Sumar a alguien a tu equipo: de la invitación a lo que cada quien ve

Qué hace

Junta, en el orden en que pasan, las pantallas de sumar a alguien a tu negocio:

• Tú la invitas en «Equipo»: con un correo le llega la invitación; con un teléfono a 10 dígitos te damos su enlace y se lo pasas tú, por WhatsApp o en persona, porque al teléfono Cuentela no le manda nada. Decides de una vez qué permisos lleva. Se aplican en cuanto acepta.
• La persona entra a su panel. Su menú trae sólo las secciones que sus permisos abren: lo que no le toca no sale.
• Si le falta algo, te lo pide a ti, que eres quien reparte los permisos, y tú se lo enciendes o se lo apagas cuando quieras desde «Equipo».

Los mismos permisos valen en la app. Cada pantalla tiene su artículo con el detalle; aquí ves el orden y qué pasa entre una y otra.

Qué no hace

• Sólo la dueña o el dueño invita, cambia permisos y saca a alguien. Con «Ve al equipo» encendido, una persona no cambia eso: sólo ve quién trabaja contigo, sus permisos y las invitaciones.
• Un permiso no enciende una herramienta: si «Facturas», «Inventario» o «Compras» están apagadas en «Mis Herramientas» (que también es de la dueña), nadie del equipo las ve, ni con el permiso encendido.
• Hay cosas sólo de la dueña: la «Utilidad» de Reportes y los costos (con el permiso «Kardex valuado» se ven, pero sólo en ese reporte) y la suscripción. Cancelar o sustituir una factura ya no es sólo suyo: lo hace quien tenga «Cancela facturas», que nadie del equipo trae de origen.
• Invitar viene con la suscripción de pago: cada persona ocupa una plaza de equipo y la dueña no.

Cómo se hace

1. Invitas y eliges sus permisos

1. En «Equipo» pulsa «Invitar a alguien al equipo» y escribe su «Teléfono o correo».
2. Si tienes más de un local, en «¿En qué local va a trabajar?» elige el suyo o «Todos los locales». Es obligatorio y no viene elegido: sin él, la invitación no sale. En «Días que vale» decides cuánto dura el enlace: 7 días de origen, hasta 30.
3. En «Permisos de esta persona» todo viene apagado: lo que enciendas es lo único que va a poder hacer. Arriba, «Empezar con un puesto» enciende lo de un puesto («Cajero de mostrador», «Mesero», «Cocina», «Encargado de turno», «Almacén», «Repartidor», «Administración»…) y desde ahí ajustas uno por uno. Cada permiso lleva su marca: «Opera» es el trabajo del día y «Administra» es configurar el negocio, que no hace falta para atender. «Cobranza» es la que ve el dinero: enciéndela sólo a quien deba verlo. Antes de mandarla, el resumen de abajo dice cómo queda, por ejemplo «Opera: Cobra en la caja, Corte de caja.»; con todo apagado dice «Con todo apagado va a entrar y no va a encontrar en qué ayudarte.»
4. Pulsa «Mandar la invitación» y copia «Su enlace»: se enseña una sola vez. Con un correo dice «Ya va en camino por correo a …»; con un teléfono, «Pásale este enlace a … por WhatsApp o en persona: al teléfono no le mandamos nada.» Permisos del equipo.

2. La persona entra

Abre su enlace, se identifica y pulsa «Aceptar invitación y entrar». Llega a «Mostrador» si puede abrirlo; si no, a la primera sección de su menú.

3. Lo que ve

Su menú sólo trae lo que sus permisos abren: «Pedidos» con «Atiende pedidos»; «Catálogo», «Clientes», «Reportes», «Inventario» y «Compras» con el permiso del mismo nombre (y «Lo que debo», además «Paga a proveedores»; «Inventario» también con «Kardex valuado», pero sólo con su pestaña); «Marketing» y «Conversaciones», con el permiso del mismo nombre y su herramienta encendida; «Facturas» con «Facturación»; «Mostrador» con «Cobra en la caja», «Monta y configura cajas», «Supervisa cajas» o «Autoriza devoluciones»; «Restaurante» con «Configura el restaurante», y «Equipo» con «Ve al equipo» o «Supervisa cajas» (con éste sólo se maneja el PIN de caja). «Cobros y cortes» se abre con «Libreta de fiado», «Cobranza», «Corte del período» o «Supervisa cajas». «Configuración» se vuelve «Mi cuenta». «Atiende el salón» y «Cocina» no abren nada en el panel: son para la caja.

4. Si le falta algo

Se lo pide a la dueña o al dueño: es quien reparte los permisos.

5. Cambias o quitas

En «Equipo» pulsa «Ver permisos de» junto a su nombre, ajusta «Permisos de esta persona» y pulsa «Guardar los permisos»: su panel se entera solo. «Sacarlo del equipo» le quita el acceso de inmediato.

Qué pasa si…

…no ve «Reportes» ni «Facturas» en su menú

Ningún permiso viene encendido al invitar, tampoco «Reportes» ni «Facturación». Abre «Ver permisos de» junto a su nombre, enciéndelos y pulsa «Guardar los permisos». «Facturas» además necesita que el negocio tenga encendida la facturación electrónica.

…le falta un permiso y no sabe a quién pedírselo

A la dueña o al dueño: es quien reparte los permisos. Dentro de «Cobros y cortes», sin «Libreta de fiado» la pestaña «La libreta» dice qué permiso falta y «Pídeselo a la dueña o al dueño del negocio»; con «Cobranza» ofrece «Ver el reporte de cobranza». La suscripción dice «Esto lo contrata el dueño».

…va a cobrar en la caja

Enciéndele «Cobra en la caja» (es lo que trae el puesto «Cajero de mostrador»). Si es tu encargado y con cajeros con turno y PIN va a hacer y firmar cortes y arqueos, también «Corte del período» y «Arqueo» (el puesto «Encargado de turno» los trae). Sin cajeros, el corte va con «Corte de caja»; con cajeros, «Corte de caja» sólo le deja cerrar su propio turno contando a ciegas, y para que además el dinero salga del cajón sin firma de nadie le enciendes «Entradas y retiros» (cómo se combinan). Si va a atender mesas, «Atiende el salón», y «Cobra mesas» si las cobra; en la cocina, «Cocina». Si tu caja trabaja con turnos, cada quien abre el suyo con su PIN: cajeros con turno y PIN.

…la invitación no le llegó

Con un teléfono nunca le llega un aviso: pásale «Su enlace» tú, por WhatsApp o en persona. Con un correo, si el aviso no le llega, también a mano. Si ya no lo tienes o venció, pulsa «Reenviar» en «Invitaciones al equipo»: sale un enlace nuevo, con los mismos permisos, y el anterior deja de servir.

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