Manual de quien lleva las compras (y de quien paga a los proveedores)

Qué hace

Compras reparte el trabajo con dos permisos y deja algunas cosas sólo a la persona dueña. Los dos permisos se dan aparte y nacen apagados: nadie del equipo los tiene hasta que la persona dueña se los da. La persona dueña los tiene sin dárselos.

Quien lleva las compras (permiso «Compras»):

• Apunta proveedores, les pide, les manda el pedido, recibe mercancía, la devuelve, ve «Qué me falta pedir», «Lo que no cuadró», «Reportes de compras» y «Bajar mis compras».
• Con Facturación electrónica encendida, sube las facturas de los proveedores y las cuadra con lo que llegó.
• En «Mi negocio hoy» ve «Me falta pedir» y «Por llegar».
• No ve el dinero. En el teléfono, en lugar de «Debo» le sale «Lo que el negocio debe lo ve quien tiene el permiso de pagar a proveedores.», «Lo que debo» no se le ofrece, al recibir no ve «Le pagué» y la ficha del proveedor no enseña su saldo ni «Pagarle». En el panel no se le ofrece «Lo que debo», y su pestaña se llama «Facturas» o «Lo que no cuadró» en vez de «Facturas y pagos».

Quien paga a los proveedores (permiso «Paga a proveedores») hace lo anterior y además:

• ve «Debo», «Lo que debo», la cuenta de cada proveedor y la parte de «Reportes de compras» que habla de lo que debes, y le paga («Pagarle»);
• cancela un pago, desde el panel («Cancelar este pago»);
• apunta «Le pagué» al recibir mercancía, y anula una entrega que llevaba pago;
• acomoda un pago a mano y, con Facturación electrónica encendida, usa «Registrarla de todos modos», «Aplicarla a lo que debo» (nota de crédito) y «Casar con mis pagos» en una factura de proveedor.

La persona dueña no necesita los dos permisos, pero Compras tiene que estar encendida. Y hay cosas que sólo ella hace:

• encender o apagar la herramienta Compras;
• dar o quitar los dos permisos en «Equipo»;
• cambiar la «Configuración» de Compras, en el panel o en el teléfono;
• confirmar o descartar un costo nuevo en «Costos por confirmar», y deshacer con «Deshacer» un costo del catálogo que se movió solo cuando recibió alguien más (el aviso le llega a ella y a quien tenga «Costos del catálogo y de recetas»).

Qué no hace

• «Compras» no da el dinero, ni «Paga a proveedores» da el resto. En la app, quien sólo tiene «Paga a proveedores» no entra a la sección: todas sus pantallas, «Lo que debo» incluida, cuelgan del permiso «Compras».
• No hay perfiles intermedios. No existe un permiso de sólo ver ni uno de sólo recibir: son esos dos.
• Nadie más cambia la «Configuración» de Compras. Sólo la persona dueña: en el panel es la última pestaña de Compras y en el teléfono, «Configuración», al final de «Mi negocio hoy». A los demás ni se les ofrece, y si llegan por un enlace la pantalla les dice que es de quien es dueño.
• Nadie más confirma costos. «Costos por confirmar» es sólo de la persona dueña, aunque alguien tenga todos los permisos del equipo.
• Con Compras apagada no entra nadie, tampoco la persona dueña. No se borra nada.
• Sin suscripción no se captura. Lo que ya está se sigue viendo, pero escribir (pedir, recibir, pagar, confirmar un costo…) no se puede, ni siquiera para la persona dueña.

Cómo se hace

La persona dueña deja Compras lista:

1. Enciende la herramienta. En el panel, entra a «Configuración», pulsa «Ver mis herramientas» y enciende «Compras» en «Tus módulos». En el teléfono, «Más» y «Mis Herramientas».
2. Da los permisos. En el panel, entra a «Equipo», pulsa «Ver permisos de» y el nombre de la persona, y en «Permisos de esta persona» enciende «Compras» y, si también va a pagar, «Paga a proveedores». Pulsa «Guardar los permisos». En el teléfono, «Más», «Equipo», «Permisos» y «Guardar».
3. Ajusta la «Configuración» de Compras: en el panel es la última pestaña de Compras; en el teléfono, «Configuración», al final de «Mi negocio hoy».

Esos dos permisos sólo salen en la lista mientras la herramienta Compras está encendida; con ella encendida, «Seleccionar todos» del panel también los enciende. En el panel, «Paga a proveedores» no se puede encender sin «Compras», y si le apagas «Compras» a alguien, «Paga a proveedores» se le apaga también.

Quien lleva las compras, cada día: en el panel, el menú «Compras». En el teléfono, «Más», «Compras» y «Mi negocio hoy», con «Me llegó» para recibir. Lee Compras desde el teléfono.

Quien paga: en el panel, «Facturas y pagos» › «Lo que debo». En el teléfono, «Mi negocio hoy», «Lo que debo» y «Pagarle». Lee pedirle a un proveedor y pagarle.

La persona dueña, cada tanto: revisa «Costos por confirmar». Lee Costos por confirmar.

Qué pasa si…

…soy la dueña y yo misma apunto lo que le compro al señor que me surte (el de los refrescos); no tengo a nadie más. Para empezar no tienes que darte permisos ni mover la «Configuración» de Compras: la persona dueña ya los tiene y la configuración trae sus valores. Enciende Compras («Configuración», «Ver mis herramientas», «Compras»), da de alta al señor en «Proveedores» con «Nuevo proveedor» y, cada vez que te deja mercancía, apúntala en «Recibir mercancía» con «Me llegó mercancía». Lee encender Compras y recibir mercancía.

…compro yo (por ejemplo, en la central de abastos) y le paga mi socio después: ¿qué permiso le doy? A tu socio enciéndele en «Equipo» los dos: «Compras» y «Paga a proveedores» (con uno solo no paga desde el teléfono). Tú apuntas la compra con «Me llegó» sin «Le pagué»; él le paga con «Pagarle» en «Lo que debo», en su teléfono o en el panel. Para no pagarle dos veces: «Lo que debo» queda en $0.00, «Ver el pago» dice quién lo apuntó («Lo apuntó …»; en el panel, «Lo registró …») y a la persona dueña le llega el aviso «Le pagaron a un proveedor». Un segundo pago no se frena: queda a favor, y se cancela en el panel con «Cancelar este pago». Lee pedirle a un proveedor y pagarle.

…a alguien le falta «Compras». En el panel, la pantalla no se abre y lo regresa a otra. En el teléfono, «Compras» no aparece en «Más»; si abre un enlace a Compras, lo manda a «Más»; y si llega a una pantalla de Compras, dice «Compras no está abierto para ti».

…tiene «Compras» pero no «Paga a proveedores». En el teléfono, «Lo que debo» y la cuenta de un proveedor dicen «Esto lo ve quien maneja los pagos». En una factura de proveedor, «Registrarla de todos modos», «Aplicarla a lo que debo» y «Casar con mis pagos» no están: dice «Esto lo hace quien maneja los pagos». Si recibe mercancía con un pago, el sistema contesta que necesita el permiso de pagar a proveedores.

…tiene «Paga a proveedores» pero no «Compras». El panel no deja encender «Paga a proveedores» sin «Compras». En el teléfono no entra a la sección.

…alguien del equipo recibe mercancía y el costo del catálogo se mueve solo. El aviso llega a la persona dueña y a quien tenga «Costos del catálogo y de recetas», con «Deshacer». Si quien recibió es la persona dueña, no hay aviso. Si el costo es nuevo o cambió mucho, no se mueve: queda en «Costos por confirmar».

…Compras está apagada. Ni la persona dueña entra. En el teléfono, las pantallas de Compras dicen «Compras está apagado»; sólo la persona dueña puede encenderla.

…se vence la suscripción. Compras se sigue viendo; lo que escribe contesta que esto viene con la suscripción de Cuentela. Pasa también con la persona dueña.

…las facturas de proveedores. Subirlas y cuadrarlas pide Facturación electrónica encendida; con ella apagada, las que ya subiste se siguen viendo y bajando.

Relacionados

• Encender Compras, dar permisos y configurarla — Compras viene apagada. El dueño la enciende en Mis Herramientas, reparte los permisos «Compras» y «Paga a proveedores» en Equipo y ajusta en la pestaña «Configuración» de Compras el IVA, los costos, las tolerancias y los avisos.
• Costos por confirmar: cuando una entrada trae un costo nuevo — Al recibir mercancía, el costo de tu catálogo se pone al día solo; si es la primera vez o cambió mucho, espera a que el dueño lo aplique o lo descarte en «Costos por confirmar».
• Comprar a crédito: la mercancía llega hoy y la pagas después — Ponle al proveedor los días que te da para pagarle y apunta en «Me llegó mercancía» lo que te trajo sin pagarlo; queda en «Lo que debo» con su fecha de vencimiento.
• Pagarle a un proveedor y ver su estado de cuenta — Desde «Lo que debo» abre la cuenta de un proveedor, apunta lo que le pagaste y decide a qué se abona; ahí mismo ves su estado de cuenta y puedes cancelar o corregir un pago.
• Facturas de proveedores: subir el XML y cuadrarla con lo que llegó — Sube el XML que te manda tu proveedor; Cuentela lo revisa con el SAT, lo compara con lo que te llegó y lo apunta en lo que le debes. Aquí también aplicas sus notas de crédito.
• Permisos del equipo: qué puede hacer cada quien — En Equipo, «Ver permisos de …» abre los interruptores de esa persona por área, cada uno con su marca («Opera», «Administra», «Supervisa» o «Consulta»). Nada viene encendido de origen; «Empezar con un puesto» da un punto de partida. Apaga sólo lo que quieras quitarle, por ejemplo «Cobranza», sin tocar «Reparte», y pulsa «Guardar los permisos».
• Compras desde el teléfono: «Mi negocio hoy» y a dónde lleva cada apartado — En la app del negocio, «Más» y «Compras» abren «Mi negocio hoy»: lo que debes, lo que te falta pedir y lo que está por llegar. Aquí ves qué hay en cada apartado, qué permiso pide, cómo la persona dueña cambia la «Configuración» de Compras y qué no se hace desde el teléfono.
• En la app, qué pestañas y apartados ves según tus permisos y las herramientas de tu negocio — En la app, cada pestaña y cada renglón de «Más» pide un permiso tuyo y, muchas veces, que el negocio tenga encendida su herramienta. Aquí ves qué pide cada uno y qué pasa cuando falta alguno.
• Pedirle a un proveedor y pagarle desde la app — En la app del negocio armas un pedido a un proveedor, se lo mandas con un enlace que pegas en WhatsApp y, cuando toca, le pagas desde «Lo que debo». Pedir y pagar se pueden apuntar sin señal; quien captura no es quien paga.
• Recibir mercancía con el escáner desde la app (con o sin pedido, sin perder la captura) — Con «Me llegó» registras en el teléfono la mercancía que te trae un proveedor: escaneas la caja o el producto, dices cómo llegó y, si no hay señal, queda apuntada en el teléfono y sale sola.