Leer los «Movimientos» de una presentación: qué significa cada renglón

Qué hace

«Movimientos» es la historia de una presentación: un renglón cada vez que su cantidad cambió, del más reciente al más viejo. Sirve para contestar «¿por qué mi inventario no cuadra?», porque cada renglón dice qué pasó, de qué lote, cuánto sumó o restó y en cuánto quedó.

Cada renglón trae:

• el nombre del movimiento y cuándo pasó;
• con varios locales, «En» y el nombre del local donde se movió;
• si vino de un pedido, «Del pedido» y un código corto: son los primeros caracteres de su identificador, no su folio;
• la nota, si la hay (en un movimiento de la cocina, la mesa y el número de la comanda);
• quién lo asentó: «Por» y su nombre, o «Por Alguien del equipo» si esa cuenta ya no tiene nombre que enseñar; lo que asentó el sistema solo, como un pedido que caduca, no dice nombre;
• si fue un traslado, «Traslado» con su folio y los dos locales; al pulsarlo se abre ese traslado;
• de qué lote salió o a cuál entró: «Lote L261012-1» o, con varios, «Lotes B -3 · A -1» (lo anterior a los lotes no lo dice); cada nombre se pulsa y abre «A dónde fue» ese lote;
• la cantidad con su signo (+ entra, − sale) y «quedó en», la cifra que resultó; con varios locales dice «quedó en N en el negocio», porque es la de todo el negocio y no la del local del renglón;
• sólo para la persona dueña, a cuánto entró o salió cada unidad en ese local («c/u», o «por kilo», «por litro» o «por gramo» si se cuenta en esa medida: lo dice el «Trae» de la presentación, y un insumo de cocina, su unidad; lee contar o ajustar existencias), de dónde salió ese costo y cuánto valió el movimiento; si no se sabe, dice «Costo desconocido», nunca $0.00.

En «Datos de la presentación», «Suma del kardex» junta todos los renglones: tiene que coincidir con la existencia de arriba.

Para saber a dónde fue lo de un renglón con lote, pulsa el nombre del lote: «A dónde fue» enseña lo que entró y salió de ese lote y, renglón por renglón, el pedido, la compra, la devolución o el traslado de cada movimiento. Lee lotes y caducidad.

Con el permiso «Kardex valuado» (la persona dueña lo tiene de oficio), arriba de la lista sale «Kardex valuado en Excel o PDF»: abre la pestaña «Kardex valuado» con esta presentación ya elegida, para bajar su kardex con el costo de cada movimiento y quién lo registró, en Excel o en PDF, para tu contador. Lee kardex valuado.

Lo que sale o entra por vender

• «Se vendió» baja la cifra: es mercancía que ya salió del estante. Viene de un pedido (la nota dice «Pedido #» y su folio) o de una venta de mostrador (la nota dice «Venta POS #» y su folio). Cuándo baja cada uno está en cuándo baja tu inventario. En la app se llama «Venta».
• «Venta de reserva» también baja: es una venta de mostrador que usó piezas que esa caja tenía apartadas para vender sin internet, mientras lo apartado no había vencido.
• «Se repuso» sube la cifra: vuelve lo que ya había salido por un pedido que se cancela (la nota dice «Cancelación del pedido #»), o los insumos de una comanda de restaurante que se cancela (la nota dice «Cancelación · » y la mesa y el número de la comanda, por ejemplo «Cancelación · Mesa 2 · comanda #10»). En la app se llama «Devuelto de un pedido».
• «Devolución» sube la cifra: una devolución de un cliente cuya mercancía se mandó al inventario (si fue en la caja, la nota dice «Devolución POS #» y el folio de la venta). Lo que se manda a merma no deja renglón. Lee devoluciones de un pedido y devolver una venta de mostrador.
• «Canje de puntos» baja la cifra: es el producto que se regaló al canjear puntos en el mostrador o en el restaurante.
• «Canje revertido» sube la cifra: vuelve esa pieza cuando el canje se revierte.
• «Consumo de la cocina» baja la cifra: es el insumo que gastó la cocina con una receta (la nota dice la mesa y el número de la comanda, por ejemplo «Mesa 2 · comanda #10»; en una orden sin mesa dice «Para llevar», «Mostrador» o «A domicilio» en lugar de la mesa). Cada renglón es un platillo de una comanda por su cantidad, en la unidad del insumo: con 150 g de pollo por torta, una comanda de tres tortas deja −450, que son 450 g. Lee qué descuenta el restaurante.

Lo que cuentas o ajustas tú

• «Conteo» guarda la diferencia entre lo que contaste y lo que había, así que puede sumar o restar. Sale de «Contar lo que hay» (en la app, «Contar»), del conteo masivo (con la nota «conteo masivo» si no escribes otra) y cuando das de alta un producto o sus variantes ya contados (notas «Alta del producto» y «Alta de variantes»).
• «Ajuste» suma o resta lo que tú dices (lo que sacas con «Se fue o se echó a perder» sale en negativo, con tu nota): «Sumar o restar» en la hoja, la hoja de cálculo de «Ajuste por Excel» (con la nota «ajuste por Excel») y «Ajustar» en la app.
• «Ajuste» con la nota «Conversión a g: cada pieza trae 1000 g (se hizo insumo)…» sube la cifra una sola vez, cuando conviertes en insumo de Restaurante algo que ya contabas por pieza: la bolsa de 1 kg que tenías contada como 1 pasa a 1,000 g. No es mercancía nueva: sólo cambió la unidad en que se cuenta, y el valor de lo que tienes es el mismo. Lo dice la nota, por ejemplo «1 → 1000 g». Con varios locales, hay uno por cada local que tenía algo. Lee recetas, insumos y tu catálogo.

Lo que llega o se va con proveedores y entre locales

• «Me llegó» sube la cifra: es la entrada de una compra (la nota dice «Recepción RC-» y su folio). Si cancelas esa entrada, sale un «Me llegó» negativo con «Anulación de la recepción».
• «Se lo devolví al proveedor» baja la cifra (la nota dice «Devolución DV-» y su folio). Si la devuelves desde la entrada en que llegó, sale primero de los lotes de esa entrada, del que caduca antes; lo que ahí no alcance, y una devolución suelta, sale como cualquier salida, del lote que sale primero. Si anulas esa devolución, vuelve la pieza con el mismo nombre y una nota que empieza con «Anulación de la devolución».
• «Se fue a otro local» baja la cifra cuando un traslado sale: la mercancía deja el estante del local de origen.
• «Llegó de otro local» sube la cifra en el local de destino cuando se recibe el traslado, con lo que de verdad llegó, y cada pieza llega al lote del que salió. También lo escribe el local de origen cuando cancelas un traslado que venía en camino, y al resolver una diferencia: lo que «Llegó después» entra al destino y lo que regresó entra al origen. Lee traslados entre locales.

Qué no hace

• No se edita ni se borra: una corrección es un renglón nuevo.
• No anota lo que sólo está apalabrado. Un pedido que apenas se confirmó, un apartado a mano y lo que una caja tiene apartado para vender sin internet siguen en el estante y no dejan renglón; se ven en «Por entregar». Lee apartar mercancía.
• No anota las ventas, los pedidos ni las devoluciones con el control de existencias apagado, ni los de una presentación que nunca se ha contado. Contar y ajustar sí dejan renglón.
• No anota un conteo que confirma la cifra que ya había ni un ajuste de cero: no movieron nada.
• No enseña el costo a nadie más que a la persona dueña. El kardex valuado, que se pide aparte con su propio permiso, sí lo trae, para quien tenga ese permiso.
• No dice quién asentó lo que hizo el sistema solo, como un pedido que caduca: ahí no sale «Por …».

Cómo se hace

En el panel:

1. Entra a «Inventario». Abre en «Existencias».
2. Busca la presentación y pulsa «Contar o ajustar» en su tarjeta.
3. En la hoja, baja a «Movimientos». Arriba están los más recientes. Si el renglón movió piezas de un lote, debajo dice cuál (por ejemplo, Lote L261012-1): pulsa su nombre y se abre «A dónde fue» ese lote, también si ya se agotó.
4. Si tiene muchos, pulsa «Ver movimientos más viejos».
5. Si un renglón es un traslado, pulsa su texto (empieza con la palabra Traslado y su folio) para abrirlo; «Volver al kardex» te regresa a la presentación.
6. Compara «Suma del kardex», en «Datos de la presentación», con la existencia de arriba.
7. Si tienes el permiso «Kardex valuado» y quieres el kardex de esta presentación con su costo, pulsa «Kardex valuado en Excel o PDF», arriba de los renglones.

En la app:

1. En «Catálogo», toca el icono «Inventario: qué hay de cada cosa» (o entra por «Más» y «Inventario»).
2. En la tarjeta de la presentación, toca «Movimientos».
3. Si el movimiento viene de un pedido, toca «Ver el pedido».
4. Si el movimiento trae lote, toca «A dónde fue» (con varios lotes, te pide escoger uno): se abre la pantalla del lote.

La app lleva los mismos movimientos y los nombres del panel, salvo «Venta» y «Devuelto de un pedido». Cada renglón dice qué pasó, cuándo, la nota, quién lo asentó («Por …»), su lote si lo tiene, la cantidad y en cuánto quedó la cifra. Con dos o más locales dice también «En» y el local del renglón y, si fue un traslado, su folio y los dos locales (por ejemplo, «Traslado 7 · Matriz → Sucursal 2»; en la app no se abre), y la cifra dice «quedaron N en el negocio», porque es la de todo el negocio. Con dos o más locales y uno elegido arriba en Inventario, lo primero que ves es «En …» y su cifra (la de ese local) y, debajo, «En todo el negocio: Quedan N.»; el «Contar» y el «Ajustar» de esa ficha son de ese local. Si esa presentación no está en la lista que cargaste de ese local, arriba sale sólo la cifra del negocio y «Contar» te avisa que la cifra de la lista es de todo el negocio. Arriba de la lista están los lotes de la presentación, y cada uno se toca para ver a dónde fue.

Qué pasa si…

…tengo varios locales y «quedó en … en el negocio» (en la app, «quedaron … en el negocio») no es lo que hay en mi local. Es la cifra de todo el negocio después de ese movimiento, sumando todos los locales. Lo que hay en un local lo dice arriba «En …» con ese local elegido en Inventario, o la existencia del local en el panel.

…mi inventario no cuadra con lo que conté. Busca el último «Conteo»: lo que está arriba de él pasó después. Cada renglón dice en cuánto quedó la cifra, así que se ve cuál movimiento la separó de lo que contaste.

…en la lista salen números raros, como −450, −2,000 o «quedó en 4,400», y arriba dice «4.4 kg». Es la misma cifra en otra unidad. Un insumo de cocina que se descuenta en gramos guarda sus movimientos en gramos y la lista no pone la unidad: −450 son 450 g, −2,000 son 2 kilos y «quedó en 4,400» son los 4.4 kg de arriba. «Suma del kardex» también va en gramos.

…se me echó a perder algo y quiero que se vea que ya lo saqué. Sácalo con «Sumar o restar» y «Se fue o se echó a perder» (lee contar o ajustar) y escribe el motivo en «Nota (opcional)». En «Movimientos» sale arriba un «Ajuste» en negativo, con tu nota, y «quedó en» con lo que te queda. No hay un renglón que diga «merma»: el motivo es tu nota.

…un pedido se cancela y no sale «Se repuso». Sólo se repone lo que ya había salido, y salir no es sacarlo del estante ni armarlo: un pedido a domicilio que todavía no mandabas, o uno que esperaba tu «sí» (salvo el de recoger pagado con tarjeta en línea, que baja desde que nace), sólo estaba apalabrado. Por eso tampoco tiene «Se vendió»: nunca bajó, la cifra es la misma que antes del pedido y ya cuenta esas piezas. Al cancelarlo se suelta de «Por entregar», que queda en «Nadie la tiene apartada: todo lo que hay se puede vender.», y no hay renglón. No las sumes a mano: se contarían dos veces. Con el control de existencias apagado tampoco hay renglón.

…vendí algo y no sale «Se vendió». La presentación nunca se ha contado, o el control de existencias está apagado, o es una venta de la caja que todavía no llegó a Cuentela porque se cobró sin internet.

…veo un «Se vendió» que suma. Pasa cuando un pedido que ya había descontado una pieza deja de llevarla porque el negocio la sustituyó con el sí del cliente: la nota dice «Sustitución en el pedido #» y el número, y «ya no lleva esta mercancía».

…un movimiento no dice el local. Con un solo local no se dice. Y los renglones más antiguos, de antes de que Cuentela anotara el local de cada movimiento, tampoco lo traen.

…quiero saber quién hizo un conteo, un ajuste o una entrada. Mira bajo la nota del renglón: dice «Por» y su nombre. Si dice «Por Alguien del equipo», esa cuenta ya no tiene nombre que enseñar, por ejemplo porque salió del negocio. Si no dice nada, ninguna persona lo asentó: lo hizo el sistema solo, como un pedido que caduca. Para tu contador, el kardex valuado lo trae en la columna «Registró» del Excel y en «Registró …» debajo de cada movimiento del PDF. Lee kardex valuado.

…quiero saber de qué comanda es un «Consumo de la cocina», o un «Se repuso» que vino de cancelar una. Lee la nota del renglón: dice la mesa, con el nombre que le diste, y el número de la comanda, igual en el panel y en la app: «Mesa 2 · comanda #10», «Para llevar · comanda #11», «Mostrador · comanda #12» o «A domicilio · comanda #13». Si lo que volvió fue por cancelar la comanda, empieza con «Cancelación · ». Si la comanda ya no se puede encontrar, el renglón conserva la nota que guardó el sistema, que dice «Consumo restaurante comanda» o «Cancelación de la comanda» y un identificador largo. Para ver también el platillo y el lote, pulsa el nombre del lote: «A dónde fue».

…un renglón no dice su lote. Es de antes de que Cuentela llevara lotes: esos renglones no tienen reparto y no dicen nada. Los demás dicen «Lote» y su nombre o, con varios, «Lotes» y cuánto movió cada uno. Lee lotes y caducidad.

…quiero saber a dónde fue lo de un renglón con lote. Pulsa el nombre del lote (en la app, «A dónde fue» en el renglón). Ahí ves, movimiento por movimiento, su pedido y, con el permiso «Atiende pedidos», el cliente; sin él, el folio y por dónde llegó. También salen la compra, la devolución al proveedor, el traslado y, de un insumo, la comanda con su platillo y su mesa. Lee lotes y caducidad.

…un renglón de «Me llegó» o «Se lo devolví al proveedor» tiene el signo contrario al que esperaba. Es la anulación de una entrada o de una devolución: queda como un renglón nuevo, no se borra el anterior.

…no veo «Movimientos» o la sección Inventario. Falta el permiso «Inventario» o la herramienta «Inventario» está apagada en «Mis Herramientas». Pídeselo a la persona dueña.

…«Suma del kardex» no cuadra. La hoja dice «no cuadra con la existencia de arriba; avísale a quien lleva el sistema», y la app, «Ojo: la cifra guardada y la suma de los movimientos no coinciden».

Relacionados

• Existencias: cuánto tienes de cada presentación — En Inventario, la pestaña «Existencias» enseña cuánto hay de cada presentación, qué hay que resurtir, qué se agotó y qué se vence; ahí buscas, filtras, eliges el local y abres cada una con «Contar o ajustar».
• Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar — En Inventario › «Existencias», el botón «Contar o ajustar» de cada presentación sirve para fijar lo que contaste (reemplaza la cifra) o para sumar o restar lo que entró o salió. Lo que llegó puede traer su lote y su caducidad.
• Lotes y caducidad: qué sale primero del inventario — El inventario lleva lotes solo y cada lote tiene su nombre: el que escribes al recibir o sumar mercancía, al dar de alta un producto o en el Ajuste por Excel, o uno automático como «L261012-1». Los ves siempre en tarjetas al abrir una presentación, con lo que vence, y cada movimiento dice su lote; cada venta, receta o traslado descuenta primero lo vigente que caduca antes y luego lo más viejo (una devolución al proveedor, primero de los lotes de la entrada que devuelves), y deja lo ya vencido al final (o lo vende primero, si así lo eliges en Inventario › «Configuración»), y al contar una presentación con varios lotes eliges cuál cuentas. De cada lote ves a dónde fue, con su pedido, su compra o su traslado: por ejemplo, a qué clientes y a qué local llegó un lote que tu proveedor retira.
• Cuándo baja tu inventario: pedido de tienda, mostrador y domicilio — La cifra de «Existencias» no baja cuando alguien pide, sino cuando la mercancía sale. Aquí ves en qué momento sale cada tipo de venta, qué pasa mientras tanto y qué se repone al cancelar.
• Traslados: mover mercancía de un local a otro — En Inventario › «Traslados» mandas mercancía de un local a otro, la recibes contando lo que de verdad llegó y revisas y resuelves lo que llegó con diferencia.
• Recibir mercancía: lo que te llega sube a tu inventario — Apunta en «Me llegó mercancía» lo que te trajo el proveedor; en un solo paso sube a tu inventario, pone al día su pedido y su costo, y deja apuntado lo que le debes.
• Devolverle mercancía a un proveedor — Apunta lo que le regresas a un proveedor después de recibirlo; sale de tu inventario, baja lo que le debes y queda el motivo para pedirle su nota de crédito.
• Devoluciones de un pedido: registrarlas y contestar las que te piden — Cómo apuntas lo que un cliente te regresó de un pedido entregado, cómo contestas las devoluciones que te piden desde la app, y qué pasa con la mercancía y con el dinero.
• Devolver una venta de mostrador — Cómo se devuelve en la caja lo que se vendió en la caja, quién lo autoriza, el plazo y qué pasa con el dinero y la mercancía.
• Restaurante e Inventario: qué se descuenta, cuándo y de qué local — Cuándo descuenta Restaurante de tu inventario —al mandar la comanda a cocina, no al marcarla «Lista»—, qué descuenta una receta y sus opciones, de qué local sale y qué cambia si la herramienta «Inventario» o el control de existencias están apagados.
• Contar y ajustar las existencias desde la app, y poner el aviso de resurtido — Cómo se mira el inventario en la app del negocio (con sus lotes, lo que se vence y a dónde fue cada lote), cómo se cuenta o se ajusta una presentación (también con el lote y la caducidad de lo que llegó), cómo se pone el aviso de resurtido y qué pasa con el plan, los permisos, la señal y los locales.
• Conteo masivo: contar muchas presentaciones de un jalón — En Inventario › «Conteo masivo» armas una lista de hasta 200 presentaciones, escribes lo que hay de cada una y guardas todo junto; lo contado reemplaza la cifra que tenía el sistema.
• Ajuste por Excel: sumar y restar existencias desde una hoja — En Inventario › «Ajuste por Excel» bajas tu catálogo en una hoja, escribes lo que entró o salió de cada presentación (y el lote y la caducidad de lo que entró, si los tiene) y la subes; Cuentela lo suma o lo resta y te dice qué filas se quedaron fuera y por qué.
• Apartar mercancía: «me lo guardas, ahorita paso» — Desde la hoja de una presentación en Inventario apartas piezas para un cliente por un plazo; siguen en el estante, pero nadie más las puede comprar hasta que venza el plazo o las liberes.