Qué puedes bajar a Excel, PDF, CSV o ZIP y dónde

Qué hace

Cuentela arma archivos para llevarte en seis lugares del panel. Los de un periodo o de varios cortes no se bajan al instante: pides el archivo, el servidor lo arma y la pantalla te avisa en cuanto está.

• Facturas (menú «Facturas», pestaña «Facturas emitidas», con el permiso «Facturación»). De una factura: «XML» y «PDF» en su tarjeta, y en su ficha «Descargar XML», «Descargar PDF» y, si tiene el acuse de su cancelación, «Descargar acuse». Del periodo: «Exportar detalle a Excel» y «Descargar XML y PDF (ZIP)». El Excel trae seis hojas —Comprobantes, Conceptos, Resumen, Impuestos, Pagos y Notas de crédito—; el ZIP, el XML y el PDF de cada factura timbrada del periodo y un indice.csv. El periodo no pasa de 12 meses y el ZIP, de 500 facturas.
• Compras («Compras» › «Reportes» › «Bajar mis compras», con el permiso «Compras»). Siete archivos: «Mis compras en Excel», «Lo que debo en Excel», «Mis proveedores en Excel», «Estado de cuenta en PDF», «Estado de cuenta en Excel», «Facturas de proveedores en Excel» y «Facturas de proveedores en un ZIP». «Lo que debo en Excel» y los dos estados de cuenta piden además «Paga a proveedores», y los dos de facturas de proveedores, «Facturación electrónica» encendida. «Lo que debo en Excel» y «Mis proveedores en Excel» son una foto de hoy y no llevan periodo. En una factura de proveedor, «Bajar el XML» y «Bajar el PDF».
• Cortes de Mostrador («Cobros y cortes» › «Cortes Mostrador»). De un corte: «Descargar PDF A4» y «Descargar ticket PDF 80 mm». De varios: «Preparar CSV», y después «Descargar CSV» y «Descargar metadatos JSON». El CSV pide el permiso «Supervisa cajas». Lee descargar o imprimir un corte.
• El estado de cuenta de un cliente («Cobros y cortes» › «La libreta», la cuenta del cliente y «Estado de cuenta»): «Exportar PDF» y «Exportar Excel», en «Llévatelo impreso». Lee el estado de cuenta de un cliente.
• El kardex valuado (Inventario › «Kardex valuado», con el permiso «Kardex valuado»). El kardex a costo promedio de todo el inventario o de un producto, por periodo y por local, en «Excel, para el sistema contable» o «PDF, para leerlo». Se arma aparte y se baja de «Mis kardex valuados», donde cada quien ve sólo los que pidió; el archivo se guarda siete días. Lee kardex valuado.
• La hoja de tu catálogo (Inventario › «Ajuste por Excel»): «Bajar mi catálogo (.xlsx)» trae una fila por presentación con lo que hay hoy y una columna vacía, sumar_restar, para ajustar existencias. Es una hoja de trabajo y no un reporte. Lee ajuste por Excel.

En la app del negocio hay lo mismo para cuatro de ellos (no para el kardex valuado ni para la hoja de tu catálogo): en Facturas, «Llévatelo a tu contador» con «Exportar a Excel» y «Descargar XML y PDF (ZIP)»; en Compras, «Bajar mis compras»; en «Cobros» › «Más de Cobros» › «Cortes Mostrador» (o en «Más» › «Cortes Mostrador», si tu cuenta no tiene la pestaña «Cobros»), el PDF de cada corte y, para quien supervisa las cajas, «Exportar resultados» con el CSV, que en el teléfono salen por la hoja de compartir; y «Exportar PDF» y «Exportar Excel» en el estado de cuenta de un cliente.

Qué no hace

• No baja «Ventas», «Utilidad» ni «Quitado de la cesta». Esas pestañas de «Reportes» no traen botón de descarga ni de exportar.
• No baja el «Reporte de cobranza» ni «Dónde está tu dinero ahora mismo». Se leen en pantalla: ninguno de los dos trae botón de descarga ni de exportar.
• No es la lista de todo lo que Cuentela puede bajar: sólo junta los archivos de facturas, compras, cortes, estado de cuenta, kardex valuado y hoja del catálogo.
• En Facturas, la búsqueda no entra en el archivo. Tampoco el tipo «Nota de crédito»: la pantalla avisa que, con ellos puestos, el archivo sale con todo el periodo que tienes puesto. La app del negocio lo avisa igual, en «Llévatelo a tu contador».
• Los archivos no duran para siempre. El Excel o el ZIP de Facturas queda disponible 72 horas; los de «Bajar mis compras», una semana. El enlace de descarga dura poco: cinco minutos el de una factura y quince el de un archivo de Facturas, de Compras o del kardex valuado, que se guarda siete días.
• Se arma un archivo a la vez, en Facturas y también en Compras: con uno armándose, no se puede pedir el siguiente hasta que termine. El kardex valuado también arma uno a la vez, pero por persona.
• Con el plan vencido no se piden archivos nuevos de Facturas, de Compras ni de un estado de cuenta. Los que ya estaban listos se siguen bajando.
• El estado de cuenta tiene condiciones aparte de verlo en pantalla: para pedir el archivo hace falta el permiso «Facturación», el plan de pago, «Facturación electrónica» encendida y, en la base, «Atiende pedidos» o «Libreta de fiado».

Cómo se hace

Las facturas de un periodo, para tu contador:

1. Entra a «Facturas», pestaña «Facturas emitidas».
2. Elige el periodo con «Este mes», «Mes pasado» o «Rango» (con «Desde» y «Hasta»). Si quieres, acota con los desplegables «Todos los tipos» y «Todos los estados».
3. Pulsa «Exportar detalle a Excel» o «Descargar XML y PDF (ZIP)». La pantalla avisa que está armando el archivo y que puedes seguir trabajando.
4. Cuando esté, sale «Tu Excel está listo» o «Tu ZIP está listo»: pulsa «Descargar». Si lo cerraste, pulsa «Ver mis exportes» y, en «Llévatelo todo», «Descargar»; cada archivo dice hasta cuándo está disponible.

Tus compras:

1. Entra a «Compras» › «Reportes» › «Bajar mis compras».
2. En «¿Qué quieres bajar?» elige el «Archivo». Cada uno enseña sólo los filtros que admite: «Desde», «Hasta» y «Proveedor» (en los estados de cuenta, el proveedor es obligatorio). La pantalla arranca con este mes y los cinco anteriores.
3. Pulsa «Pedir el archivo».
4. En «Mis descargas», cuando el archivo esté listo, pulsa «Bajar».

Los cortes de Mostrador en CSV: en «Cobros y cortes» › «Cortes Mostrador», filtra, baja a «Exportar resultados» y pulsa «Preparar CSV»; después, «Descargar CSV» y «Descargar metadatos JSON». Los pasos completos están en descargar o imprimir un corte.

El estado de cuenta de un cliente: en «Cobros y cortes» › «La libreta», abre la cuenta del cliente, pulsa «Estado de cuenta» y, en «Llévatelo impreso», «Exportar PDF» o «Exportar Excel».

El kardex valuado: en «Inventario», abre «Kardex valuado», pon «Desde» y «Hasta», elige el «Formato» y pulsa «Pedir el kardex»; en «Mis kardex valuados», cuando el archivo esté listo, pulsa «Bajar». Los pasos completos están en kardex valuado.

La hoja de tu catálogo: en Inventario, abre «Ajuste por Excel» y pulsa «Bajar mi catálogo (.xlsx)».

Qué pasa si…

…sale «Ya tienes un exporte armándose. Espera a que termine —lo verás abajo— y pide el otro.» Es Facturas: ya hay un archivo en marcha. En Compras dice «Ya estamos armando un archivo de este negocio. Espera a que termine y pide el siguiente.»

…sale «Es demasiado tiempo de un jalón: pide como mucho 12 meses.» Acorta el periodo. En Compras dice «…pide como mucho doce meses.»

…sale «En un ZIP caben hasta 500 facturas. Acorta el periodo y pídelo por partes.» Parte el periodo en dos o más y pide un ZIP por cada uno.

…sale «Ese archivo ya caducó: los guardamos una semana. Vuelve a pedirlo.» Pasó la semana de un archivo de «Bajar mis compras». Pídelo otra vez.

…el enlace de descarga ya no abre. Los enlaces duran poco; vuelve a pulsar el botón. Una factura suelta se baja con un enlace de cinco minutos.

…se me venció el plan. Sólo entra la persona dueña: tu equipo y tu contador pierden el acceso hasta que pagues, aunque tengan «Facturación» o «Compras», y ven «Este negocio ya no es tuyo o no existe.». «Facturas» se abre sólo para consultar: se buscan y se bajan «XML» y «PDF» de lo ya emitido y los exportes que ya estaban listos, y no se piden exportes nuevos. En «Bajar mis compras», «Pedir el archivo» contesta «Esto viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año.»; lo que ya estaba listo en «Mis descargas» se baja con «Bajar». Lo comprado en un mes se sigue viendo en pantalla, aunque no se baje: en «Reportes de compras» pon ese mes en «Desde el mes» y «Hasta el mes» y abre «Cuánto le compré». No enciendas «Facturación electrónica» para esto: sin plan sale el mismo aviso. En la app del negocio, «Facturas» no sale en «Más» mientras la facturación esté apagada. El «Reporte de cobranza» pide la suscripción.

…no veo «Exportar detalle a Excel». Facturación electrónica está apagada, o el plan está vencido, o no tienes el permiso «Facturación». Con la herramienta apagada por la persona dueña, Facturas dice «La facturación electrónica está apagada en este negocio. Enciéndela en Mis Herramientas para ver tus facturas.»

…en «Bajar mis compras» no veo «Lo que debo en Excel» ni los estados de cuenta. Te falta el permiso «Paga a proveedores». Tampoco salen «Facturas de proveedores en Excel» ni «Facturas de proveedores en un ZIP» si «Facturación electrónica» está apagada.

…quiero ventas, utilidad o cobranza en Excel. No hay botón. Lee manual del contador y lista de cierre del mes para tu contador para ver qué sí se baja.

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• Kardex valuado: el inventario con su costo, en Excel y PDF para tu contador — En Inventario, la pestaña «Kardex valuado» arma el kardex a costo promedio de todo tu inventario o de un solo producto, por periodo y por local, y lo bajas en Excel para el sistema contable de tu contador o en PDF para leerlo. Lo abre su propio permiso, «Kardex valuado», que la persona dueña le da a su contador y que no enseña costos en ninguna otra pantalla.
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