pide a quien cobra que pulse «Bloquear» y escriba su PIN. Lee operación detenida en la caja.

…apago la herramienta «Inventario». La caja deja de enseñar cifras y de consultar otros locales. Las pausas hechas a mano se siguen diciendo, y lo agotado por inventario dice «No disponible» si el control es estricto.

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