Manual del contador: qué puede ver y bajar con Facturación, Reportes y Compras

Qué hace

Cuentela no tiene un rol de contador. Las personas de un negocio son de dos clases —la persona dueña y el equipo— y lo que cada quien ve y hace sale de sus permisos. A tu contador lo invitas al equipo y le enciendes los permisos que quieras darle. Para que vea las facturas, las cifras, las compras y la cobranza, son estos cuatro; para el kardex del inventario hay un quinto:

• «Facturación», con la herramienta «Facturación electrónica» encendida, le trae «Facturas» al menú, con las pestañas «Facturas emitidas», «Saldos PPD» y «Timbres» (cuántos timbres quedan; comprarlos es de la persona dueña). En «Facturas emitidas» busca por serie-folio, folio fiscal (UUID) o RFC del cliente; filtra por periodo («Este mes», «Mes pasado» o «Rango»), por «Tipo» y por «Estado»; abre cada factura y baja su XML y su PDF; ve «Lo que llevas en el periodo» (Emitidas, Total y Neto, y con «Ver el desglose», Canceladas, Subtotal, IVA, IEPS y Notas de crédito); y se lleva el periodo con «Exportar detalle a Excel» o «Descargar XML y PDF (ZIP)».
• «Reportes» le trae «Reportes», con las pestañas «Ventas» y «Quitado de la cesta» (lo que se quitó de una cesta antes de cobrarla). «Ventas» enseña un rango fijo, sin selector de fechas: «Hoy», «Vendido y devuelto» de los últimos 14 días con hoy incluido, la gráfica de esos 14 días y los mejores clientes del mes.
• «Compras», con la herramienta «Compras» encendida, le trae «Compras» al menú, con «Proveedores», «Cotizaciones de proveedores», «Pedidos a proveedores», «Recibir mercancía», «Lo que no cuadró», «Qué me falta pedir», «Reportes de compras» y «Bajar mis compras». «Facturas de proveedores» sale si «Facturación electrónica» está encendida o si ya hay facturas de proveedores cargadas.
• «Cobranza» le abre, dentro de «Cobros y cortes» (se llama «Cobros» si no tienes Mostrador encendido), la pestaña «Reporte de cobranza», con lo que entró al negocio en un rango, y el bloque «Dónde está tu dinero ahora mismo».
• «Kardex valuado», con la herramienta «Inventario» encendida, le trae «Inventario» al menú con una sola pestaña, «Kardex valuado» (si no tiene también «Inventario»): ahí pide el kardex a costo promedio de todo el inventario o de un producto, por periodo y por local, y baja el Excel para su sistema contable o el PDF. Lee kardex valuado.

Qué no hace

• No hay un perfil de sólo ver. «Facturación» abre consultar, emitir, exportar y los saldos PPD; con ella también puede timbrar un borrador, y el timbre se cobra al timbrar. «Compras» abre también apuntar proveedores, pedirles y recibir mercancía. «Paga a proveedores» es el mismo permiso para ver «Lo que debo» y para registrar pagos. Y «Cobranza» deja, además de ver los pagos y los cortes, cobrar pedidos y ventas.
• No ve «Utilidad». La pestaña es sólo de la persona dueña, y bajo su interruptor «Reportes» dice «Ve las ventas y las métricas del negocio, lo que debe en puntos y cuántas piezas regaló. No ve costos ni utilidad.». Tampoco ve «Costos por confirmar» ni, en «Reportes de compras», «Compras contra ventas». Si además le das «Inventario», entra a Inventario pero no ve «Tienes en mercancía», que es sólo de la persona dueña. El único lugar donde ve costos es el kardex valuado, y sólo si le das «Kardex valuado».
• No cancela ni corrige facturas, salvo que le des «Cancela facturas». «Cancelar esta factura» y «Corregir y sustituir» piden ese permiso, sobre una factura timbrada, y el servidor también lo exige; la persona dueña lo tiene de oficio y el equipo no lo trae de origen. Se enciende en «Equipo», en «Dinero y análisis», dentro de «Facturación». «Administrar perfiles fiscales» sí es sólo de la persona dueña.
• No ve «Lo que debo» ni baja lo del dinero de los proveedores sin «Paga a proveedores». En «Bajar mis compras» no se le ofrecen «Lo que debo en Excel», «Estado de cuenta en PDF» ni «Estado de cuenta en Excel».
• No ve «Cortes Mostrador» con «Cobranza». Esa pestaña pide «Corte del período» o «Supervisa cajas». Con «Cobranza» ve el «Reporte de cobranza», que dice lo que entró en el mes, y no el corte de cada caja.
• No ve la Conciliación sin dos permisos juntos. La pestaña «Conciliación» es de la persona dueña, o de quien tiene «Supervisa cajas» y «Concilia pagos» a la vez.
• No baja «Ventas», «Quitado de la cesta» ni el reporte de cobranza a Excel: esas pantallas no traen botón de descarga. Lee qué puedes bajar y dónde.
• No se invita sin plaza de equipo. Invitar al equipo es sólo de la persona dueña y viene con la suscripción.

Cómo se hace

La persona dueña le da acceso:

1. Si «Facturación electrónica» o «Compras» están apagadas (o «Inventario», si va a bajar el kardex), enciéndelas: en «Configuración» pulsa «Ver mis herramientas» y, en «Tus módulos», enciende la que falte. Las que dicen «Premium» se encienden con tus días de prueba o con la suscripción.
2. Entra a «Equipo» y pulsa «Invitar a alguien al equipo».
3. Escribe su «Teléfono o correo».
4. En «Permisos de esta persona», área «Dinero y análisis», enciende «Facturación», «Compras» y «Reportes», y «Cobranza» si va a ver el reporte de cobranza y «Kardex valuado» si va a bajar el kardex del inventario. «Facturación» sólo sale en la lista con la herramienta Facturación electrónica encendida, «Compras» con la herramienta Compras y «Kardex valuado» con la herramienta Inventario. Si también va a ver lo que debes a tus proveedores, enciende «Paga a proveedores» (sale deshabilitado hasta que enciendes «Compras»), pero ese permiso también deja registrar pagos.
5. Nada viene encendido de origen: lo que dejes encendido es lo único que va a poder hacer, así que no hay nada que apagar. Si prefieres partir de algo, arriba de los permisos está «Empezar con un puesto»: «Administración» enciende «Cobranza», «Facturación», «Libreta de fiado», «Compras», «Paga a proveedores» y «Reportes» (ningún puesto trae «Kardex valuado»: se enciende a mano), y desde ahí apagas lo que no le toque; «Ninguno» apaga todo de una vez. Antes de mandar, el resumen bajo los permisos dice cómo queda, por su marca; con los cuatro, «Opera: Cobranza, Facturación, Compras. Consulta: Reportes.»
6. Pulsa «Mandar la invitación». Con un correo, le llega el aviso con el enlace y la pantalla dice «Ya va en camino por correo a …». Con un teléfono no sale nada: la pantalla dice «Pásale este enlace a … por WhatsApp o en persona: al teléfono no le mandamos nada.» El enlace se enseña una sola vez: cópialo y pásaselo tú (con un correo, sólo si el aviso no le llega). Pulsa «Ya lo copié, volver al equipo».
7. Tu contador abre el enlace, escribe su nombre, pulsa «Solicitar código», escribe el «Código de 6 dígitos» que le llega y pulsa «Aceptar invitación y entrar». Si ya tenía cuenta en Cuentela, le pide «Tu contraseña» o «Entrar con un código». Al final sale «¡Listo!» y «Entrar al negocio».

Cambiarle los permisos después: en «Equipo», pulsa «Ver permisos de» y su nombre; en «Permisos de esta persona» enciende o apaga lo que haga falta y pulsa «Guardar los permisos».

Lo que hace tu contador cuando ya entró: en su menú le salen «Reportes», «Compras», «Cobros y cortes» y «Facturas» (y «Inventario», si tiene «Kardex valuado»).

1. En «Facturas», elige el periodo («Este mes» o «Mes pasado») y pulsa «Exportar detalle a Excel» o «Descargar XML y PDF (ZIP)»; cuando esté, «Descargar».
2. En «Compras» › «Reportes» › «Bajar mis compras», elige «Mis compras en Excel», pone «Desde» y «Hasta» del mes, pulsa «Pedir el archivo» y, en «Mis descargas», «Bajar».
3. En «Cobros y cortes» (le abre en «La libreta» con «Ver el reporte de cobranza» si no tiene «Libreta de fiado») › «Reporte de cobranza», pone «Desde» y «Hasta» y pulsa «Ver el corte».
4. En «Inventario» › «Kardex valuado», pone «Desde» y «Hasta» del mes, elige «Excel, para el sistema contable» y pulsa «Pedir el kardex»; cuando la tarjeta diga «Listo», «Bajar». Lee kardex valuado.

Para la lista completa del mes, lee lista de cierre del mes para tu contador.

Qué pasa si…

…quiero meter a mi contadora para que ella saque «lo del mes» sola, y no es de mis empleados. Sí se puede: Cuentela no tiene un acceso aparte para contadores, así que se invita como a alguien de tu equipo y sólo ve lo que le prendas. En «Equipo», pulsa «Invitar a alguien al equipo» y escribe su teléfono. En «Permisos de esta persona», enciende «Cobranza», «Facturación», «Compras» y «Reportes»; lo demás se queda apagado, porque nada viene encendido de origen. Abajo, el resumen debe decir «Opera: Cobranza, Facturación, Compras. Consulta: Reportes.»; entonces pulsa «Mandar la invitación» y pásale tú el enlace por WhatsApp: al teléfono Cuentela no le manda nada. Ocupa una plaza de equipo: arriba dice cuántas tienes. Con eso ella baja sola tus facturas en Excel y ZIP y tus compras en Excel, y ve lo que entró en el mes; no ve tus costos ni tu utilidad, ni puede cancelar facturas.

…ya le mandé la invitación a mi contadora, ¿qué hace ella para sacar lo del mes? Con un correo, le llega el aviso con un enlace; con un teléfono, tú le pasas el enlace por WhatsApp. Lo abre, escribe su nombre, pulsa «Solicitar código», escribe el «Código de 6 dígitos» y pulsa «Aceptar invitación y entrar»; sale «¡Listo!» y «Entrar al negocio». En su menú tiene «Reportes», «Compras», «Cobros y cortes» y «Facturas». Lo del mes lo saca así: en «Facturas», «Exportar detalle a Excel» y «Descargar XML y PDF (ZIP)»; en «Compras» › «Reportes» › «Bajar mis compras», «Mis compras en Excel» con el mes; y en «Cobros y cortes» › «Reporte de cobranza», «Ver el corte» con el mes. Si no le llegó el aviso, o la invitaste por teléfono, pásale tú el enlace que salió al mandar la invitación.

…tu contador quiere el kardex de tu inventario. Enciéndele «Kardex valuado», en «Dinero y análisis»: sólo sale con la herramienta «Inventario» encendida. Con él entra a «Inventario», que le trae una sola pestaña, «Kardex valuado». Ve costos en ese reporte y en ningún otro lado. Si le diste «Seleccionar todos», ya lo tiene. Cada quien ve y baja sólo los kardex que pidió: tú no ves los de tu contador, ni él los tuyos. Lee kardex valuado.

…le falta «Facturación». «Facturas» no sale en su menú. Si abre la dirección a mano, el panel lo lleva a la primera sección que sí tiene.

…«Facturación electrónica» está apagada. Facturas dice «La facturación electrónica está apagada en este negocio. Enciéndela en Mis Herramientas para ver tus facturas.» y sólo la persona dueña la enciende. Si se apagó porque venció el plan, sin plan no se enciende: al prenderla sale «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.».

…se te vence el plan, o tu contador te dice que ya no ve el negocio. Pasada la gracia, tu contador pierde el acceso aunque tenga «Facturación», «Reportes» y «Compras»: el negocio le desaparece de su lista y, si lo abre, ve «Este negocio ya no es tuyo o no existe.». No se borró nada ni salió del equipo; mientras, sólo entras tú y lo que te pida se lo pasas tú. «Facturas» se abre sólo para consultar: bajas el «XML» y el «PDF» de lo ya emitido y los exportes que ya estaban listos, pero no pides exportes nuevos. No enciendas «Facturación electrónica» en «Mis Herramientas» para eso: sin plan sale «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.». En «Bajar mis compras», «Pedir el archivo» contesta ese mismo aviso; lo que ya estaba listo en «Mis descargas» se baja con «Bajar» mientras dure. Lo comprado sí se ve en pantalla: en «Reportes de compras» pon el mes en «Desde el mes» y «Hasta el mes» y abre «Cuánto le compré», con el total, el IVA, las entradas y lo de cada proveedor. El «Reporte de cobranza» pide la suscripción; «Dónde está tu dinero ahora mismo» no. Al pagar, tu contador vuelve a entrar solo, con su número y sus permisos, dentro de las plazas de tu plan: no lo invitas otra vez, y desde ahí él mismo baja el Excel o el ZIP de «Facturas» y «Mis compras en Excel».

…tiene «Compras» pero no «Paga a proveedores». En «Reportes de compras», la pestaña «Lo que debo» dice «Para ver lo que le debes a tus proveedores hace falta el permiso «Paga a proveedores». Pídeselo a quien es dueño desde Equipo.» «Lo que debo» no sale entre las pestañas de Compras.

…tu contador ya estaba en tu equipo desde antes y ve más de lo contable. Antes, al invitar, seis permisos venían encendidos de origen, y quien ya estaba en el equipo los conservó: puede tener «Atiende pedidos», «Libreta de fiado», «Catálogo», «Clientes» y «Ve al equipo», y con «Libreta de fiado» «Cobros y cortes» le abre en «La libreta». Si no quieres eso, en «Equipo» pulsa «Ver permisos de» y su nombre, apágalos en «Permisos de esta persona» y pulsa «Guardar los permisos».

…no sale «Invitar a alguien al equipo», o sale apagado. Sólo la persona dueña lo ve. Si lo ve apagado, sin plan la pantalla dice «Activa Premium para sumar personas a tu equipo.» y, con las plazas ocupadas, «Ya ocupaste tus plazas de equipo. Libera una o compra otra en «Plazas de equipo», más abajo.» o, si las ocupan invitaciones sin aceptar, «Tus plazas están apartadas por invitaciones sin aceptar. Cancela una o compra otra en «Plazas de equipo», más abajo.» Lee plazas de equipo.

…tu contador quiere el reporte de cobranza y no lo ve. Le falta «Cobranza». Con ella, el reporte se ve entero sólo con la suscripción vigente.

…tu contador quiere ver más. Lee permisos del equipo y lo que sólo puede hacer la persona dueña: no hay un perfil intermedio, cada permiso se enciende por separado.

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